Audit du contrôle des stocks des centres de recherche et de développement

Sommaire

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) utilise les actifs pour s’acquitter de son mandat, y compris les activités de recherche menées à ses centres de recherche et de développement (CRD). La Direction générale des sciences et de la technologie (DGST) effectue des recherches à 20 CRD et 30 emplacements satellites partout au Canada, et la gestion des actifs qui s’y trouvent est une responsabilité partagée entre la DGST et la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI). Ces biens comprennent l’équipement de laboratoire scientifique, l’équipement agricole et les véhicules.

AAC tient un registre de ses avoirs dans son système de gestion financière SAP. Les actifs sont comptabilisés dans le SAP à titre d’immobilisations ou de biens de faible valeur (autres que des immobilisations). Les immobilisations ont une durée de vie utile de plus d’un an et un coût par article de plus de 10 000 $. Au 31 mars 2023, AAC détenait des immobilisations dont la valeur comptable nette était d’environ 478,6 millions de dollars. Le présent audit a mis l’accent sur les catégories d’immobilisation suivantes : « machinerie et équipement » et « véhicules ». La valeur comptable nette des immobilisations de ces catégories était de 88,3 millions de dollars. Les actifs de faible valeur sont des biens autres que des immobilisations dont la valeur est inférieure à 10 000 $ et qui sont passés en charge au moment de la réception.

L’audit a été intégré au Plan 2023-2024 du Bureau de la vérification et de l’évaluation en raison du caractère substantiel des avoirs du ministère et des préoccupations concernant la possibilité que les biens régionaux soient perdus, endommagés, volés ou utilisés à mauvais escient étant donné la vérification physique limitée de ceux-ci pendant la pandémie.

L’audit visait à garantir que les mesures de contrôle liées à la gestion des actifs en place dans les CRD d’AAC permettaient d’appuyer efficacement la réalisation des objectifs ministériels et étaient conformes aux politiques et aux lignes directrices applicables du Conseil du Trésor et d’AAC.

Nous avons examiné les mécanismes de gouvernance et de surveillance pour la gestion des actifs ainsi que le cadre de gestion du matériel du ministère, ce qui comprend les mesures de contrôle et les processus en place pour soutenir la gestion des actifs dans les CRD d’AAC.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que des pratiques de contrôle interne étaient en place afin de promouvoir la gestion efficace des actifs. Cependant, les points suivants pouvaient être améliorés :

l’orientation politique globale ainsi que les procédures pour l’étiquetage et la certification des biens dont la valeur est inférieure à 10 000 $;
la formation et la sensibilisation en matière de gestion des actifs;
les processus de réattribution des biens à d’autres gardiennes et gardiens des actifs.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

AAC utilise les actifs pour s’acquitter de son mandat, y compris les activités de recherche menées à ses CRD. Ces biens comprennent l’équipement de laboratoire scientifique, l’équipement agricole et les véhicules. La DGST effectue des recherches à 20 CRD et 30 emplacements satellites partout au Canada, et la gestion des actifs qui s’y trouvent est une responsabilité partagée entre la DGST et la DGGI.

En tant que ministère du gouvernement fédéral, AAC doit respecter les exigences et les attentes énoncées dans les lois, politiques et directives pangouvernementales, et doit se conformer à celles-ci. Le ministère doit s’assurer que ses actifs sont gérés d’une manière qui permet de faciliter l’exécution des programmes et la prestation de services aux Canadiennes et Canadiens, tout en assurant l’optimisation des ressources pour l’État, conformément à la Directive sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor.

La Division de l’approvisionnement et de la gestion du matériel, au sein de la DGGI, est responsable de fournir des conseils relatifs à l’approvisionnement et à la gestion du matériel ainsi qu’une orientation aux gardiennes et gardiens des actifs (personnes chargées de gérer et de protéger les actifs). Ces personnes, que l’on retrouve dans les CRD partout au Canada, bénéficient de l’appui de spécialistes régionaux de la gestion du matériel au sein de la Direction des services intégrés (DSI). Dans les CRD, environ 90 % des gardiennes et gardiens de la machinerie et de l’équipement proviennent de la DGST (personnel de recherche dans les laboratoires et les fermes expérimentales). Les gardiennes et gardiens des actifs de la DGST et les spécialistes de la gestion du matériel de la DGGI partagent la responsabilité de la gestion des actifs dans les CRD.

AAC tient un registre de ses avoirs dans son système financier SAP. Les immobilisations ont une durée de vie utile de plus d’un an et un coût par article de plus de 10 000 $. Au 21 mars 2023, la valeur comptable nette de ces immobilisations était d’environ 478,6 millions de dollars. Les actifs de faible valeur sont des biens dont la valeur est inférieure à 10 000 $. Ces biens autres que des immobilisations sont passés en charge au moment de la réception.

1.2 Contexte du risque

Les biens matériels fédéraux sont des ressources ministérielles essentielles utilisées dans l’exécution des activités du gouvernement. Pour maintenir la confiance du public, il est important de veiller à ce que les actifs d’AAC soient gérés d’une manière qui témoigne d’une intendance saine et de l’optimisation des ressources, conformément aux politiques du Conseil du Trésor. Afin de prendre de bonnes décisions relatives aux actifs, celles-ci devraient être fondées sur des registres des actifs qui sont exacts.

La pandémie a occasionné des problèmes dans la capacité à effectuer la vérification physique habituelle des actifs et à assurer des mesures de protection matérielle, ce qui a soulevé des préoccupations concernant la possibilité que l’équipement soit perdu, endommagé, volé ou utilisé à mauvais escient.

Dans le cadre d’une évaluation des risques, l’équipe d’audit a cerné 2 critères devant faire l’objet d’un examen plus poussé :

Critère 1 – Gouvernance et surveillance : des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance sont en place pour soutenir la gestion des actifs dans les centres de recherche et de développement.
Critère 2 – Cadre de gestion du matériel : un cadre de gestion du matériel à l’échelle du ministère comportant des processus, des systèmes et des mesures de contrôle est établi, mis en œuvre et tenu à jour.

1.3 Objectif, portée et approche de l’audit

Le présent audit visait à garantir que les mesures de contrôle liées à la gestion des actifs en place dans les CRD d’AAC permettaient d’appuyer efficacement la réalisation des objectifs ministériels et étaient conformes aux politiques et aux lignes directrices applicables du Conseil du Trésor et d’AAC.

La portée de l’audit comprenait des immobilisations dont la valeur était de 10 000 $ ou plus ainsi que des biens de faible valeur autres que des immobilisations (valeur supérieure à 1 000 $, mais inférieure à 10 000 $). Les catégories d’immobilisation étaient les suivantes :

machinerie et équipement (par exemple, matériel de récolte, outils et équipement de laboratoire);
véhicules (y compris, entre autres, les remorques, les motocyclettes et les tracteurs).

Les véhicules du parc automobile ne faisaient pas partie de la portée, car ces biens sont gérés séparément par la Gestion nationale du parc automobile de la DSI (DGGI), et sont régis par des exigences particulières du Conseil du Trésor.

Nous avons recueilli des éléments de preuve en employant diverses méthodes, notamment des entretiens avec les gestionnaires et le personnel d’AAC, des analyses des documents et des processus en matière de gestion du matériel, ainsi que des visites sur place dans un site pilote et 3 principaux CRD (y compris leurs emplacements satellites connexes). Un quatrième CRD a fait l’objet d’une vérification virtuelle.

L’Annexe A : À propos de l’audit donne plus de précisions sur l’objectif, la portée, les critères et l’approche de l’audit.

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

2.1 Gouvernance et surveillance

Nous avons vérifié si des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance étaient en place pour appuyer la gestion des actifs dans les CRD.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que des mécanismes de gouvernance et de surveillance étaient en place pour appuyer la gestion des actifs dans les CRD. Cependant, la politique principale sur la gestion des actifs n’était pas à jour et des lacunes ont été décelées dans les documents d’orientation en ce qui concerne l’étiquetage et la certification des biens de faible valeur. On a aussi trouvé une lacune en ce qui concerne la connaissance de la formation obligatoire qui doit être suivie par les spécialistes de la gestion du matériel.

2.1.1 Politiques et procédures

Constatations de l’audit

Nous avons remarqué que les directives de soutien à l’égard des procédures de fin d’année, de l’utilisation du système SAP et de la surveillance des contrôles de sécurité matérielle étaient consignées et accessibles aux membres du personnel.

La politique principale du ministère sur la gestion des actifs n’était pas à jour.

La Politique en matière de planification, de gestion et de comptabilisation des biens d’AAC constitue l’outil principal pour la gestion des actifs. Cependant, sa dernière révision remonte à 2000.
La politique comportait des renvois à des comités et à des structures de gouvernance obsolètes ainsi que des liens inactifs vers des documents à l’appui.
Elle précisait des rôles et responsabilités inexacts. Par exemple, elle indiquait que la certification des actifs matériels était effectuée par la gardienne ou le gardien des actifs. Dans la pratique, cette fonction est assurée par l’agent de gestion du matériel.

Pourquoi cela est-il important?

Des politiques et lignes directrices à jour qui définissent clairement les attentes en matière de gestion des actifs permettent de garantir l’établissement de rapports financiers exacts et l’adoption de pratiques uniformes dans l’ensemble des CRD.

En plus des constatations susmentionnées, nous avons remarqué que les directives clés visant à faciliter la gestion des actifs n’étaient pas claires ou étaient manquantes en ce qui concerne l’étiquetage et la certification des biens de faible valeur. Ces éléments sont décrits dans les prochaines sections.

2.1.1.1 Étiquetage des biens

L’étiquetage des biens est le processus où l’on appose une étiquette portant un code à barres (identifiant unique) sur un actif matériel pour pouvoir en assurer le suivi, ainsi que pour effectuer la certification des biens.

Nous avons constaté qu’une étiquette a été apposée sur la plupart des biens. Cependant, des directives sont requises afin que les pratiques souhaitées soient appliquées, et ce, de façon uniforme.

Constatations de l’audit

Lors de nos visites sur place dans les CRD, nous avons remarqué qu’une étiquette avait été apposée sur la plupart des biens examinés. Toutefois, les procédures documentées n’étaient pas claires et les réponses obtenues dans le cadre des entretiens ont révélé la nécessité d’élaborer d’autres directives sur l’étiquetage des biens pour veiller à l’uniformité des pratiques suivies.

Pendant les visites dans les CRD, nous avons choisi au hasard 190 actifs parmi les catégories de matériel faisant partie de la portée. Nous avons constaté qu’aucune étiquette n’avait été apposée sur 37 actifs (19 %) choisis au hasard. Puisque ces actifs n’étaient pas étiquetés, nous n’avons pas été en mesure de les repérer dans le système financier afin de déterminer s’il s’agissait d’immobilisations ou de biens de faible valeur. Les gardiennes et gardiens des actifs ou les membres du personnel des services intégrés sur place pendant les visites étaient incertains de la raison pour laquelle ces biens n’avaient pas été étiquetés.

Les procédures écrites relatives à l’étiquetage des biens n’étaient pas claires, car dans les procédures de fin d’année 2022-2023 concernant l’approvisionnement, il était indiqué que les actifs dont la valeur est de 1 000 $ à 9 999 $ doivent être répertoriés (étiquetés) et entrés dans le système SAP. Toutefois, ces procédures ne prévoient pas la même exigence pour les immobilisations.

D’après les réponses obtenues lors des entretiens, les gardiennes et gardiens des actifs ainsi que les membres du personnel des services intégrés souhaitent recevoir d’autres instructions au sujet des étiquettes à apposer sur les biens, à savoir :

quand une étiquette doit être apposée sur un bien;
qui a la responsabilité d’étiqueter les biens;
quels biens requièrent une étiquette – par exemple, si les accessoires de grande valeur des immobilisations doivent être étiquetés ou si les biens attrayants dont la valeur est inférieure à 1 000 $ doivent être étiquetés;
quelles procédures doivent être suivies pour remplacer ou changer les étiquettes abîmées.

Pourquoi cela est-il important?

Des procédures claires relatives à l’étiquetage des biens permettraient de fournir aux membres du personnel les directives dont ils ont besoin pour favoriser de bonnes pratiques d’intendance. Ainsi, il sera possible de poser les étiquettes sur les biens dans les délais prescrits et d’assurer une surveillance adéquate des actifs, ce qui faciliterait le suivi du déploiement des biens du ministère et réduirait au minimum les possibilités de perte, de vol ou d’utilisation inappropriée. Les améliorations apportées à l’étiquetage pourraient aussi accroître l’efficacité du processus de certification des biens.

2.1.1.2 Certification des biens

La certification des biens est le processus consistant à vérifier l’existence et l’emplacement des actifs matériels pour confirmer l’exactitude des registres financiers dans le SAP et réduire au minimum le risque de perte ou d’utilisation inappropriée des biens.

La Directive sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor exige que les praticiens de la gestion du matériel mettent en œuvre des exercices d’inventaire du matériel en fonction des risques en entreprenant régulièrement la certification des actifs matériels et en comparant les résultats avec les registres des actifs.

Des exigences et des processus pour effectuer la certification des immobilisations étaient en place. Cependant, aucun suivi n’a été fait dans le cas des actifs n’ayant pas été certifiés à la suite de la vérification physique. Le ministère avait établi des exigences pour la certification des biens dont la valeur est inférieure à 10 000 $. Toutefois, celles-ci n’étaient pas appliquées.

Constatations de l’audit

Nous avons constaté que le ministère avait établi des exigences et des processus pour effectuer la certification des immobilisations. Cependant, aucun suivi n’a été fait dans le cas des immobilisations qui n’avaient pas fait l’objet d’une vérification physique au moment de la certification annuelle. Plus précisément :

le ministère a défini les exigences de la politique à l’égard de la certification annuelle des immobilisations, conformément aux exigences du Conseil du Trésor. Les instructions pour effectuer la certification des immobilisations étaient incluses dans les procédures de fin d’année communiquées aux CRD, et comprenaient des directives pour procéder à l’examen des registres du SAP et apporter les mises à jour nécessaires.
les certifications annuelles de fin d’année des immobilisations ont été effectuées. Le processus a été administré de façon centralisée par la Division de l’approvisionnement et de la gestion du matériel ainsi que par la Division des contrôles financiers, des rapports et de l’attestation, au sein de la DGGI. Les membres du personnel de la DGGI ont procédé à la vérification physique.
en 2021-2022 et en 2022-2023, les immobilisations ont été entièrement certifiées par les CRD, à l’exception de 2 emplacements en 2022-2023 qui n’ont pas été en mesure de certifier tous les biens en raison de circonstances exceptionnelles.
- l’équipe des finances de la DGGI a indiqué que bien qu’elle n’ait pas assuré le suivi des actifs n’ayant pas fait l’objet d’une vérification physique lors de la certification annuelle des immobilisations, elle prévoit faire le suivi des immobilisations non certifiées à l’avenir.
des problèmes liés à la vérification physique des actifs ont été mentionnés dans les réponses obtenues lors des entretiens, notamment les suivants : étiquettes usées ou manquantes, difficulté à trouver les étiquettes, biens non accessibles (en cours d’utilisation ou autres raisons), actifs qui ne sont pas situés à l’endroit indiqué dans le système SAP.

Des exigences ministérielles ont été établies pour la certification des biens dont la valeur est inférieure à 10 000 $. Toutefois, celles-ci n’étaient pas appliquées.

La Directive sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor exige qu’une vérification des actifs matériels et une comparaison des résultats de la vérification avec les registres des actifs soient effectuées régulièrement afin de réduire au minimum le risque associé à la perte, au dommage ou à l’utilisation inappropriée du matériel ainsi qu’à l’accès non autorisé à celui-ci.

La Politique en matière de planification, de gestion et de comptabilisation des biens d’AAC exige d’effectuer tous les 5 ans la certification des biens dont la valeur est inférieure à 10 000 $. Dans la pratique, cette politique n’était pas respectée.

Pourquoi cela est-il important?

Des politiques et lignes directrices à jour relatives à la certification des biens peuvent favoriser l’adoption de pratiques uniformes dans l’ensemble des CRD, ce qui permet par la suite d’assurer l’établissement de rapports financiers exacts.

Recommandation 1

La sous-ministre adjointe, Direction générale de la gestion intégrée, devrait mettre à jour les attentes stratégiques du ministère à l’égard de la gestion des actifs ainsi que concevoir et mettre en œuvre des outils de soutien qui sont conformes à cette directive.

Réponse et plan d’action de la direction : Recommandation acceptée. La Direction générale de la gestion intégrée s’assurera :

de mettre à jour la Politique en matière de planification, de gestion et de comptabilisation des biens d’AAC, notamment les procédures de suivi des immobilisations non certifiées;
d’instaurer l’usage d’un guide de gestion du matériel à l’intention du personnel, et d’y inclure les politiques, directives, procédures, pratiques exemplaires et ressources additionnelles pertinentes visant à aider les employés à s’acquitter efficacement de leurs tâches, notamment les procédures d’étiquetage des biens;
d’examiner et de mettre à jour chaque année le Guide du SAP à l’intention du personnel chargé des achats et de la gestion du matériel, afin de s’assurer que le guide contient des informations pertinentes sur la saisie des données dans le SAP relativement aux opérations de gestion du matériel d’AAC;
de créer un sous-site SharePoint dédié au personnel chargé de la gestion du matériel, accessible via le site SharePoint de la Division de l’approvisionnement et de la gestion du matériel, qui hébergera une collection complète de modèles, de guides et d’outils de travail essentiels à la conduite des activités de gestion du matériel au sein d’AAC;
d’achever le suivi des anomalies détectées lors des certifications d’actifs et de réduire le taux d’erreurs d’une année à l’autre;
d’examiner et de réviser/confirmer les exigences relatives à la certification des actifs de moins de 10 000 $;
de mettre en œuvre des objectifs de certification des actifs mobiliers à hauteur de 80 % en septembre de chaque année, et de 95 % en janvier de chaque année.

Les points susmentionnés nécessiteront une collaboration entre la Division de l’approvisionnement et de la gestion du matériel, la Direction des services intégrés et d’autres secteurs au besoin.

Responsable : Sous-ministre adjointe, Direction générale de la gestion intégrée

Date cible d’achèvement : Mars 2025 (mobilisation), septembre 2025 (communication et mise en œuvre)

2.1.2 Formation et sensibilisation en matière de gestion des actifs

Constatations de l’audit

La plupart des spécialistes de la gestion du matériel ainsi que des gardiennes et gardiens des actifs ont indiqué lors des entretiens que leurs connaissances de la gestion des actifs avaient été acquises grâce à leur expérience de travail. Il existe une formation du Conseil du Trésor qui doit être suivie par les spécialistes de la gestion du matériel, mais le taux d’achèvement du cours était faible.

Trois cours de formation obligatoires sont aussi destinés aux spécialistes de la gestion du matériel, qui sont offerts par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et exigés par le Conseil du Trésor. Cependant, l’exigence relative à cette formation spécialisée obligatoire n’était pas mentionnée dans la Politique en matière de planification, de gestion et de comptabilisation des biens d’AAC ni dans AgriSource (le site intranet du ministère).

Parmi les 14 professionnels en gestion du matériel au sein de la DGGI qui sont entrés en fonction de février 2022 à décembre 2023, 2 (14 %) d’entre eux ont achevé au moins 1 des 3 cours obligatoires.
Les spécialistes de la gestion du matériel étaient au courant de la formation offerte sur le système SAP, mais pas de la formation spécialisée obligatoire sur la gestion du matériel.

Aucune formation spécialisée sur la gestion du matériel destinée aux gardiennes et gardiens des actifs n’était requise, et ces personnes cherchaient à obtenir des conseils supplémentaires quant à leur rôle dans la gestion des actifs. Dans le cadre des entretiens, les gardiennes et gardiens des actifs de même que les spécialistes de la gestion du matériel ont souligné la nécessité d’offrir d’autres documents ou cours de formation définissant les rôles et responsabilités en matière de gestion des actifs.

Pourquoi cela est-il important?

Une sensibilisation accrue aux exigences liées à la formation obligatoire destinée aux spécialistes de la gestion du matériel ainsi que des mécanismes de contrôle permettant de garantir l’achèvement des cours pourraient permettre de renforcer la compréhension des rôles et responsabilités en matière de gestion des actifs. Cela pourra aussi accroître la probabilité que les biens soient gérés de façon adéquate, y compris en ce qui a trait à la protection des actifs.

Recommandation 2

La sous-ministre adjointe, Direction générale de la gestion intégrée, devrait s’assurer que les spécialistes de la gestion du matériel suivent la formation spécialisée obligatoire, et que les rôles et responsabilités liés à l’intendance des biens sont communiqués clairement aux gardiennes et gardiens des actifs.

Réponse et plan d’action de la direction : Recommandation acceptée. En plus d’instaurer un guide de gestion du matériel, la Direction générale de la gestion intégrée s’assurera :

de favoriser une mobilisation ciblée par l’intermédiaire de la Communauté de pratique de l’approvisionnement et de la gestion du matériel d’AAC, qui constitue une plateforme inclusive permettant au personnel de discuter ouvertement, de collaborer sur divers sujets et questions, d’échanger leurs points de vue et leurs idées et de se tenir informé des nouveaux développements;
d’identifier les spécialistes de la gestion du matériel dans chaque centre afin de mettre en œuvre et d’offrir la formation, y compris le contrôle de la progression des employés formés.

Responsable : Sous-ministre adjointe, Direction générale de la gestion intégrée

Date cible d’achèvement : Mars 2025

2.2 Cadre de gestion du matériel

Nous avons vérifié si un cadre de gestion du matériel à l’échelle du ministère comportant des processus, des systèmes et des mesures de contrôle avait été établi, mis en œuvre et tenu à jour conformément à la Directive sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor.

Nous avons sélectionné un échantillon d’immobilisations et d’actifs de faible valeur dans 4 CRD et leurs emplacements satellites, en prenant en considération les derniers résultats des rapports d’incident de sécurité.

En général, nous avons constaté que des pratiques de contrôle interne étaient en place afin de promouvoir la gestion efficace des actifs dans les domaines de l’évaluation, y compris des directives documentées sur les contrôles de sécurité matérielle qui étaient appuyées par la formation obligatoire, et que des politiques et des procédures étaient en place relativement aux biens excédentaires et à l’aliénation. De plus, les registres des actifs pour l’échantillon faisant l’objet de l’examen étaient exhaustifs et exacts, à quelques exceptions près liées à l’emplacement des biens.

On a également cerné des possibilités d’amélioration quant au rôle des gardiennes et gardiens des actifs. Ces personnes étaient au courant des biens qu’elles avaient aidé à acquérir. Toutefois, il se peut qu’elles n’aient pas été informées de tous les biens dont elles ont la responsabilité. Il n’y avait aucun processus établi pour la vérification de l’état et de l’emplacement des biens avant qu’un membre du personnel quitte son poste et qu’une nouvelle personne soit nommée au poste.

2.2.1 Registres des actifs

La Directive sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor explique l’importance de consigner les renseignements concernant les biens dans un système d’information sur la gestion du matériel. À AAC, les registres des actifs sont stockés dans le système de gestion financière SAP.

Nous avons sélectionné un échantillon discrétionnaire d’actifs de faible valeur dans les 4 principaux CRD et leurs emplacements satellites. La sélection a été faite en fonction de la catégorie de matériel et des facteurs de risque afin d’évaluer les processus et les mesures de contrôle pour assurer la gestion efficace des actifs.

Constatations de l’audit

Les registres des actifs pour l’échantillon faisant l’objet de l’examen étaient exhaustifs et exacts, à quelques exceptions près liées à l’emplacement des biens. Plus précisément, nous avons constaté ce qui suit :

dans le cas de 54 (95 %) des 58 actifs de faible valeur de l’échantillon ayant fait l’objet d’une vérification physique par les auditrices et auditeurs dans les CRD, la salle ou l’emplacement précisé était correct. Quant aux 4 autres cas, l’emplacement physique de l’actif ne correspondait pas au poste fonctionnel indiqué dans le SAP.
on a choisi 190 autres actifs au hasard pendant les visites sur place dans les CRD et dans le site pilote. Parmi ces actifs, 37 n’avaient pas été étiquetés. Sur les 153 actifs étiquetés, 26 biens de faible valeur et 5 immobilisations ne comportaient pas le bon code de poste fonctionnel dans le SAP.

Pourquoi cela est-il important?

Des registres des actifs exacts sont un élément essentiel permettant de garantir la fiabilité et l’intégrité des rapports financiers.

2.2.2 Contrôles de sécurité matérielle

Nous avons examiné les mesures prises à AAC pour protéger les biens, en particulier la formation obligatoire à l’intention du nouveau personnel et la question de savoir si le ministère disposait de procédures afin de vérifier la pertinence des contrôles de sécurité matérielle dans les CRD.

Puisqu’on retrouve les gardiennes et gardiens principaux de l’équipement de terrain et de laboratoire dans les CRD, l’équipe d’audit a évalué le taux d’achèvement de la formation obligatoire par le personnel de la DGST, soit les cours sur les valeurs et l’éthique ainsi que sur la sécurité. Étant donné les récents changements apportés au système d’apprentissage et les limites des données, nous avons seulement été capables d’évaluer le taux d’achèvement des cours de l’EFPC et des cours obligatoires d’AAC par le personnel de la DGST récemment embauché pour une période indéterminée.

Constatations de l’audit

Nous avons constaté que certains cours obligatoires sur les valeurs et l’éthique ainsi que sur la sécurité abordaient des sujets liés à la gestion des actifs tels que l’utilisation éthique des biens et la protection des actifs.

Une vérification des dossiers de formation du personnel de la DGST récemment embauché pour une période indéterminée a révélé que le taux d’achèvement des cours était modéré, et ceux-ci étaient appuyés par des activités de sensibilisation ciblées en matière de valeurs et d’éthique.

Les cours obligatoires ont été largement communiqués au moyen du bulletin d’information du ministère, et ils ont été ajoutés au programme d’intégration d’AAC.
Sur les 77 nouvelles embauches dont l’entrée en fonction chez AAC était de février 2022 à décembre 2023, 54 (70 %) d’entre elles ont suivi le cours sur les valeurs et l’éthique offert par l’EFPC, et 55 (71 %) ont suivi le cours sur la sécurité offert par l’EFPC.
Sur les 35 nouvelles embauches dont l’entrée en fonction chez AAC était de janvier 2023 à décembre 2023, 27 (77 %) d’entre elles ont suivi le cours sur la sécurité offert par le ministère.

Une formation ciblée en matière de valeurs et d’éthique a été élaborée à l’intention du personnel de la DGST. Au cours de l’année 2023, la DGST et l’équipe de la direction des Ressources humaines ont organisé plus de 26 séances en personne dans 19 CRD, auxquelles ont participé environ 400 personnes. La DGST prévoit poursuivre la tenue de présentations ciblées sur les valeurs et l’éthique.

La Politique de sécurité ministérielle d’AAC ainsi que les directives et normes à l’appui décrivaient les exigences du ministère relatives à la sécurité, y compris la protection des actifs, et exigeaient le signalement de tout incident de sécurité ou manquement en matière de sécurité.

La Norme sur la sécurité matérielle d’AAC comprenait un programme d’évaluation des menaces et des risques, qui est mis en œuvre systématiquement depuis 2018 pour les emplacements examinés dans le cadre de l’audit. Les vulnérabilités constatées étaient appuyées par des plans d’action de la direction documentés.

Pourquoi cela est-il important?

Sensibiliser le personnel et promouvoir les connaissances en matière de sécurité encouragent l’établissement d’une culture où la sécurité est importante et où le personnel comprend son rôle à jouer dans l’utilisation appropriée des biens et la protection des actifs. Le personnel avisé est mieux outillé pour reconnaître et signaler tout comportement suspect.

2.2.3 Biens excédentaires et aliénation

Nous avons vérifié si des politiques, des procédures et des lignes directrices relatives à l’aliénation et aux biens excédentaires avaient été établies.

Les biens sont considérés comme étant excédentaires lorsqu’ils ne sont plus utilisés par la gardienne ou le gardien des actifs, quoiqu’ils puissent être utilisés plus tard pour d’autres fins. Lorsqu’un bien est jugé excédentaire, il est traité comme un article pouvant faire l’objet d’un dessaisissement, ce qui comprend les transferts, les prêts, la vente, les dons ou l’aliénation. Les praticiens de la gestion du matériel devraient sensibiliser les personnes et recommander le dessaisissement d’un point de vue de la meilleure valeur.

Le site Web GCSurplus du gouvernement du Canada fournit des directives et des conseils aux fonctionnaires sur divers services de dessaisissement des biens mobiliers excédentaires. Les biens excédentaires peuvent être transférés, vendus ou donnés par l’intermédiaire du site GCSuplus.

Constatations de l’audit

Des politiques et des procédures ainsi que des cours de formation et des directives de soutien étaient disponibles au sujet des biens excédentaires et de l’aliénation.

De la formation concernant le dessaisissement des biens excédentaires était offerte par l’EFPC, et des directives et des outils en ligne pouvaient être consultés par le personnel sur le site Web GCSurplus du gouvernement du Canada.
La Politique en matière de planification, de gestion et de comptabilisation des biens d’AAC prévoyait des exigences à l’égard de l’aliénation et de la radiation des biens. Ces exigences étaient soutenues par des formulaires opérationnels pour la mise à jour des registres des actifs ainsi que pour les biens excédentaires et les demandes d’aliénation.

Le personnel des CRD connaissait les processus liés aux biens excédentaires et à l’aliénation.

Avant de considérer un bien utilisable comme étant excédentaire ou d’envisager son aliénation, les gardiennes et gardiens des actifs ont dit qu’ils communiquaient avec les autres CRD afin que celui-ci puisse être réutilisé.
Les réponses obtenues dans le cadre des entretiens ont révélé que le personnel comprend les formulaires et les processus à respecter quant au traitement des biens excédentaires et à l’aliénation, de même que les approbations requises et l’obligation de retirer les étiquettes apposées sur les biens avant de les remettre à l’acheteur.

Pourquoi cela est-il important?

Des directives claires sur la gestion appropriée des biens excédentaires et de l’aliénation sont essentielles afin de soutenir un processus équitable, ouvert et transparent permettant d’optimiser la valeur pour les contribuables, et elles favorisent la durabilité de l’environnement.

2.2.4 Garde des actifs

Constatations de l’audit

Les gardiennes et gardiens des actifs étaient au courant des biens qu’ils avaient aidé à acquérir. Toutefois, il se peut que ces personnes ne soient pas au courant de tous les biens dont elles ont la responsabilité.

Au moment de participer à la demande ou à l’acquisition d’un nouveau bien, les gardiennes et gardiens des actifs savaient que celui-ci leur avait été attribué.
Cependant, ces personnes n’étaient pas toujours informées de la liste complète des biens qui leur étaient attribués dans le SAP. Pendant la certification annuelle effectuée par la DSI, les gardiennes et gardiens des actifs reçoivent une liste des immobilisations, mais pas des actifs dont la valeur est inférieure à 10 000 $.
Il n’y avait aucun processus établi pour la vérification de l’état et de l’emplacement des biens avant qu’un membre du personnel quitte son poste et qu’une nouvelle personne soit nommée au poste.

Pourquoi cela est-il important?

Des procédures claires et mises en place visant à informer les gardiennes et gardiens des actifs dont ils ont la responsabilité permettent d’améliorer la gestion et la surveillance, réduisant ainsi les risques de mauvaise gestion, de perte ou d’utilisation inappropriée. De plus, le fait de disposer de procédures claires relatives au transfert des biens au moment où un membre du personnel quitte son poste accroît l’efficacité et favorise le suivi et le contrôle des actifs.

Recommandation 3

La sous-ministre adjointe de la Direction générale de la gestion intégrée, en consultation avec le sous-ministre adjoint de la Direction générale des sciences et de la technologie, devrait établir et mettre en œuvre des procédures pour s’assurer que les gardiennes et gardiens des actifs sont informés de tous les biens dont ils ont la responsabilité et pour transférer les biens à d’autres gardiennes et gardiens des actifs lorsque l’un d’eux quitte son poste.

Réponse et plan d’action de la direction : Recommandation acceptée. En plus d’instaurer un guide de gestion du matériel, la Direction générale de la gestion intégrée s’assurera :

d’élaborer, en collaboration avec la DGST, une procédure nationale pour le transfert de biens matériels et mobiliers entre les gardiens d’actifs au sein des centres de recherche et de développement. La collaboration entre la DGST et la DGGI pour la gestion des actifs est essentielle pour garantir un contrôle efficace des équipements et des actifs au sein des centres de recherche et de développement;
d’instaurer la tenue d’un examen annuel des actifs par les gardiens, en consultation avec la DGST;
d’instaurer la mise à jour annuelle du Guide du SAP à l’intention du personnel chargé de l’approvisionnement et de la gestion du matériel, afin d’assurer que le guide contient des informations pertinentes sur la saisie des données dans le SAP relativement aux opérations de gestion du matériel d’AAC.

Date cible d’achèvement : Mars 2025

Responsables : Sous-ministre adjointe, Direction générale de la gestion intégrée

Sous-ministre adjoint, Direction générale des sciences et de la technologie

3.0 Conclusion

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a conclu que des pratiques de contrôle interne étaient en place à AAC afin de promouvoir la gestion efficace des actifs, et que celles-ci étaient généralement appliquées comme prévu. Toutefois, on a cerné des possibilités d’amélioration liées aux éléments suivants :

l’orientation politique globale ainsi que les procédures pour l’étiquetage et la certification des biens dont la valeur est inférieure à 10 000 $;
la formation et la sensibilisation en matière de gestion des actifs;
les processus de réattribution des biens à d’autres gardiennes et gardiens des actifs.

Annexe A : À propos de l’audit

Énoncé de conformité

L’audit respectait le Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes, comme l’attestent les résultats du programme d’amélioration et d’assurance de la qualité de l’audit interne d’AAC. Des données suffisantes et appropriées ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes pour procurer un niveau raisonnable d’assurance quant aux constatations du présent rapport. Ces dernières sont basées sur les conditions telles qu’elles existaient au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’aux domaines visés par celui-ci.

Objectif de l’audit

Garantir que les mesures de contrôle liées à la gestion des actifs en place dans les centres de recherche et de développement d’AAC permettaient d’appuyer efficacement la réalisation des objectifs ministériels et étaient conformes aux politiques et aux lignes directrices applicables du Conseil du Trésor et d’AAC.

Portée de l’audit

Afin de donner suite aux résultats de l’évaluation des risques, l’équipe d’audit a vérifié si AAC avait respecté les principes énoncés dans la Directive sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor. Cette vérification comprenait un examen des mécanismes existants de gouvernance et de surveillance ainsi qu’une évaluation du cadre de gestion du matériel du ministère, y compris les mesures de contrôle et les processus en place pour soutenir la gestion des actifs. Il fallait notamment veiller à ce que les registres des actifs soient exacts et à jour ainsi qu’à ce que des mesures de protection soient en place pour réduire au minimum les possibilités de perte, de vol ou d’utilisation inappropriée de l’équipement.

La portée de l’audit comprenait des immobilisations dont la valeur était de 10 000 $ ou plus ainsi que des biens de faible valeur (valeur supérieure à 1 000 $, mais inférieure à 10 000 $). Les catégories d’immobilisation faisant partie de la portée étaient les suivantes :

machinerie et équipement (par exemple, matériel de récolte, outils et équipement de laboratoire);
véhicules (y compris, entre autres, les remorques, les motocyclettes et les tracteurs).

Les domaines suivants ne faisaient pas partie de la portée de l’audit :

véhicules du parc automobile;
équipement informatique;
matériel autre que de la machinerie et de l’équipement, et produits pour véhicules tels que le carburant;
activités liées à la planification et à l’approvisionnement;
opérations du cycle de vie comme l’entretien et les réparations ainsi que les procédures d’aliénation (à l’exception des mises à jour dans les registres des actifs).

En ce qui concerne la vérification des pratiques et des processus en matière de gestion des actifs, la principale période visée était d’avril 2021 à mars 2023. De plus, l’audit a porté sur des activités pertinentes au-delà de cette période afin d’acquérir une compréhension plus exhaustive du sujet traité.

Critères de l’audit

Les critères suivants ont été élaborés pour garantir la collecte et l’examen d’éléments probants suffisants et appropriés pour étayer la conclusion de l’audit :

Gouvernance et surveillance : des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance sont en place pour soutenir la gestion des actifs dans les centres de recherche et de développement.
Cadre de gestion du matériel : un cadre de gestion du matériel à l’échelle du ministère comportant des processus, des systèmes et des mesures de contrôle est établi, mis en œuvre et tenu à jour.

Approche de l’audit

L’approche de l’audit était fondée sur les risques et conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à permettre d’atteindre l’objectif de l’audit. L’audit a été mené conformément à un programme définissant les tâches à exécuter pour obtenir et étudier des preuves suffisantes et appropriées afin d’évaluer chaque critère de l’audit.

L’équipe d’audit a accompli le travail suivant pour s’acquitter de son mandat :

examen de documents, comme la Directive sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor, les documents de procédures et de formation du gouvernement du Canada, les documents d’orientation et de politique d’AAC, ainsi que les documents d’orientation et de formation sur le système SAP;
entretiens avec les gestionnaires et le personnel d’AAC qui participent au contrôle et à la gestion des actifs dans les centres de recherche et de développement;
examen d’un échantillon discrétionnaire d’actifs dans un site pilote ainsi que 4 sites principaux et leurs emplacements satellites connexes qui ont été choisis aux fins de visites sur place.