Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) a élaboré une politique ministérielle sur la protection des renseignements personnels afin d’aider les employés à s’assurer que les mesures ayant trait à la protection des renseignements personnels qui relèvent d’eux soient incorporées à l’ensemble des programmes et des activités.
Table des matières Préambule Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) a élaboré une politique ministérielle sur la protection des renseignements personnels afin d’aider les employés à s’assurer que les mesures ayant trait à la protection des renseignements personnels qui relèvent d’eux soient incorporées à l’ensemble des programmes et des activités. Cette politique repose sur les principes de protection de la vie privée propres aux codes de protection reconnus à l’échelle internationale et elle est conforme :
La présente politique doit être lue en parallèle avec la politique du SCT intitulée Politique sur la protection de la vie privée . Elle contribue à promouvoir une culture sensible à la protection des renseignements personnels au sein du Ministère, à démontrer du leadership dans la protection des renseignements personnels et à conserver la confiance des Canadiens en énonçant l’engagement d’AAC à protéger les renseignements personnels avec efficacité.
Objectif de la politique Les objectifs de la présente politique sont d’assurer qu’AAC peut gérer avec efficacité les renseignements personnels sous son contrôle, qu’il est sensible aux besoins en information du public et qu’il crée un climat de confiance, de crédibilité et de compréhension en :
réaffirmant son engagement à protéger les renseignements personnels qui relèvent de lui; énonçant les exigences en matière de protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels , de la LMAA et de la LPRA; appuyant l’adoption de principes et de lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels qui orienteront AAC dans la protection des renseignements personnels; mettant en œuvre une approche harmonisée pour la gestion de la protection des renseignements personnels dans l’ensemble d’AAC; démontrant de l’ouverture et de la transparence au sujet des pratiques en matière de protection des renseignements personnels d’AAC. Énoncé de la politique AAC a pour politique :
de procéder à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et au retrait de renseignements personnels d’une manière qui respecte les principes relatifs à la protection des renseignements personnels énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les autres lois, règlements et politiques du SCT applicables; de s’assurer que la protection des renseignements personnels est un aspect fondamental dans l’ensemble de ses programmes et activités; de protéger les renseignements personnels qui relèvent de lui, tout en permettant à ses fonctionnaires d’accéder aux renseignements et de les utiliser, au besoin, pour maintenir et exécuter les programmes et les activités; de communiquer ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels au public; de s’assurer que des mesures de protection efficaces et à jour des renseignements personnels sont en place; de veiller à ce que les niveaux appropriés de protection des renseignements personnels soient en place au moment de traiter avec les intervenants et les partenaires, y compris les provinces/territoires, les gouvernements étrangers et les organisations internationales. Application La présente politique s’applique à tous les programmes et activités d’AAC, y compris les programmes de subventions et de contributions qui nécessitent la collecte, l’utilisation et/ou la divulgation de données personnelles par AAC.
La présente politique vise tous les renseignements personnels, comme les renseignements personnels des clients et des employés, sous le contrôle d’AAC.
Responsabilités Il revient à chaque employé de se conformer aux responsabilités découlant de la politique ministérielle sur la protection des renseignements personnels suivantes :
la responsabilité de tous les membres du personnel d’appliquer la politique dans l’exécution de leurs tâches; la responsabilité de tous les gestionnaires de voir à ce que les mesures de protection des renseignements personnels soient intégrées à leurs activités opérationnelles; la responsabilité du ou de la chef de la protection des renseignements personnels de promouvoir la conformité du Ministère aux exigences de la politique; l’imputabilité des cadres supérieurs à l’égard de la promotion et de la mise en œuvre de la présente politique. La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’AAC donne des conseils et un soutien, ainsi qu’une orientation pratique relativement à l’adoption de pratiques efficaces et uniformes en matière de protection des renseignements personnels.
Les rôles et les responsabilités ayant trait à la gestion et à la protection des renseignements personnels sont définis de façon plus détaillée dans le document ministériel intitulé « Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels ».
Exigences AAC doit prendre les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels en :
établissant des procédures pour anticiper et atténuer les risques d’atteinte à la vie privée; incorporant les exigences relatives à la protection des renseignements personnels aux programmes et aux activités conformément à la présente politique et en mettant à jour les mesures de protection des renseignements personnels au besoin; préconisant la sensibilisation du personnel et des bonnes pratiques concernant la protection des renseignements personnels; s’assurant que la responsabilisation à l’égard de la protection des renseignements personnels est clairement incorporée aux tâches des gestionnaires de programme et des autres employés associés aux fonds de renseignements personnels; communiquant les mesures de protection des renseignements personnels qui ont été adoptées et mises en œuvre; examinant les activités et les progrès réalisés conformément à la présente politique et en présentant des rapports à cet égard; s’assurant que les tierces parties qui recueillent, utilisent et/ou communiquent des renseignements personnels au nom d’AAC ont mis en place des mesures de protection des renseignements personnels adéquates. Les lignes directrices ci-jointes sont destinées à aider les employés du Ministère à se conformer à la présente politique.
Examen de la politique La présente politique sera examinée tous les cinq ans ou au besoin, pour déterminer l’efficacité de l’orientation qu’elle fournit à AAC. L’Unité de la conformité en matière de protection des renseignements personnels (UCPRP) dirigera cet examen.
Références La présente politique doit être lue en parallèle avec les principales références suivantes :
Législation Politiques et lignes directrices connexes 