Programme d’investissement à la ferme pour la volaille et les œufs : Étape 5. Remplir le formulaire de demande

Étape 5. Remplir le formulaire de demande

Après vous être inscrit, vous devez créer et soumettre votre demande de projet dans le Système en ligne (PEFIPOS) pour postuler :

  1. regrouper vos activités admissibles dans la demande de projet
  2. rassemblez vos pièces justificatives électroniques
  3. consultez nos conseils pour vous aider à présenter votre demande en ligne
  4. créez et présentez votre (vos) demande(s) de projet dans le système en ligne (SLPIFVO)

1. Regrouper vos activités admissibles dans la demande de projet

Vous pouvez présenter diverses activités admissibles (par exemple, équipement de ventilation, désinfection de l'équipement et agrandissement du bâtiment) :

  • regroupées dans une seule demande de projet;
  • regroupées dans deux demandes de projet ou plus;
  • dans une demande distincte pour chaque activité admissible.

Chaque demande de projet retenue donnera lieu à sa propre entente de contribution avec Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et à au moins une demande de remboursement. Par conséquent, plus vous présentez de demandes de projet, plus vous devez gérer et satisfaire d'exigences associées aux ententes, aux demandes de remboursement et à la production de rapports. La manière dont vous regroupez vos activités dans une ou plusieurs demandes de projet peut également avoir une incidence sur le moment où vous pouvez obtenir le remboursement de vos dépenses.

Considérations relatives au remboursement lors du regroupement d'activités admissibles

Afin de déterminer si vous pouvez regrouper diverses activités admissibles dans une ou plusieurs demandes de projet et pour établir la manière de le faire, vous devriez prendre en considération les éléments suivants :

  • Si toutes vos activités sont rétroactives (c'est-à-dire qu'elles sont terminées et payées), il est fortement recommandé de les regrouper dans une seule demande de projet afin d'en accélérer le traitement et le remboursement par le programme, en cas d'approbation.
  • Si vous cherchez à obtenir moins de 250 000 $ de financement dans le cadre du PIFVO pour vos activités et que certaines de vos activités ne sont pas rétroactives (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas encore terminées ou payées), vous pouvez envisager de les regrouper dans plus d'une demande de projet.

    Les demandes de projet retenues pour un financement inférieur à 250 000 $ dans le cadre du PIFVO ne pourront faire l'objet que d'une seule demande de remboursement, uniquement lorsque toutes les activités du projet sont terminées et les dépenses admissibles, engagées et payées.

    Si les activités que vous proposez s'étalent sur plusieurs années, vous pourriez vouloir regrouper diverses activités dans des demandes de projet différentes selon l'année où elles seront terminées (les coûts engagés et payés). Par contre, si vous regroupez toutes les activités en une seule demande de projet, vous devrez attendre que toutes les activités soient terminées (les coûts engagés et payés) avant de pouvoir présenter votre seule demande de remboursement pour tous les coûts.

  • Si vous cherchez à obtenir plus de 250 000 $ de financement pour vos activités dans le cadre du PIFVO ET que certaines de vos activités ne sont pas rétroactives (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas encore terminées ou payées), veuillez noter ce qui suit :
    • Les demandes de projet retenues pour un financement de plus de 250 000 $ dans le cadre du PIFVO peuvent faire l'objet de plusieurs demandes de remboursement (en d'autres termes, vous pouvez présenter des demandes de remboursement au fur et à mesure que vous engagez et payez des coûts admissibles). Cependant :
      • Toutes les demandes de remboursement, à l'exception de la demande finale, feront l'objet d'une retenue (de 20 % dans la plupart des cas) sur le montant réclamé dans le cadre du PIFVO;
      • La retenue sera dégagée seulement lorsque la demande finale (qui comprend le rapport final sur le rendement de projet) aura été reçue et approuvée par le programme.

Remarque : Les demandeurs qui demandent un financement pour de projets d'envergure de construction (par exemple, la construction d'un nouveau bâtiment) ne devraient pas diviser les phases de construction entre des demandes distinctes (par exemple, une demande de projet pour les frais de planification, une autre pour le coulage des fondations, une autre pour la charpente et ainsi de suite), car chaque phase par elle-même pourrait ne pas atteindre un objectif du programme et ne pas être approuvée comme projet en soi.

2. Rassemblez vos pièces justificatives électroniques

Les documents suivants doivent être joints à la demande de projet :

  • Une copie est requise lorsque vous ne présentez pas une demande à titre individuel. Les statuts constitutifs sont émis, respectivement, par le gouvernement provincial, territorial ou fédéral qui documente votre statut en tant qu'une entité juridique, ou les statuts sont déposés auprès de ces gouvernements. Les statuts constitutifs doivent correspondre aux registres de votre office de commercialisation provincial.

  • Vous devez fournir des pièces justificatives (tels que des soumissions, des factures, des reçus et des preuves de paiement) pour étayer tous les coûts inclus dans votre demande de projet à l'exception des coûts liés aux salaires et aux avantages sociaux (voir Calcul des coûts des salaires et des avantages sociaux pour obtenir plus de détails).

    Pour chaque coût planifié (un coût pas encore engagéNote de bas de page 1, ou engagé, mais pas encore payé), vous devez fournir des copies des soumissions, des devis, des contrats, ou — pour les coûts engagés, mais pas encore payés — des factures.

    • Les documents doivent indiquer un montant total.
    • Les documents concernant les coûts d'équipement doivent présenter de façon détaillée le prix d'achat unitaire.
    • Une note doit être rédigée sur les documents si le financement est demandé pour seulement une partie du montant de la facture.
    • Le nom de la personne/de l'organisation fournissant le devis/la soumission/le contrat/la facture doit être indiqué clairement.
    • Les documents doivent indiquer que le coût sera engagé (ou l'a été) aux dates admissibles de début et de fin de projet (consultez Activités admissibles pour plus de détails).
      • Lorsqu'un contrat signé est fourni comme document justificatif, la date de signature doit se conformer aux dates d'admissibilités du projet.

    Pour chaque coût réel (un coût qui a été engagé et payé), vous devez fournir :

    • Des copies des reçus ou factures, qui doivent inclure :
      • la (les) date(s) du reçu ou de la facture pour confirmer que le coût a été engagé aux dates admissibles de début et de fin de projet (consultez Activités admissibles pour plus de détails)
      • le montant total de l'achat
      • une description claire des biens et services fournis
      • le coût unitaire du prix d'achat d'équipement
      • des notes si le financement est demandé pour seulement une partie du montant total
      • le nom de l'émetteur de la facture/fournisseur
      • un numéro de facture et le nom indiqué dans le champ « facturé à » qui doit correspondre au nom du Participant

    Notez que si une facture est facturée à une personne ou à une organisation autre que le nom enregistré en tant que participant dans votre demande, une justification expliquant la relation entre le participant et la partie facturée peut être requise pour déterminer l’admissibilité. Un rappel que le participant enregistré doit avoir engagé les frais pour qu’il soit considéré admissible.

    • Des copies de preuve de paiement qui démontrent que les dépenses ont été engagées et payées, par exemple :
      • Combinaison du relevé bancaire (le nom associé au compte doit correspondre au nom du Participant) et du recto du chèque;
      • Chèque annulé (copie du recto et du verso du chèque);
      • Relevé de carte de crédit affichant le nom du détenteur de la carte (le nom associé au compte doit correspondre au nom du Participant), celui du fournisseur (conformément à la facture), le montant payé et la date;
      • Avis de transfert du dépôt électronique indiquant le nom du détenteur du compte (le nom associé au compte doit correspondre au nom du Participant), l'émetteur de la facture/le fournisseur et le montant payé.

    Notez que si un avis de paiement électronique ne comporte pas le nom de l'émetteur/du vendeur, il se peut qu'on vous demande d'obtenir une lettre du vendeur indiquant que le paiement a été reçu afin que le paiement soit considéré comme admissible. L'agent du programme qui fait l'évaluation vous indiquera si une telle lettre est requise pour l'admissibilité. Aucune note manuscrite ne sera acceptée.

  • Une preuve d'activité est nécessaire lorsque vous présentez une demande de façon rétroactive pour les activités déjà terminées lors de la présentation de la demande de projet. Les preuves d'activités sont :

    • les photos de tous les biens achetés dans le cadre du projet;
    • les photos de l'installation des biens susmentionnés;
    • les photos de toutes les nouvelles infrastructures achevées et modernisations/expansions des infrastructures existantes achevées dans le cadre du projet;
    • les copies des rapports produits par les experts-conseils embauchés dans le cadre du projet.

Remarques :

  • Tous les documents doivent être lisibles. Les documents papier peuvent être numérisés et présentés sur support électronique (par exemple : versions Word, Excel, PDF, ou JPG), tant qu'ils restent lisibles. La taille des fichiers électroniques individuels doit être inférieure à 20 mégaoctets pour pouvoir être jointe à votre demande de projet dans SLPIFVO. Il vous incombe au demandeur de vous assurer que les documents ont été correctement numérisés et qu'ils sont lisibles et complets. Les documents illisibles ou incomplets peuvent entraîner le rejet de votre demande de projet.
  • Si votre projet comporte un grand nombre de documents (par exemple, plus de 100 factures), veuillez contacter le programme pour confirmer la meilleure approche pour fournir les documents.
  • Vous devez conserver les documents originaux, en cas de vérification.
  • Sur toutes les copies, vous devez censurer (expurger) les renseignements sur le compte et les détails des transactions non connexes (par exemple, sur les reçus et les relevés bancaires/de carte de crédit).
  • Confidentialité : Il vous incombe d'indiquer clairement, sur toute les pièces justificatives que vous faites parvenir à AAC, les renseignements commerciaux jugés confidentiels. Ces renseignements ne seront pas divulgués à moins que la loi le prescrive, notamment la Loi sur l'accès à l'information, ou moyennant l'autorisation du demandeur.
  • Si vous prévoyez utiliser des paiements en espèces/opérations effectuées en argent pour le paiement des coûts admissibles, vous devrez vous assurer de disposer d'assez de documents et de preuves de paiement (comme les reçus imprimés ou les accusés de réception de paiement signés par l'émetteur de la facture ou le fournisseur).
  • La preuve de financement peut être exigée par AAC au cours de l'évaluation. La preuve de financement comprend les documents ou les relevés bancaires présentant en détail la contribution du Participant aux coûts totaux de projet, et confirmant que le Participant dispose de la capacité financière de terminer le projet.
  • Il est recommandé de présenter des plans de projet, des images et des diagrammes de ce qui doit être fait dans le cadre du projet et de les joindre à la demande de projet.

3. Conseils pour la soumission en ligne

  • Les notifications et les messages d'erreur s'afficheront dans le coin supérieur gauche de toute page du SLPIFVO.
  • Vous avez la possibilité d'enregistrer votre travail et de revenir à la demande ultérieurement, en appuyant sur le bouton « Enregistrer comme brouillon » situé en bas de chacune des pages de la demande.
  • Vous pouvez présenter plusieurs demandes de projet, sous réserve que le total du financement demandé dans toutes les demandes ne dépasse pas votre montant maximal de financement.
  • Le système limite les participants à une seule ébauche d'une demande de projet à la fois.
  • Veuillez vous assurer que les dates de début et de fin de votre projet délimitent une période qui englobe toutes les activités, y compris l'engagement et le paiement des coûts du projet. Dans le tableau des coûts du projet, le système en ligne n'acceptera pas de dates hors des dates de début ou de fin du projet pour les coûts encourus ou payés.
  • Lorsque vous regroupez plusieurs activités dans une seule demande de projet, il est important de décrire chaque activité en détail dans la description du projet. Vous devez également fournir une justification claire et lier chaque activité à au moins un (1) objectif du programme.
  • Un projet qui comporte de nombreux objectifs n'augmente pas la chance d'être approuvé. Le plus important est de fournir une description claire du projet et une justification claire pour le ou les objectifs sélectionnés dans la demande.

4. Créez et présentez votre (vos) demande(s) de projet dans le système en ligne (SLPIFVO)

Pour commencer une demande de projet, vous devez vous être enregistré dans le système en ligne (SLPIFVO). Si votre inscription est incomplète ou invalide en raison d'un problème de « Permis en attente de validation » vous pourrez créer une demande, mais il se peut que vous ne puissiez pas la soumettre tant que le problème n'aura pas été résolu.

  1. Accédez au système en ligne (SLPIFVO).
  2. Connectez-vous à votre profil d'utilisateur
  3. Sélectionnez votre profil de participant
  4. Sélectionnez « Créer une demande » et complétez les étapes 1 à 8, y compris le téléchargement de vos pièces justificatives.
  5. Révisez votre projet à l'étape 9, puis sélectionnez « Soumettre la demande détaillée » et cliquez sur « OK » lorsqu'il vous sera demandé de confirmer votre soumission.

Si vous n'arrivez pas à accéder au système en ligne, communiquez avec l'équipe responsable du programme pour obtenir et transmettre les formulaires requis, de même que pour vous inscrire d'une autre façon.

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