Vérification des initiatives prévues par la Loi sur les programmes de commercialisation agricole

5 mars 2015

Bureau de la vérification et de l'évaluation

Résumé

La Loi sur les programmes de commercialisation agricole (LPCA) a établi des programmes visant à faciliter et à favoriser les possibilités commerciales pour les denrées agricoles des producteurs admissibles, grâce à l'octroi de prêts et à des garanties de prix. Cette Loi, qui a reçu la sanction royale en 1997, servait à remplacer la Loi sur la vente coopérative des produits agricoles, la Loi sur le paiement anticipé des récoltes et la Loi sur les paiements anticipés pour le grain des Prairies. À l'heure actuelle, le Parlement étudie des propositions de modifications à la Loi.

La vérification des initiatives prévues par la Loi sur les programmes de commercialisation agricole portait principalement sur le Programme de paiements anticipés (PPA). Il s'agit d'un programme financier de garantie d'emprunt qui permet aux producteurs d'avoir plus facilement accès à des fonds, grâce à des avances; le Programme de paiements anticipés est offert par des organisations de producteurs, que l'on qualifie d'agentes d'exécution du programme.

La gestion du Programme de paiements anticipés relève de la Direction générale des programmes, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise, d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC).

Les travaux de vérification ont attesté la présence générale de contrôles efficaces pour encadrer l'administration, la conformité et la surveillance du Programme de paiements anticipés, conformément à la Loi sur les programmes de commercialisation agricole.

Des recommandations ont été formulé à l'attention de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des programmes, en vue des améliorations suivantes :

  1. examiner les exigences touchant les agentes d'exécution du programme en matière de divulgation et vérifier la présence de contrôles de surveillance connexes;
  2. envisager des dispositions permettant à AAC de rappeler les dossiers en défaut afin de rembourser les garanties, et mettre au point de nouvelles mesures de suivi et de rappel pour faciliter l'application de ces dispositions;
  3. revoir le déroulement des visites de vérification de la conformité;
  4. examiner les règles de désignation pour assurer la sécurité des documents protégés;
  5. veiller à ce que les systèmes d'information utilisés pour le Programme de paiements anticipés soient en mesure de recueillir les données sur les accords de règlement et assurer la mise en place de mécanismes permettant de fournir ces données;
  6. veiller à l'examen et à la mise à jour nécessaires des procédures internes et améliorer la communication au sein du personnel du Programme de paiements anticipés.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

  • 1.1.1 De ressort fédéral, la Loi sur les programmes de commercialisation agricole (LPCA) prévoit des programmes visant à faciliter et favoriser les possibilités commerciales pour les denrées agricoles des producteurs admissibles, grâce à l'octroi de prêts et à des garanties de prix. Cette Loi, qui a reçu la sanction royale en 1997, remplace la Loi sur la vente coopérative des produits agricoles, la Loi sur le paiement anticipé des récoltes et la Loi sur les paiements anticipés pour le grain des Prairies. Actuellement, le Parlement étudie des propositions de modifications à la Loi.
  • 1.1.2 La Loi sur les programmes de commercialisation agricole prévoit trois programmes de ressort fédéral : le Programme de paiements anticipés (PPA), le Programme de mise en commun des prix (PMCP) et le Programme des achats gouvernementaux (PAG).
  • 1.1.3 Le Programme de paiements anticipés est un programme fédéral offrant des garanties sur les prêts grâce auxquelles les producteurs reçoivent des avances sur la valeur de leurs produits agricoles durant une période donnée. Ces avances de fonds améliorent les mouvements de trésorerie des producteurs tout au long de l'année, ce qui leur permet de s'acquitter de leurs obligations financières pressantes à court terme et de bénéficier des meilleures conditions du marché.
  • 1.1.4 Au sein d'AAC, la gestion du Programme de paiements anticipés relève de la Direction générale des programmes, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise. Le programme est administré par l'entremise d'organisations tierces, les agentes d'exécution, qui offrent le programme au nom d'AAC.
  • 1.1.5 Grâce à une entente tripartite entre l'agente d'exécution, le prêteur et AAC, l'agente obtient un prêt de la part du prêteur à un taux favorable, ce qui lui permet ensuite d'octroyer des avances remboursables (prêts) aux producteurs, jusqu'à un maximum de 400 000 dollars par producteur. Dans le cadre du programme, AAC verse les intérêts sur la première tranche de 100 000 dollars de chaque avance consentie aux producteurs.
  • 1.1.6 Le Programme de paiements anticipés compte quelque 60 agentes d'exécution et plus de 20 000 participants chaque année. Le total des sommes avancées était de 1,57 milliard de dollars pour la période de production 2010-2011, de 1,89 milliard de dollars pour 2011-2012, de 1,88 milliard de dollars pour 2012-2013 et de 2,4 milliards de dollars pour 2013-2014Note de bas de page 1; le taux de défaut s'établit, en moyenne, à 4 % du total des avances pour la période allant de 2009 à 2012 (le gouvernement fédéral en rembourse environ 1 %). Dans le cadre du programme, l'affectation des gains découlant des intérêts et du paiement des garanties s'élève à 65,9 millions de dollars.
  • 1.1.7 Le Programme de mise en commun des prix vise à faciliter la commercialisation des produits agricoles dans le cadre d'un plan coopératif. Dans le cadre de ce programme, AAC peut conclure des accords de garantie des prix avec les agences de commercialisation (associations de producteurs, de transformateurs ou des agents des ventes) en vue de garantir les prix pour les produits vendus par des agences de commercialisation. L'accord couvre le paiement initial versé aux producteurs plus les frais assumés par les agences pour commercialiser le produit. La garantie de prix est établie à un maximum de 65 % du pourcentage du prix de gros moyen prévu pour ce produit, comme l'indiquent les accords de garantie des prix.
  • 1.1.8 Environ trois agences de commercialisation participent au Programme de mise en commun des prix chaque année, ce qui représente 1 200 producteurs en moyenne. Ce programme n'a reçu aucune demande depuis 1997.
  • 1.1.9 Le troisième programme, le Programme des achats gouvernementaux, accorde au ministre d'AAC le pouvoir d'acheter et de vendre les produits agricoles et agroalimentaires. Le ministre exercerait ce pouvoir lorsque les conditions du marché sont très inhabituelles et qu'en intervenant il pourrait influencer la stabilité du marché dans une certaine mesure. Depuis l'adoption de la Loi sur les programmes de commercialisation agricole, le ministre n'a pas encore exercé ce pouvoir et, par conséquent, il ne s'agit pas d'un programme offert au secteur agricole et agroalimentaire sur une base courante.
  • 1.1.10 Selon ses termes, la Loi sur les programmes de commercialisation agricole doit faire l'objet d'une révision tous les cinq ans. Dans le cadre de la dernière révision qui a eu lieu en 2011, AAC a organisé des séances de consultation auprès des acteurs de l'industrie au pays. Ces travaux ont débouché, en 2012, sur le dépôt d'un rapport au Parlement portant sur l'application de la Loi. Le projet de loi C-18, qui a vu le jour dans le but d'améliorer et de simplifier le Programme de paiements anticipés, suit présentement la filière législative au Parlement. Dès l'obtention de la sanction royale, AAC entend mettre en œuvre les modifications à la Loi sur les programmes de commercialisation agricole dans les plus brefs délais.
  • 1.1.11 Les Services d'évaluation d'AAC ont procédé à une évaluation des programmes en 2011 dans le but de mesurer l'efficacité du Programme de paiements anticipés et du Programme de mise en commun des prix pour la période allant de 2006-2007 à 2010-2011. À la lumière des constatations tirées de ces évaluations, des plans d'action et d'intervention ont été mis en place à l'échelon de la direction. À noter qu'une nouvelle évaluation des programmes a débuté tout récemment, en novembre 2014.
  • 1.1.12 La vérification des initiatives prévue par la Loi sur les programmes de commercialisation agricole fait partie du Plan de vérification axé sur les risques de 2014-2017.

1.2 Objectif de la vérification

  • 1.2.1 La vérification visait à évaluer l'efficacité des contrôles qui encadrent l'administration, la conformité et la surveillance du Programme de paiements anticipés, conformément à la Loi sur les programmes de commercialisation agricole.

1.3 Portée de la vérification

  • 1.3.1 La vérification a porté sur le cadre de contrôle de gestion qui régit les activités connexes au Programme de paiements anticipés. Les vérificateurs ont exclu le Programme de mise en commun des prix et le Programme des achats gouvernementaux de la vérification, puisque leur taux d'activités est relativement faible, voire nul.
  • 1.3.2 L'examen a porté sur les périodes de production de 2011-2012 (d'avril 2001 à septembre 2012), de 2012-2013 (d'avril 2012 à septembre 2013) et de 2013-2014 (d'avril 2013 à septembre 2014), et les vérificateurs ont prêté une attention particulière aux exercices les plus récents.

1.4 Stratégie de vérification

  • 1.4.1 L'approche et la méthode de vérification sont fondées sur les risques, et elles sont conformes aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne pour le gouvernement du Canada, comme l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.
  • 1.4.2 La vérification interne comprenait les examens suivants :
    • Phase de planification : La vérification interne comprenait d'abord une évaluation des risques afin de déterminer l'objectif et la portée de la vérification. Les vérificateurs ont par ailleurs tenu compte de l'évaluation du Programme de paiements anticipés, débutée en novembre 2014, lors de la planification de la mission de la présente vérification. Du reste, les critères et le programme de la vérification ont été définis en fonction de l'évaluation des risques, aux fins de la phase d'exécution de la vérification. Ces critères de vérification sont présentés à l'annexe A du présent rapport.
    • Revue des documents : Les vérificateurs ont évalué les principaux documents de programme afin de comprendre les activités du programme, notamment les principaux systèmes d'information utilisés par le personnel du programme, ainsi que des exemples de rapports rédigés par les gestionnaires du programme.
    • Examen des dossiers : Les vérificateurs ont sélectionné un échantillon d'accords de garantie d'avance, de demandes d'intérêts, de paiements versés aux agentes d'exécution, ainsi que de dossiers obtenus par AAC de la part d'agentes d'exécution afin d'honorer la garantie sur les prêts octroyés aux producteurs. Les échantillons couvraient la période allant d'avril 2012 à septembre 2014, et les vérificateurs ont accordé une attention particulière à l'exercice le plus récent afin de brosser un tableau plus actuel des pratiques de gestion au sein de la Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise.
    • Analyse des données : Les dossiers des agentes d'exécution et des producteurs ont fait l'objet d'une analyse dans le cadre de la vérification interne pour la période allant d'avril 2012 à septembre 2014. Cela comprenait également une analyse des accords de garantie d'avance, des approbations de demandes de paiement, des producteurs en retard de paiement et du dédoublement possible de producteurs.
    • Entrevues : Dans le cadre de la vérification interne, les vérificateurs ont réalisé des entrevues auprès des membres du personnel et de la direction du Programme de paiements anticipés ainsi que des représentants de la Direction générale de la gestion intégrée, qui ont apporté des éclaircissements sur la gestion des dossiers dont le paiement a été acquitté.
  • 1.4.3 La phase de déroulement de la vérification a eu lieu d'octobre à décembre 2014.

1.5 Conclusion

  • 1.5.1 La vérification a démontré la présence générale de contrôles efficaces pour encadrer l'administration, la conformité et la surveillance du Programme de paiements anticipés, conformément à la Loi sur les programmes de commercialisation agricole.
  • 1.5.2 Des recommandations d'amélioration ont été formulées dans les domaines suivants :
    • les exigences en matière de divulgation touchant les agentes d'exécution du programme et les contrôles de surveillance connexes;
    • le pouvoir d'AAC de rappeler les dossiers en défaut afin de rembourser les garanties, et l'adoption de nouvelles mesures de suivi et de rappel;
    • le déroulement des visites de vérification de la conformité;
    • les règles de désignation concernant la sécurité des documents protégés;
    • la capacité des systèmes d'information d'AAC de recueillir les données sur l'accord de règlement et les mécanismes qui permettent aux agentes d'exécution de fournir ces données;
    • la mise à jour nécessaire de procédures internes, l'amélioration de la communication au sein du personnel du Programme de paiements anticipés et, s'il y a lieu, la procédure de demande de mise à jour des dossiers à la Direction générale de la gestion intégrée afin d'améliorer la gestion du programme.

1.6 Énoncé de conformité

  • 1.6.1 Selon l'opinion professionnelle du dirigeant principal de la vérification, des procédures suffisantes et adéquates de vérification ont été menées et des preuves ont été recueillies pour étayer la justesse de la conclusion présentée et contenue dans ce rapport. L'opinion repose sur une comparaison des conditions en vigueur au moment de la vérification et des critères de vérification préétablis que la direction a approuvés. L'opinion s'applique seulement à l'entité vérifiée.
  • 1.6.2 La vérification interne est conforme aux Normes de vérification interne dans l'administration fédérale, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

2.0 Observations détaillées, recommandations et recommandations et réponses de la direction

  • 2.0.1 La présente section décrit les principales observations, fondées sur les éléments probants et l'analyse liée à la vérification, et recommande des améliorations.
  • 2.0.2 Les réponses de la direction fournissent les éléments suivants :
    • un plan d'action pour répondre à chaque recommandation;
    • le nom d'un responsable de la mise en œuvre du plan d'action;
    • une date butoir pour l'achèvement de la mise en œuvre du plan d'action.

2.1 Surveillance et rapports

  • 2.1.1 Le personnel du Programme de paiements anticipés a interagi avec les agentes d'exécution du programme tout au long des années de production, qui couvrent différents cycles, dont le processus de demande annuel des agentes d'exécution du programme, le règlement mensuel des demandes ou la réception des dossiers en défaut aux fins de paiement de la garantie. Puisque les années de production s'étendent sur au moins 18 mois, ces communications peuvent porter sur plus d'une année de production à un moment donné. Le fondement de la relation de travail est défini par la Loi sur les programmes de commercialisation agricole et les directives connexes, les accords de garantie d'avances tripartite et les lignes directrices annuelles pour les agentes d'exécution du programme.
  • 2.1.2 Le système d'information du Programme de paiements anticipés a également permis une surveillance continue et l'établissement de rapports réguliers entre les agentes d'exécution du programme à l'échelle du pays et le personnel du Programme de paiements anticipés.
  • 2.1.3 Au moyen du système d'information du Programme de paiements anticipés, le personnel du Programme de paiements anticipés a produit des rapports hebdomadaires d'une page renfermant les paramètres importants du Programme, comme le total des avances de fonds, le nombre de producteurs, les frais d'intérêts et les coûts des défauts de remboursement. La vérification nous a permis de rapprocher les données du système d'information du Programme de paiements anticipés et l'information d'un rapport hebdomadaire d'une page daté du 2 octobre 2014.
  • 2.1.4 La vérification nous a permis d'examiner la façon dont la Loi sur les programmes de commercialisation agricole et les directives connexes sont harmonisées avec les accords de garantie d'avances et les lignes directrices pour les agentes d'exécution du programme, et de déterminer que ces documents étaient conformes les uns avec les autres.
  • 2.1.5 La vérification nous a permis d'examiner les demandes et les ententes de remboursement en vertu du Programme de paiements anticipés de trois agentes d'exécution (publiées sur leurs sites Web respectifs), qui représentaient environ 60 % des avances de fonds consenties en 2013-2014, afin d'en évaluer la conformité aux lignes directrices pour les agentes d'exécution du Programme de paiements anticipés. Dans cet échantillon, un administrateur ne satisfaisait pas aux exigences de divulgation en ce qui a trait aux frais d'intérêts sur les avances et au montant des retenues sur les avances de fonds consenties aux producteurs. Le respect des exigences du Programme de paiements anticipés en matière de divulgation par les agentes d'exécution du programme permettrait de veiller à ce que les activités du Programme soient menées en toute équité et transparence.
  • 2.1.6 Recommandation 1 : La Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, devrait examiner les exigences en matière de divulgation pour les agentes d'exécution du programme et veiller à ce que des mesures de contrôle connexes soient mises en place aux fins de surveillance.
  • Réponse et plan d'action de la direction : Convenu. La Direction générale des programmes examinera les lignes directrices sur la divulgation, apportera les correctifs nécessaires aux lignes directrices du programme et mettra en oeuvre des contrôles de surveillance pour assurer la conformité.
  • Postes responsables : Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, et Directeur général, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise
  • Date d'achèvement prévue : novembre 2016

2.2 Mesures de contrôle de gestion

  • 2.2.1 Un processus officiel de gestion du risque a été intégré au Programme afin d'évaluer annuellement l'admissibilité des agentes d'exécution du programme. La vérification nous a permis d'examiner les données d'évaluation des risques des agentes d'exécution du programme pour 2013-2014, de passer en revue un échantillon composé de 24 dossiers d'administrateur (40 %) pour 2013-2014, et de confirmer que des évaluations des risques avaient été effectuées et approuvées dans le système d'information du Programme de paiements anticipés.
  • 2.2.2 Conformément aux modalités du Programme, ses agentes d'exécution ont fait l'objet d'une évaluation visant à déterminer leur admissibilité. La vérification nous a permis d'examiner un échantillon composé de 24 dossiers d'administrateur (40 %) pour 2013-2014, et de confirmer que les agentes d'exécution du programme ont été évaluées dans le cadre de leur processus de demande annuel.
  • 2.2.3 La vérification nous a permis d'examiner les données liées à l'approbation des accords de garantie d'avances de 2013 à 2015, et de passer en revue 12 approbations d'accord, représentant environ 20 % des approbations traitées pour 2014-2015Note de bas de page 2. Au terme de l'examen, nous avons conclu qu'un processus efficace est en place pour garantir l'examen et l'approbation des accords par des personnes à qui les pouvoirs appropriés ont été délégués.
  • 2.2.4 Les demandes de paiement ont été vérifiées et attestées conformément aux exigences prescrites à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La vérification nous a permis d'examiner un échantillon composé de 24 demandes de paiement (5 demandes visant à ce que les garanties de prêt soient honorées, représentant environ 60 % du montant total de toutes les demandes de ce type approuvées pour l'année de production 2013-2014, et 19 réclamations d'intérêts mensuels, représentant environ 18 % du montant total des réclamations d'intérêts mensuels pour la période allant d'avril 2013 à octobre 2014)Note de bas de page 3.
  • 2.2.5 La vérification a également permis d'examiner le processus de paiement relatif à l'échantillon de 24 demandes dont il est question au paragraphe 2.2.4, et de déterminer que les paiements ont été traités conformément aux exigences prescrites à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi qu'à la politique et aux procédures d'AAC.
  • 2.2.6 Un examen de la gestion des défauts dans le cadre du Programme de paiements anticipés a permis d'établir qu'un processus est en place pour permettre aux agentes d'exécution du programme d'envoyer les dossiers en défaut à AAC aux fins de paiement des montants garantis. Conformément aux lignes directrices du Programme de paiements anticipés, les agentes d'exécution du programme ont jusqu'à neuf mois après la fin de la période de production pour conclure un accord de règlement avec un producteur en défaut. En signant un accord de règlement, le producteur confirme qu'il reconnaît l'existence de la dette en question. L'accord établit les modalités pour le remboursement du montant en défaut (capital et intérêts moratoires) et sa durée peut être négociée (sur une période pouvant aller jusqu'à trois ans). Toutefois, la vérification nous a permis de relever une limite dans l'application de la Loi sur les programmes de commercialisation agricole pour le Programme de paiements anticipés. En effet, le renvoi d'un dossier en défaut à AAC aux fins de versement du prêt garanti est entièrement à la discrétion de l'administrateur, et il n'y a aucune période de temps établie ni aucun seuil signalant aux agentes d'exécution du programme qu'elles doivent envoyer les dossiers en défaut à AAC aux fins de recouvrement. Ainsi, AAC risque davantage de courir des frais d'intérêts plus élevés dans les cas où les efforts de collecte déployés par l'administrateur échouent et où les dossiers en défaut ne sont pas renvoyés à AAC au moment opportun; le risque de non-recouvrement des montants dus s'en trouve également accru.
  • 2.2.7 Recommandation 2 : Étant donné que le projet de Loi C-18 a reçu la sanction royale le 25 février 2015, la Sous-ministre adjointe de la Direction générale des programmes devrait revoir les accords de garantie d'avances et mettre en œuvre des mesures additionnelles de surveillance et de rappel pour appuyer la nouvelle capacité de rappeler les dossiers et d'honorer la garantie dans les cas où les dossiers de producteurs en défaut ne sont pas renvoyés à AAC en temps opportun.
  • Réponse et plan d'action de la direction : Convenu. Une fois que le projet de Loi C-18 aura reçu la sanction royale, la Direction générale des programmes modifiera les lignes directrices du programme et les accords de garantie d'avances (AGA) avec les agents d'exécution pour tenir compte de la nouvelle capacité, y compris les critères de rappel des dossiers et les mesures que les agents d'exécution doivent prendre pour obtenir le remboursement des avances en souffrance. Les règles ne peuvent s'appliquer aux cas de défaut précédant l'année de programme 2015 étant donné que les accords de garantie d'avances étaient alors établis en vertu de la Loi sur les programmes de commercialisation agricole et que celle-ci ne prévoyait pas de mesures de rappel.
  • Postes responsables : Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, et Directeur général, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise
  • Date d'achèvement prévue : mai 2015
  • 2.2.8 La vérification nous a permis de nous pencher sur le processus de visite de contrôle de conformité des agentes d'exécution du programme et d'examiner un échantillon fondé sur trois visites effectuées en 2012-2013. La vérification a révélé que, en plus des visites de conformité, les vérifications des bénéficiaires sont effectuées en utilisant une approche fondée sur le risque annuel. La vérification a déterminé queles visites de contrôle de conformité ont été sélectionnées en fonction des discussions sur la gestion du Programme de paiements anticipés et des évaluations des risques des agentes d'exécution du programme effectuées dans le cadre du processus de demande des agentes d'exécution du programme. Pour les visites examinées, des listes de vérification ont été suivies et des rapports ont été établis, et on a effectué le suivi des plans d'action de la direction. Toutefois, des possibilités d'amélioration à l'intérieur du processus de visite de contrôle de conformité des agentes d'exécution du programme ont été cernées dans les domaines suivants :
    • documenter la justification des visites de contrôle de conformité, et adopter une approche fondée sur le risque pour orienter la portée de chaque visite de contrôle de conformité effectuée par un administrateur;
    • regrouper les constatations et les leçons tirées puis les communiquer au personnel du Programme de paiements anticipés de façon périodique.
  • 2.2.9 Recommandation 3 : La Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, devrait examiner le processus de visite de contrôle de conformité des agentes d'exécution du programme en se penchant sur ce qui suit :
    • l'adoption et la documentation d'une approche mieux ciblée et fondée sur le risque afin d'orienter les activités d'examen des dossiers entreprises;
    • la compilation des résultats des visites de contrôle de la conformité effectuées à l'échelle du pays afin d'en dégager des thèmes communs ou des tendances permettant de mieux éclairer les activités de gestion de programme;
    • la possibilité de mener des révisions sommaires comme moyen d'améliorer l'approche fondée sur le risque pour les visites de contrôle de conformité.
  • Réponse et plan d'action de la direction : Convenu. La Direction générale des programmes examinera le processus des visites de contrôle de la conformité et établira un processus d'évaluation plus officiel et axé sur le risque en se fondant sur les évaluations des risques qui sont effectuées chaque année et les examens sur dossier pour déterminer et orienter les visites de contrôle de la conformité. La Direction générale des programmes établira et mettra en œuvre un processus de rapports sommaires pour documenter les résultats des visites de contrôle de la conformité et en faire part aux gestionnaires du Programme de paiements anticipés afin que les agents d'exécution puissent cerner les problèmes communs et préparer des réponses uniformes.
  • Postes responsables : Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, et Directeur général, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise
  • Date d'achèvement prévue : juin 2015
  • 2.2.10 La vérification nous a permis d'examiner un échantillon composé de 13 dossiers de producteurs en défaut, qu'AAC a reçus aux fins de versement des prêts garantis, et plus particulièrement de nous pencher sur les facteurs liés au respect de la vie privée et à la confidentialité pour la gestion de l'information. La vérification n'a pas observé de manquements dans le traitement des informations sensibles. À l'intérieur de l'échantillon, 10 dossiers ne désignaient pas correctement les renseignements « Protégé A » et « Protégé B », conformément à la Directive sur la sécurité ministérielle d'AAC.
  • 2.2.11 Recommandation 4 : La Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, devrait examiner les exigences en matière de désignation afin de veiller à ce que l'information soit protégée adéquatement, en conformité avec les lignes directrices ministérielles.
  • Réponse et plan d'action de la direction : Convenu. De concert avec les Services de sécurité, la Direction générale des programmes entreprendra un examen des exigences de classification de la documentation du Programme de paiements anticipés et établira des procédures pour s'assurer que les documents sont classifiés conformément aux lignes directrices du Ministère.
  • Postes responsables : Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, et Directeur général, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise
  • Date d'achèvement prévue : juin 2015

2.3 Systèmes d'information

  • 2.3.1 La vérification nous a permis d'examiner les ensembles de données du système d'information du Programme de paiements anticipés pour 2013-2014 et de conclure que les limites établies pour les avances de fonds consenties aux producteurs (c'est-à-dire 100 000 $ sans intérêts et maximum de 400 000 $) étaient respectées.
  • 2.3.2 Le système d'information du Programme de paiements anticipés s'appuyait sur un ensemble de règles d'attribution pour veiller à ce que les producteurs qui offrent différents produits n'apparaissent pas en double dans le système lorsqu'ils demandent des avances de fonds auprès de plus d'un administrateur. Après avoir examiné les ensembles de données du système d'information du Programme de paiements anticipés pour 2013-2014, l'équipe de vérification a déterminé que les producteurs étaient correctement identifiés et que le bon numéro de référence leur était attribué pendant le processus de demande.
  • 2.3.3 La vérification nous a également permis d'examiner l'information recueillie à l'intérieur du système du Programme de paiements anticipés relativement aux lignes directrices de 2014-2015 pour les agentes d'exécution du programme. On a souligné que le système d'information du Programme de paiements anticipés a été mis à niveau plusieurs fois ces dernières années, comme en témoigne l'amélioration continue de son interface et de ses capacités en matière d'établissement de rapports. Cependant, la vérification nous a permis d'observer que les renseignements sur les accords de règlement n'avaient pas été recueillis et mis à jour régulièrement dans le système d'information du Programme de paiements anticipés.
  • 2.3.4 Recommandation 5 : La Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, devrait voir à ce que les systèmes d'information du Programme de paiements anticipés permettent de saisir les renseignements sur les accords de règlement, et à ce que des mécanismes soient mis en place pour veiller à ce que les agentes d'exécution du programme puissent fournir rapidement ces renseignements.
  • Réponse et plan d'action de la direction : Convenu. Tandis qu'il existe une capacité de saisir l'information sur les ententes de règlement, il est nécessaire de renforcer l'exigence selon laquelle les agents d'exécution doivent rendre compte des ententes de règlement en temps opportun pour appuyer la capacité de rappeler les dossiers de défaut de paiement une fois qu'elle sera établie.
  • Des modifications seront apportées aux accords de garantie d'avances pour que les agents d'exécution soient tenus de rendre compte des ententes de règlement en temps opportun. En outre, la surveillance des activités de recouvrement sera améliorée afin d'appuyer le rappel des dossiers de défaut de paiement.
  • Postes responsables : sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, et Directeur général, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise
  • Date d'achèvement prévue : avril 2015
  • 2.3.5 La vérification nous a permis d'examiner le processus de gestion des dossiers en défaut, et de noter que les systèmes d'information contribuent à une gestion uniforme et efficace des dossiers où les garanties de prêt ont été honorées, une fois que les agentes d'exécution du programme ont présenté les réclamations liées aux garanties et que les dossiers ont été transférés de la Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise, Direction générale des programmes, à la Direction générale de la gestion intégrée.
  • 2.3.6 Dans le cadre du Programme de paiements anticipés des modifications étaient apportées régulièrement aux lignes directrices externes concernant les agentes d'exécution du programme, ainsi qu'aux bulletins du système d'information du Programme de paiements anticipés et à la formation externe liée à celui-ci. Toutefois, les entrevues et/ou l'examen de la documentation ont révélé que les procédures de travail internes du Programme de paiements anticipés n'avaient pas été mises à jour depuis plusieurs années et que la communication entre les membres du personnel opérationnel du Programme de paiements anticipés œuvrant dans l'Est et ceux œuvrant dans l'Ouest était limitée. Par conséquent, des pratiques non conformes risquent d'être utilisées dans la gestion des agentes d'exécution du programme, et la mise en commun des pratiques efficaces pour la gestion du Programme risque d'être insuffisante.
  • 2.3.7 Recommandation 6 : La Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, devrait veiller à ce que les procédures de travail internes soient examinées et mises à jour, le cas échéant, et à ce que les membres du personnel du Programme de paiements anticipés communiquent plus efficacement à l'interne.
  • Réponse et plan d'action de la direction : Convenu. La Direction générale des programmes mettra à jour les procédures de bureau et établira un calendrier mensuel de réunions du personnel du programme à l'échelle nationale.
  • Postes responsables : Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes, et Directeur général, Direction des programmes de gestion des risques de l'entreprise
  • Date d'achèvement prévue : juillet 2015

Annexe A : Critères de vérification

  1. Un processus de surveillance et d'établissement de rapports efficace est en place pour le Programme de paiements anticipés.
  2. Des mesures de contrôle de gestion appropriées sont en place pour permettre la supervision du Programme de paiements anticipés.
  3. Les systèmes d'information permettent de fournir une information complète et exacte qui contribue à l'administration et à la surveillance du Programme de paiements anticipés.
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