Description
Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été effectuée pour évaluer un ensemble de programmes de financement nouveaux et existants offerts par Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) dans le cadre des programmes de subventions et de contributions.
Tous les programmes d'AAC qui s'inscrivent dans la catégorie des programmes de subventions et de contributions suivent un processus presque identique : un producteur ou un transformateur agricole présente une demande de financement; après évaluation de la demande, AAC accorde au producteur ou au transformateur des fonds remboursables (comme un prêt), une contribution non remboursable, une subvention ou une combinaison des 3, ou il rejette la demande.
Cette EFVP a été rédigée en vue de la création d'un nouveau fichier de renseignements personnels (FRP), appelé le « fichier de renseignements personnels pour les programmes de subventions et de contributions ». Ce nouveau FRP remplacera les FRP existants et sera utilisé pour les nouvelles initiatives de financement faisant partie des programmes de subventions et de contributions.
Pourquoi une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a-t-elle été effectuée
Conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, l'Unité de la conformité en matière de protection des renseignements personnels (UCPRP) d'AAC a déterminé qu'il était nécessaire d'évaluer le processus des programmes de subventions et contributions d'AAC en utilisant le Programme des technologies propres en agriculture comme modèle. L'objectif était de documenter le flux de travail de la collecte, de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels dans le cadre d'un programme de subventions et de contributions d'AAC.
Renseignements supplémentaires
AAC a cerné 5 risques dans le cadre de cette EFVP et a formulé des recommandations pour les atténuer.
Risque 1
Il y a un risque qu'il n'y ait pas de FRP associé aux programmes décrits aux sections 3 et 4 de la présente EFVP, comme l'exige l'article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Mesures d'atténuation
- Il est recommandé de présenter l'EFVP au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour examen et approbation du nouveau FRP à l'annexe B.
Risque 2
Il y a un risque qu'AAC ne respecte pas les exigences de l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, parce qu'un FRP n'a pas été établi et présenté au SCT pour le Programme des technologies propres en agriculture, ainsi que pour toutes les activités de programme indiquées dans l'EFVP.
Mesures d'atténuation
- Il est recommandé de présenter l'EFVP au SCT pour examen et approbation du nouveau FRP à l'annexe B.
- Il est recommandé de communiquer avec les experts en gestion de l'information d'AAC pour valider le calendrier de conservation et d'élimination pour le FRP provisoire à l'annexe B.
- Une fois que le SCT aura approuvé le nouveau FRP des programmes de subventions et de contributions à l'annexe B, il est recommandé de mettre à jour tous les énoncés de confidentialité connexes (formulaires, SPSC et portails en ligne) pour refléter le nouveau FRP et supprimer tout renvoi à d'autres FRP.
Risque 3
Il y a un risque qu'AAC n'informe pas adéquatement les demandeurs, comme l'exige l'article 5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Mesures d'atténuation
- Il est recommandé qu'AAC s'assure que tout programme futur de subventions et de contributions comporte un énoncé de confidentialité sur tous les formulaires.
Pour veiller à ce qu'un énoncé de confidentialité adéquat soit fourni, AAC devrait maintenir son processus opérationnel actuel selon lequel l'UCPRP examine et révise tous les énoncés de confidentialité et toutes les déclarations de consentement (s'il y a lieu).
Risque 4
Il y a un risque que des formulaires de demande de remboursement soient recueillis dans le cadre d'un programme de subventions et de contributions, nécessitant la collecte de renseignements personnels de nature délicate, tels que des relevés de carte de crédit ou des relevés de compte bancaire d'une personne.
Par conséquent, AAC pourrait recueillir inutilement des numéros de compte sensibles ainsi que des renseignements détaillés sur des achats qui ne sont pas liés à la demande de remboursement.
Ce risque survient souvent lorsqu'un programme de subventions et de contributions permet le versement de fonds à des représentants d'entreprise pour couvrir des frais de déplacement, des indemnités journalières ou d'autres types de dépenses connexes.
Mesures d'atténuation
- Il est recommandé que tous les guides des programmes de subventions et de contributions où des formulaires de demande de remboursement doivent être présentés comprennent des directives pour caviarder les numéros de compte et les achats non pertinents, de sorte que ces achats et les numéros de compte et de carte de crédit ne soient pas fournis à AAC.
Risque 5
Il y a un risque que les autorisations de disposition de documents (ADD) citées pour les programmes de subventions et de contributions ne soient pas cohérentes dans le chapitre d'AAC sur Info Source. De plus, le calendrier de conservation et d'élimination (CDE) des programmes de subventions et de contributions (voir la section 4.3) comporte de légères variations, de sorte que le CDE du FRP provisoire à l'annexe B est inexact.
Mesures d'atténuation
- Il est recommandé que les experts en gestion de l'information d'AAC confirment l'ADD appropriée; les ADD citées dans le chapitre d'AAC sur Info Source semblent être datées (1999/024; 2001/008; 2001/013 et 2001/019). Par conséquent, l'ADD appropriée doit être ajoutée au FRP provisoire à l'annexe B.
- Il est recommandé de communiquer avec les experts en gestion de l'information d'AAC pour valider le CDE pour le FRP provisoire à l'annexe B.
Fichiers de renseignements personnels connexes
Veuillez communiquer avec notre bureau de l'AIPRP pour obtenir de plus amples renseignements sur cette EFVP :
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Kirsten Gartenburg
Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Tour 7, 10e étage
1341, chemin Baseline, pièce 216
Ottawa (Ontario) K1A 0C5
aafc.atip-aiprp.aac@agr.gc.ca