Audit des frais de voyage et d’accueil

Comité ministériel de vérification
20 décembre, 2018

Sommaire

Les dépenses de voyage et d’accueil sont nécessaires à la réalisation des activités gouvernementales et permettent aux organisations de remplir leur mandat. Ces dépenses font souvent l’objet d’un examen minutieux par le public et les médias puisque les Canadiens veulent s’assurer que les fonds publics sont bien dépensés. Ainsi, il est nécessaire d’assurer une plus grande surveillance de ces types de dépenses, et de faire preuve de diligence dans la gestion des fonds publics.

La Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (VACE) du Conseil du Trésor (CT) est entrée en vigueur le 1er avril 2017 et remplace la Directive de 2013. Les modifications ont donné une plus grande latitude aux ministères et réduit le fardeau administratif en ce qui concerne l’approbation des voyages, des activités d’accueil et des événements. Il est notamment possible de déléguer les pouvoirs d’approbation de voyage à un échelon inférieur à celui des sous-ministres adjoints (chefs de direction générale); les seuils d’approbation des frais d’accueil et d’événements ont aussi été revus à la hausse. Pour ces raisons, les instruments de délégation des pouvoirs ministériels d’AAC ont été révisés en août 2017.

L’audit des frais de voyage et d’accueil figurait dans le Plan de vérification et d’évaluation intégré 2018-2019 puisque les dépenses de voyage et d’accueil suscitent un fort intérêt auprès du public et parce que la récente modification de la politique a permis davantage de souplesse opérationnelle et a augmenté les seuils d’approbation de ce type de dépenses.

L’objectif de cet audit était de déterminer la conformité de la gestion des frais de voyage et d’accueil aux politiques et directives en vigueur, et de rendre compte de l’efficacité des processus ayant trait au contrôle.

Les Services internes de vérification ont conclu que la gestion des dépenses de voyage et d’accueil par AAC se déroule conformément aux politiques et directives en vigueur, et que les processus ayant trait au contrôle sont efficaces. L’audit a permis de cerner des possibilités d’amélioration quant à la vérification avant paiement, à la vérification après paiement et aux processus de divulgation des frais d’accueil.

Les pratiques rigoureuses suivantes ont été relevées :

Les dépenses de voyage des employés d’AAC et des non-employés ainsi que les dépenses d’accueil sont conformes aux Directives du CT, aux lignes directrices d’AAC et à la Loi sur la gestion des finances publiques.
La Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) fournit aux directions générales des directives et des outils adéquats qui leur permettent d’établir les plans trimestriels en matière de voyage, d’accueil, de conférence et d’événements.
Des processus adéquats sont en place pour répondre aux augmentations budgétaires liées aux voyages et à l’accueil.

1.0 Introduction

1.1 Aperçu

1.1.1 Les dépenses de voyage et d’accueil sont nécessaires à la réalisation des activités gouvernementales et permettent aux organisations de remplir leur mandat. Ces dépenses font souvent l’objet d’un examen minutieux par le public et les médias puisque les Canadiens veulent s’assurer que les fonds sont bien dépensés. Il est donc nécessaire d’assurer une plus grande surveillance de ces types de dépenses, et de faire preuve de diligence dans la gestion des fonds publics.
1.1.2 La Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (VACE) du Conseil du Trésor (CT) est entrée en vigueur le 1er avril 2017 et remplace la Directive de 2013. Les modifications ont donné une plus grande latitude aux ministères et réduit le fardeau administratif en ce qui concerne l’approbation des voyages, des activités d’accueil et des événements. Il est notamment possible de déléguer les pouvoirs d’approbation de voyage à un échelon inférieur à celui des sous-ministres adjoints (chefs de direction générale); les seuils d’approbation des frais d’accueil et d’événements ont aussi été revus à la hausse. Pour ces raisons, les instruments de délégation des pouvoirs ministériels d’AAC ont été révisés en août 2017.
1.1.3 Par souci de transparence relativement aux dépenses de voyage et d’accueil, le Conseil du Trésor demande aux ministères de divulguer toutes les dépenses de voyage et d’accueil des cadres supérieurs au poste d’administrateur général, du sous-ministre délégué, du sous ministre adjoint et des employés de niveaux équivalents, et ce, chaque trimestre et par l’intermédiaire du portail du gouvernement ouvert.
1.1.4 La Loi sur la gestion des finances publiques décrit les mesures de contrôle requises pour le paiement des dépenses, y compris les dépenses de voyage et d’accueil, dans la fonction publique du Canada. L’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (engagement des dépenses et des fonds) confère le pouvoir d’engager des fonds sur un crédit avant qu’une dépense ne soit engagée. L’article 34 (vérification des comptes) permet d’attester que les travaux ont été exécutés et que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus. L’article 33 (pouvoir de payer) explique qu’il faut veiller à ce que le paiement ne donne pas lieu à une imputation irrégulière sur un crédit, et à ce que l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ait été appliqué comme il se doit.
1.1.5 À AAC, la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) est responsable de l’élaboration des politiques ministérielles en matière de voyage et d’accueil, et de la vérification et du traitement des dépenses de voyage et d’accueil. Il incombe aux directions générales du Ministère de présenter les demandes de remboursement des frais de voyage et d’accueil, et de s’assurer de leur conformité aux politiques et directives en vigueur. Les directions générales sont aussi tenues de surveiller les activités liées voyages et à l’accueil, et d’en faire rapport à la DGGI dans le cadre des budgets des directions générales, des prévisions mensuelles et des rapports sur la situation financière.
1.1.6 Au cours de l’exercice financier 2017-2018, les dépenses de voyage et d’accueil représentaient 11 674 000 $ (0,6 %) du total des dépenses ministérielles, soit 2 096 848 000 $. Les dépenses de voyages se sont élevées à 11 232 000 $, et les dépenses d’accueil, à 442 000 $.^{Note de bas de page 1}

1.2 Objectif de l’audit

1.2.1 L’objectif de l’audit était de déterminer la conformité de la gestion des dépenses de voyage et d’accueil aux politiques et directives en vigueur, et de rendre compte de l’efficacité des processus ayant trait au contrôle.

1.3 Portée de l’audit

1.3.1 L’audit portait sur les opérations liées aux voyages et à l’accueil, du 1er janvier au 31 mai 2018, ainsi que sur les mesures de contrôle en place en date du 31 octobre 2018.
1.3.2 Voici les secteurs d’intérêt axés sur le risque qui ont été cernés :
- Gestion des dépenses : Les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux directives et lois en vigueur.
- Planification et surveillance : Des processus de planification et de surveillance adéquats sont en place pour assurer le respect des lois et directives en vigueur.
- Rapports : Des rapports sont produits en application des directives et lois en vigueur.
1.3.3 Voici les domaines de contrôle qui n’ont pas été évalués dans le cadre du présent audit :
- Sécurité matérielle : Les mesures de sauvegarde matérielle en place est une responsabilité commune des employés d’AAC et des Services de sécurité ministériels. La protection des employés d’AAC en déplacement est une mesure de contrôle importante.
- Voyage lié à un marché : La passation de marchés relève du processus d’approvisionnement, qui est géré par le Centre de la gestion intégrée du matériel (CGIM).
- Formation relative aux voyages et à l’accueil : L’évaluation préliminaire du matériel de formation a révélé que les employés ont accès à beaucoup d’information en matière de voyages et d’accueil. Il est question notamment de la formation sur le portail des Services de voyage partagés et sur la sécurité lors des voyages à l’étranger.
- Contrôles internes du système financier du Ministère : Depuis mars 2012, AAC procède chaque année à la mise à l’essai des principaux contrôles internes visant les rapports financiers par l’entremise d’une une société d'experts-conseils externe. Par ailleurs, en 2015, les Services internes de vérification ont effectué un audit du système de gestion financière et de comptabilité du Ministère.
- Portail des Services de voyage partagés : Cette solution en ligne de gestion des voyages est utilisée par le gouvernement du Canada pour la réservation, l’approbation et la gestion des dépenses de voyage. Il s’agit d’un système externe, et les paramètres de contrôle ne relèvent pas d’AAC.

1.4 Approche de l’audit

1.4.1 L’approche et les méthodes de l’audit sont fondées sur les risques et sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et mené dans le but de présenter une conclusion par rapport à l’objectif. L’audit a été réalisé selon un programme d’audit définissant les tâches pour l’évaluation de chaque secteur d’intérêt.
1.4.2 Les éléments probants de l’audit ont été recueillis de diverses façons, notamment par l’examen et l’analyse de documents pertinents, des entrevues et l’analyse d’un échantillon de dépenses de voyage et d’accueil.

1.5 Conclusion

1.5.1 D’après les Services internes de vérification, la gestion des dépenses de voyage et d’accueil d’AAC se fait conformément aux politiques et aux directives en vigueur, et les processus ayant trait au contrôle sont efficaces. L’audit a permis de cerner les possibilités d’amélioration quant à la vérification avant paiement, à la vérification après paiement et aux processus de divulgation des frais d’accueil.
1.5.2 Voici les pratiques rigoureuses qui ont été relevées :
- Les dépenses de voyage des employés d’AAC et des non-employés ainsi que les dépenses d’accueil sont conformes aux Directives du CT, aux lignes directrices d’AAC et à la Loi sur la gestion des finances publiques.
- La DGGI fournit aux directions générales des directives et des outils adéquats qui leur permettent d’établir les plans trimestriels en matière de voyage, d’accueil, de conférence et d’événements.
- Des processus adéquats sont en place pour répondre aux augmentations budgétaires liées aux voyages et à l’accueil.

1.6 Énoncé de conformité

1.6.1 D’après l’opinion professionnelle du dirigeant principal de l’audit, les procédures d’audit ont été suffisantes et pertinentes, et des preuves ont été recueillies pour étayer l’exactitude de la conclusion présentée et contenue dans le présent rapport. Cette conclusion repose sur la comparaison des circonstances, au moment de l’audit, par rapport aux secteurs d’intérêt préétablis convenus avec la direction avant le début de l’audit. La conclusion ne s’applique qu’à l’entité soumise à l’examen.
1.6.2 Le présent audit a été réalisé conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et à la Politique sur la vérification interne, comme en témoignent les résultats du Programme d’amélioration et d’assurance de la qualité.

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections suivantes exposent les principales observations fondées sur les preuves et les analyses découlant de l’audit. En ce qui concerne les observations soulignant une possibilité d’amélioration, des recommandations ont été formulées, et la direction a fourni des réponses comprenant :

un plan d’action pour répondre à chaque recommandation;
un responsable de la mise en œuvre du plan d’action;
une date d’achèvement prévue de la mise en place du plan d’action.

Gestion des dépenses

Secteur d'intérêt : Les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux directives et lois en vigueur.

Audit réalisé : Pour évaluer la conformité des dépenses de voyage et d’accueil d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), les Services internes de vérification ont examiné un échantillon d’opérations par rapport aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur les dépenses de Voyages, accueil, conférences et événements (VACE) du Conseil du Trésor (CT), de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et des lignes directrices d’AAC relativement aux dépenses de VACE.

2.1 Conformité des dépenses de voyage

2.1.1 Les lignes directrices d’AAC relativement aux dépenses de VACE détaillent les normes quant aux voyages et les exigences en matière d’autorisation. Les Services internes de vérification ont confirmé que les lignes directrices d’AAC sont en harmonie avec la Directive sur les dépenses de VACE du CT.
2.1.2 Les Services internes de vérification ont examiné un échantillon aléatoire de 10 demandes de remboursement de frais de voyage d’employés d’AAC sur 4 326 opérations, et 10 demandes de remboursement de frais de voyage de non-employés sur 206 opérations, ayant été remboursées entre le 1er janvier 2018 et le 31 mai 2018.
2.1.3 Pour ce qui est des demandes de remboursement de frais de voyage échantillonnées, les approbations des personnes exerçant des pouvoirs délégués aux fins de l’engagement des dépenses (article 32) ont été obtenues avant le début du voyage, conformément aux plans en matière de VACE. Les demandes de remboursement de frais de voyage échantillonnées concordaient avec les demandes de voyage préalablement approuvées, comprenaient les documents justificatifs et les reçus, et les montants respectaient la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Toutes les demandes ont été examinées et approuvées par les personnes auxquelles ont été délégués les pouvoirs prévus à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2.1.4 Les Services internes de vérification ont conclu que, selon les échantillons examinés, les dépenses de voyage des employés d’AAC et des non-employés étaient conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Directive sur les dépenses de VACE du CT, à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et aux lignes directrices d’AAC.

2.2 Conformité à l’autorisation générale de voyager

2.2.1 Pour déterminer si les demandes de remboursement de frais de voyage associés à une autorisation générale de voyager étaient conformes aux exigences de la Directive sur les dépenses de VACE du CT, la Loi sur la gestion des finances publiques, la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, les lignes directrices d’AAC en matière de dépenses de VACE et le guide sur les autorisations générales de voyager et les demandes générales de voyage, les Services internes de vérification ont sélectionné un échantillon aléatoire de quatre demandes de remboursement de frais de voyage d’employés sur 4 326 demandes visées par une autorisation générale de voyager et remboursées entre le 1er janvier et le 31 mai 2018.
2.2.2 L’autorisation générale de voyager donne l’autorisation d’effectuer des voyages de nature continuelle ou répétitive, sans qu’il n’y ait de variation quant aux modalités de voyage et lorsque ce n’est pas pratique ou administrativement efficace d’obtenir une approbation préalable de l’employeur pour chaque voyage.
2.2.3 En s’appuyant sur l’examen des quatre échantillons, les Services internes de vérification ont conclu qu’AAC utilisait l’autorisation générale de voyager conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Directive sur les dépenses de VACE du CT, à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, aux les lignes directrices d’AAC, et au guide sur les autorisations générales de voyager et les demandes générales de voyage.

2.3 Conformité des dépenses d’accueil

2.3.1 La Directive sur les dépenses de VACE du CT exige que les cadres supérieurs des ministères et les gestionnaires délégués s’assurent que les dépenses d’accueil sont engagées uniquement pour appuyer le mandat, les activités opérationnelles ainsi que les objectifs et priorités du Ministère. Les gestionnaires délégués doivent s’assurer que les dépenses d’accueil sont conformes aux normes énoncées dans la Directive sur les dépenses de VACE du CT.
2.3.2 Les Services internes de vérification ont procédé à un échantillonnage aléatoire de cinq demandes de remboursement de frais d’accueil sur 137 opérations traitées entre le 1er janvier et le 31 mars 2018.
2.3.3 Les lignes directrices d’AAC en matière de dépenses de VACE énoncent les normes relatives à l’accueil ainsi que les exigences en matière d’autorisation à AAC. Les Services internes de vérification ont confirmé que les lignes directrices d’AAC étaient en harmonie avec la Directive sur les dépenses de VACE du CT.
2.3.4 En se basant sur l’examen des cinq échantillons, les Services internes de vérification ont conclu que les dépenses d’accueil respectent les exigences en matière d’accueil, telles que définies dans la Loi sur la gestion des finances publiques, dans la Directive sur les dépenses de VACE du CT et dans les lignes directrices d’AAC.

Planification et surveillance

Secteur d'intérêt : Des processus de planification et de surveillance adéquats sont en place pour assurer le respect des directives et lois en vigueur.

Audit réalisé : Pour évaluer ce qui précède, les Services internes de vérification ont examiné les points suivants :

La présence d’outils adéquats pour la planification des voyages et de l’accueil afin de favoriser le respect des lois et directives en vigueur;
La présence d’outils adéquats pour la surveillance afin de favoriser le respect des lois et directives en vigueur. Pour ce faire, on a examiné ce qui suit :
- L’existence de processus adéquats et clairement définis à AAC concernant les réaffectations budgétaires;
- La pertinence de la portée des activités de sélection et d’échantillonnage;
- La fréquence à laquelle des activités de sélection et d’échantillonnage sont menées et la publication en temps opportun des résultats.

2.4 Outils de planification

2.4.1 Pour évaluer si des outils pertinents en matière de planification des dépenses de voyage et d’accueil ont été mis en place dans le but de favoriser le respect des lois et directives pertinentes, les Services internes de vérification ont mené des entrevues et a examiné les documents justificatifs. Ils ont également évalué les pratiques existantes à l’échelle des directions générales et du Ministère afin de remettre en question et de minimiser les frais de voyage et d’accueil pour le Ministère.
2.4.2 Après avoir mené des entrevues auprès des représentants de la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) et des directions générales d’AAC et examiné les documents à l’appui, les Services internes de vérification ont déterminé que du matériel d’orientation et des outils sont offerts aux directions générales pour qu’elles mènent à bien les plans trimestriels en matière de VACE. La DGGI fournit un modèle de planification, des instructions et un arbre décisionnel pour l’approbation des différents seuils de dépenses en matière de VACE. Les Services internes de vérification ont remarqué que toutes les directions générales utilisent les modèles fournis pour établir les plans trimestriels en matière de VACE. Outre le plan trimestriel, les directions générales peuvent soumettre des demandes d’approbation hors cycle au gestionnaire délégué désigné.
2.4.3 Les directions générales d’AAC préparent leur plan trimestriel en matière de VACE, qui exige l’approbation du SMA. En ce qui concerne les demandes à ce sujet qui nécessitent l’approbation du sous-ministre ou du ministre, conformément aux exigences en matière de délégation du Ministère, la DGGI regroupe les demandes de voyage pertinentes des plans trimestriels des directions générales en matière de VACE dans un plan trimestriel ministériel servant aux mêmes fins.
2.4.4 Les Services internes de vérification ont relevé des preuves que les chefs des directions générales d’AAC avaient remis en question et examiné les plans trimestriels des directions générales en matière de VACE . Le sous-ministre procède à l’analyse critique des plans ministériels trimestriels en matière de VACE, puisque les exemples examinés comportaient des commentaires et suggestions du sous-ministre à propos d’activités ou de frais révisés.
2.4.5 Les Services internes de vérification ont conclu que les outils mis en place par AAC pour la planification des dépenses de voyages et d’accueil étaient adéquats et favorisaient le respect des lois et directives en vigueur.

2.5 Surveillance

Prévisions budgétaires

2.5.1 Les Services internes de vérification ont évalué si des processus adéquats et clairement définis avaient été mis en place aux fins des prévisions budgétaires en matière de voyage et d’accueil. Pour ce faire, ils ont réalisé des entrevues et ont examiné les documents justificatifs.
2.5.2 Les Services internes de vérification s’attendaient à ce que la réaffectation budgétaire pour les voyages et l’accueil soit conforme aux procédures de réaffectation budgétaire ministérielles, et ont établi que le rapport ministériel mensuel sur la situation financière sert à surveiller les budgets et les dépenses de VACE, entre autres, comme il l’a été mentionné précédemment.
2.5.3 Des demandes de redressement budgétaire sont présentées au Comité de gestion ministériel, présidé par le sous-ministre. Les modifications approuvées, comme les réaffectations, seront ajoutées aux prochains rapports sur la situation financière aux fins de suivi et de rapport.
2.5.4 Pour assurer une surveillance supplémentaire, le rapport ministériel sur la situation financière est présenté au Comité ministériel de vérification deux fois par année (à la sixième période et à la fin de l’année) à titre d’information et aux fins de discussion.
2.5.5 Les Services internes de vérification ont conclu à la pertinence du processus en place pour les modifications et ajustements budgétaires en matière de voyage et d’accueil.

Sélection et échantillonnage pour les dépenses de voyage et d’accueil

2.5.6 Les Services internes de vérification ont confirmé que la DGGI utilise le processus de sélection comme méthode de contrôle dans le cadre du système ministériel de comptabilité et de gestion financière afin de bloquer les dépenses présentant un risque élevé avant paiement, ce qui permet aux agents chargés d’appliquer l’article 33 de vérifier que les opérations respectent les exigences du pouvoir d’attestation de la Loi sur la gestion des finances publiques (article 34). Les seuils pour les dépenses sélectionnées sont établis pour chaque type de dépense, selon le montant qu’AAC considère comme présentant un risque élevé.
2.5.7 Aux fins de vérification après paiement, la DGGI procède, en plus de la sélection, à l’échantillonnage de 200 opérations présentant un risque moyen à faible, notamment des dépenses de voyage et d’accueil, et ce, tous les six mois pour garantir que les exigences du pouvoir d’attestation de la Loi sur la gestion des finances publiques (article 34) ont été respectées. L’échantillonnage consiste à sélectionner des opérations au hasard parmi un ensemble d’opérations définies, aux fins d’examen. Les opérations sélectionnées (y compris celles relatives aux voyages et activités d’accueil) ne font pas l’objet d’un échantillonnage.
2.5.8 Les seuils de sélection ministériels établis pour les dépenses de voyage et d’accueil sont les suivants :
- Les voyages de fonctionnaires d’au moins 10 000 $;
- Les voyages pour les non-fonctionnaires d’au moins 5 000 $;
- Les activités d’accueil d’au moins 750 $.
2.5.9 Les Services internes de vérification ont évalué si les seuils de sélection des dépenses de voyage et d’accueil étaient adéquats et examinés sur une base régulière afin d’optimiser la souplesse opérationnelle et de gérer les risques. Pour ce faire, ils ont mené des entrevues auprès des représentants de la DGGI et ont examiné la documentation.

Sélection pour les dépenses de voyage

2.5.10 Les Services internes de vérification ont appris, par des entrevues auprès des représentants de la DGGI, que les seuils de sélection avaient été mis à jour pour la dernière fois en octobre 2005. La DGGI a mentionné qu’on avait procédé à des examens périodiques depuis ce temps, comme lorsque le gouvernement du Canada avait commencé à promouvoir l’utilisation de la solution en ligne de gestion des voyages en 2014-2015; ces examens n’ont toutefois pas été documentés.
2.5.11 La DGGI a confirmé que les seuils de sélection devraient être révisés en raison de la mise en œuvre de la Directive sur les dépenses de VACE du CT en 2017, qui a entraîné la délégation de pouvoirs à un niveau moins élevé pour les voyages à AAC, mais aucun projet d’examen n’a été confirmé.
2.5.12 À AAC, les demandes de remboursement de frais de voyage soumises au moyen de la solution en ligne de gestion des voyages sont traitées en deux opérations. Les frais de voyage autres que les billets d’avion et de train sont remboursés directement au voyageur; les billets, eux, sont payés par le Ministère, qui reçoit chaque mois une facture de la Banque de Montréal.
2.5.13 Puisque le seuil de sélection pour le voyage d’un employé est établi à 10 000 $ et que les demandes de remboursement de frais de voyage soumises au moyen de la solution en ligne de gestion des voyages sont remboursées en deux opérations, il est peu probable que ces demandes soient sélectionnées.

2.5.14 Afin de confirmer cette observation, les Services internes de vérification ont examiné les deux derniers rapports de contrôle des dépenses de voyage, mais n’ont pas pu évaluer la pertinence de la portée de la sélection pour les dépenses de voyage, puisqu’il n’était pas mentionné dans ces rapports l’ensemble dont provenaient ces opérations. Les Services internes de vérification ont remarqué que la majorité des dépenses de voyage qui, selon le rapport, avait été sélectionnées étaient liées aux factures de la Banque de Montréal, puisque le montant de ces factures dépassait le seuil de sélection de 10 000 $.

Rapport de contrôle	Total des dépenses de voyage sélectionnées	Factures de la Banque de Montréal	Dépenses de voyage
2015-2016	2 113 749 $ (100 %)	2 089 840 $ (98,9 %)	23 909 $ (1,1 %)
2016-2017	2 681 321 $ (100 %)	2 635 766 $ (98,3 %)	45 555 $ (1,7 %)

2.5.15 Par l’examen de la documentation et les entrevues auprès de représentants de la DGGI, les Services internes de vérification ont déterminé que les factures de la Banque de Montréal ne font pas l’objet de la vérification prévue à l’article 33 lorsqu’elles sont bloquées avant le paiement; elles font plutôt l’objet d’une évaluation du caractère raisonnable du montant de la facture. Les Services internes de vérification ont déterminé que les factures de la Banque de Montréal ne devraient pas être comprises dans le rapport, puisque la vérification prévue à l’article 33 n’est pas effectuée.
2.5.16 Puisque les seuils de sélection des dépenses de voyage n’ont pas été mis à jour depuis 2005, que les changements apportés aux pouvoirs d’approbation délégués sont expliqués dans la Directive sur les dépenses de VACE du CT, et que le remboursement des frais de voyage est effectué en deux paiements, réduisant ainsi la probabilité que l’opération soit sélectionnée, les Services internes de vérification sont venus à la conclusion que les seuils devraient être évalués de nouveau pour garantir que la portée de sélection est adéquate.

Sélection pour les dépenses d’accueil

2.5.17 À la suite de la mise en œuvre de la Directive sur les dépenses de VACE de 2017 du CT, le pouvoir d’approbation en matière d’accueil s’est élargi au sein d’AAC, et les cadres supérieurs relevant du ministre sont autorisés à approuver des frais d’accueil d’une valeur plus élevée que celle prévue dans la Directive du CT précédente.
2.5.18 Comme il a été mentionné précédemment, le seuil de sélection pour les dépenses d’accueil a été mis à jour pour la dernière fois en 2005, et s’applique aux dépenses d’accueil d’au moins 750 $.
2.5.19 Pour évaluer la pertinence de la portée de la sélection des dépenses d’accueil, les Services internes de vérification ont comparé les dépenses d’accueil sélectionnées en 2015-2016 et en 2016-2017 dans les rapports de contrôle aux dépenses d’accueil divulguées par AAC; ils ont déterminé qu’une grande majorité de ces dépenses avaient été sélectionnés. Les dépenses d’accueil sélectionnées s’élevaient à 187 741 $ (83 %) en 2015-2016 et à 363 437 $ (99 %) en 2016-2017.
2.5.20 En raison des modifications apportées aux pouvoirs d’approbation délégués définis dans la Directive sur les dépenses de VACE du CT, du fait que le seuil de sélection pour les dépenses d’accueil n’a pas été mis à jour depuis 2005 et qu’un pourcentage important des dépenses d’accueil sont actuellement soumis au processus de sélection, les Services internes de vérification sont donc venus à la conclusion qu’il faudrait évaluer de nouveau les seuils afin d’assurer une portée appropriée.

Établissement des rapports en temps opportun

2.5.21 Les rapports de contrôle sont préparés par la DGGI en fonction des résultats des processus de vérification avant paiement qui ont lieu sur une base annuelle. Les rapports finaux sont transmis à l’équipe de gestion de la DGGI pour qu’elle soit mise au courant des observations relevées.
2.5.22 La DGGI a confirmé qu’au moment de l’examen des opérations, des observations au sujet de chacune des opérations sont formulées aux personnes responsables de l’attestation à la conformité à l’article 34 et à leurs superviseurs. Au besoin, la DGGI demande les documents manquants ou prend les mesures correctives appropriées.
2.5.23 Les Services internes de vérification ont appris que l’ébauche du rapport des résultats de la vérification avant paiement de 2016-2017 était en cours d’achèvement en novembre 2018. La préparation de ce rapport a débuté 19 mois après l’examen; le rapport est donc considéré peu opportun puisque les observations présentées seraient peu utiles pour l’équipe de gestion de la DGGI.

Échantillonnage

2.5.24 Les Services internes de vérification ont évalué si l’échantillonnage des demandes de remboursement des frais de voyage et d’accueil offrait une garantie suffisante que les exigences liées au pouvoir d’attestation prévu à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques avaient été respectées. Aux fins de cette évaluation, les Services internes de vérification ont réalisé des entrevues avec des représentants de la DGGI et examiné la documentation.
2.5.25 Conformément à la Directive du CT sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, les dirigeants principaux des finances sont responsables de ce qui suit :
- l’approbation et l’examen périodique des plans d’échantillonnage qui précisent le degré de responsabilité en matière d’assurance de la qualité et de vérification des personnes auxquelles le pouvoir de payer a été délégué (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques);
- l’examen d’un échantillon des opérations à risque faible et moyen pour veiller à ce que les exigences liées au pouvoir d’attestation prévu à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques aient été respectées.
2.5.26 Les Services internes de vérification ont obtenu les résultats de l’échantillonnage pour l’exercice 2016-2017, qui comportait 41 opérations liées aux voyages et quatre opérations liées à l’accueil provenant d’un échantillon de 400 dépenses. Les dépenses visées par l’échantillon totalisaient 33 491 $. Les Services internes de vérification n’ont pas été en mesure d’évaluer si la taille de l’échantillon d’opérations liées aux voyages et à l’accueil était suffisante, puisque le rapport ne comportait aucun détail sur la méthode utilisée, notamment les ensembles d’opérations liées aux voyages et à l’accueil d’où les échantillons ont été tirés ou la date d’achèvement du rapport.
2.5.27 La DGGI a informé les Services internes de vérification que l’examen de l’échantillon pour 2017-2018 sera terminé au dernier trimestre de l’exercice 2018-2019.
2.5.28 Les Services internes de vérification ont conclu qu’il était difficile, en l’absence d’une approche documentée et d’information sur la méthode d’échantillonnage utilisée, de déterminer si le pouvoir d’attestation prévu à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (article 34) avait été exercé adéquatement en ce qui a trait aux opérations à faible risque comme l’exige la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
2.5.29 Sans rapports opportuns sur les résultats de l’échantillonnage, la direction ne dispose pas d’aucun renseignement pertinent lui permettant de déterminer que les exigences de l’article 34 ont été respectées à l’égard des opérations à faible risque.

Plan de vérification avant et après paiement en fonction du risque

2.5.30 Le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor mentionne que, pour les ministères, une bonne pratique consiste à consigner leurs procédures de vérification des comptes avant et après paiement en fonction du risque.
2.5.31 Un plan de vérification avant et après paiement en fonction du risque devrait inclure une description de l’approche et de la méthode utilisées, ainsi que le raisonnement qui explique le traitement de paiements qui sont examinés dans le cadre d’une vérification avant paiement (sélection) et après paiement (échantillonnage).
2.5.32 Le plan axé sur le risque devrait être revu périodiquement et mis à jour selon l’environnement opérationnel et le système de contrôles internes du Ministère. Il est recommandé de soumettre régulièrement à la direction et au dirigeant principal des finances des rapports présentant les résultats de la vérification des comptes avant et après paiement afin qu’ils puissent cerner les erreurs systémiques et suivre les taux d’erreur.
2.5.33 Les Services internes de vérification ont conclu qu’AAC ne dispose d’aucun plan de vérification avant et après paiement en fonction du risque qui consolide et documente la méthode d’examen des paiements en fonction du risque tant pour les activités de vérification avant paiement que celles après paiement.
2.5.34 En l’absence d’une méthode documentée pour la vérification préalable au paiement et de vérification postérieure au paiement qui est mise à jour régulièrement, il y a un risque que les seuils de contrôle ne couvrent pas adéquatement le niveau de risque, un masque de clarté en ce qui concerne les rôles et les responsabilités et la possibilité de rapports intempestifs.
2.5.35 Dans le cadre de la recommandation ci-dessous, la documentation de plan de prépaiement et de vérification après paiement fonde sur la risque devrait comprendre une réévaluation qu’ils offrent une couverture appropriée.

Recommandation 1 – Plan de vérification axé sur le risque

Le sous-ministre adjoint, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce qu’un plan de vérification avant et après paiement en fonction du risque soit documenté, examiné et mis à jour à intervalles réguliers.

Réponse de la direction et plan d'action : Accepté.

La DGGI examinera et mettra à jour l’approche en matière de vérification avant et après paiement ainsi que les processus connexes en place tout en veillant à consigner les mises à jour.

Responsables : DPF et ADPF

Date d’achèvement prévue : Août 2019

Rapports

Secteur d'intérêt : Des rapports ont été produits en application des directives et lois en vigueur.

Audit réalisé : Les Services internes de vérification ont examiné les frais d’accueil divulgués sur le portail du gouvernement ouvert, les données sur les dépenses d’accueil d’AAC ainsi que d’autres documents pertinents, et réalisé des entrevues avec des représentants de la DGGI et d’autres directions générales d’AAC.

2.6 Divulgation des frais d’accueil

2.6.1 La Directive du CT sur les dépenses de VACE exige des ministères qu’ils divulguent chaque trimestre tous les frais d’accueil ministériels à l’égard des employés de niveau supérieur aux échelons des sous-ministres, des sous-ministres délégués, des sous-ministres adjoints et aux échelons équivalents.
2.6.2 AAC ne dispose d’aucun processus documenté et il existe peu de lignes directrices à l’intention des directions générales concernant la divulgation des frais d’accueil. Les Services internes de vérification ont conclu, à la suite d’entrevues auprès de coordonnateurs des voyages à la DGGI et d’autres directions générales d’AAC, que le processus de divulgation des frais d’accueil n’était pas bien compris de tous.
2.6.3 Les entrevues menées auprès de représentants de la DGGI ont confirmé que, bien que les employés de niveau supérieur soient tenus de veiller à ce que toutes les dépenses d’accueil à divulguer soient transmises, la DGGI procède à une vérification de l’exhaustivité des données à divulguer. La DGGI a mentionné qu’il n’existait aucun document à l’appui de la vérification en cours.
2.6.4 Pour les deux périodes de divulgation visées par l’audit, soit du 2 décembre 2017 au 1er mars 2018 et du 2 mars 2018 au 1er juin 2018, les Services internes de vérification ont confirmé que les trois dépenses d’accueil divulguées concernant des employés de niveau supérieur d’AAC sur le portail du gouvernement ouvert respectaient les exigences en matière de divulgation de la Directive du CT sur les dépenses de VACE.
2.6.5 Pour évaluer l’exhaustivité des données divulguées concernant des employés de niveau supérieur d’AAC pour les deux périodes de divulgation, on a comparé les dépenses d’accueil imputées aux centres de coûts des employés en question avec les dépenses divulguées. L’examen a permis de repérer huit autres dépenses d’accueil qui auraient dû avoir été divulguées sur le portail du gouvernement ouvert.
2.6.6 Les Services internes de vérification ont conclu que les mesures de contrôle en place concernant la divulgation des frais d’accueil ne permettent pas de garantir que toutes les dépenses ont été divulguées conformément à la Directive du CT sur les dépenses de VACE. Il faudrait mieux orienter les employés en clarifiant et en renforçant les exigences concernant la divulgation des frais d’accueil à AAC.

Recommandation 2 – Divulgation des frais d’accueil

Le sous-ministre adjoint, Direction générale de la gestion intégrée, devrait élaborer et communiquer un document d’orientation sur les exigences relatives à la divulgation des frais d’accueil et documenter le processus de vérification mené afin que les données divulguées soient complètes, conformément à la directive d’AAC et aux exigences du CT.

Réponse de la direction et plan d'action : Accepté.

La DGGI élaborera et documentera le processus de divulgation trimestrielle des dépenses d’accueil comme suit :

Veiller à ce que le processus soit communiqué par la DGGI aux coordonnateurs des directions générales;
Élaborer une liste de vérification interne pour la DGGI qui sera utilisée pour veiller à ce que toutes les données publiées chaque trimestre sur le portail du gouvernement ouvert soient complètes.

Responsables : DPF et ADPF

Date d’achèvement prévue :

Mars 2019
Février 2019

Annexe A : Secteurs d'intérêt

Gestion des dépenses : Les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux directives et lois en vigueur.
Planification et surveillance : Des processus de planification et de surveillance adéquats sont en place pour assurer le respect des directives et lois en vigueur.
Rapports : Des rapports sont produits en application des directives et lois en vigueur.

Annexe B : Acronymes

AAC: Agriculture et Agroalimentaire Canada
CT: Conseil du Trésor
DGGI: Direction générale de la gestion intégrée
VACE: Voyages, accueil, conférences et événements