Comment solliciter un prêt à la Collection nationale de plantes vasculaires de Agriculture et Agroalimentaire Canada

L'exploitation de la collection et les responsabilités et les lignes directrices qui s'y rattachent sont énoncées dans les « Politiques relatives aux collections de recherches biologiques nationales d'Agriculture et Agroalimentaire Canada », dont la version la plus récente a été approuvée et diffusée en avril 2008. La collection Department of Agriculture, Ottawa (DAO) fait partie d'un réseau international qui prévoit le prêt de spécimens conservés et l'échange d'informations et de spécimens conservés, en particulier pour les recherches taxinomiques et pour permettre l'identification définitive des ravageurs et des agents pathogènes. La Collection nationale de plantes vasculaires (DAO) d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) consent des prêts de ses spécimens aux scientifiques du Canada et de l'étranger, sous réserve des conditions suivantes.

Conditions des prêts

Les spécimens de DAO peuvent en principe faire l'objet d'un prêt pour un projet de recherche scientifique quelconque qui ne compromet pas leur sécurité et leur intégrité en tant qu'objets archivés. Les conditions suivantes s'appliquent :

Les prêts sont généralement consentis aux établissements et non pas aux particuliers. Ces établissements (consulter l'Index Herbariorum (en anglais seulement)) existent comme réseau mondial d'échange de matériels et d'informations. L'établissement emprunteur et les employés concernés assument la responsabilité de la protection et de la restitution dans les délais (voir n^o 5 ci-après) des spécimens prêtés.
Les spécimens prêtés ne doivent pas être retirés de l'herbier de l'établissement auquel ils ont été prêtés, à moins d'obtenir l'autorisation du conservateur ou du gestionnaire des collections de l'établissement d'origine et moyennant le consentement écrit des établissements concernés.
Les botanistes sont invités à rendre visite à notre herbier chaque fois que leur demande de prêt concerne des nombres importants de spécimens. Ils peuvent alors sélectionner les matériels dont ils ont besoin et ainsi réduire les coûts qui résultent inutilement de l'expédition des matériels.
La demande officielle de prêt doit être adressée au conservateur ou au gestionnaire des collections, en mentionnant la nomenclature précise, les données taxinomiques, géographiques et (ou) autres données utiles pour que les matériels sollicités puissent être expédiés le plus vite possible. Il faut mentionner le(s) nom(s) du (des) chercheur(s) au nom duquel (desquels) le prêt est consenti, avec une déclaration décrivant la nature de l'étude.
Les prêts sont consentis pour une durée d'un an, même si nous demandons que les matériels prêtés soient restitués à la première occasion qui se présente; les restitutions partielles sont acceptables. Une prolongation de la durée d'un prêt peut être sollicitée en cas de besoin. Les spécimens TYPES doivent être restitués dans les six mois. Nous nous réservons le droit de demander la restitution d'un matériel prêté par DAO à tout moment.
À la réception d'un prêt, le formulaire de prêt doit être signé, daté et retourné au gestionnaire des collections de DAO.
Tous les spécimens prêtés doivent être entreposés dans des armoires exemptes d'insectes et étanches à l'air de l'herbier, suffisamment protégées contre l'humidité et les ravageurs, et de préférence à une température de 18°Celcius (C).
Les spécimens doivent être manipulés avec soin. Il ne faut pas plier ou tourner les feuilles à l'envers. Il faut mettre tous les fragments détachés dans un sachet et coller celui-ci sur la feuille.
Les végétaux ne doivent pas être retirés de la feuille sans l'autorisation préalable du conservateur de l'herbier (voir section ci-après intitulée « Lignes directrices spécifiques au sujet d'un échantillonnage destructeur »). Si l'autorisation est accordée, des notes précisant la nature de l'utilisation et l'emplacement des parties retirées doivent être inscrites sur les feuilles des spécimens correspondants. Toutes les parties et les fragments disséqués, notamment les micropréparations permanentes, doivent être placés dans une enveloppe annexée à la feuille correspondante de l'herbier d'où ils proviennent.
Les spécimens types sont irremplaçables et doivent être manipulés et entreposés avec grand soin afin de reconnaître leur importance exceptionnelle pour les sciences botaniques. Tout spécimen type découvert par un emprunteur doit être identifié en mentionnant le basionyme, le lieu de publication et l'auteur. Les renseignements complémentaires relatifs au spécimen type ou à son interprétation doivent également être annexés avec une étiquette annotée.
Tous les matériels empruntés doivent être annotés le plus complètement possible par le chercheur. Toutes les étiquettes d'annotation doivent être faites de papier sans acide, de préférence de petite taille. Les étiquettes doivent être écrites à l'encre indélébile permanente. L'étiquette d'annotation doit comporter le nom du taxon et de l'auteur (des auteurs), ainsi que le nom de l'annotateur et la date de l'annotation, sans oublier le nom de l'établissement emprunteur. Ces étiquettes doivent être collées aux feuilles des spécimens à côté de l'étiquette de l'herbier, qui se trouve généralement dans l'angle inférieur droit. Il faut utiliser une colle blanche permanente comme Weldbond pour apposer l'étiquette d'annotation à une extrémité. Il faut prendre soin que la colle autour du rebord d'une étiquette apposée récemment n'entraîne pas le collage de plusieurs feuilles ensemble. Pour ce faire, il suffit d'essuyer les rebords de l'étiquette.
Il ne faut jamais rien écrire sur une étiquette d'un spécimen d'herbier ou une étiquette d'annotation existante.
Les données figurant sur les étiquettes peuvent parfois être amplifiées à partir des feuilles des spécimens prêtés par d'autres herbiers. Ces amplifications seront grandement appréciées, surtout lorsqu'elles ajoutent des renseignements utiles comme la localité probable, la personne qui a prélevé le spécimen, les numéros de la collection, etc. Ces renseignements doivent être inscrits sur une étiquette d'annotation portant le nom de l'annotateur et la date de l'annotation.
Lorsqu'ils sont mentionnés dans une publication, tous les spécimens d'Agriculture et Agroalimentaire Canada doivent être cités en portant le sigle accepté de l'herbier « DAO ». Nous tenons à être tenus au courant de toutes les publications où des spécimens de DAO sont cités.
Les spécimens restitués doivent être emballés de la même façon que lors de leur réception. L'utilisation du matériau d'emballage d'origine est souvent possible et avantageuse. L'emballage approprié est très important et, si vous avez des questions, nous nous ferons un plaisir de vous fournir les renseignements demandés.
Nous vous sommes reconnaissants de nous faire parvenir toute publication résultant des études reposant sur les collections de DAO. Celles-ci seront intégrées dans la collection de tirés à part de DAO.
Des images numériques ou des photocopies des spécimens sont souvent fournies lorsque cela suffit à fournir des renseignements. Cela atténue les risques de dégâts causés aux spécimens durant l'expédition. Il faut signer un formulaire et un accord pour fournir des images.
L'utilisation de spécimens prêtés dans le cadre de projets à caractère commercial commande l'autorisation distincte et particulière de DAO. Pour les besoins de ce document, « à des fins commerciales » n'englobe pas la vente de publications découlant de la recherche qui appartiennent au domaine public. Cela englobe la vente ou le transfert ou la transmission (pour les recherches en dehors du domaine public) de renseignements non publiés (par exemple une liste ou des bases de données des spécimens ou des attributs d'un taxon) ou des images à des tierces parties.
Les spécimens et les données fournis par DAO à titre de prêt ou d'échange ou en réponse à des demandes d'échantillons sont fournis à des fins de recherche. DAO n'offre aucune garantie ni n'assume aucune responsabilité en ce qui concerne l'adaptation de ces matériels ou données pour une utilisation ou une étude quelconque. L'évaluation de l'adaptation de ces matériels et données dans un but recherché relèvent des responsabilités des établissements ou des chercheurs qui reçoivent les spécimens.
Dans la mesure du possible, toutes les parties et fragments disséqués ou brisés, de même que les micropréparations permanentes, doivent être glissés dans une enveloppe convenable annexée à la feuille correspondante de l'herbier d'où ils proviennent, et il faut indiquer leur lieu d'origine sur la feuille s'il n'est pas clair.
Si l'on récupère des données sur une séquence d'ADN, le lieu (base de données) et le numéro d'enregistrement de la séquence doivent être ajoutés à l'annotation.
Le numéro d'enregistrement de DAO doit être cité dans toute publication ou thèse, et il faut mentionner l'utilisation des matériels.
Une copie des publications fondées sur l'utilisation de spécimens de DAO doit être fournie au conservateur, et cela s'applique en particulier aux utilisations à des fins d'échantillonnage destructeur qui doivent être justifiées régulièrement.
Les visiteurs de la collection qui envisagent un type quelconque d'échantillonnage destructeur ont tout intérêt à obtenir l'autorisation avant leur visite.
Le non-respect de ces conditions conduisant à la perte ou à tout autre dommage de spécimens pourra conduire à certaines restrictions applicables à l'organisme fautif. Le personnel de l'herbier peut refuser ou modifier une demande de prêt afin de réduire le risque de perte ou d'endommagement de ce matériel irremplaçable. En cas de dommage à un spécimen, une note signée devra être jointe à ce dernier donnant les détails et l'étendue des dommages.
Les chercheurs d'Agriculture et agroalimentaire Canada sont incités à étudier les spécimens de l'herbier DAO dans les lieux aménagés à l'édifice William Saunders. Ces études doivent s'effectuer dans les espaces réservés pour consultation. Dans le cas où plus d'espace serait nécessaire, une demande devra être acheminée aux responsables de l'herbier. Cependant, sous certaines conditions et approbations par les responsables de l'herbier, des spécimens de l'herbier DAO pourront être empruntés et sortis de l'édifice et le responsable du matériel emprunté aura l'obligation de soumettre mensuellement au responsable de l'herbier un rapport écrit décrivant l'état de ce dernier. Cette mesure est nécessaire puisqu'elle correspond au cycle général du dommage que peuvent causer les insectes. Pour respecter les ententes d'emprunt, tout matériel provenant des autres institutions doit être consulté uniquement à l'édifice William Saunders.

Nota : Les conséquences du non-respect de ces conditions, qui se solde par exemple par des dégâts déraisonnables causés aux spécimens, limiteront l'accès futur.

Lignes directrices spécifiques relatives à l'échantillonnage destructeur

Pour ce qui est de l'échantillonnage destructeur, les matériels végétaux ne doivent pas être enlevés d'une feuille sans l'autorisation préalable du conservateur de l'herbier. En général, l'échantillonnage destructeur des spécimens types est interdit. Si l'autorisation d'un échantillonnage destructeur est accordée, voici les lignes directrices qui s'appliquent :

Ces lignes directrices s'appliquent à tous les matériels apposés à une feuille de l'herbier DAO ou qui accompagnent la feuille dans des sachets. La politique de DAO sur l'échantillonnage destructeur a pour but de protéger les spécimens végétaux tout en maximisant leur utilité.
Seuls les matériels absolument nécessaires par feuille doivent être enlevés. Un perforateur à papier d'un diamètre d'environ 5 millimètres (mm) ou moins est généralement la quantité maximale qui peut être enlevée d'une feuille dans le cas d'une analyse d'ADN. Une taille inférieure peut être appropriée dans le cas des petits spécimens. Il faut éviter l'enlèvement permanent dans toute la mesure du possible (voir 4 ci-après), même si cela est jugé nécessaire pour certains types de recherches.
La feuille doit être annotée et indiquer qu'un échantillon a été prélevé, à quelle fin, par qui, quand et où.
Dans la mesure du possible, l'étiquette d'annotation doit mentionner le lieu des parties enlevées ou les détails d'enregistrement de l'ADN, c'est-à-dire le numéro d'enregistrement de l'ADN et le lieu d'entreposage dans l'établissement, ainsi que des précisions sur l'étude - lieu de publication, motif de l'échantillonnage, etc.
Dans la mesure du possible, toutes les parties et tous les fragments disséqués ou brisés de même que les micropréparations permanentes doivent être placés dans une enveloppe adaptée annexée à la feuille correspondante de l'herbier d'où ils proviennent, et il faut indiquer leur lieu d'origine sur la feuille, s'il n'est pas clair.
Si l'on récupère des données d'une séquence d'ADN, le lieu (base de données) et le numéro d'enregistrement de la séquence doivent être ajoutés aux notes.
Le numéro d'enregistrement DAO doit être mentionné dans toute publication ou thèse, et il faut reconnaître l'utilisation des matériels.
Il faut fournir une copie de toutes les publications fondées sur l'utilisation de spécimens de DAO au conservateur, et cela s'applique tout particulièrement aux utilisations à des fins d'échantillonnage destructeur qui doivent être justifiées régulièrement.
Les visiteurs de la collection qui envisagent un type quelconque d'échantillonnage destructeur doivent obtenir une autorisation avant leur visite.

Nota : Les conséquences du non-respect de ces conditions, qui se solde par exemple par des dégâts déraisonnables causés aux spécimens, limiteront l'accès futur.