Mandat

Conseil consultatif de la Ferme expérimentale central

Rappel historique

La Ferme expérimentale centrale (FEC) a été désignée site historique national le 4 février 1998 lors d'une annonce conjointe faite par Parcs Canada et Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). Cette désignation se veut un symbole de l'importante contribution de l'agriculture au développement social et économique du Canada et du rôle remarquable que la FEC continue de jouer dans le domaine de la recherche agroalimentaire.

Au cours de ses 112 années d'histoire, et plus particulièrement ces dernières années, on a assisté à une évolution considérable de la portée et du type des activités menées à la FEC. Ces changements et les responsabilités de gestion supplémentaires découlant de cette désignation comme site historique national ont amené le Ministère à lancer un vaste processus de consultations publiques le 11 février 1998.

Ces consultations menées auprès de la population locale et nationale visaient à déterminer les perceptions du public quant à la nature du site, à son accessibilité au public et aux utilisations futures possibles des terres non essentielles à la mission d'AAC. Elles étaient conçues pour aider le Ministère à définir un cadre de gestion pour guider ses décisions futures. Les commentaires du public ont été constructifs, et un net appui s'est dégagé en faveur des éléments suivants :

• annonce par AAC que toutes les terres de la FEC demeureraient de propriété publique;
• restrictions à l'accès du public de façon à permettre le fonctionnement continu du Centre de recherches de l'Est sur les céréales et les oléagineux;
• maintien du siège consolidé du Ministère sur le site;
• engagement d'AAC à continuer de préserver tous les bâtiments fédéraux patrimoniaux désignés et de chercher à trouver des locataires acceptables pour les occuper;
• maintien et élargissement du mandat du Musée de l'agriculture.

Le public a également reconnu la complexité accrue des conditions de gestion avec lesquelles AAC doit composer en qualité d'intendant de la FEC. Les défis de la gestion sont nombreux, compte tenu du fait que le site demeure une installation de recherche fonctionnelle de portée nationale, offre de précieux espaces verts dans un environnement urbain, et revêt une importance pour une vaste brochette d'intervenants ayant chacun leurs intérêts et préoccupations propres. Les participants aux consultations ont cerné le besoin de formuler un ensemble de principes de planification et de gestion en vue de guider les décisions futures, et souligné que ces décisions devraient être partagées, de manière à permettre la représentation d'un large spectre d'intérêts.

Ayant réitéré son engagement à agir à titre d'intendant de la FEC, AAC cherche à faire participer le public de plus près à la gestion future du site. À cette fin, le Ministère a pris la décision d'établir un conseil consultatif.

Rôles et responsabilités

Le Conseil consultatif de la FEC constituera un important mécanisme pour connaître le point de vue du public et fournira des conseils et des recommandations à AAC pour l'aider à jouer son rôle d'intendant.

De façon plus précise, le Conseil consultatif exercera les fonctions suivantes :

• surveiller la gestion et l'exploitation/entretien du site historique de la FEC, conformément aux objectifs figurant dans l'énoncé d'intégrité commémorative;
• donner des avis sur l'élaboration et la mise en œuvre de plans de gestion et sur d'autres questions de planification stratégique;
• prodiguer des conseils et formuler des recommandations sur des questions qui lui sont soumises par la direction d'AAC ou les intervenants, notamment des propositions sur l'utilisation des terres non essentielles à la mission d'AAC, des initiatives productrices de recettes, l'introduction et/ou la modification de droits, les modifications mineures des opérations, les initiatives visant à accroître l'efficience de la FEC, les partenariats et les parrainages;
• recommander des moyens d'améliorer la satisfaction des clients et des intervenants;
• fournir une aide à AAC dans ses communications courantes avec le public, selon les besoins.

On s'attend à ce que les membres du Conseil consultatif sollicitent activement les points de vue et opinions des membres de leur secteur et de leur organisation afin d'être en mesure de fournir à AAC des recommandations et des avis éclairés.

La direction d'AAC et du Musée de l'agriculture tiendra le Conseil informé de toute autre question importante susceptible d'avoir une incidence sur ses délibérations.

Rapport avec Agriculture et Agroalimentaire Canada

Le Conseil consultatif conseillera le sous-ministre, par l'entremise du sous-ministre adjoint, Direction générale des services intégrés, sur les questions définies à la rubrique « Rôles et responsabilités ».

Composition du Conseil consultatif

La composition du Conseil se limitera à onze (11) membres et comprendra une représentation de chacun des groupes suivants :

1. Les amis de la Ferme expérimentale centrale;
2. Jardin écologique Fletcher;
3. Fédération des associations de citoyens;
4. Conseil des organismes de mise en valeur du patrimoine à Ottawa;
5. Conseil canadien des 4-H;
6. Université de Guelph, Campus de Kemptville;
7. Association des architectes paysagistes du Canada;
8. Institut canadien des urbanistes;
9. Fondation Héritage Canada.

Un représentant d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et un autre de la Société du Musée national des sciences et de la technologie (MNST) seront présents à chacune des réunions du Conseil à titre de conseillers. En outre, un fonctionnaire d'AAC assistera à toutes les réunions à titre de secrétaire de direction du Conseil consultatif. D'autres employés du Ministère pourront assister à certaines réunions sur invitation du Conseil.

S'il a besoin d'aide pour s'acquitter de son mandat, le Conseil consultatif peut demander à un représentant de la Commission de la capitale nationale, de la Ville d'Ottawa ou d'autres organisations de s'occuper d'une question particulière abordée à l'une de ses réunions. De telles invitations se limitent à l'étude d'un dossier et ne devraient pas servir à élargir de façon permanente la composition du Conseil.

Président

Le poste de président sera occupé par un membre autre qu'un représentant d'AAC.

Le mandat du président sera d'une durée de deux ans à partir de la date de la nomination, sans égard à la durée restante de son mandat comme représentant d'une organisation membre.

Les membres du Conseil consultatif de la Ferme expérimentale centrale (CCFEC) pourront recommander que le mandat du président soit prolongé d'au plus un an après la période initiale de deux ans.

Le Conseil élira un président dès que les membres jugeront qu'il est pratique de le faire.

Le président établira l'ordre du jour de chaque réunion après avoir communiqué avec les membres du Conseil et AAC.

Remplaçants

Puisque les membres du CCFEC ne sont toujours disponibles pour assister aux réunions en raison de leurs autres engagements et responsabilités, il leur est toujours possible de désigner un remplaçant pour représenter, au besoin, leur organisation ou leurs mandants aux réunions de Conseil qu'ils devront manquer.

La personne désignée détiendrait les mêmes attributions que le membre absent qu'elle remplacerait à la réunion du CCFEC.

Durée du mandat

• La durée du mandat d'un membre du CCFEC sera établie à la discrétion de l'organisation qu'il représente.
• Lorsqu'une organisation membre souhaite changer de représentant, il appartient au membre désigné d'en faire part au président du CCFEC.
• Si le CCFEC désire ajouter, enlever ou remplacer un groupe représenté dans ses rangs, une recommandation en ce sens du conseil plénier doit être proposée au ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire du Canada.
• Toute proposition en vue d'ajouter, d'enlever ou de remplacer une organisation au sein du CCFEC doit être présentée par un membre sous la forme d'un point à l'ordre du jour d'une réunion du CCFEC.
• Si un membre ne se présente pas à trois (3) réunions, le secrétaire du CCFEC communiquera avec lui pour lui demander s'il veut continuer de siéger au Conseil. Si le membre ne désire plus faire partie du Conseil, l'organisation qu'il représente sera invitée à lui trouver un remplaçant.

Conflit d'intérêt

Les membres du Conseil doivent exercer leurs fonctions et organiser leurs affaires privées de façon à préserver la confiance du public dans l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité du Conseil.

Les membres du Conseil ne doivent pas, dans l'exercice de leurs fonctions au sein de celui-ci, solliciter ou accepter des avantages économiques personnels directs.

Fréquence des réunions

Le Conseil tiendra deux (2) réunions générales par an et pourrait se réunir à d'autres occasions à la demande du président afin de discuter des questions importantes. Les réunions générales doivent être ouvertes au public.

Arrangements administratifs et autres

AAC fournira un soutien administratif au Conseil consultatif.

Un procès-verbal de toutes les réunions sera rédigé.

La participation au Conseil est volontaire et ne donne pas lieu au versement d'indemnités journalières. Les menues dépenses seront remboursées sur réclamation.

Les coûts liés à la tenue des réunions seront assumés par le Ministère.

Le Conseil peut élaborer et mettre en œuvre diverses procédures de fonctionnement en plus de celles établies dans ce mandat. L'établissement de telles procédures doit se faire à l'aide d'une motion formelle au cours d'une réunion du Conseil. Les procédures qui peuvent entrer en conflit avec d'autres procédures ou éléments du mandat nécessiteront l'accord d'AAC avant leur mise en œuvre.

Tenue de séances en conseil

• Des séances en conseil seront ouvertes au public.

• Un maximum de trente minutes au début de la séance sera alloué aux questions et aux réponses, et aux questions et présentations dont le public désire discuter.
  • Un maximum de cinq minutes par personne ou par groupe sera accordé.
  • Après une période de questions de trente minutes, le public devra s'en tenir à écouter le déroulement de la séance.

• En ce qui a trait à la prise de décisions, le quorum s'établit à cinquante pour cent plus un du nombre total de membres en conseil.
  • Six membres constituent le quorum d'un conseil complet (onze membres).
  • Si un poste en conseil est vacant (par exemple, si quelqu'un ne fait plus partie du conseil) le quorum sera recalculé selon les postes comblés en conseil.
  • Si un ou plusieurs membres sont absents, le quorum ne change pas; il est calculé selon les postes en conseil comblés sans tenir compte des présences.

• Un communiqué de presse sera publié deux semaines avant chaque séance pour annoncer la date, l'heure et le lieu de cette dernière.

• Des motions formelles aux séances en conseils seront obligatoires pour :
  • les décisions rattachées au financement;
  • les décisions pouvant être mises à l'épreuve à une date ultérieure;
  • les recommandations à AAC.
  • l'établissement et la mise en oeuvre de procédures de fonctionnement en plus de celles établies dans ce mandat.

Élection du président du Conseil

1. À la réunion d'automne du comité, une personne qui en est à sa première année de présidence annoncera l'appel de candidatures à la présidence élue entrante. La date limite de mise en candidature sera le dernier jour ouvrable du mois de janvier de l'année civile suivante.
    
2. Pour être recevable, la candidature proposée doit être appuyée par une deuxième personne et accompagnée d'un curriculum vitae, d'une lettre indiquant que la personne est disposée à présenter sa candidature et apte à occuper le poste, ainsi que d'une lettre de soutien de l'organisation qu'elle représente au Conseil. La personne qui propose la motion et celle qui l'appuie doivent être membres du comité.
    
3. Au début de février, tous les dossiers de mise en candidature ainsi que les détails de la procédure de vote électronique seront communiqués à chaque membre du comité.
    
4. Le vote se tiendra avant le dernier jour ouvrable de février et les résultats seront annoncés à la fin de la première semaine de mars.
    
   • 4a. En cas d'égalité des voix, il y aura un nouveau tour de scrutin entre les candidatures à égalité. Les modalités du nouveau scrutin seront annoncées en même temps que les résultats du premier vote. Le deuxième scrutin se tiendra avant la fin mars et les résultats seront annoncés avant la fin de la première semaine d'avril.
      
5. À la réunion du printemps, la présidence présentera la présidence élue entrante.
    
6. C'est à ce moment-là que se terminera le mandat de l'ancienne présidence.
    
7. Au début de la réunion du printemps marquant la fin de la deuxième année du mandat de la présidence (ou troisième année si le Conseil a demandé à la présidence de prolonger son mandat), la présidence cédera sa place à la présidence élue entrante et deviendra l'ancienne présidence. Le mandat du poste d'ancienne présidence sera d'un an.
    
8. L'ancienne présidence assumera la présidence du Comité des candidatures à l'élection de la présidence entrante.