Audit de la gestion de la propriété intellectuelle

Comité ministériel de vérification
20 septembre 2018

Sommaire

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) crée, acquiert ou obtient une vaste gamme de produits de propriété intellectuelle dans le cadre de ses activités de recherche scientifique et technologique. La propriété intellectuelle qui découle de ces activités est un bien précieux de l’État qui doit être géré dans le meilleur intérêt du public canadien.

L’audit a été inclus dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation 2017-2018, car la propriété intellectuelle est considérée comme un bien précieux d’AAC. Par conséquent, des dispositions inadéquates en matière de gestion de l propriété intellectuelle pourraient l’empêcher de bien identifier les éléments.

Le présent audit visait à établir si la gestion de propriété intellectuelle dans le domaine des sciences et de la technologie est efficace et gérée conformément aux pratiques exemplaires, aux politiques pertinentes et aux lignes directrices connexes.

L’audit a permis de conclure que la gestion de propriété intellectuelle d’AAC dans le domaine des sciences et de la technologie est efficace et conforme aux pratiques exemplaires, ainsi qu’aux politiques et aux orientations pertinentes.

Les pratiques rigoureuses suivantes ont été signalées :

il existe des procédures adéquates pour l’élaboration et l’approbation des ententes de collaboration en matière de recherche et de développement, des accords de transfert de matériel, et des ententes nationales de participants à la recherche;
il existe un processus adéquat de divulgation des inventions à l’appui de la détermination et de l’évaluation proactives des inventions;
AAC a mis en place des processus adéquats pour demander et évaluer des propositions concernant l’utilisation de la propriété intellectuelle d’AAC et rédiger des contrats de licence;
AAC exerce une surveillance continue des ententes de propriété intellectuelle ainsi qu’un suivi des normes de service;
la direction du Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation surveille les défis qu’elle doit relever en matière de ressources humaines et a mis en œuvre un programme de perfectionnement proactif à l’intention des nouveaux agents de commercialisation.

L’équipe d’audit a cerné des possibilités d’amélioration dans les domaines suivants

offrir une formation uniforme et régulière sur la propriété intellectuelle à l’intention des chercheurs scientifiques et des gestionnaires scientifiques et veiller à ce que la formation fasse l’objet d’une surveillance centralisée;
améliorer les rapports sur les répercussions globales des activités de propriété intellectuelle d’AAC afin de fournir des renseignements à l’appui du programme en matière de résultats et d’exécution et de démontrer la valeur des innovations scientifiques d’AAC.

1.0 Introduction

1.1 Aperçu

1.1.1 Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) crée, acquiert ou obtient une vaste gamme de produits de propriété intellectuelle dans le cadre de ses activités de recherche scientifique et technologique. AAC produit des résultats comme de nouvelles technologies, des produits, des plans, des méthodes, des processus, des variétés végétales, du germoplasme et du matériel génétique. On appelle « propriété intellectuelle » les résultats de ces travaux de recherche. La propriété intellectuelle qui découle de ses activités est un bien précieux de l’État qui doit être gérée dans le meilleur intérêt du public canadien.
1.1.2 AAC transfère sa propriété intellectuelle en la diffusant largement dans le domaine public, par exemple au moyen d’articles scientifiques, de rapports et d’autres publications, qui sont tous assujettis à la Loi sur le droit d’auteur et qui appartiennent à l’État. Au besoin, AAC transfère également la propriété intellectuelle aux fins d’exploitation commerciale à des tiers. La protection, l’utilisation et le transfert de la propriété intellectuelle d’AAC doivent être fondés sur une prise de décisions éclairées afin de garantir des retombées maximales pour le Canada.
1.1.3 En mars 2014, les sous ministres des sciences et de la technologie ont approuvé le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique (MOVS) afin d’aider les MOVS à gérer leur propriété intellectuelle de façon efficace et diligente. Le cadre fournit des orientations qui serviront de fondement aux MOVS pour l’élaboration de leurs propres politiques et pratiques en matière de propriété intellectuelle sur la façon de déterminer, de protéger et de mettre en œuvre la propriété intellectuelle. En outre, le cadre présente un ensemble de principes stratégiques communs afin de garantir des retombées maximales pour le Canada. Il traite également de la propriété intellectuelle dans le contexte du gouvernement ouvert et de la science ouverte.
1.1.4 AAC dispose d’un Cadre de gestion de la propriété intellectuelle qui comprend les éléments clés suivants :
- Politique sur la propriété intellectuelle : explique les principes directeurs d’AAC en matière de gestion de la propriété intellectuelle;
- Manuel de prise de décisions en matière de propriété intellectuelle : fournit au personnel d’AAC des lignes directrices pour assurer une approche uniforme de la gestion de la propriété intellectuelle;
- Guide d'exploitation de la propriété intellectuelle : comprend les pratiques exemplaires, les procédures d’exploitation et les documents relatifs à la création, à la détermination, aux droits, au transfert et à l’aliénation de la propriété intellectuelle à AAC;
- Système d'information sur la propriété intellectuelle (CCM Mercury) : assure la gestion de l’information sur la propriété intellectuelle d’AAC.

1.2 Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation

1.2.1 Le Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation, situé au sein de la Direction générale des sciences et de la technologie, doit veiller à la gestion de propriété intellectuelle utilisée ou produite par la Direction générale des sciences et de la technologie tout au long du continuum de la recherche et du développement. Son rôle consiste notamment à faciliter les partenariats de recherche et le transfert des résultats des activités de recherche dans l’intérêt du Canada. Le Bureau est composé de 30 agents de commercialisation et d’adjointe à la commercialisation, qui sont situé dans les centres de recherche et de développement d’AAC à travers le Canada.
1.2.2 À AAC, la directrice du Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation, au nom du directeur général, Partenariats et planification, et du sous-ministre adjoint, Direction générale des sciences et de la technologie, doit mettre en œuvre et administrer la Politique sur la propriété intellectuelle d’AAC. La directrice doit protéger l’indépendance des activités de recherche développement d’AAC et est responsable de tous les accords signés concernant la propriété intellectuelle. Les directeurs des Sciences, en tant que superviseurs des chercheurs, doivent administrer la Politique sur la propriété intellectuelle. Les chercheurs scientifiques, en tant que créateurs de connaissances scientifiques, ont la responsabilité d’empêcher la divulgation non autorisée du savoir-faire exclusif appartenant à l’État ou à des tiers, et d’obtenir des conseils sur la protection de la propriété intellectuelle de l’État.
1.2.3 Le Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation remplit quatre fonctions principales :
- offrir des services de consultation sur les questions de propriété intellectuelle et de collaboration;
- soutenir la recherche concertée en officialisant les accords;
- gérer le portefeuille des éléments de propriété intellectuelle d’AAC (secrets commerciaux, brevets, licences, obtentions végétales, droits d’auteur, redevances);
- diriger les activités associées au transfert et à la promotion de la technologie, à la commercialisation et au développement des affaires.
1.2.4 Le Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation gère un portefeuille de biens actifs fait de 213 brevets et 263 variétés protégées par les Droits d’obtention végétales et est aussi responsable de l’exécution de 2025 accords actifs appartenant à la recherche, dont 684 sont des contrats de licence.^{Note de bas de page 1} À partir du 31 mars 2018, 7 253 705 $ de redevances brutes ont été produits de ces contrats de licence.^{Note de bas de page 2}

1.3 Objectif de l'audit

1.3.1 Le présent audit visait à établir si la gestion de la propriété intellectuelle dans le domaine des sciences et de la technologie est efficace et gérée conformément aux pratiques exemplaires, aux politiques pertinentes et aux lignes directrices connexes.
1.3.2 Cet audit interne a été inclus dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation 2017 2018 pour les raisons suivantes :
- la propriété intellectuelle est considérée comme un bien précieux d’AAC, avec un vaste portefeuille comprenant d’un large éventail de publications, de bases de données, de logiciels et technologies brevetées et non brevetées;
- des dispositions inadéquates en matière de gestion de la propriété intellectuelle pourraient entraîner une mauvaise détermination des biens, comporter un risque de responsabilité juridique et se traduire par des occasions manquées de maximiser les avantages possibles.

1.4 Portée de l'audit

1.4.1 L’audit a permis d’examiner les pratiques de gestion en vigueur du 31 mars 2018.
1.4.2 L’équipe d’audit s’est concentrée sur les mesures de contrôle administrées par le Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation. Par conséquent, les domaines suivants n’ont pas été évalués dans le cadre de l’audit :
- Sécurité physique : bien que la sécurité physique soit un domaine de contrôle important en matière de protection de la propriété intellectuelle d’AAC, il s’agit d’une responsabilité conjointe de la direction du centre de recherche et du service de la sécurité ministérielle, et elle est propre à chaque centre;
- Programme de participants à la recherche étrangers : l’administration des chercheurs étrangers dans les installations d’AAC est gérée par la Division de l’engagement international de la Direction générale des sciences et de la technologie;
- Stratégies scientifiques : bien que la propriété intellectuelle et le transfert des connaissances aient été des facteurs dans l’établissement des stratégies scientifiques, l’orientation scientifique est plus vaste que le rôle du Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation;
- Processus de promotion des sciences : le processus de promotion des chercheurs scientifiques d’AAC a été vérifié par le Bureau de l’audit et de l’évaluation en 2016. L’audit s’est passé en revue dont la façon les demandes de promotion étaient évaluées afin de déterminer l’innovation, la productivité, l’incidence et la reconnaissance des scientifiques;
- Perception des redevances : le Bureau de l’audit et de l’évaluation est prévu pour effectuer un audit du Cadre de contrôle des revenus en 2020;
- Gestion de la propriété intellectuelle non scientifique et non technologique : la propriété intellectuelle découle des activités réalisées à l’échelle d’AAC. Seule la propriété intellectuelle scientifique et technologique est incluse dans la portée du présent audit.

1.5 Stratégie d'audit

1.5.1 La stratégie et la méthode d’audit étaient fondées sur le risque, et elles étaient conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de même qu’au Rendement de la vérification interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté afin de conclure envers l’objectif. L’audit a été mené selon un programme d’audit qui définissait les tâches à effectuer pour l’évaluation de chaque secteur d’intérêt.
1.5.2 Les secteurs d’intérêt axés sur le risque suivants ont été relevés :
- Formation et orientation : des politiques et des procédures ainsi que des activités de formation et sensibilisation sont en place pour favoriser la détermination et la protection de propriété intellectuelle; celles ci s’harmonisent avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique et l’Initiative de science ouverte;
- Détermination, protection et transfert : des processus et des contrôles adéquats sont en place pour déterminer, protéger et transférer la propriété intellectuelle dans l’intérêt du Canada;
- Surveillance et rapports : des activités de surveillance des accords actifs sur la propriété intellectuelle et d’établissement de rapports sur les avantages globaux pour le Canada ont lieu de façon régulière.
1.5.3 Les données probantes de l’audit ont été recueillies par divers moyens, notamment l’examen et l’analyse des documents pertinents, l’échantillonnage et l’examen des accords du Bureau de la propriété intellectuelle et commercialisation, et des entrevues.

1.6 Travail supplémentaires d'audit

1.6.1 En plus d’effectuer l’audit, le Bureau de l’audit et de l’évaluation a également fourni au Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation les documents suivants :
- Schémas des processus opérationnels : pour comprendre les mesures de contrôle actuelles en matière de divulgation détaillée des inventions et les processus liés à la protection des obtentions végétales, l’équipe d’audit a élaboré des schémas des processus opérationnels, lesquels ont été validés auprès du Bureau de la propriété intellectuelle et commercialisation;
- Analyse comparative : afin de fournir des renseignements à l’appui de l’audit, les pratiques de gestion de la propriété intellectuelle de trois ministères et organismes à vocation scientifique ont été évaluées.
1.6.2 Les sections pertinentes du présent rapport d’audit comprennent des renseignements tirés de l’analyse comparative afin de mettre en évidence les pratiques des ministères et organismes à vocation scientifique.

1.7 Conclusion

1.7.1 La gestion de la propriété intellectuelle d’AAC dans les domaines des sciences et de la technologie est efficace et conforme aux pratiques exemplaires et aux politiques et orientations pertinentes. L’équipe d’audit a cerné des possibilités d’amélioration en ce qui a trait à la formation des chercheurs scientifiques et à la production de rapports sur le rendement.

1.8 Énoncé de conformité

1.8.1 Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures d‘audit suffisants et appropriés ont été suivis, et des éléments de preuve, recueillis, pour étayer l’exactitude de la conclusion établie et énoncée dans le présent rapport. La conclusion repose sur une comparaison des circonstances qui prévalaient à l’époque en regard des critères d‘audit préétablis et convenus avec la direction. La conclusion ne s’applique qu’à l’entité vérifiée.
1.8.2 Le présent audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections qui suivent présentent les principales observations qui s’appuient sur les éléments probants et sur l’analyse liée à l’audit. En ce qui a trait aux observations faisant état d’une possibilité d’amélioration, des recommandations ont été formulées et sont assorties des réponses de la direction, notamment :

un plan d'action pour donner suite à chacune des recommandations;
un responsable de la mise en œuvre du plan d'action;
une date butoir pour l'achèvement de la mise en œuvre du plan d'action.

Formation et orientation

Secteur d'intérêt : des politiques et des procédures ainsi que des activités de formation et de sensibilisation sont en place pour favoriser la détermination et la protection de la propriété intellectuelle; celles ci s’harmonisent avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique et l’Initiative de science ouverte.

Travail d'audit effectué : pour évaluer le critère ci-dessus, l’équipe d’audit a examiné les documents fournis et interrogé le personnel de la Direction générale des sciences et de la technologie.

2.1 Formation des chercheurs et des gestionnaire scientifiques

2.1.1 La formation sur la propriété intellectuelle représente la principale mesure de contrôle pour s’assurer que les chercheurs qui produisent la propriété intellectuelle savent qu’il s’agit d’un bien précieux de l’État qui devrait être divulgué et protégé conformément aux procédures établies.
2.1.2 Conformément au Cadre de gestion de la propriété intellectuelle d’AAC, il est important que les chercheurs et les gestionnaires scientifiques sont au courant que toutes les questions de propriété intellectuelle et que l’élaboration des ententes relatives à la propriété intellectuelle devraient relever centralement du Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation. En outre, les chercheurs et les gestionnaires scientifiques devraient savoir que les ententes doivent être approuvées par l’autorité appropriée. Le besoin de mieux sensibiliser les chercheurs à la propriété intellectuelle a été relevé par la direction, et les auditeurs ont observé des exemples de cas où des chercheurs ont signé des ententes de propriété intellectuelle sans faire appel au pouvoir de signature approprié ou au Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation.
2.1.3 Les auditeurs ont été informés que le Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation collabore régulièrement avec les chercheurs et les gestionnaires scientifiques. Par exemple, l’audit a permis d’observer dans les dossiers des comités que la direction du Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation présente des exposés aux gestionnaires scientifiques dans les comités de la Direction générale des sciences et de la technologie. Lorsque de nouveaux chercheurs se joignent à AAC, l’agent de commercialisation local présente les services et les ressources fournis par le Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation. À la suite des entrevues réalisées et de l’examen d’un échantillon d’ententes de gestion du rendement (EGR), l’équipe d’audit a constaté que les agents de commercialisation sont tenus d’offrir au moins une séance de formation sur la propriété intellectuelle aux centres de recherche auxquels ils sont affectés chaque année. De plus, le Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation a créé un dépôt en ligne centralisé des documents de formation sur la propriété intellectuelle à l’intention des agents de commercialisation.
2.1.4 Lorsque des agents de commercialisation donnent une formation à l’échelon local, ils en informent leur chef d’équipe aux fins de suivi du rendement. L’équipe d’audit été informée que le Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation ne fait pas de suivi centralisé des chercheurs et des gestionnaires scientifiques qui ont reçu une formation, de la formation suivie et de la date à laquelle celle ci a été donnée. La direction a déclaré que la formation ne fait l’objet d’un suivi que si elle est obligatoire, comme la formation sur l’éthique en matière de droit d’auteur et de publications. Des sondages sur la satisfaction post formation ne sont pas menés systématiquement sur la formation offerte afin d’évaluer son efficacité et les aspects à améliorer.
2.1.5 Le Manuel de prise de décisions en matière de propriété intellectuelle d’AAC (2009) ne précise pas clairement qui est responsable de la conception, de l’exécution et du suivi de la formation sur la propriété intellectuelle. La formation sur la propriété intellectuelle ne fait pas partie des responsabilités du Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation.
2.1.6 L’approche adoptée par AAC en matière de formation des chercheurs ressemble à celle des trois ministères et organismes à vocation scientifique faisant partie de l’analyse comparative de l’audit. Les organismes ont indiqué que l’activité de sensibilisation principale représente le lien qui unit les membres de l’équipe locale de propriété intellectuelle (appelés agents de commercialisation à AAC) et le personnel du centre de recherche. Tous les organismes complètent cette relation de travail en offrant l’accès à des renseignements sur la propriété intellectuelle, comme un site intranet et des articles du bulletin des employés. Un organisme a fait remarquer qu’il tient régulièrement des journées d’intégration pour assurer l’uniformité des messages.
2.1.7 Compte tenu que la formation à AAC n’est pas offerte de façon uniforme ou régulière et qu’elle ne fait l’objet d’aucun suivi, l’audit n’a pas pu tirer de conclusions sur l’efficience et l’efficacité de la formation sur la propriété intellectuelle ou sur le taux de réussite de la formation.
2.1.8 Il y a un risque que la propriété intellectuelle de valeur peut être dénoncé avant terme à l’extérieur d’AAC, mettant en danger la capacité de protéger les inventions. La formation sur les rôles et responsabilités des chercheurs liées à la protection de la propriété intellectuelle, est constitué la principale mesure de contrôle pour réduire ce risque.

Recommendation 1 – Formation des chercheurs scientifiques

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des sciences et de la technologie devrait offrir une formation régulière et uniforme sur les principes de la propriété intellectuelle, qui fait l’objet d’une surveillance centralisée.

Réponse de la direction et plan d'action : en accord.

La Direction générale des sciences et de la technologie adoptera une approche systématique en matière de prestation de la formation sur la propriété intellectuelle en officialisant un plan de formation. Le plan de formation sera élaboré par compilation des sujets en fonction des besoins de formation de chaque centre et en veillant à ce que les éléments de base de la propriété intellectuelle soient intégrés dans le plan. La Direction générale des sciences et de la technologie veillera à ce que les séances de formation soient présentées de façon uniforme en collaborant avec les directeurs, recherche, développement et technologie, pour s’assurer que les chercheurs y participent.

Des séances de formation seront offertes à la communauté scientifique d’AAC dans l’Espace de travail du savoir du Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation.

Une base de données centrale contenant des renseignements sur la formation offerte et les participants sera élaborée, mise en œuvre et tenue à jour.

Des sondages sur la satisfaction post formation seront utilisés pour évaluer l’efficacité du programme de formation. Le programme sera modifié en conséquence.

Responsable(s) : sous ministre adjoint, Direction générale des sciences et de la technologie.
(Direction générale des sciences et de la technologie, directeur général, Direction des partenariats et de la planification, et directeurs généraux régionaux)

Date de délai prévu :

Programme de formation centralisée : décembre 2018

Base de données : septembre 2019

Sondage : décembre 2018

2.2 Formation des agents de commercialisation

2.2.1 La direction du Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation surveille de près sa capacité en ressources humaines. Elle a indiqué que 25 % des employés du Bureau sont actuellement admissibles à la retraite, et que 50 % y seront admissibles au cours des cinq prochaines années. La direction a souligné que pour attirer de nouveaux employés, le Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation offre actuellement la troisième édition du Programme de perfectionnement des agents de commercialisation. Les stagiaires suivent une formation en cours d'emploi de 12 mois afin d'acquérir les connaissances, les compétences et l'expérience nécessaires pour être des agents de commercialisation compétents. Lorsqu'ils ont terminé le programme, les stagiaires doivent présenter une demande d'emploi comme agents de commercialisation dans le cadre d'un concours. Ce programme permet également aux agents de commercialisation principaux d'acquérir des compétences en leadership en leur offrant des possibilités de supervision et d'encadrement.
2.2.2 Le programme de formation d'AAC à l'intention des agents de commercialisation était conforme à celui des trois ministères et organismes à vocation scientifique retenus et évalués dans le cadre de l'analyse comparative de l'audit. Dans tous les organismes, la formation en cours d'emploi était le principal mécanisme de formation. Tout comme AAC, un organisme a également souligné l'importance du mentorat des membres subalternes de l'équipe par des membres de l'équipe plus expérimentés.
2.2.3 La direction du Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation surveille les défis qu'elle doit relever en matière de ressources humaines et elle a mis en œuvre un programme de perfectionnement proactif pour les nouveaux agents de commercialisation.

Détermination, protection et transfert

Secteur d'intérêt : des processus et des contrôles adéquats étaient en place pour déterminer, protéger et transférer la propriété intellectuelle dans l’intérêt du Canada.

Travail d'audit effectué : pour évaluer le critère ci dessus, l’équipe d’audit a examiné :

le processus d’élaboration et d’approbation des accords pour les types d’accords sélectionnés au cours de la phase d’évaluation des risques de l’audit ‒ ententes de collaboration en matière de recherche et de développement, accords de transfert de matériel et ententes nationales de participants à la recherche;
le processus de divulgation des inventions et les documents portant sur les des décisions de protection;
le processus d’élaboration et d’approbation des contrats de licence.

Dans le cas où des échantillons de dossiers ont été examinés, certains dossiers ont été choisis à partir de l’ensemble en fonction de l’emplacement géographique et de l’agent de commercialisation afin d’obtenir un point de vue pancanadien.

2.3 Ententes de collaboration en matière de recherche et de développement

2.3.1 Les chercheurs d’AAC travaillent fréquemment avec des parties de l’extérieur dans le cadre de recherches concertées. Ce travail est défini dans les ententes de collaboration en matière de recherche et de développement (ECRD), qui sont des accords juridiquement contraignants entre deux ou plusieurs parties cherchant à travailler en collaboration sur un projet de recherche en vue d’atteindre des objectifs communs et de partager les avantages et les risques qui en découlent. Ces ECRD peuvent être conclues dans le cadre de projets liés aux programmes de contribution d’AAC ou lorsque l’industrie ou le milieu universitaire demande une expertise scientifique d’AAC. Les dispositions relatives à la propriété intellectuelle sont un élément clé des ECRD.
2.3.2 Les ECRD sont élaborées par le Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation d’AAC au nom des chercheurs du Ministère afin de faciliter la gestion des projets concertés.
2.3.3 L’équipe d’audit a examiné les processus d’élaboration et d’approbation d’un échantillon de sept ECRD sur un ensemble de 107 ententes, et a constaté qu’un processus d’élaboration uniforme des ententes était en place. L’approbation des ententes était effectuée par des personnes autorisées, et le processus faisait l’objet d’un suivi aux fins du respect des normes de service au moyen d’une boîte de réception centralisée pour le suivi des ententes. Les documents relatifs aux ententes étaient conservés dans le système d’information sur la propriété intellectuelle du Ministère. À ce titre, l’équipe d’audit a déterminé qu’AAC dispose de procédures adéquates en matière d’élaboration et d’approbation des ententes de collaboration.

2.4 Accords de transfert de matériel

2.4.1 À tout moment au cours de leurs activités de recherche scientifique, les chercheurs d’AAC peuvent devoir transférer du matériel à l’intérieur ou à l’extérieur du Ministère. Lorsque le matériel consiste en des éléments de propriété intellectuelle protégés, un accord officiel de transfert de matériel doit être en place pour accéder à la propriété intellectuelle tierce propriétaire ou permettre l’utilisation de la propriété intellectuelle d’AAC. Ces accords devraient traiter des conséquences de l’utilisation de la propriété intellectuelle sur la recherche et le développement, ainsi que des droits de propriété, de contrôle, d’exploitation et de transfert de toute propriété intellectuelle qui en découle.
2.4.2 L’équipe d’audit a examiné les processus d’élaboration et d’approbation d’un échantillon de sept accords de transfert de matériel sur un ensemble de 272 accords^{note de bas de page 3}, et a constaté que les échantillons d’accords étaient rédigés par un agent de commercialisation ou un chef d’équipe conformément aux procédures officielles. Tous les accords de transfert de matériel évalués étaient approuvés par des fonctionnaires autorisés d’AAC. Les renseignements relatifs aux accords de transfert de matériel faisaient l’objet d’un suivi dans le système d’information sur la propriété intellectuelle du Ministère. À ce titre, l’équipe d’audit a déterminé que des processus adéquats sont en place pour élaborer des accords de transfert de matériel à l’intérieur et à l’extérieur d’AAC.

2.5 Ententes de participants à la recherche

2.5.1 Tous les travailleurs invités (employés ne faisant pas partie du gouvernement du Canada) devraient signer une entente de participants à la recherche, notamment tous les étudiants universitaires qui effectuent des recherches dans l’une des installations d’AAC. En accueillant des chercheurs invités, AAC profite d’une expertise scientifique pour mener à bien des projets de recherche.
2.5.2 AAC a deux processus de gestion des chercheurs invités : le Programme de participants à la recherche étrangers qui gère les visiteurs de pays étrangers, et le Programme national de participants à la recherche qui gère les visiteurs du Canada. Il existe un processus défini de mobilisation des participants nationaux à la recherche qui est géré par le Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation à l’aide d’une plateforme en ligne.
2.5.3 L’équipe d’audit a examiné les processus d’élaboration et d’approbation d’un échantillon de trois ententes nationales de participants à la recherche sur un ensemble de 30 ententes^{note de bas de page 4}, et elle a constaté que, d’après l’analyse de l’échantillon, des modèles normalisés étaient utilisés, les ententes respectaient des étapes d’examen et d’approbation uniformes, et les renseignements faisaient l’objet d’un suivi dans le système d’information sur la propriété intellectuelle du Ministère. L’équipe d’audit a confirmé que les chercheurs invités possédaient une cote de sécurité valide avant le début des travaux dans les installations de recherche d’AAC. À ce titre, l’équipe d’audit a établi que les processus d’élaboration et d’approbation des ententes nationales de participants à la recherche sont documentés et suivis de façon uniforme.

2.6 Divulgation des Inventions et décisions en matière de protection

2.6.1 Une invention est une application de connaissances nouvelles, utiles et non évidentes. En vertu de la Loi sur les inventions des fonctionnaires, les fonctionnaires sont tenus de divulguer et de signaler les inventions mises au point ou conçues dans le cadre de leur emploi.
2.6.2 AAC a défini un processus officiel de divulgation des inventions par les employés, qui a été mis à jour en 2016. Selon ce processus, les inventeurs doivent faire une divulgation immédiatement après l’invention et avant toute publication afin de permettre une évaluation des répercussions possibles de la publication sur le potentiel de marché et les exigences en matière de protection.
2.6.3 Les inventions doivent faire l’objet d’une évaluation rigoureuse afin de déterminer si le coût associé à la protection est justifié. Lorsqu’on protège la propriété intellectuelle, il faut le faire d’une manière qui remplit la mission et les objectifs d’AAC et qui préserve la nature et la valeur économique de sa propriété intellectuelle dans l’intérêt du Canada. La protection de la propriété intellectuelle peut être nécessaire pour inciter l’exploitation commerciale d’une nouvelle technologie. La décision de protéger officiellement la propriété intellectuelle est prise à la suite de sa divulgation par un processus d’évaluation. Lorsque la décision de protéger la propriété intellectuelle est prise et que la forme de protection est déterminée, l’agent de commercialisation désigné entame le processus officiel de dépôt de la demande de protection recommandée.
2.6.4 L’équipe d’audit a examiné un échantillon de deux divulgations d’invention sur un ensemble de 10 divulgations^{note de bas de page 5}, et elle a constaté que, d’après l’analyse de l’échantillon, des modèles normalisés étaient utilisés pour documenter les évaluations technologiques et les décisions en matière de protection. En outre, les renseignements faisaient l’objet d’un suivi dans le système d’information sur la propriété intellectuelle du Ministère. Par conséquent, l’équipe d’audit a déterminé qu’AAC a mis en place un processus adéquat de divulgation des inventions pour favoriser la détermination et l’évaluation proactives des inventions.

2.7 Contrats de licence

2.7.1 Lorsque les travaux scientifiques sont terminés et prêts à être transférés à l’industrie, des contrats de licence sont conclus entre AAC et la partie qui souhaite utiliser la propriété intellectuelle d’AAC. AAC utilise deux types de licences : la licence de transfert de technologie pour le transfert d’inventions non végétales et la licence de protection des obtentions végétales pour le transfert de nouvelles variétés végétales. AAC doit trouver les moyens les plus efficaces de transférer les nouvelles connaissances et d’optimiser les avantages pour le Canada.
2.7.2 Lorsqu’il octroie des licences pour de nouvelles technologies, AAC sollicite des propositions de tiers, aussi bien par des moyens passifs (p. ex. sollicitation sur des sites Web) que par des moyens actifs (p. ex. publipostage). AAC évalue les propositions reçues afin d’établir l’expertise de la tierce partie et sa capacité de réussir à commercialiser la technologie de manière à optimiser les avantages pour le Canada.
2.7.3 Comme il est indiqué dans le Guide d’exploitation de la propriété intellectuelle, la Direction générale des sciences et de la technologie accorde des licences de protection des obtentions végétales dans le cadre d’un processus annuel ouvert de demande de propositions. Le choix du titulaire de licence repose sur une évaluation de la stabilité financière, des capacités de marché et de distribution, du sens de la gestion et de l’expertise scientifique.
2.7.4 L’audit a examiné les processus d’élaboration et d’approbation d’un échantillon de quatre contrats de licence de protection des obtentions végétales sur un ensemble de 79 contrats^{note de bas de page 6}. Selon l’analyse des dossiers échantillonnés, les obtentions ont été offertes à l’industrie dans le cadre d’un processus de demande de propositions, les propositions ont été évaluées et les décisions ont été documentées. L’examen des dossiers a démontré que des modèles normalisés étaient utilisés, que les ententes étaient rédigées après avoir franchi des étapes d’examen et d’approbation uniformes, et que les renseignements faisaient l’objet d’un suivi dans le système d’information sur la propriété intellectuelle du Ministère. Par conséquent, l’équipe d’audit a déterminé qu’AAC a mis en place des processus adéquats pour solliciter des propositions d’utilisation de la PI d’AAC, les évaluer et établir des contrats de licence.

Surveillance et rapports

Secteur d'intérêt : Le contrôle des accords actifs sur la propriété intellectuelle et d’établissement de rapports sur les avantages globaux pour le Canada ont été conduit de façon régulière.

Travail d'audit effectué : pour évaluer le critère ci-dessus, l’audit a examiné les documents fournis et interrogé le personnel du Bureau de la propriété intellectuelle et de commercialisation et celui de la Direction générale des sciences et de la technologie.

2.8 Surveillance des ententes actives

2.8.1 Des agents de commercialisation ainsi que le coordonnateur du système d’information sur la propriété intellectuelle assurent la surveillance continue des ententes. Des rapports hebdomadaires sont rédigés pour suivre le cycle de vie des licences et des ententes actives. Ces rapports de surveillance présentent des renseignements importants comme la date d’exécution et la date de fin des ententes, ainsi que les collaborateurs participant à l’entente. Les rapports sont communiqués aux fins d’information à une liste de distribution établie des parties intéressées au Ministère, notamment à tous les directeurs généraux de la Direction générale des sciences et de la technologie.
- Contrôle de Transfer de licence technologique : l’approche au contrôle de Transfer de licence technologique a été mise à jour en mai 2018, pour assurer qu’il y a une meilleure communication entre les officiers de commercialisation et les finances. Un registre de dépistage centralisé permet à un agent administratif d’aviser les officiers de commercialisation quand les déclarations de redevance de licencié sont dues. Les officiers de commercialisation sont responsables de vérifier les déclarations de redevance pour assurer la raisonnabilité d’unité vendues et l’exactitude de taux de redevance. Les finances sont responsable d’aviser les officiers de commercialisation quand il est temps d’envoyer une facture à un licencié.
- Contrôle de licence de Protection des obtentions végétales : l’équipe d’audit a observé qu’il y a un processus documenté pour le contrôle et l’annulation de la Protection des obtentions végétales. Le Bureau de la propriété intellectuelle et la commercialisation contrôle les reçus de redevances soumis par les licenciés et évalue le caractère de paiements de redevance. Au cas où les redevances sont moins que le coût pour entretenir la protection, le Bureau de la propriété intellectuelle et la commercialisation avec des éleveurs et des licenciés pour coordonner l’annulation de registre varié.
2.8.2 Comme il est indiqué dans la portée de la vérification au point 1.4.2, cette vérification n’a pas évalué le caractère raisonnable des revenues perçues, car cela pourrait être pris en compte dans la vérification prévue du cadre de contrôle des revenues pour 2020.

2.9 Surveillance des licences de transfert de technologie

2.9.1 L’approche adoptée en matière de surveillance des licences de transfert de technologie a été mise à jour en mai 2018 afin d’améliorer la communication entre les agents des finances et les agents de commercialisation. Une feuille de calcul de suivi centralisée permet à un agent administratif d’aviser les agents de commercialisation lorsque les déclarations de redevances des titulaires de licence arrivent à échéance. Les agents de commercialisation doivent vérifier les déclarations de redevances pour s’assurer du caractère raisonnable des unités vendues et de l’exactitude du taux de redevance. Il incombe aux Finances d’aviser les agents de commercialisation lorsqu’il est temps d’envoyer une facture à un titulaire de licence.

2.10 Surveillance des licences de protection des obtentions végétales

2.10.1 L’équipe d’audit a observé qu’il existe un processus documenté de surveillance de la protection des obtentions végétales et de retrait d’enregistrement.
2.10.2 Le Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation surveille les reçus de redevances soumis par les titulaires de licence et évalue le caractère raisonnable des paiements de redevances. Si les redevances sont inférieures au coût du maintien de la protection, le Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation collabore avec les sélectionneurs et les titulaires de licence pour coordonner les demandes de retrait d’enregistrement des variétés.
2.10.3 Les trois repères évalués des départements et agences fondés sur la science, contrôlent et rapportent leurs indicateurs de performance de propriété intellectuelle à la haute direction. Aucune des organisations de repère ne rapportent pas sur l’impact de leurs activités de propriété intellectuelle (par exemple en termes d’emplois créés, la richesse produite, etc)
2.10.4 Le cadre politique sur la propriété intellectuelle des MOVS fournit des exemples d’avantages qui peuvent être mesurés et rapportés tels que les répercussions sociales, économiques, stratégiques et institutionnelles dans leurs pratiques de gestion de la propriété intellectuelle.
2.10.5 Selon leur mandat, le département devrait considérer des façons d’améliorer le rapport sur l’impact de sa propriété intellectuelle, conformément au Résultats du Gouvernement du Canada et l’ordre du jour de livraison. Ceci démontrera comment la science d’AAC a un impact sur l’économie canadienne et soutient la performance de l’industrie. Sans faire un rapport sur les activités de propriété intellectuelle de l’AAC, les Canadiens ignorent les allocations étant produits d’investissements dans la science.

Recommendation 2 – Établissement de rapports sur le rendement

Le sous-ministre adjoint, Direction générale des sciences et de la technologie, devrait veiller à ce que des rapports réguliers soient établis sur les répercussions de ses activités en matière de propriété intellectuelle, lesquels contribueront à la production des rapports d’AAC sur les résultats et l’exécution.

Réponse de la direction et plan d'action : en accord.
Les mesures du rendement des activités de propriété intellectuelle fondées sur les indicateurs établis pour le programme Agri-Science du Partenariat canadien pour l’agriculture seront utilisées afin de rendre compte des activités et des éléments de propriété intellectuelle. Le rapport portera notamment sur le nombre de divulgations de nouvelles inventions, de nouveaux brevets, de nouveaux droits des sélectionneurs, de secrets commerciaux et de nouveaux contrats de licence. Les renseignements contenus dans le rapport susmentionné, comme le nombre de nouveaux contrats de licence, sont un bon indicateur du niveau d’utilisation des éléments de propriété intellectuelle d’AAC par l’industrie. Ces paramètres sont reconnus pour permettre le suivi efficace d’un portefeuille de propriété intellectuelle dynamique.

Ces indicateurs de rendement seront communiqués à l’agent principal des résultats et de l’exécution de la Direction générale de la gestion intégrée afin d’orienter les rapports ministériels, notamment les rapports sur les résultats et l’exécution d’AAC.

Tout en continuant d’assurer l’équilibre des avantages des secrets commerciaux, des brevets et des droits des sélectionneurs, la Direction générale des sciences et de la technologie veillera à promouvoir régulièrement la réussite. Par exemple, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des sciences et de la technologie fera la promotion de ses réussites en matière de propriété intellectuelle et de ses nouveaux biens dans sa publication annuelle, intitulée Innovations en agriculture.

Responsable(s) : sous ministre adjoint, Direction générale des sciences et de la technologie.
(Directeur général, Direction des partenariats et de la planification)

Date d'achèvement prévue : avril 2019

Annexe A : Secteurs d'intérêt

Formation et orientation : des politiques et des procédures et des activités de formation et de sensibilisation sont en place pour favoriser la détermination et la protection de la propriété intellectuelle; celles ci s’harmonisent avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique et l’Initiative de science ouverte;
Détermination, protection et transfert : des processus et des contrôles adéquats sont en place pour déterminer, protéger et transférer la propriété intellectuelle dans l’intérêt du Canada;
Surveillance et rapports : des activités de surveillance des accords actifs sur la propriété intellectuelle et d’établissement de rapports sur les avantages globaux pour le Canada ont lieu de façon régulière.