Initiatives Agri-risques : Volet de renforcement des capacités administratives : Guide du demandeur

Guide du demandeur

Période de réception des demandes : fermée

Le volet Renforcement des capacités administratives des initiatives Agri-risques est fermée.

Objectif de ce guide

Le présent guide :

  • permet de déterminer si un demandeur est admissible à un financement de contribution d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) dans le cadre du volet de renforcement des capacités administratives (RCA) des initiatives Agri-risques (IAR).
  • donne des directives et des lignes directrices pour aider un demandeur à remplir le formulaire de demande de projet dans le cadre du RCA des IAR.

1.0 Partenariat canadien pour l’agriculture

Le Partenariat canadien pour l’agriculture représente un investissement sur cinq ans de la part des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, qui vise à renforcer le secteur de l’agriculture, de l’agroalimentaire et des produits agro-industriels.

1.1  À propos des initiatives Agri-risques

Les initiatives Agri-risques (IRA) constituent un programme quinquennal du Partenariat canadien pour l’agriculture ayant pour objectif d’accroître la capacité des producteurs à composer avec les risques auxquels ils font face en facilitant le développement et l’adoption de nouveaux outils de gestion des risques. Elles sont divisées en trois volets de programme :

  • Le volet Recherche-développement (R et D) des IAR — financement de contribution
    • Le financement de la R et D menée par l’industrie sur les outils et pratiques de gestion des risques
  • Microsubventions des IAR
    • Le financement de la recherche universitaire sur des questions liées au risque commercial en agriculture
  • Le volet Renforcement des capacités administratives (RCA) des IAR
    • Le soutien de l’administration et la mise à l’essai de la viabilité de nouveaux outils de gestion des risques, notamment des produits d’assurance, une fois la R et D terminée

Le financement total du programme des IAR est d’environ 55 millions de dollars sur cinq ans et le programme prendra fin le 31 mars 2023.

Le volet RCA des IAR

Le volet RCA des IAR octroie du financement pour la mise en œuvre et la mise à l’essai de nouveaux outils financiers de gestion des risques et d’outils de gestion des risques liés aux changements climatiques.

Voici des exemples de questions que de nouveaux outils financiers (comme des produits d’assurance, des options, des contrats à terme, la mise en commun des prix et d’autres outils de couverture) peuvent aborder, sans toutefois s’y limiter :

  • offrir une aide en cas de maladie du bétail et des cultures;
  • protéger les producteurs contre les fluctuations importantes des prix du marché;
  • offrir une protection contre les pertes provenant des contrats dans de nouveaux marchés.

Les activités admissibles liées aux outils financiers comprennent les suivantes :

  • l’administration pour la livraison d’un outil de gestion du risque (locaux à bureaux, matériel, systèmes de TI, etc.);
  • l’établissement et l’adaptation de la structure organisationnelle pour la livraison du nouvel outil;
  • la mise à jour des données actuarielles, financières ou techniques;
  • communications, publicité et marketing;
  • l’élaboration de procédures de travail, de formulation de politiques et d’options de produits;
  • le financement de démarrage — la création d’un fonds de réserve d’immobilisation pour une assurance ou un produit semblable (le financement pour le fonds de démarrage sera remboursable sous certaines conditions).

Voici des exemples de questions que les outils relatifs aux changements climatiques peuvent aborder, sans toutefois s’y limiter :

  • améliorer la mesure et le suivi des effets des changements climatiques sur les exploitations agricoles;
  • accroître les connaissances des producteurs en ce qui concerne les stratégies d'adaptation aux changements climatiques;
  • mettre à jour les plans régionaux de gestion des risques liés aux changements climatiques.

Les activités admissibles liées à cette priorité comprennent les suivantes :

  • la mise en œuvre d’outils ou de stratégies d’adaptation aux changements climatiques sous forme de projet pilote;
  • la mise en œuvre du nouvel outil ou l’exécution du programme de formation;
  • la mise à jour de données techniques;
  • les communications, la publicité et la commercialisation.

Les projets de RCA des IAR doivent également :

  • comprendre le soutien financier du demandeur;
  • démontrer la participation et le soutien appropriés des intervenants;
  • mettre l’accent sur des risques définis;
  • se pencher sur les risques majeurs autres que ceux considérés comme des risques opérationnels normaux ou à la ferme (les risques normaux sont considérés comme étant ceux qui ont une forte probabilité d’occurrence).

Remarque : Pour obtenir des renseignements sur le volet RCA des IAR ou les microsubventions des IAR, veuillez consulter notre site Web ou communiquer avec le responsable du programme.

1.2 Demandeurs admissibles

Les demandeurs admissibles sont :

  • les organisations à but et sans but lucrative;
  • les gouvernements provinciaux et territoriaux.

Les demandeurs admissibles doivent être des entités juridiques en mesure de conclure des accords exécutoires.

1.3  Financement et partage des coûts

Financement disponible

La contribution maximale d’AAC par bénéficiaire ne dépassera pas 5 M$ par exercice financier. Sans dépasser la contribution fédérale maximale de 5 M$ par exercice financier, cette contribution peut inclure une contribution fédérale unique allant jusqu’à 750 000 $ pour le financement de démarrage.

Les contributions versées dans le cadre du volet de RCA à des organisations sans but lucratif ou à des provinces ou territoires sont non remboursables, à moins qu’elles ne s’inscrivent dans la catégorie du financement de démarrage ci-dessous; si tel est le cas, elles sont remboursables sous certaines conditions. Toutes les contributions versées dans le cadre du volet de RCA à des organismes à but lucratif, y compris pour le financement de démarrage, seront remboursables.

Partage des coûts

Les coûts des projets admissibles seront normalement partagés entre AAC et le demandeur comme suit :

  • Organisations sans but lucratif :
    un ratio maximal de 85 % de la part d’AAC et un ratio minimal de 15 % de la part du demandeur
  • Organisations à but lucratif :
    un ratio maximal de 50 % de la part d’AAC et un ratio minimal de 50 % de la part du demandeur
  • Provinces et territoires :
    • 60 % de la part d’AAC et 40 % de la part du demandeur
    • lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire ultime : une contribution minimale de 15 % des coûts admissibles du projet; les contributions des gouvernements fédéral et provincial représenteront respectivement 60 % et 40 % des coûts résiduels du projet après comptabilisation des contributions du bénéficiaire ultime
    • à titre d’exemple, lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire ultime, un projet dont les coûts admissibles totaux s’élèvent à 500 000 $ serait réparti de la façon suivante :
      • contribution du bénéficiaire ultime = 75 000 $ (15 %)
      • financement demandé d’AAC et du gouvernement provincial = 425 000 $ (85 %)
      • demande d’AAC (425 000 $ *0,60) = 255 000 $
      • demande provinciale (425 000 $ *0,40) = 170 000 $
      • coût total du projet (75 000 $ + 425 000 $) = 500 000 $

La part du partage des coûts du demandeur d’une organisation à but lucratif doit être en espèces. Lorsque le demandeur ou le bénéficiaire ultime est une organisation sans but lucratif, une contribution en espèces et en nature est acceptée.

Dans le cas des demandeurs d’organisations sans but lucratif et à but lucratif ou des bénéficiaires ultimes, lorsque d’autres fonds gouvernementaux sont inclus, le financement gouvernemental total est normalement limité à 85 % des coûts admissibles du projet.

Remarque : Afin de démontrer davantage l’appui de l’industrie à un projet, les demandeurs sont encouragés à inclure des sources de financement supérieures au ratio minimal de partage des coûts des demandeurs.

Coûts admissibles

Les coûts du projet ne seront admissibles qu’à partir de la date d’approbation du projet. Les paiements ne seront effectués qu’après la signature d’un accord de financement.

Le financement des coûts admissibles des activités du projet sera disponible lorsque ces coûts représentent des dépenses additionnelles directement liées aux activités du projet, à condition d’avoir signé un accord de contribution.

Les coûts admissibles peuvent comprendre ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :

  • coûts de démarrage;
  • salaires, avantages sociaux, main-d’œuvre et matériaux;
  • location d’équipement et de locaux de bureau;
  • déplacement et hébergement;
  • communications et promotion;
  • ententes de services;
  • coûts administratifs;
  • un financement de démarrage ponctuel afin de créer une réserve de capital pour un produit d’assurance ou autre produit semblable.

Les coûts non admissibles comprennent ce qui suit, sans s’y limiter :

  • l’achat de terres ou de bâtiments;
  • alcool, divertissement, cadeaux, accueil;
  • biens et immobilisations qui ne sont pas expressément nécessaires à l’exécution du projet;
  • la partie remboursable de la TPS, des taxes sur la valeur ajoutée ou d’autres articles qui donnent droit à un remboursement ou à une remise;
  • coûts des activités visant à influencer directement les gouvernements ou à faire pression sur ces derniers;
  • autres coûts pas directement liés au projet.

1.4  Processus de demande

Étape 1 : Remplir un formulaire de résumé de projet. Cela permettra de déterminer l’admissibilité et la concordance avec les critères et les priorités du programme avant la rédaction d’une demande complète. Il facilitera également une discussion sur le projet entre le demandeur et le personnel du programme. Dans certains cas, le responsable du programme pourrait demander au demandeur de communiquer avec le ministère de l’Agriculture de son gouvernement provincial ou territorial pour faire une demande ou cofinancer le projet.

Étape 2 : À la suite de la présentation d’un résumé de projet, il se peut qu’on demande au demandeur de présenter une demande complète.

Pour connaître la façon de remplir un résumé de projet, consultez l’annexe A : Comment présenter une demande.

2.0 Résultats attendus

Chaque projet des IAR devra faire état des indicateurs de rendement. Ces indicateurs figureront dans un accord de contribution. Ils doivent comprendre, mais sans s’y limiter :

  • le taux d’adoption du nouvel outil

le nombre de nouveaux éléments d’information partagés

3.0 Critères d’évaluation

Les demandes complètes seront évaluées en fonction des critères du programme énumérés dans le présent guide, comme ceux des sections 1.1, 1.2, 1.3, etc., et en fonction des critères suivants, le cas échéant :

  • le demandeur possède les compétences (par exemple, les capacités nécessaires sur le plan de la technique, des finances et de la gestion) et les antécédents nécessaires pour mener à terme le projet;
  • les activités et les coûts sont admissibles, raisonnables et nécessaires à l’atteinte des objectifs du projet;
  • la mesure dans laquelle le risque traité touchera le secteur;
  • la faisabilité relative du projet proposé quant au respect de son échéancier et des résultats attendus;
  • la détermination et la compréhension des risques du projet, y compris des mesures d’atténuation;
  • la mesure dans laquelle le projet cible précisément les groupes suivants : agriculteurs et gestionnaires fonciers autochtones; femmes en agriculture; jeunes agriculteurs et agriculteurs débutants; communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM); agriculteurs handicapés.

La diligence raisonnable peut être également requise pour évaluer des exigences, dont :

  • la viabilité (durabilité) technique et financière du nouvel outil de gestion des risques et du plan de travail proposé;
  • la capacité du bénéficiaire à rembourser la contribution remboursable (le cas échéant).

4.0 Production de rapports sur le projet

4.1 Rapports sur le rendement

Des rapports annuels sur le rendement et des rapports finaux sur le rendement du projet seront exigés. Ces rapports feront le suivi des progrès réalisés par rapport aux mesures de rendement et aux produits livrables convenus d’un commun accord et décrits dans un accord de financement.

4.2 Rapports financiers

Des rapports financiers doivent accompagner chaque demande de remboursement de dépenses en plus des rapports comptables de fin d’exercice ainsi que d’autres rapports financiers comme le rapport des dépenses engagées au moyen de la contribution de l’industrie.

AAC peut demander d’autres rapports à sa discrétion.

5.0 Considérations

5.1  Loi M-30 (Québec seulement)

La Loi M-30 de la province du Québec pourrait s’appliquer uniquement aux demandeurs du Québec. Il s’agit de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif
(L.R.Q. c. M -30).

De plus amples renseignements concernant la Loi peuvent être obtenus en ligne ou en communiquant avec le Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ) à l’adresse dpci@mapaq.gouv.qc.ca.

La Loi M-30 s’applique à différents types d’organisations au Québec. Par exemple, celles se trouvant au Québec qui reçoivent plus de la moitié de leur financement du gouvernement du Québec pourraient être assujetties à cette Loi.

Toutes les organisations ayant leurs sièges au Québec devront aborder la question et démontrer qu’elles respectent cette loi durant le processus d’évaluation du projet, et avant de conclure un accord de contribution dans le volet de RCA des IAR.

5.2  Propriété intellectuelle

L’accord de financement contiendra une disposition sur la propriété intellectuelle précisant que le titre de propriété intellectuelle de tout matériel créé ou mis au point par ou pour le bénéficiaire d’une contribution sera dévolu au bénéficiaire. De plus, AAC inclura une disposition dans l’accord de financement exigeant que le bénéficiaire accorde une licence non exclusive, mondiale, perpétuelle et libre de redevances à la Couronne pour ce matériel, en tout ou en partie, sous quelque forme ou moyen que ce soit, à des fins administratives du programme et à des fins publiques, à l’exception de l’exploitation commerciale.

5.3  Langues officielles

Au titre du présent programme, s’il s’avère que le projet comprend des activités liées au développement et au transfert de connaissances et peut avoir des répercussions sur des CLOSM ou s’il peut promouvoir l’utilisation des langues anglaise et française, AAC ajoutera des engagements linguistiques aux ententes conclues avec l’organisation bénéficiaire et veillera à ce que les dépenses supplémentaires qui en découlent soient admissibles à une contribution financière.

Les activités peuvent notamment comprendre les suivantes :

Communications

  • les pages Web du projet, les comptes de médias sociaux du projet ou les documents (brochures, trousses, documents à distribuer, bulletins, rapports, etc.) produits et tenus à jour dans les deux langues officielles;
  • les panneaux indicateurs et informatifs produits dans les deux langues officielles;
  • les annonces du projet dans les médias (journaux, radio, médias sociaux) des CLOSM;
  • l’embauche d’un coordonnateur bilingue ou un autre entrepreneur pour aider à offrir des activités connexes au projet dans les deux langues officielles (p. ex., un maître de cérémonie pour un événement de projet, un animateur d’atelier ou un interprète en simultané);
  • l’envoi d’invitations dans les deux langues officielles.

Sensibilisation

  • des membres d’une ou de plusieurs CLOSM sont compris dans le public cible du projet (p. ex., en tant que partenaires qui contribuent en espèces ou en nature au projet ou en tant qu’invités à un événement lié au projet);
  • consultation d’autres groupes qui représentent des CLOSM pour voir si ces groupes pourraient participer au projet;
  • visites dans les CLOSM (les coûts liés à ces activités de projet seraient inclus dans le budget du projet).

Si une aide financière est accordée, le bénéficiaire peut être tenu de reconnaître publiquement le soutien d’AAC pour le projet. Dans ces cas, le Ministère pourrait demander que la déclaration à cet égard soit rédigée dans les deux langues officielles.

6.0 Après la présentation d’une demande

Une fois qu’une demande a été présentée, un accusé de réception est envoyé au demandeur.

Remarque : Une demande ne doit pas être considérée comme soumise au programme avant de recevoir l’accusé de réception.

Voici nos objectifs :

  • répondre aux demandes de renseignements généraux que nous recevons par téléphone ou par courriel avant la fin du jour ouvrable suivant;
  • accuser réception de votre demande dans un délai d’un jour ouvrable;
  • évaluer une demande et envoyer une lettre d’avis d’approbation ou de rejet dans un délai de 100 jours ouvrables à compter de la date de réception de votre demande dûment remplie;
  • vous envoyer un paiement dans les 30 jours ouvrables suivant la réception d’une demande dûment remplie et justifiée, uniquement si un accord est signé.

Il convient de préciser que la présentation d’une demande n’oblige en rien AAC à accorder du financement pour le projet.

7.0 Pour communiquer avec nous

Pour plus d’information sur le volet de RCA des IAR, veuillez communiquer avec AAC par les moyens suivants :

Courriel : aafc.ari-iar.aac@agr.gc.ca
Téléphone : 1-877-246-4682
ATS : 613-773-2600

Par la poste :
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Initiatives Agri-risques
1341, chemin Baseline
Tour 7, 8e étage, salle 240
Ottawa (Ontario)  K1A 0C5

Annexe A : Comment présenter une demande

La description de cette image suit

Étape 1 : Résumé du projet

La première étape du processus de demande consiste à remplir et à soumettre un résumé de projet, disponible sur le site Web des IAR, par courriel à AAC à l’adresse aafc.ari-iar.aac@agr.gc.ca. Vous pouvez également demander un résumé du projet en envoyant un courriel à l’adresse aafc.ari-iar.aac@agr.gc.ca, ou par téléphone au 1-877-246-4682.

Le résumé du projet servira à évaluer l’admissibilité du demandeur et du projet, la pertinence et l’état de préparation du projet en vue d’un financement dans le cadre du volet de RCA des IAR. Un agent de programme communiquera ensuite avec chaque demandeur pour discuter du projet.

Budget du résumé du projet : aux fins du résumé du projet, les coûts admissibles sont limités aux six catégories de coûts suivantes :

  • Coûts administratifs
    • les coûts administratifs seront calculés automatiquement à un taux fixe de 10 % (partagés entre AAC et le demandeur au taux de partage des coûts du projet). Ce taux s’applique aux coûts liés à la gestion de projet et aux salaires du personnel administratif (gestion et production de rapports) et à l’utilisation de l’équipement et du matériel connexes, etc.;
    • le 10 % pour les coûts administratifs ne s’applique pas au financement de démarrage;
  • Salaires et avantages sociaux
    • salaires et avantages sociaux directement liés à l’exécution des activités du projet (autres que les frais d’administration);
  • Services contractuels
    • services professionnels ou spécialisés ayant donné lieu à la signature d’un contrat, par exemple, les services de consultants ou d’experts;
  • Déplacements
    • les déplacements liés au projet sont fondés sur un tarif journalier qui comprend l’hébergement, les repas, le transport local ou en ville, les frais accessoires, etc. Les déplacements par avion, par train, etc. sont limités aux tarifs en classe économique.
  • Immobilisations
    • les immobilisations sont les biens concrets achetés, élaborés, construits ou par ailleurs acquis et qui sont nécessaires à l’exécution du projet;
  • Autres coûts directs du projet
    • autres coûts liés au projet, comme la traduction, les frais d’inscription, etc.

Remarque : Plus de détails sur les coûts et les limites admissibles ou non admissibles, etc., seront fournis avec une trousse de demande détaillée.

Les demandes jugées conformes aux priorités et aux critères d’admissibilité du programme peuvent passer à la deuxième étape et doivent faire l’objet d’une demande complète. Tous les documents de demande requis seront transmis par courriel ou par la poste.

Étape 2 : Demande détaillée

Pour les demandeurs qui passent à l’étape d’une demande détaillée, AAC leur remettra la trousse de demande à remplir et retourner à AAC à l’adresse aafc.ari-iar.aac@agr.gc.ca ou par la poste à l’adresse précisée à la section 7.0.

La trousse de demande contient également des instructions supplémentaires sur la façon de remplir une demande et d’autres exigences.

Si une demande est jugée incomplète, le demandeur en sera informé et aura 20 jours ouvrables pour fournir les renseignements manquants avant la fermeture du dossier.

Veuillez noter qu’une invitation à présenter une demande détaillée ne constitue pas une offre de financement.

Les demandeurs peuvent être contactés tout au long du processus d’examen afin qu’ils fournissent des renseignements supplémentaires ou des précisions en vue de faciliter l’évaluation.

Les projets doivent prendre fin d’ici le 31 décembre 2022.

Les demandes détaillées devront comprendre les éléments suivants :

Nom du document Description
Formulaire de demande Un formulaire de demande dûment rempli, signé par les représentants autorisés des demandeurs.
Plan de travail Un plan de travail rempli énumérant toutes les activités, le (les) responsable(s) des activités/entrepreneurs et une description détaillée des travaux entrepris.
Budget Un budget complet énonçant les coûts totaux prévus du projet par activité, catégorie de coûts et exercice et sources de financement.
Une copie du certificat de constitution ou des statuts constitutifs du demandeur Les certificats et statuts constitutifs sont émis respectivement, par le gouvernement provincial, territorial ou fédéral qui documente le statut du demandeur en tant que personne morale, ou sont déposés auprès de ces gouvernements.
États financiers

Les états financiers annuels de l’organisation (mission d’audit ou d’examen) pour les deux dernières années ou depuis la création de l’organisation.

Lorsque les états de mission vérifiés ou d’examen ne sont pas disponibles, le programme peut, à sa discrétion, accepter des solutions de rechange.

Des lettres de soutien financier de toutes les organisations fournissant une contribution en espèces au projet, conformément à ce qui est inscrit dans le budget (le cas échéant)

Des lettres décrivant les contributions en espèces ou en nature confirmées au projet autres que celles de l’organisme demandeur doivent être fournies.

Les lettres doivent faire expressément référence au projet proposé et indiquer le montant de la contribution en espèces ou en nature.

Les lettres doivent émaner d’un cadre supérieur autorisé à signer la lettre au nom de l’organisation.

Lettres d’approbation et lettres d’appui du projet (le cas échéant) Lettres d’appui d’organismes qui jugent que le projet proposé est nécessaire pour le secteur.
Autorisations préalables pour les immobilisations Ces autorisations concernent les biens immobilisées acquis dans le cadre du projet et dont le coût est supérieur ou égal à 10 000 $.