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1. Introduction
Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) présente au Parlement son Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi ») pour l’exercice financier 2019-2020 (1er avril 2019 au 31 mars 2020). Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi.
La Loi vise à protéger la vie privée des personnes concernant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et à leur accorder un droit d’accès à ces renseignements.
Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le présent rapport fournit un aperçu des activités du Ministère dans l’administration de ses responsabilités conférées par la Loi. Le présent rapport devrait être examiné en parallèle avec le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2019-2020 d’AAC, qui est déposé séparément.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le point central pour le traitement des demandes d’accès à l’information et la protection des renseignements personnels à AAC. Au cours de l’exercice 2019-2020, AAC a répondu à toutes les demandes officielles liées à la protection des renseignements personnels qu’il a reçues dans les délais prescrits.
Le Ministère s’est engagé à protéger les renseignements personnels en sa possession et reconnaît que cela est une nécessité pour préserver la confiance du public et des employés envers le gouvernement. AAC continue d’exercer une gestion proactive des renseignements personnels en échangeant régulièrement avec son Bureau de l’AIPRP et en ayant recours à des pratiques efficaces d’évaluation des risques.
2. Mandat d’Agriculture et Agroalimentaire Canada
- Notre vision
- Stimuler l’innovation et faire preuve d’ingéniosité pour créer, dans l’intérêt de tous les Canadiens, une économie agroalimentaire de classe mondiale.
- Notre mission
- Agriculture et Agroalimentaire Canada exerce un leadership dans la croissance et le développement d’un secteur canadien de l’agriculture et de l’agroalimentaire compétitif, innovateur et durable.
- Responsabilités
-
Les activités du Ministère s’étendent des agriculteurs aux consommateurs, de la ferme aux marchés mondiaux, en passant par toutes les phases de la production, de la transformation et de la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et d’origine biologique. L’agriculture est aussi une compétence partagée au Canada, et le Ministère travaille en étroite collaboration avec les gouvernements des provinces et des territoires pour élaborer et mettre en œuvre des politiques et des programmes.
Le Ministère doit également veiller à ce que les politiques et les programmes des organisations du portefeuille de l’agriculture et de l’agroalimentaire soient coordonnés et à ce qu’ils servent les intérêts du secteur et des Canadiens. Les partenaires et organismes du portefeuille sont la Commission canadienne du lait, la Commission canadienne des grains, Financement agricole Canada, la Commission de révision agricole du Canada et le Conseil des produits agricoles du Canada. AAC englobe aussi l’Agence canadienne du pari mutuel, un organisme de service spécial qui réglemente et supervise le pari mutuel sur les courses de chevaux dans les hippodromes du Canada.
3. Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Le Bureau de l’AIPRP est le point central pour l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels à AAC. Ses principales responsabilités sont les suivantes :
- élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures afin de garantir que le Ministère se conforme à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- assurer le traitement rapide de toutes les demandes touchant l’AIPRP;
- fournir aux cadres supérieurs et à tout le personnel du Ministère des conseils et un encadrement sur les questions touchant l’AIPRP, y compris les pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels, et offrir de la formation et des séances de sensibilisation afin de favoriser l’adoption d’une approche uniforme dans tout le Ministère;
- représenter AAC dans ses échanges et négociations avec des intervenants externes, notamment avec d’autres ministères, des tierces parties, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada et le grand public;
- procéder à l’examen de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP);
- rédiger les rapports annuels au Parlement et tenir à jour le chapitre d’Info Source qui est consacré au Ministère;
- produire et mettre à jour les fichiers de renseignements personnels;
- traiter des demandes pour le compte des organismes suivants qui font partie du portefeuille d’AAC : la Commission canadienne du lait, la Commission canadienne des grains et le Conseil des produits agricoles du Canada.
Le Bureau de l’AIPRP relève du directeur général (DG) des Services des communications, sous l’autorité du sous ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des affaires publiques (DGAP). Le SMA de la DGAP fournit l’appui et le leadership de la haute direction.
L’équipe comprend des analystes des politiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, qui jouent un rôle crucial auprès du Ministère pour assurer le maintien de la conformité et l’atténuation des risques. Onze postes sont attribués au Bureau :
- Directeur (1)
- Gestionnaires de l’AIPRP (2)
- Analyste principal des politiques sur l’AIPRP (1)
- Analystes principaux de l’AI (3)
- Analyste junior de l’AI (1)
- Analyste principal des politiques sur la PRP (1)
- Analyste de la PRP (1)
- Adjoint administratif (1)
Au cours de la période de référence, les coûts liés à l’administration du Bureau de l’AIPRP (pour les deux volets, soit l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels) se sont élevés à 1 128 633 $. Cela représente 12,02 ETP ou 747 236 $ en salaires et 237 187 $ pour les services professionnels.
Le Bureau de l’AIPRP est soutenu par un réseau spécialisé de 17 bureaux de première responsabilité (BPR), qui détiennent les renseignements pertinents faisant l’objet d’une demande d’accès à l’information. Les BPR sont responsables de la coordination du traitement des demandes propres à chaque direction générale et de l’encadrement de leurs collègues en ce qui concerne les processus administratifs liés à la Loi.
Les BPR et leurs DG examinent et formulent des recommandations sur les renseignements pertinents à communiquer, lesquels sont ensuite vérifiés et approuvés par le Bureau de l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP tente continuellement de trouver de nouvelles façons de simplifier le traitement des demandes.
4. Délégation de pouvoirs
L’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au ministre d’AAC de déléguer les tâches, les fonctions et les pouvoirs attribués par la Loi.
En ce qui touche l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les pouvoirs sont délégués au SMA, Direction générale des affaires publiques, au DG, Services de communications, et au directeur de l’AIPRP, qui sont ainsi investis du plein pouvoir d’approuver les exceptions invoquées et les documents à communiquer en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément au nouvel instrument de délégation des pouvoirs approuvé par la ministre en septembre 2020. Le DG et le directeur de l’AIPRP sont également autorisés à trancher d’autres questions liées à la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne la communication de renseignements personnels sans le consentement de l’individu concerné, en application du paragraphe 8(2) de la Loi, et l’enregistrement de nouveaux fichiers de renseignements personnels, conformément à l’article 10. Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux gestionnaires de l’AIPRP afin d’améliorer l’efficacité du traitement des demandes.
L’instrument de délégation des pouvoirs pour l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels figure aux annexes A et B du présent rapport.
5. Interprétation et tendances du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Des rapports statistiques annuels sur l’administration de la Loi ont été préparés pour la première fois en 1983. Depuis 2011-2012, les institutions fédérales remplissent des formulaires de rapport statistique plus détaillés sur l’administration de la Loi, conformément aux directives du SCT. Le rapport statistique détaillé de 2019-2020 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe C.
Demandes touchant la protection des renseignements personnels reçues et traitées
Le Bureau de l’AIPRP a reçu 32 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2019-2020 et a traité 11 227 pages, dont 4 910 ont été communiquées intégralement ou en partie.
Les graphiques qui suivent donnent un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes traitées par AAC au cours des quatre derniers exercices.
La description de l'image ci-dessus.
| Année | En suspens | Reçues | Terminées | Reportées |
|---|---|---|---|---|
| 2016-2017 | 2 | 12 | 13 | 1 |
| 2017-2018 | 1 | 35 | 34 | 2 |
| 2018-2019 | 2 | 27 | 27 | 2 |
| 2019-2020 | 2 | 32 | 34 | 0 |
La description de l'image ci-dessus.
| Année | Pages traitées | Pages divulguées |
|---|---|---|
| 2016-2017 | 2 799 | 2 692 |
| 2017-2018 | 9 243 | 8 711 |
| 2018-2019 | 19 239 | 15 476 |
| 2019-2020 | 11 227 | 4 910 |
Exceptions invoquées
- Le rapport statistique présenté en annexe fournit des détails concernant les types d’exceptions appliquées aux renseignements contenus dans les dossiers pour les demandes achevées. L’exception qui a le plus souvent été utilisée par AAC durant l’exercice est celle prévue à l’article 26 (renseignements personnels concernant une personne autre que celle qui fait la demande).
Prorogation de délai
- En vertu de la Loi, les délais de traitement des demandes de communication peuvent être prorogés pour 30 jours dans des cas précis, notamment en raison du volume élevé de documents associés à une demande ou s’il faut consulter d’autres ministères.
- Pour la période considérée, les délais ont été prorogés pour une période maximale de 30 jours pour quatre demandes en raison du volume élevé de documents à examiner, et pour deux demandes en raison de la consultation d’autres institutions gouvernementales.
Consultations
- Aux termes de la Loi, AAC doit également participer à des consultations avec d’autres institutions fédérales pour formuler des recommandations relatives à la communication de renseignements susceptibles de présenter un intérêt pour le Ministère.
- Une demande de consultation a été reçue durant la période visée par le rapport.
Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
- Personne n’a demandé de correction de ses renseignements personnels, ni n’a exigé la mention de corrections en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi.
Incidence des mesures liées à la pandémie de COVID-19 sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En raison des circonstances exceptionnelles engendrées par le nouveau coronavirus, on demande aux institutions de préciser les répercussions des mesures prises en raison de la pandémie de COVID-19 sur leur capacité à s’acquitter de leurs obligations en vertu de la Loi.
Pour notre ministère, l’obstacle le plus important au traitement des dossiers a été le fait que le Bureau de l’AIPRP ne peut plus envoyer ni recevoir de dossiers papier, une situation qui nuit au traitement et à l’approbation des dossiers. Pour atténuer ces effets et continuer de traiter les demandes dans les délais prévus par la loi, le Bureau de l’AIPRP et, en réalité, l’ensemble du Ministère ont décidé de recourir au réseau privé virtuel (RPV) et au télétravail. À cela s’ajoute le défi supplémentaire de la capacité limitée du réseau, qui a également posé problème pendant le reste de la période visée par le rapport (et par la suite) et a contraint les employés à travailler à distance par roulement. Cependant, avec la pandémie de COVID-19, nous avons eu l’occasion de tirer parti de ces technologies conformément à l’avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2020-01 du Secrétariat du Conseil du Trésor et d’aller de plus en plus loin dans le cadre de notre initiative de l’« AIPRP sans papier ». Le fait que le Ministère était principalement en mode de gestion de crise pendant la partie touchée par la pandémie de COVID-19 de la période visée par le rapport a également eu une incidence sur les activités du Bureau de l’AIPRP. De nombreux employés d’AAC ont été déployés pour soutenir notre secteur agricole et assurer la sécurité de la chaîne d’approvisionnement alimentaire, qui sont les principales priorités pour les Canadiens. De plus, bon nombre de nos consultations auxquelles participaient d’autres organisations n’ont pu être traitées, car plusieurs ministères, institutions gouvernementales provinciales et tierces parties n’étaient pas opérationnels à ce moment-là.
Du 13 au 31 mars 2020, soit la période touchée, AAC n’a reçu aucun nouveau dossier et a fermé une demande, tandis qu’aucune demande n’a été reportée.
6. Plaintes, enquêtes et vérifications relatives à la protection des renseignements personnels
Une plainte a été reçue en vertu de l’article 31, au sujet d’une prorogation de délai pour le traitement de la demande. Aucune enquête ni vérification n’a été réalisée.
7. Atteintes substantielles à la vie privée
En mai 2014, le SCT a mis à jour ses Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée pour refléter les modifications qui ont été apportées à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Conformément aux nouvelles lignes directrices et à la directive, les ministères doivent désormais déclarer au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au SCT toute atteinte substantielle à la vie privée. Aux termes des lignes directrices, les atteintes dites « substantielles » concernent les renseignements personnels sensibles et « […] pour lesquelles il sera raisonnable de croire qu’un dommage ou un préjudice grave pourrait être causé à une personne, ou implique un nombre élevé de personnes touchées ».
Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’est rapportée pour la période concernée.
8. Politiques, lignes directrices, procédures et obligations relatives à la protection des renseignements personnels
Le Bureau de l’AIPRP met à jour ses politiques, lignes directrices et procédures, au besoin, pour assurer la conformité aux exigences législatives et autres, et pour aider les employés à gérer les renseignements personnels.
En outre, durant la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a continué à jouer un rôle actif en soutenant les employés d’AAC dans la gestion efficace des renseignements personnels sous la garde du Ministère. Dans le cadre de processus bien définis, des clients d’AAC ont sollicité de façon constante les conseils du Bureau de l’AIPRP sur diverses questions liées à la protection des renseignements personnels. Les membres du Bureau de l’AIPRP ont également participé à des groupes de travail clés afin de contribuer de façon proactive à des initiatives ministérielles et interministérielles. Voici un aperçu des efforts déployés par l’équipe de la protection des renseignements personnels du Bureau au cours de l’exercice :
- Elle a examiné 26 énoncés de sensibilité pour formuler des recommandations sur la tenue d’Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ou sur l’instauration de protocoles concernant la protection des renseignements personnels pour tous les projets qui touchent l’adoption de technologies nouvelles ou améliorées.
- Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, elle a examiné les présentations au Conseil du Trésor liées aux nouveaux programmes afin de déterminer si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est requise.
- Elle a rédigé ou a évalué des énoncés de confidentialité pour le Ministère.
- Elle a fourni des conseils à des clients sur des questions liées à la protection des renseignements personnels relevant des articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, au besoin.
- Elle a examiné des questions écrites adressées au Parlement et d’autres documents pouvant être visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels avant leur publication ou leur divulgation.
- Elle a participé à titre de membre aux réunions du Groupe de travail sur la sécurité ministérielle d’AAC; ces rencontres étaient une bonne occasion pour nos deux secteurs d’échanger sur les questions touchant à la fois la protection des renseignements personnels et la sécurité.
- Elle a examiné un total de 21 demandes et enquêtes relatives à la protection des renseignements personnels (P8).
9. Formation sur l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Le Bureau de l’AIPRP continue d’offrir une formation sur l’AIPRP pour s’assurer que les employés et les gestionnaires comprennent leurs rôles et responsabilités à l’égard des lois et de la gestion de l’information et ainsi garantir qu’AAC respecte ses obligations en matière d’accès à l’information.
Des cours sont offerts aux nouveaux employés et aussi aux unités des directions générales lorsqu’elles en font la demande. Le Bureau de l’AIPRP offre également une formation spécialisée aux directions générales qui participent à la collecte et au traitement des renseignements personnels requis pour appuyer divers programmes ministériels, afin de s’assurer qu’elles comprennent leurs responsabilités à l’égard de la protection des renseignements personnels. En outre, d’autres séances ont été élaborées dans le contexte du Programme de recrutement et de perfectionnement de professionnels en administration (PRPPA) afin de donner un aperçu général des responsabilités du personnel de soutien administratif chargé d’aider les cadres supérieurs à préparer les demandes d’AIPRP. Des séances de formation générales ont également été offertes à la haute gestion dans le cadre de présentations sur les répercussions du projet de loi C-58 faites devant des comités de gestion des directions générales.
Au cours de la présente période visée par le rapport, on a organisé 21 séances de sensibilisation officielles auxquelles ont participé 254 employés, dont 16 séances à Winnipeg auxquelles ont participé 94 employés.
Points saillants de la formation :
- Un aperçu des procédures administratives liées à l’accès à l’information;
- Une description des rôles et responsabilités des employés relativement aux responsabilités d’AAC aux termes de la Loi;
- Les principes relatifs à l’obligation de prêter assistance;
- Les responsabilités entourant la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels;
- Les lignes directrices guidant les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ainsi que les protocoles liés au respect de la vie privée;
- Un aperçu des exceptions et des exclusions;
- Pratiques de gestion de l’information.
10. Surveillance des délais
AAC utilise un système automatisé pour surveiller le traitement opportun des demandes liées à la protection des renseignements personnels. Cet outil de gestion du flux de travail retrace toutes les mesures prises et les dates d’échéance, conserve en mémoire les dossiers pertinents devant être examinés, tient des listes de contrôle, facilite l’utilisation de modèles standard, permet d’effectuer des recherches approfondies en vue de faciliter les analyses et génère des rapports d’étape et des rapports statistiques.
Le Bureau de l’AIPRP a tenu les cadres supérieurs informés de l’état d’avancement du traitement des demandes liées à la protection des renseignements personnels selon le strict principe du « besoin de savoir ».
11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
AAC effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et réalise des protocoles de protection de la vie privée pour évaluer les risques inhérents à la gestion des renseignements personnels dans les initiatives ou les programmes d’AAC, qu’ils soient nouveaux ou déjà en place, qui utilisent des renseignements personnels à des fins administratives.
Aucune ÉFVP n’a été mise à jour durant la période de rapport. Une ÉFVP a été effectuée pendant la période du rapport. On attend les approbations.
Les résumés des ÉFVP qui ont été réalisées sont publiés sur la page du bureau de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels du Ministère.
12. Divulgations faites en vertu de l’alinéa 8(2)m)
En vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi, dans certains cas précis, des renseignements personnels peuvent être communiqués sans le consentement de l’individu concerné. Pour la période du rapport, aucune communication de renseignements en vertu de l’alinéa 8(2)m) n’a été faite.
13. Conclusion
Pour conclure, soulignons qu’AAC respecte à la lettre l’esprit de la Loi. Le Ministère continuera de déployer des efforts soutenus pour garantir la protection des renseignements personnels sur ses employés et sur le public qu’il a en sa possession.
Instrument de délégation des pouvoirs - Annexes A et B
Annexe A - Décret de délégation de pouvoirs relatifs à la Loi sur la protection des renseignements personnels - Agriculture et Agroalimentaire Canada
La ministre d’Agriculture et Agroalimentaire Canada, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne les employés du Ministère titulaires des postes mentionnés dans l’annexe qui suit, ou les employés occupant ces postes à titre intérimaire, pour exercer ses pouvoirs et ses attributions à titre de ministre et d’administrateur d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi énoncés à l’annexe en regard de chaque poste. Cette ordonnance de délégation de pouvoirs remplace toute ordonnance de délégation antérieure.
Date : 3 septembre 2020
Nom : Ministre d’Agriculture et Agroalimentaire Canada
Annexe B - Instrument de délégation des pouvoirs pour l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Articles | Pouvoirs, devoirs ou fonctions | Sous-ministre adjointe Direction générale des affaires publiques |
Directeur général Services des communications |
Directeur AIPRP et services de traduction |
Gestionnaire Protection des renseignements personnels |
|---|---|---|---|---|---|
| 8(2)(j) | Divulgation de renseignements personnels pour des travaux de recherche ou de statistiques. | X | X | X | - |
| 8(2)(m) | Communication de renseignements personnels dans l'intérêt public ou d'une personne. | X | X | X | - |
| 8(4) | Copie des demandes faites en vertu de l’alinéa 8(2)e). | X | X | X | - |
| 8(5) | Avis de divulgation en vertu de l’alinéa 8(2)m). | X | X | X | - |
| 9(1) | Relevé. | X | X | X | - |
| 9(4) | Usages compatibles. | X | X | X | - |
| 10 | Fichiers de renseignements personnels. | X | X | X | - |
| 14 | Aviser par écrit le requérant et lui donner accès au document. | X | X | X | X |
| 15 | Proroger le délai et aviser le requérant. | X | X | X | X |
| 16 | Refus de communication. | X | X | X | X |
| 17(2)(b) | Décider s’il y a lieu de traduire un document, ou s’il faut fournir les services d’un interprète. | X | X | X | X |
| 17(3)(b) | Accès aux renseignements personnels sur support de substitution. | X | X | X | X |
| 18(2) | Refuser la communication des renseignements personnels contenus dans un fichier inconsultable. | X | X | X | - |
| 19(1) | Refuser la communication des renseignements personnels obtenus confidentiellement d’un autre gouvernement. | X | X | X | X |
| 19(2) | Permettre la communication des renseignements personnels seulement si la divulgation est autorisée par l’autre gouvernement. | X | X | X | X |
| 20 | Refuser de communiquer des renseignements en vertu des affaires fédérales-provinciales. | X | X | X | X |
| 21 | Refuser de communiquer des renseignements en vertu des affaires internationales et de la défense. | X | X | X | X |
| 22 | Refuser de communiquer des renseignements relatifs à des enquêtes. | X | X | X | X |
| 22.3 | Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles. | X | X | X | X |
| 23 | Refuser la communication des renseignements personnels relatifs à des enquêtes de sécurité. | X | X | X | X |
| 24 | Refuser la communication des renseignements personnels d’individus condamnés pour une infraction. | X | X | X | X |
| 25 | Refuser la communication de renseignements personnels pouvant nuire à la sécurité d’individus. | X | X | X | X |
| 26 | Refuser la communication des renseignements personnels concernant un autre individu. | X | X | X | X |
| 27 | Renseignements protégés – avocats et notaires. | X | X | X | X |
| 28 | Refuser la communication des renseignements personnels contenus dans des dossiers médicaux. | X | X | X | X |
| 33(2) | Présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée, au cours d’une enquête. | X | X | X | - |
| 35(1)(b) | Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du commissaire. | X | X | X | - |
| 35(4) | Donner communication des renseignements personnels au plaignant selon la recommandation du commissaire à la protection de la vie privée. | X | X | X | - |
| 36(3)(b) | Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du commissaire au sujet des fichiers inconsultables. | X | X | X | - |
| 37(3) | Prendre acte des conclusions du commissaire à la protection de la vie privée à l’issue de son enquête de conformité. | X | X | X | - |
| 51(2)(b), 51(3) | Règles spéciales concernant les audiences. | X | X | X | - |
| 72 | Rapport annuel au Parlement. | X | X | X | - |
| 73.1(4) | Exiger des frais pour des services. | X | X | X | - |
| 73.1(3) | Avis de prestation de services liés à la protection des renseignements personnels. | X | X | X | - |
| 73.1(5) | Pouvoir de dépenser. | X | X | X | - |
| Legend: X = Has delegated authority - = Does not have delegated authority |
|||||
| Articles | Pouvoirs, devoirs ou fonctions | Sous-ministre adjointe Direction générale des affaires publiques |
Directeur général Services des communications |
Directeur AIPRP et services de traduction |
Gestionnaire Protection des renseignements personnels |
|---|---|---|---|---|---|
| 9 | Examen de l’information. | X | X | X | X |
| 11(2) | Avis de correction apportée aux renseignements personnels. | X | X | X | X |
| 11(4) | Avis de refus de la demande de correction de renseignements personnels. | X | X | X | - |
| 13(1) | Autoriser la communication des renseignements personnels concernant l’état physique ou mental d’un individu à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l’individu lui porterait préjudice. | X | X | X | - |
| 14 | Communication à l’individu des renseignements personnels concernant son état physique ou mental en présence d’un médecin ou d’un psychologue en situation légale d’exercice. | X | X | X | - |
| Legend: X = Has delegated authority - = Does not have delegated authority |
|||||
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels - Annexe C
Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.1 Reçues pendant la période d'établissement de rapport et Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport
| Demandes | Nombre de demandes |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 32 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 2 |
| Total - demandes | 34 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 34 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 |
Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement : 1 à 15 jours | Délai de traitement : 16 à 30 jours | Délai de traitement : 31 à 60 jours | Délai de traitement : 61 à 120 jours | Délai de traitement : 121 à 180 jours | Délai de traitement : 181 à 365 jours | Délai de traitement : plus de 365 jours | Total - Délai de traitement |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 3 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 |
| Communication partielle | 1 | 3 | 5 | 1 | 0 | 0 | 0 | 10 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 9 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 11 |
| Demande abandonnée | 9 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 9 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - disposition des demandes | 19 | 8 | 6 | 1 | 0 | 0 | 0 | 34 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)(a)(i) | 0 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 1 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22,1 | 0 |
| 22,2 | 0 |
| 22,3 | 0 |
| 22,4 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 11 |
| 27 | 2 |
| 27,1 | 0 |
| 28 | 0 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69,1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70,1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Papier | Électronique | Autres supports |
|---|---|---|
| 4 | 10 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 11 227 | 4 910 | 23 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées - Nombre de demandes | Moins de 100 pages traitées - Pages communiquées | 101 à 500 pages traitées - Nombre de demandes | 101 à 500 pages traitées - Pages communiquées | 501 à 1 000 pages traitées - Nombre de demandes | 501 à 1 000 pages traitées - Pages communiquées | 1 001 à 5 000 pages traitées - Nombre de demandes | 1 001 à 5 000 pages traitées - Pages communiquées | Plus de 5 000 pages traitées - Nombre de demandes | Plus de 5 000 pages traitées - Pages communiquées |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 3 | 85 | 1 | 380 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 2 | 45 | 3 | 305 | 2 | 1 152 | 2 | 2 528 | 1 | 415 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 9 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - dispositions | 14 | 130 | 4 | 685 | 2 | 1 152 | 2 | 2 528 | 1 | 415 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total - complexités |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - dispositions | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
2.6 Demandes fermées
2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
| Demandes fermées dans les délais prévus par la loi | |
|---|---|
| Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | 34 |
| Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) | 100 |
2.7 Présomptions de refus
2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
| Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi | Motif principal : Entrave au fonctionnement /Charge de travail | Motif principal : Consultation externe | Motif principal : Consultation interne | Motif principal : Autres |
|---|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
| Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise | Total - Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 jours | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total - Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi | 0 | 0 | 0 |
2.8 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total - Demandes |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total - deamandes | 0 | 0 | 0 |
Part 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total - communication |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Part 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Part 5: Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions |
15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Grand nombre de pages |
15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Grand volume de demandes |
15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Les documents sont difficiles à obtenir |
15(a)(ii) Consultation Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) |
15(a)(ii) Consultation Externe |
15(a)(ii) Consultation Interne |
15(b) Traduction ou cas de transfert |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 6 | 0 | 4 | 0 | 0 | 0 | 2 | 0 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions |
15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Grand nombre de pages |
15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Grand volume de demandes |
15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution Les documents sont difficiles à obtenir |
15(a)(ii) Consultation Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) |
15(a)(ii) Consultation Externe |
15(a)(ii) Consultation Interne |
15(b) Traduction ou cas de transfert |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 4 | 0 | 0 | 0 | 2 | 0 | 0 |
| Plus de 31 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - Durée des prorogations | 0 | 4 | 0 | 0 | 0 | 2 | 0 | 0 |
Part 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 1 | 312 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - consultations | 1 | 312 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 1 | 312 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 1 à 15 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 16 à 30 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 31 à 60 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 61 à 120 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 121 à 180 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 181 à 365 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - plus de 365 jours | Total - Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - recommandation | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 1 à 15 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 16 à 30 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 31 à 60 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 61 à 120 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 121 à 180 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 181 à 365 jours | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - Plus de 365 jours | Total - Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - recommandation | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Part 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées - Nombre de demandes | Moins de 100 pages traitées - Pages communiquées | De 101 à 500 pages traitées - Nombre de demandes | De 101 à 500 pages traitées - Pages communiquées | De 501 à 1 000 pages traitées - Nombre de demandes | De 501 à 1 000 pages traitées - Pages communiquées | De 1 001 à 5 000 pages traitées - Nombre de demandes | De 1 001 à 5 000 pages traitées - Pages communiquées | Plus de 5 000 pages traitées - Nombre de demandes | Plus de 5 000 pages traitées - Pages communiquées |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - Nombre de jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées - Nombre de demandes | Moins de 100 pages traitées - Pages communiquées | De 101 à 500 pages traitées - Nombre de demandes | De 101 à 500 pages traitées - Pages communiquées | De 501 à 1 000 pages traitées - Nombre de demandes | De 501 à 1 000 pages traitées - Pages communiquées | De 1 001 à 5 000 pages traitées - Nombre de demandes | De 1 001 à 5 000 pages traitées - Pages communiquées | Plus de 5 000 pages traitées - Nombre de demandes | Plus de 5 000 pages traitées - Pages communiquées |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total - Nombre de jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Part 8: Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total - Plaintes et enquêtes |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminées : 0
9.2 Fichiers de renseignements personnels
Nombre de fichiers de renseignements personnels terminées : 0
Partie 10 : Atteintes substantielles à la vie privée
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT : 0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP : 0
Partie 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
11.1 Coûts
| Dépenses | Montant ($) |
|---|---|
| Salaires | 315 936 $ |
| Heures supplémentaires | 0 $ |
| Biens et services | 55 732 $ |
| Biens et services - Contrats de services professionnels | 34 078 $ |
| Biens et services - Autres | 21 654 $ |
| Total - Coûts | 371 668 $ |
11.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 3,88 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,00 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 0,11 |
| Étudiants | 0,00 |
| Total - ressources | 3,99 |