Audit de la gestion de l’information

Sur cette page

Sommaire

La gestion de l’information est une discipline ayant pour objet d’orienter et de soutenir l’administration efficace et efficiente de l’information au sein d’un organisme, depuis l’étape de la planification jusqu’à celle de l’élimination de l’information ou de sa conservation à long terme.

Au gouvernement du Canada, l’information est administrée comme un élément d’actif stratégique, de manière à en maximiser la valeur au profit de l’ensemble de la population canadienne. Les employés du gouvernement sont tenus de gérer toute l’information qu’ils créent ou recueillent dans le cadre de leurs fonctions.

À la Direction générale des systèmes d’information (DGSI) d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), le Programme de gestion de l’information fournit des outils, des politiques et des pratiques exemplaires de gestion de l’information permettant de répondre aux besoins opérationnels et de soutenir la gestion du cycle de vie des actifs d’information du Ministère. Pour contribuer à réaliser cet objectif, AAC a publié en avril 2021 la plus récente version de sa stratégie de gestion de l’information pour 2020 à 2023 (la stratégie).

L’audit de la gestion de l’information a été ajouté au plan d’audit et de vérification de 2022-2023 à 2026-2027 du Bureau de la vérification et de l’évaluation. La gestion de l’information présente un risque « élevé » selon l’évaluation des risques liés à la gestion de l’information et à la technologie de l’information, réalisée en 2018 par le Bureau de la vérification et de l’évaluation.

L’audit avait pour objectif de déterminer si un cadre de contrôle de gestion adéquat est en place pour la gestion de l’information et, le cas échéant, s’il est appliqué conformément aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor.

L’équipe d’audit a examiné la gouvernance de la gestion de l’information pour déterminer si une orientation et des objectifs stratégiques définis et communiqués étaient en place, avec les plans de mise en œuvre, la surveillance et la production de rapports à l’appui. Elle a aussi examiné les contrôles, les processus et les mécanismes pour l’échange et la conservation de l’information, afin de déterminer s’il y en avait en place et s’ils étaient documentés, communiqués et suivis.

De manière générale, l’audit a révélé qu’AAC avait quelques éléments d’un cadre de contrôle de gestion en place pour la gestion de l’information. Cependant, pour s’assurer que les risques liés à la gestion de l’information sont atténués adéquatement, le Ministère doit apporter des améliorations à plusieurs secteurs clés, dont la gouvernance, la formation et la gestion du cycle de vie de l’information. Pour ce faire, le Ministère pourrait :

  • Examiner la stratégie de gestion de l’information et y ajouter les quelques éléments manquants en vue de sa prochaine publication;
  • Établir des plans de transition et d’atténuation des risques pour la prochaine version de la stratégie;
  • Produire des rapports sur les mesures de rendement de la gestion de l’information et présenter des mises à jour annuelles;
  • Réviser les cours obligatoires et les documents de référence et surveiller les taux d’achèvement;
  • Parachever les documents d’orientation et les offrir dans un emplacement centralisé;
  • Obtenir une autorisation de disposition validée et instaurer des processus pour disposer régulièrement des actifs d’information dont la période de conservation a pris fin.

1.0 Introduction

1.1 Contexte du risque et objectif

Au gouvernement du Canada, l’information est administrée comme un élément d’actif stratégique, de manière à en maximiser la valeur au profit de l’ensemble de la population canadienne. Les employés du gouvernement sont tenus de gérer toute l’information qu’ils créent ou recueillent dans le cadre de leurs fonctions.

AAC dispose de plusieurs outils et référentiels numériques pouvant aider les employés à créer de l’information, seuls ou en collaboration, ainsi qu’à échanger et à gérer cette information. À l’heure actuelle, l’Espace de travail du savoir (c’est-à-dire, le nom qu’a donné AAC au programme SharePoint de Microsoft) et AgriDOC sont les référentiels ministériels officiels d’AAC. On trouve aussi de l’information ministérielle sur des disques partagés et dans des documents papier dans l’ensemble du Ministère. AAC prévoit faire la transition à SharePoint Online, sur la plateforme Microsoft 365, en tant que nouveau référentiel ministériel officiel au cours des exercices 2023-2024 et 2024-2025.

L’audit de la gestion de l’information a été ajouté au plan d’audit et de vérification de 2022-2023 à 2026-2027 du Bureau de la vérification et de l’évaluation en raison de :

  • La complexité élevée de la gestion de l’information compte tenu du grand nombre de référentiels d’information à AAC et du nombre croissant de changements technologiques dans ce domaine;
  • L’importance accrue d’une gestion de l’information efficace étant donné que la majorité des employés d’AAC travaillent à partir de la maison depuis le début de la pandémie de COVID-19;
  • Le risque « élevé » que présente la gestion de l’information pour le Ministère et le gouvernement, comme l’a révélé l’évaluation des risques liés à la gestion de l’information et à la technologie de l’information, réalisée en 2018 par le Bureau de la vérification et de l’évaluation.

L’audit avait pour objectif de déterminer si un cadre de contrôle de gestion adéquat était en place pour la gestion de l’information et, le cas échéant, s’il était appliqué conformément aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor.

La portée de l’audit comprenait le plus récent référentiel d’information ministériel, à savoir l’Espace de travail du savoir. D’autres référentiels ministériels, comme AgriDOC et des documents papier, ont été évalués selon certains critères d’audit.

L’audit portait principalement sur les secteurs suivants :

  • Gouvernance
    • Orientation stratégique et objectifs pour la gestion de l’information, y compris les plans de mise en œuvre, la surveillance et la production de rapports à l’appui.
  • Contrôles et processus
    • Activités de formation, de sensibilisation et de visibilité en lien avec la gestion de l’information.
    • Mécanismes pour l’échange et la conservation de l’information.

L’annexe – À propos de l’audit donne plus de précisions sur l’objectif, la portée, les critères et l’approche de l’audit.

1.2 Aperçu de la gestion de l’information

La gestion de l’information est une discipline ayant pour objet d’orienter et de soutenir l’administration efficace et efficiente de l’information au sein d’un organisme, depuis l’étape de la planification et de l’élaboration des systèmes jusqu’à celle de l’élimination de l’information ou de sa conservation à long terme.

Deux organisations établissent l’orientation des pratiques de gestion de l’information du gouvernement du Canada et guident celles-ci :

  • Le Conseil du Trésor, dont la Politique sur les services et le numérique et les instruments à l’appui établissent l’orientation stratégique et les principes directeurs pour de saines pratiques de gestion de l’information et de la technologie à l’échelle du gouvernement du Canada;
  • Bibliothèque et Archives Canada, qui oriente la communauté de la gestion de l’information du gouvernement du Canada en travaillant avec les organismes centraux, les ministères et d’autres parties à l’élaboration de normes, d’outils et de pratiques exemplaires liés à la gestion de l’information.

À la DGSI d’AAC, le Programme de gestion de l’information fournit des outils, des politiques et des pratiques exemplaires de gestion de l’information permettant de répondre aux besoins opérationnels et de soutenir la gestion des actifs d’information du Ministère tout au long de leur cycle de vie. Pour contribuer à réaliser cet objectif, la DGSI a publié en avril 2021 la plus récente version de sa stratégie de gestion de l’information de 2020 à 2023.

Les directions générales et leurs employés sont tenus de comprendre les politiques de gestion de l’information et de mettre en place des pratiques de gestion de l’information. Les directions générales, les unités opérationnelles et les employés doivent collaborer directement avec les spécialistes de la gestion de l’information de la DGSI pour favoriser la réalisation des buts, des activités et des résultats de la stratégie.

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections qui suivent présentent les principales observations, fondées sur les éléments probants et l’analyse liée à l’audit, et recommandent des améliorations. Les réponses de la direction qui sont présentées comprennent un plan d’action pour aborder chaque recommandation, désignent un responsable et précisent une date cible pour la mise en œuvre.

2.1 Gouvernance

La gouvernance de l’information est la stratégie globale qui permet de coordonner toute l’information organisationnelle. Elle établit les pouvoirs, les soutiens, les processus, les capacités, les structures et l’infrastructure permettant à l’information d’être un actif utile et de réduire la responsabilité pour une organisation, en fonction des besoins opérationnels et de la tolérance au risque qui sont propres à cette organisation.

Critère d’audit : L’équipe d’audit cherchait à déterminer si AAC avait défini et communiqué une orientation et des objectifs stratégiques, y compris les plans de mise en œuvre, la surveillance et la production de rapports à l’appui.

2.1.1 Stratégie de gestion de l’information

La Politique sur les services et le numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) précise que les hauts fonctionnaires ont pour responsabilité d’« [a]pprouver un plan ministériel annuel prospectif sur trois ans pour la gestion intégrée des services, de l’information, des données, de la TI et de la cybersécurité, qui est aligné avec le plan pangouvernemental intégré du dirigeante principale de l'information du Canada [et] est éclairé par des stratégies ou plans sur des sujets précis, le cas échéant ».

Une stratégie de gestion de l’information décrit l’orientation stratégique qu’une organisation mettra en œuvre pour améliorer la gestion de l’information en tant qu’actif stratégique tout au long de son cycle de vie, y compris sa vision, ses principes directeurs, ses buts, ses activités et ses résultats. Elle sert aussi à orienter les investissements et les activités de gestion de l’information vers les secteurs qui correspondent le mieux aux priorités opérationnelles de l’organisation.

Ce que l’audit a révélé : AAC a une stratégie de gestion de l’information sur trois ans qui a été approuvée en avril 2021. La stratégie comporte une orientation stratégique et des objectifs définis qui concordent avec les politiques du Conseil du Trésor. La stratégie a été communiquée à l’échelle du Ministère par l’intermédiaire des comités opérationnels et de la haute direction et du réseau intranet. Cependant, l’équipe d’audit a relevé plusieurs éléments omis dans la stratégie, notamment une structure de gouvernance claire et cohérente, une description des rôles et des responsabilités et une section sur les référentiels ministériels antérieurs.

Orientation stratégique et objectifs de la gestion de l’information

La stratégie actuelle a été approuvée par le Comité de gestion ministériel en avril 2021. L’audit a révélé que la stratégie était alignée sur les exigences de la politique et de la Directive sur les services et le numérique du Conseil du Trésor (avril 2020) et comportait des éléments clés tels que la mission, les principes directeurs, les objectifs stratégiques et les mesures stratégiques pour la gestion de l’information à AAC.

LA DGSI a consulté d’autres secteurs opérationnels du Ministère pendant l’élaboration de la stratégie. Aussi, elle a communiqué la stratégie par l’intermédiaire de l’Espace de travail du savoir, d’AgriSource (le réseau intranet ministériel d’AAC), et du Groupe consultatif sur la gestion de l’information et des comités de direction.

Structure de gouvernance

L’équipe d’audit a découvert que la structure de gouvernance de la gestion de l’information n’était pas uniformément documentée entre la stratégie et le site consacré à la gestion de l’information dans l’Espace de travail du savoir. La stratégie indique que la structure de gouvernance de la gestion de l’information est constituée du Comité de gestion des directeurs généraux, du Groupe consultatif sur la gestion de l’information et des groupes de travail sur la gestion de l’information de la Direction générale. Cependant, le site « Gestion de l’information à AAC » de l’Espace de travail du savoir mentionne aussi le sous-ministre, le dirigeant principal de l’information, le Comité de gestion du Ministère et le Comité d’examen de l’architecture.

Une structure de gouvernance manquant de clarté peut nuire à la surveillance par la haute direction de la mise en œuvre de la stratégie et des liens de celle-ci avec les priorités ministérielles.

Rôles et responsabilités

L’équipe d’audit a examiné les rôles et les responsabilités en matière de gouvernance de la gestion de l’information énoncés sur le site « Gestion de l’information à AAC » de l’Espace de travail du savoir et a conclu qu’ils s’alignaient sur ceux de la stratégie de gestion de l’information de 2016 à 2021. Les rôles et les responsabilités comprenaient plusieurs postes et comités clés, comme le dirigeant principal de l’information, le Comité de gestion du Ministère, le Comité de gestion des directeurs généraux et le Comité d’examen de l’architecture.

Cependant, la stratégie de 2020 à 2023 ne comporte pas de section sur les rôles et responsabilités dans laquelle sont énumérés les principaux rôles, les pouvoirs décisionnels liés à la gestion de l’information et les responsables de la mise en œuvre, de la surveillance et de la production de rapports concernant les mesures de suivi de la stratégie.

Sans rôles et responsabilités documentés de façon uniforme, il peut y avoir une responsabilité réduite à l’égard de la mise en œuvre, de la surveillance et de la production de rapports concernant les mesures de suivi de la stratégie.

Section sur les référentiels ministériels

L’équipe d’audit a constaté que la stratégie était axée sur la plateforme Microsoft 365, y compris la transition de l’Espace de travail du savoir à SharePoint Online. Cette attention particulière s’est avérée nécessaire en raison de l’adoption accélérée de la plateforme Microsoft 365. Même si elle aborde l’élaboration d’un plan de gestion du contenu existant, la stratégie n’expose pas de vision claire des référentiels ministériels existants ou de la mise hors service des référentiels de gestion de l’information plus anciens, comme AgriDOC et les disques partagés.

En conséquence, les employés d’AAC ont accès à plusieurs référentiels de gestion de l’information pour stocker leurs documents, à savoir :

  • Soit l’un des deux référentiels ministériels officiels (AgriDOC ou l’Espace de travail du savoir);
  • Soit l’un des référentiels ministériels précédents, comme les disques partagés.

Selon des entrevues avec des représentants de la Direction générale, cette situation a causé une certaine confusion à propos des emplacements où l’information peut être conservée.

Sans orientation stratégique clairement définie pour tous les référentiels de gestion de l’information actuels et précédents, il y a un risque que les employés ne respectent pas les processus d’AAC et les normes du Conseil du Trésor qui gouvernent la gestion de l’information.

Recommandation 1 : Stratégie de gestion de l’information

Le sous-ministre adjoint de la DGSI devrait examiner la prochaine version de la stratégie de gestion de l’information et y ajouter les éléments manquants, y compris :

  • La gouvernance et la surveillance;
  • Les rôles et les responsabilités, notamment à l’égard de la surveillance et de la production de rapports;
  • Une section sur les référentiels ministériels.

Réponse de la direction et plan d’action

La prochaine stratégie de gestion de l’information (de 2023 à 2026) sera parachevée et publiée au cours de l’exercice 2023-2024, et elle comprendra de l’information sur la gouvernance, la surveillance, les rôles et les responsabilités (notamment à l’égard de la surveillance et de la production de rapports), ainsi qu’une stratégie générale pour l’évolution des référentiels ministériels.

Responsables : sous-ministre adjoint, DGSI; directeur général, Direction de la gestion stratégique; directeur, Services du savoir

Date cible d’achèvement : mars 2024

2.1.2 Plans de mise en œuvre

Le Manuel de l’examinateur indépendant du SCT précise qu’un plan de gestion détaillé devrait comprendre des plans détaillés de déploiement des opérations, y compris des plans de migration et de conversion des données (c’est-à-dire, information), de formation et de transition.

Ce que l’audit a révélé : Un plan de mise en œuvre était en place pour appuyer la stratégie, mais le contenu concernant l’élaboration d’un plan pour le contenu existant couvrait seulement l’Espace de travail du savoir, omettant AgriDOC et les autres systèmes existants (par exemple, disques partagés).

L’équipe d’audit a aussi souligné que la stratégie n’était pas assortie d’un plan d’atténuation des risques.

Plan de mise œuvre de la stratégie de gestion de l’information

L’équipe d’audit a constaté que la stratégie était assortie d’un plan de mise en œuvre prévoyant 13 mesures de suivi à prendre pendant la période de 2020 à 2023. En date de juillet 2022, la majorité de ces mesures de suivi (12) avaient été appliquées avec succès ou allaient l’être avant la fin de 2022-2023 :

  • Cinq mesures de suivi ont été appliquées avec succès.
  • Sept mesures de suivi allaient être appliquées d’ici mars 2023.
  • Une mesure de suivi liée à la validation de l’autorisation de disposition a été retardée et pourrait ne pas être appliquée d’ici mars 2023.

Plans concernant le contenu existant

En juin 2022, la DGSI a publié un document présentant des options de stratégie pour la transition de l’Espace de travail du savoir afin de faciliter la mise hors service de l’Espace de travail du savoir d’ici mars 2025. Lorsque l’audit a été réalisé, ce document était considéré comme une ébauche et n’avait pas été achevé.

Cependant, l’équipe d’audit a constaté qu’aucun plan de transition n’avait été établi pour AgriDOC et les référentiels de gestion de l’information antérieurs (par exemple, disques partagés). La stratégie de gestion de l’information précédente (de 2016 à 2021) précisait des échéances pour la mise hors service d’AgriDOC et des disques partagés en 2020-2021, mais celle-ci n’a jamais eu lieu.

Le maintien de plusieurs systèmes de gestion de l’information s’assortit de coûts élevés et de risques importants. Il contribue aux inefficacités opérationnelles, comme le temps et les efforts supplémentaires requis pour répondre aux demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et assurer la préservation de la preuve dans de nombreux référentiels de gestion de l’information. La mise hors service des systèmes existants sous-tend des coûts de projet élevés et nécessite des efforts considérables de la part des employés en raison des complexités techniques, de la migration du contenu et des problèmes associés aux documents et aux litiges. Il y a des risques en lien avec la sécurité de l’information et les conséquences des cyberattaques sur l’information.

Plan d’atténuation des risques

L’équipe d’audit a constaté que plusieurs jalons de la stratégie de gestion de l’information précédente n’avaient pas été atteints. De plus, les entrevues qu’elle a menées indiquaient un manque d’engagement potentiel à l’égard de l’adoption des nouveaux processus de gestion de l’information. Pour ces raisons, l’équipe d’audit s’attendait à trouver un plan à l’appui abordant les risques posés par la mise en œuvre de la stratégie actuelle, mais a constaté qu’on n’avait ni réalisé d’analyse des risques ni élaboré de stratégie d’atténuation.

En l’absence d’une analyse des risques et de stratégies d’atténuation pour la mise en œuvre de la stratégie, il y a un risque que les mesures de suivi ne soient pas appliquées et que les processus de gestion de l’information d’AAC ne soient pas alignés sur la politique du Conseil du Trésor.

Recommandation 2 : Plans de mise en œuvre

Le sous-ministre adjoint de la DGSI devrait établir des plans de transition pour la mise hors service d’AgriDOC et d’autres systèmes existants (par exemple, disques partagés), ainsi qu’un plan d’atténuation des risques pour la mise en œuvre de la prochaine stratégie de gestion de l’information.

Réponse de la direction et plan d’action

La stratégie de transition pour l’Espace de travail du savoir a été mise au point et est en cours de mise en œuvre.

On établira un plan pour le contenu existant d’ici mars 2023 en tant que livrable de la stratégie de gestion de l’information actuelle (de 2020 à 2023). Ce plan définira une stratégie pour aborder les applications de gestion de l’information existantes, dont AgriDOC et les disques partagés.

On établira aussi un plan d’atténuation des risques à l’appui de la prochaine stratégie de gestion de l’information (de 2023 à 2026), qui sera publiée au cours de l’année financière 2023-2024.

Responsables : sous-ministre adjoint, DGSI; directeur général, Direction de la gestion stratégique; directeur, Services du savoir

Date cible d’achèvement  mars 2024

2.1.3 Surveillance et rapports

Selon les critères d’audit du Conseil du Trésor liés au cadre de responsabilisation de gestion, les organes de surveillance devraient demander et recevoir de l’information complète, actualisée et exacte en quantité suffisante.

Ce que l’audit a révélé : Au sein du Ministère, on tenait des discussions stratégiques sur les activités de gestion de l’information parmi les responsables des opérations et la haute direction. On a rédigé un plan de mesure du rendement de la gestion de l’information et défini des indicateurs de rendement de la gestion de l’information, mais on ne les a jamais achevés ou mis en œuvre. Lorsque l’audit a été réalisé, la haute direction n’avait pas encore reçu de mise à jour annuelle sur la mise en œuvre de la stratégie de gestion de l’information.

Discussions stratégiques sur les activités de gestion de l’information

L’équipe d’audit a examiné les comptes rendus de décisions d’avril 2021 à août 2022 et constaté que la haute direction et les comités de gestion des opérations d’AAC avaient reçu des mises à jour et tenu des discussions au sujet de Microsoft 365 et d’autres initiatives de gestion de l’information de grande envergure.

Mesure du rendement de la stratégie de gestion de l’information

La stratégie décrit un cadre de mesure du rendement de la gestion de l’information, lequel consiste en un plan de mesure du rendement de la gestion de l’information assorti d’indicateurs de rendement de la gestion de l’information.

L’équipe d’audit a déterminé que le plan de mesure du rendement de la gestion de l’information est bien défini en ce qui concerne les rôles et les responsabilités, la collecte de données, la production de rapports et les recours hiérarchiques. Les indicateurs de rendement de la gestion de l’information prévoient des mesures pour 13 des mesures stratégiques énoncées dans la stratégie, avec l’échéancier suivant pour la production de rapports :

  • Comité de gestion du Ministère : Deux fois par an et au besoin
  • Comité de gestion des directeurs généraux : Deux fois par an et au besoin
  • Groupe consultatif sur la gestion de l’information : Tous les trimestres, tous les mois ou au besoin

Cependant, l’équipe d’audit a découvert que le plan de mesure du rendement de la gestion de l’information et les indicateurs de rendement de la gestion de l’information n’avaient pas été achevés et mis en œuvre au moment de l’audit.

Sans mesure du rendement, il y a un risque que la haute direction ne puisse pas surveiller et superviser efficacement les activités de gestion de l’information d’AAC.

Mises à jour annuelles sur la stratégie de gestion de l’information

Selon la stratégie, il faut présenter des mises à jour annuelles au Groupe consultatif sur la gestion de l’information et à la haute direction. L’équipe d’audit a examiné les comptes rendus de décisions du Groupe consultatif sur la gestion de l’information, du Comité de gestion du Ministère et du Comité de gestion des directeurs généraux, puis déterminé qu’une mise à jour avait été fournie au Groupe consultatif sur la gestion de l’information en avril 2022 et qu’aucune mise à jour sur la stratégie n’avait été fournie au Comité de gestion du Ministère et au Comité de gestion des directeurs généraux lorsque l’audit a été réalisé.

Le manque de mises à jour sur les progrès réalisés par rapport aux activités stratégiques de gestion de l’information peut nuire au processus décisionnel de la haute direction dans ce secteur.

Recommandation 3 : Surveillance et rapports

Le sous-ministre adjoint de la DGSI devrait mettre au point les mesures de rendement de la gestion de l’information et produire les rapports connexes, ainsi que présenter à la haute direction des mises à jour annuelles sur la mise en œuvre de la stratégie de gestion de l’information.

Réponse de la direction et plan d’action

On élaborera un cadre de mesure du rendement pour le Programme de gestion de l’information d’ici mars 2023. On se servira de ce cadre pour fournir des mises à jour annuelles aux comités de la haute direction à compter de l’exercice 2023-2024.

Une mise à jour annuelle sur la mise en œuvre de la stratégie de gestion de l’information sera présentée à la haute direction.

Responsables : sous-ministre adjoint, DGSI; directeur général, Direction de la gestion stratégique; directeur, Services du savoir

Date cible d’achèvement : décembre 2023

2.2 Formation

Les activités de formation et de sensibilisation sont des contrôles fondamentaux qui permettent de soutenir une culture de pratiques de gestion de l’information éprouvées au sein d’une organisation. La formation permet aux utilisateurs d’acquérir les connaissances, les capacités et les habiletés nécessaires pour appliquer des pratiques de gestion de l’information normalisées et elle facilite l’adoption d’outils et de processus de gestion de l’information.

Critère d’audit : L’équipe d’audit a cherché à déterminer si des activités de formation, de sensibilisation et de visibilité en lien avec la gestion de l’information étaient en place et mises à jour de façon à refléter un environnement en constante évolution.

2.2.1 Formation et sensibilisation

La Politique sur la gestion des personnes du Conseil du Trésor précise que les ministères devraient appuyer et favoriser au sein de l’organisation un environnement d’apprentissage continu qui encourage et habilite les employés à acquérir et à maintenir les connaissances, les habiletés et les compétences nécessaires pour réussir sur le plan professionnel, ainsi qu’à suivre la formation obligatoire.

Ce que l’audit a révélé : Des cours de formation obligatoires et recommandés étaient offerts aux employés, et plusieurs activités de sensibilisation avaient lieu sur une base régulière. Cependant, la DGSI ne faisait pas le suivi des taux d’achèvement de la formation obligatoire sur la gestion de l’information. De plus, des entrevues avec des représentants de la DGSI ont révélé que les employés n’étaient pas certains des outils et des applications de gestion de l’information à utiliser pour conserver l’information ministérielle.

Formation

La formation sur la gestion de l’information consiste en des cours généraux sur la gestion de l’information et en des cours précis sur les systèmes de gestion de l’information et leur utilisation. L’audit a révélé que des liens vers la formation étaient présentés aux employés d’AAC sur le site Apprentissage et perfectionnement et le site de la Direction générale des systèmes d’information sur AgriSource, ainsi que dans un calendrier de formation centralisé dans l’Espace de travail du savoir.

Les employés d’AAC doivent suivre et réussir un cours de base obligatoire sur la gestion de l’information – Principes fondamentaux de la gestion de l’information (COR501) – dans les 30 jours suivant leur embauche. Dans la version préliminaire du plan de mesure du rendement, la DGSI a défini un indicateur de rendement permettant de suivre l’achèvement de ce cours, mais ne l’a pas appliqué.

De la formation obligatoire est offerte pour des systèmes de gestion de l’information précis, dont AgriDOC et l’Espace de travail du savoir. On donnait également de la formation sur des rôles d’utilisateur précis, notamment celui d’administrateur de sites de l’Espace de travail du savoir, et aux personnes nécessitant une formation particulière.

L’équipe d’audit a noté que la DGSI a mis en place plusieurs mécanismes de rétroaction pour organiser ou améliorer des activités de sensibilisation. Ces mécanismes comprenaient le Réseau des artisans du changement, le Groupe consultatif sur la gestion de l’information (constitué de représentants de l’ensemble de la Direction générale), des groupes d’utilisateurs précoces chargés de tester les nouveaux systèmes d’information (par exemple, Microsoft 365 et SharePoint Online) et les sondages à remplir à la suite des cours de formation.

Si l’indicateur de rendement de la formation obligatoire ne fait pas l’objet d’un suivi, il y a un risque que les employés d’AAC ne respectent pas les processus et les lignes directrices du gouvernement du Canada et d’AAC en matière de gestion de l’information.

Sensibilisation

La DGSI s’est servie d’outils de sensibilisation variés pour promouvoir les cours de formation existants et en élaborer de nouveaux, notamment les présentations devant des comités, les courriels à l’ensemble du personnel, le bulletin nouvelles@l’ouvrage, les séances vidéo sur Microsoft Teams et les renseignements sur le sujet dans AgriSource et l’Espace de travail du savoir.

Cependant, des entrevues avec des représentants de la Direction générale ont révélé que les employés n’étaient pas certains des outils et des applications de gestion de l’information à utiliser pour conserver l’information ministérielle, étant donné les nombreuses options à leur disposition.

Comme certains employés peuvent être incertains quant aux applications de gestion de l’information à utiliser et aux pratiques de gestion de l’information à suivre, il y a un risque d’utilisation inappropriée des référentiels ministériels et de non-respect des pratiques de gestion du cycle de vie.

Recommandation 4 : Formation et sensibilisation

Le sous-ministre adjoint de la DGSI devrait réviser les cours obligatoires ou publier des directives sur le réseau intranet afin de combler les lacunes potentielles dans la sensibilisation à la gestion de l’information et de surveiller les taux d’achèvement des cours obligatoires sur la gestion de l’information.

Réponse de la direction et plan d’action

Le Programme de gestion de l’information a examiné le contenu du cours obligatoire sur la gestion de l’information de l’École de la fonction publique du Canada en août 2020 et relevé des lacunes. Le cours de sensibilisation à la gestion de l’information d’AAC, offert depuis avril 2021, a été élaboré dans le but de combler ces lacunes. Il n’est pas obligatoire pour le moment.

La DGSI étudiera les besoins d’AAC en formation obligatoire sur la gestion de l’information et recommandera les changements nécessaires d’ici juin 2023 en consultation avec la Direction générale de la gestion intégrée.

L’indicateur de rendement et la production de rapports sur les taux d’achèvement de la formation obligatoire seront examinés et mis en œuvre d’ici le premier trimestre de l’exercice 2023-2024.

Responsables : sous-ministre adjoint, DGSI; directeur général, Direction de la gestion stratégique; directeur, Services du savoir

Date cible d’achèvement : mars 2024

2.3 Cycle de vie de la gestion de l’information

Le cycle de vie de la gestion de l’information renvoie à la surveillance de l’information de sa création jusqu’à sa disposition définitive. Les étapes du cycle de vie de la gestion de l’information comprennent la planification; la création et la saisie; l’organisation; l’utilisation et la communication; ainsi que la conservation et la disposition. La gestion du cycle de vie est importante puisqu’elle permet de garantir que l’information n’est pas traitée sans précaution ou supprimée par inadvertance.

Critère d’audit : L’équipe d’audit a cherché à déterminer si les besoins liés au cycle de vie de la gestion de l’information sont consignés, communiqués et soutenus au moyen de processus et d’outils de gestion de l’information ministériels pour l’Espace de travail du savoir.

2.3.1 Création de dossiers

Selon la Politique sur les services et le numérique du Conseil du Trésor, lorsqu’ils créent ou recueillent de l’information à valeur opérationnelle, les ministères doivent veiller à ce que les métadonnées pour les principaux champs de profil soient conservées et à ce que l’information soit harmonisée avec les structures de taxonomie et les systèmes de classement de l’architecture ministérielle.

Ce que l’audit a révélé : L’équipe d’audit a constaté qu’une structure de métadonnées et une architecture d’information opérationnelle avaient été définies et mises en œuvre pour l’Espace de travail du savoir.

Métadonnées

Les métadonnées fournissent un ensemble cohérent de termes normalisés qui décrivent le contenu d’un dossier et cernent sa fonction opérationnelle principale au sein d’un ministère. Les métadonnées appuient aussi un calendrier de conservation et de disposition et l’identification des documents d’archives définis par Bibliothèque et Archives Canada.

L’équipe d’audit a constaté qu’une structure de métadonnées était en place pour l’Espace de travail du savoir et qu’elle comprenait de l’information comme le titre du document, l’auteur et la date de la dernière modification. La structure de métadonnées de l’Espace de travail du savoir comprenait des champs de métadonnées obligatoires et facultatifs. L’équipe d’audit a examiné l’utilisation de trois champs de métadonnées obligatoires – soit « Type de contenu », « Type d’activité » et « Type de document » – et déterminé qu’ils avaient été remplis dans la majorité des cas (98,7 %).

Architecture d’information opérationnelle

Une architecture d’information opérationnelle permet d’établir l’objectif opérationnel de tous les actifs d’information d’une organisation.

L’équipe d’audit a constaté que la DGSI avait conçu une architecture d’information opérationnelle ministérielle pour l’Espace de travail du savoir. Le champ de métadonnées « Type de contenu » de l’architecture permet d’indiquer la fonction opérationnelle ministérielle d’un document. Certains exemples de types de contenu étaient « Surveillance de la gestion » et « Sciences et innovation », qui comptent parmi les grandes fonctions prescrites et internes du Ministère.

2.3.2 Gestion des dossiers

Selon le critère d’audit du Conseil du Trésor lié au cadre de responsabilisation de gestion, il devrait y avoir des mécanismes officiels et bien compris pour la gestion, l’archivage et la communication de l’information, et ils doivent être bien documentés et communiqués et faire l’objet d’un suivi.

Ce que l’audit a révélé : L’équipe d’audit a découvert que les exigences relatives au cycle de vie de la gestion de l’information d’AAC étaient en général documentées et communiquées au moyen de directives, de processus et de lignes directrices dans AgriSource et l’Espace de travail du savoir. Cependant, certains documents de processus clés étaient encore à l’état d’ébauche, notamment le document sur la disposition de documents dans l’Espace de travail du savoir, le document sur la disposition d’information opérationnelle d’AgriDOC du Programme de gestion de l’information, et les lignes directrices en matière de gestion de l’information pour les départs et mouvements d’employés. La mise à jour des processus de disposition et la révision des lignes directrices en matière de gestion de l’information pour les sorties étaient désignées comme des mesures stratégiques dans la stratégie de gestion de l’information pour 2020-2023 et devaient être achevées d’ici mars 2023.

Gestion des dossiers

L’équipe d’audit a constaté que les directives concernant la gestion de l’information n’étaient pas stockées dans un emplacement centralisé et facilement accessible aux employés. Par exemple, les directives concernant les métadonnées ne se trouvaient pas sur la page d’accueil du Programme de gestion de l’information dans AgriSource ou l’Espace de travail du savoir; on pouvait seulement les trouver en cherchant dans les documents de formation ou dans divers autres sites de l’Espace de travail du savoir.

Si les directives sont incomplètes ou difficiles à trouver, les employés peuvent ne pas comprendre et appliquer les processus de gestion de l’information d’AAC.

Recommandation 5 : Documents d’orientation

Le sous-ministre adjoint de la DGSI devrait mettre à jour et achever les documents d’orientation, y compris ceux sur les processus liés aux métadonnées et à la disposition pour les référentiels ministériels d’AAC, et les stocker dans un emplacement centralisé.

Réponse de la direction et plan d’action

Le Programme de gestion de l’information mettra la dernière main aux documents d’orientation et les publiera dans AgriSource et l’Espace de travail du savoir, y compris ceux sur les processus liés aux métadonnées et à la disposition pour les référentiels ministériels d’AAC.

Il fournira aussi de l’information expliquant les processus précédant et suivant l’obtention de l’autorisation de disposition validée d’AAC.

Responsables : sous-ministre adjoint, DGSI; directeur général, Direction de la gestion stratégique; directeur, Services du savoir

Date cible d’achèvement : décembre 2023

2.3.3 Disposition des dossiers

Selon la Ligne directrice sur les services et le numérique du Conseil du Trésor, il faudrait détruire l’information éphémère (c’est-à-dire, l’information qui n’a pas de valeur opérationnelle ou continue) dès qu’elle n’est plus requise. De plus, selon la Directive sur les services et le numérique, le dirigeant principal de l’information d’un ministère, en collaboration avec d’autres agents du ministère, au besoin, est responsable d’« [é]laborer un processus de disposition consigné et entreprendre des activités de disposition régulières pour toute l’information et toutes les données ».

Ce que l’audit a révélé : L’équipe d’audit a constaté que l’information éphémère est éliminée et que les actifs d’information sont transférés lorsque des employés quittent le Ministère, mais qu’il n’y a pas d’activités de disposition régulières pour les actifs d’information.

Disposition de l’information éphémère

L’équipe d’audit a noté que AAC réalise des activités régulières de gestion de l’information éphémère. Par exemple, le Ministère a tenu pendant l’hiver 2022 une semaine ministérielle de nettoyage des documents numériques qui était axée sur le développement et l’application de bonnes pratiques de gestion des courriels. L’équipe d’audit a observé que, dans le cadre de l’initiative « L’avenir du travail à AAC » note de bas de page 1, la Direction générale de la gestion intégrée coordonnait les directions générales dans leurs efforts de nettoyage des documents papier, et que le Programme de gestion de l’information avait diffusé au printemps 2022 une vidéo de sensibilisation à la gestion de l’information et aux litiges qui donnait des directives pour appuyer les initiatives de nettoyage. Au moment de l’audit, des initiatives de nettoyage étaient en cours au bureau de l’administration centrale à Ottawa et au bureau régional de Winnipeg.

Transfert des actifs d’information lors de départs d’employés

L’équipe d’audit a noté qu’un nouveau système d’entrée, de mobilité interne et de départ a été mis en service pour gérer le transfert des actifs d’information des employés quittant le Ministère. Ce système a été lancé à grande échelle en janvier 2022 et doit être utilisé pour tous les employés travaillant depuis au moins six mois à AAC.

Disposition régulière des actifs d’information

L’audit a révélé que le Programme de gestion de l’information d’AAC a diffusé un calendrier de conservation des documents (dont la version la plus récente date de 2020) qui recommande des périodes de conservation à observer pour les différents types d’actifs d’information de manière à répondre aux besoins opérationnels.

En 2016, AAC a obtenu une autorisation de disposition de Bibliothèque et Archives Canada. Cette autorisation de disposition précise les secteurs organisationnels du Ministère qui sont les plus susceptibles de produire des documents d’archives.

À une prochaine étape, la DGSI prévoit obtenir une autorisation de disposition validée, ce qui fait partie des mesures de suivi de la stratégie. Sans autorisation de disposition validée, AAC doit consulter Bibliothèque et Archives Canada au cas par cas pour toutes ses activités de disposition afin de cerner l’information qui pourrait présenter une valeur archivistique et d’obtenir l’autorisation d’éliminer celle qui n’en a pas. En raison de ce processus exigeant, AAC n’a demandé d’autorisation pour éliminer de l’information qu’en cas de besoin.. Une fois qu’il obtiendra son autorisation de disposition validée, AAC devrait être en mesure de réaliser plus efficacement ses propres activités de recensement d’information à valeur archivistique et de transfert de celle-ci à Bibliothèque et Archives Canada.

Par conséquent, l’équipe d’audit a constaté qu’il n’y avait pas de disposition régulière des actifs d’information à la fin de leur période de conservation recommandée. Selon un examen réalisé en juillet 2022 des documents des comités de gouvernance de la haute direction stockés dans l’Espace de travail du savoir, 204 des 652 documents examinés (31 %) étaient conservés au-delà de la période de conservation recommandée.

Sans activités de disposition régulières, le Ministère continue d’accumuler les actifs d’information, ce qui cause des inefficacités par rapport à la récupération et au stockage des documents, surtout pour les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et la préservation de la preuve. De plus, sans autorisation de disposition validée, AAC ne remplit pas son obligation de transférer les actifs d’information à valeur archivistique à Bibliothèque et Archives Canada une fois que les périodes de conservation recommandées par le Ministère ont pris fin.

Recommandation 6 : Autorisation de disposition validée

Le sous-ministre adjoint de la DGSI devrait :

  • Mener à bien le processus de validation de l’autorisation de disposition d’AAC;
  • Définir et instaurer des processus régissant la disposition régulière des actifs d’information ayant dépassé leur période de conservation pour l’Espace de travail du savoir, AgriDOC et les autres systèmes existants

Réponse de la direction et plan d’action

AAC établira un plan pour achever le processus de validation de son autorisation de disposition en consultation avec Bibliothèque et Archives Canada.

La validation de l’autorisation de disposition devrait être effectuée d’ici décembre 2024, selon les ressources disponibles et les pressions concurrentes. Cette démarche sera ajoutée à la stratégie d’atténuation des risques qui est élaborée pour la prochaine stratégie de gestion de l’information d’AAC.

Entre-temps, AAC réalisera des activités de disposition en fonction des priorités et sous la supervision de Bibliothèque et Archives Canada. Une fois l’autorisation de disposition validée, Bibliothèque et Archives Canada n’aura plus à surveiller les activités d’AAC, qui établira un nouveau processus pour régir la disposition régulière des documents ministériels dans tous ses systèmes.

Responsables : sous-ministre adjoint, DGSI; directeur général, Direction de la gestion stratégique; directeur, Services du savoir

Date cible d’achèvement : décembre 2025

3.0 Conclusion

L’équipe d’audit a conclu que le Ministère avait quelques éléments d’un cadre de contrôle de gestion en place pour la gestion de l’information. Cependant, pour s’assurer que les risques liés à la gestion sont atténués adéquatement, le Ministère doit apporter des améliorations à plusieurs domaines clés, dont la gouvernance, la formation et la gestion du cycle de vie de la gestion de l’information.

Annexe : À propos de l’audit

Énoncé de conformité

L’audit respecte le Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institute of Internal Auditors, comme l’attestent les résultats du programme d’amélioration et d’assurance de la qualité de l’audit interne d’AAC. Des preuves appropriées et suffisantes ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors afin de fournir un degré raisonnable d’assurance à l’égard des résultats et des conclusions contenus dans le présent rapport. Ceux-ci reposent sur les conditions présentes au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’aux secteurs inclus dans la portée de l’audit.

Objectif de l’audit

Déterminer si un cadre de contrôle de gestion adéquat est en place pour la gestion de l’information et, le cas échéant, s’il est appliqué conformément aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor.

Portée de l’audit

La portée de l’audit comprenait le plus récent référentiel d’information ministériel, à savoir l’Espace de travail du savoir. Des référentiels ministériels plus anciens, comme AgriDOC et des documents papier, ont été évalués selon certains critères d’audit. Les référentiels propres à d’autres secteurs opérationnels ne s’inscrivaient pas dans la portée de l’audit.

De plus, l’audit n’a pas évalué les éléments suivants :

  • Classification des documents et sécurité de l’information : Ces secteurs relèvent de la responsabilité des Services de sécurité ministériels de la Direction générale de la gestion intégrée ainsi que de la responsabilité des auteurs de documents à l’égard de la classification et du traitement de l’information.
  • Gestion des données : La stratégie de gestion de l’information d’AAC ne couvre pas la gestion des données puisque ce secteur est couvert par la stratégie de données du Ministère.

Période visée par l’audit

Pour évaluer les processus et les pratiques de gestion de l’information, l’équipe d’audit a concentré ses efforts sur la période s’étendant de mars 2021 à septembre 2022. Cependant, afin d’approfondir sa compréhension de certains aspects de la gestion de l’information, elle a étudié des activités et des processus des années antérieures, le cas échéant.

Critères d’audit

L’équipe d’audit a appliqué les critères suivants pendant la phase d’exécution de l’audit :

  • Gouvernance : AAC avait une orientation stratégique et des objectifs définis et communiqués pour la gestion de l’information, y compris les plans de mise en œuvre, la surveillance et la production de rapports à l’appui.
  • Formation : AAC menait des activités de formation, de sensibilisation et de visibilité en lien avec la gestion de l’information et les mettait à jour de façon à refléter un environnement changeant.
  • Cycle de vie de la gestion de l’information : Les exigences étaient documentées, communiquées et soutenues par des processus et des outils ministériels de gestion de l’information pour l’Espace de travail du savoir.

Approche de l’audit

L’approche de l’audit était fondée sur les risques et conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institute of Internal Auditors. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à permettre d’atteindre l’objectif de l’audit. L’audit a été mené conformément à un programme définissant les tâches à exécuter pour obtenir et étudier des preuves suffisantes et appropriées afin d’évaluer chaque critère d’audit.

L’équipe d’audit a accompli le travail suivant pour s’acquitter de son mandat :

  • Examen de documents, comme la Politique sur les services et le numérique et la Directive sur les services et le numérique du Conseil du Trésor (avril 2020); le Plan stratégique de la gestion de l’information et de la technologie de l’information du gouvernement du Canada de 2017-2021; la stratégie de gestion de l’information d’AAC de 2020 à 2023 (avril 2021); la directive sur la gestion de l’information en cas de départ (avril 2021); les documents de formation sur la gestion de l’information.
  • Entrevues avec des intervenants clés, y compris des représentants des secteurs organisationnels suivants : Secrétariat du Ministère; conseillers principaux de la DGSI; Services numériques et innovation, DGSI; Transformation numérique et intégration des services, DGSI; Applications opérationnelles, DGSI; Services du savoir, DGSI; Programme de gestion de l’information, DGSI; et Groupe des services techniques de collaboration, DGSI.
  • Examen des documents stockés sur les sites de l’Espace de travail du savoir en date du 21 juillet 2022; et examen des comptes rendus de décisions de quatre comités de gouvernance en date de juillet 2022.

Note

Note de bas de page 1

L’avenir du travail à AAC : initiative ministérielle qui visait à aborder les changements survenus dans le lieu de travail en raison de la COVID-19, y compris la réintégration continue, les opérations en temps de pandémie et l’avenir du travail.

Retour à la référence de la note de bas de page 1

-->

Date de modification: