2014-2015 Audit de la santé et de la sécurité au travail

3 décembre 2015

2014-2015

Bureau de la vérification et de l'évaluation d'Agriculture et Agroalimentaire Canada

Résumé

Le gouvernement du Canada assure la sécurité en milieu de travail au moyen de lois, de programmes et de services conçus pour éviter que des travailleurs soient victimes d'accidents ou se blessent au travail. De concert avec Emploi et Développement social Canada – Programme du travail, les agents de santé et de sécurité surveillent la conformité aux exigences du Code canadien du travail – Partie II, de la législation et du Règlement canadien sur la sécurité et la santé au travail, au respect desquelles ils veillent tout en favorisant et en appliquant des pratiques de santé et de sécurité.

En outre, les activités d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) en matière de santé et de sécurité au travail (SST) sont régies par les exigences de la Politique d'AAC concernant la santé et la sécurité au travail des employés et diverses directives et lignes directrices élaborées dans le cadre du Programme de prévention des risques (PPR) d'AAC. Dans le cadre de ce programme, AAC a élaboré un ensemble de cours de formation obligatoires sur la santé et la sécurité du travail.

En 2013-2014, la mise en place d'un milieu de travail sain et sécuritaire a constitué l'une des priorités du Ministère en matière de ressources humaines ainsi qu'une activité clé. Les stratégies et les initiatives consistaient, entre autres choses, à intensifier la formation des gestionnaires et des employés sur la SST, à mettre en œuvre une approche centralisée quant à la gestion des blessures et maladies liées au travail (p. ex. indemnisation des accidentés du travail) et à établir des contrats de services externes pour permettre l'exécution du Programme d'aide aux employés et la prestation de services relatifs à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation.

Le sous-ministre a approuvé l'audit de la SST dans le Plan d'audit interne axé sur les risques d'Agriculture et Agroalimentaire Canada pour les exercices 2014 à 2017.

Cet audit avait pour objectif de donner l'assurance que le cadre de contrôle de la gestion qu'AAC emploie pour assurer la conformité à la Partie II du Code canadien du travail et aux règlements connexes est pertinent et efficace.

L'audit a porté sur les activités de contrôle de la gestion visant à assurer la conformité à la Partie II du Code canadien du travail; elle ne constituait pas un examen technique de la SST.

L'équipe d'audit a constaté qu'un important travail avait été accompli pour élaborer un ensemble exhaustif de politiques, de directives et d'instruments de programme devant guider la gestion de la SST à AAC.

Les Services d'audit interne ont repéré des faiblesses en matière de surveillance dans le cadre de contrôle de la gestion pour le programme de SST d'AAC. Des recommandations issues de l'audit sont adressées au sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale de la gestion intégrée (DGGI), dans les domaines suivants : surveillance, établissement de rapports, politiques et programmes et formation.

Des recommandations ont été énoncées dans le présent rapport pour remédier aux faiblesses relevées.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

1.1.1 Le gouvernement du Canada assure la sécurité en milieu de travail au moyen de lois, de programmes et de services conçus pour éviter que des travailleurs soient victimes d'accidents ou se blessent au travail. De concert avec Emploi et Développement social Canada – Programme du travail, les agents de santé et de sécurité surveillent la conformité aux exigences du Code canadien du travail – Partie II, de la législation et du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, au respect desquelles ils veillent tout en favorisant et en appliquant des pratiques de santé et de sécurité.
1.1.2 Emploi et Développement social Canada exige que les milieux de travail élaborent, mettent en œuvre et surveillent un programme de prévention des risques. À ce titre, Emploi et Développement social Canada a élaboré un Guide du programme de prévention des risques en se fondant sur la Partie II du CTC pour aider les employeurs à mettre au point leur propre programme de prévention des risques et à en surveiller l'exécution. Voici les principales composantes d'un programme de prévention des risques :
- Plan de mise en œuvre
- Méthode de recensement et d'évaluation des risques
- Recensement et l'évaluation des risques
- Mesures préventives
- Formation des employés
- Évaluation du programme
1.1.3 Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) s'engage à offrir un milieu de travail sain et sécuritaire à tous ses employés, quel que soit leur statut ou leur période d'emploi. Le Ministère fait la promotion de la santé et de la sécurité au travail (SST) en tant que partie intégrante de sa culture organisationnelle, et il intègre la SST à ses processus décisionnels touchant la gestion et les activités.
1.1.4 AAC est un ministère de taille moyenne comptant environ 5 000 employés, qui travaillent majoritairement dans toutes les régions du pays. La diversité des groupes professionnels témoigne du large éventail de compétences dont AAC a besoin dans le domaine des sciences, des politiques, des programmes, des marchés, du commerce et des opérations. Les employés d'AAC exercent leurs fonctions dans quatre grands types de milieux de travail : fermes et pâturages, installations d'entretien, laboratoires et bureaux. La Direction générale des sciences et de la technologie (DGST) est la plus grande direction générale d'AAC; elle compte environ 44 % des effectifs^{Note de bas de page 1}.
1.1.5 Les activités d'AAC relatives à la SST sont également régies par d'autres exigences comme la Politique d'AAC concernant la santé et la sécurité au travail des employés et diverses directives et lignes directrices élaborées dans le cadre du Programme de prévention des risques d'AAC, à titre de mesures préventives. De plus, dans le cadre de ce programme, AAC a élaboré un ensemble de cours de formation obligatoires sur la santé et la sécurité du travail.
1.1.6 En 2013-2014, la mise en place d'un milieu de travail sain et sécuritaire a constitué l'une des priorités du Ministère en matière de ressources humaines ainsi qu'une activité clé. Les stratégies et les initiatives consistaient, entre autres choses, à intensifier la formation des gestionnaires et des employés sur la SST, à mettre en œuvre une approche centralisée quant à la gestion des blessures et maladies liées au travail (p. ex. indemnisation des accidentés du travail) et à établir des contrats de services externes pour permettre l'exécution du Programme d'aide aux employés et la prestation de services relatifs à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation.
1.1.7 Le cadre de contrôle de la gestion de la SST est essentiellement décentralisé. La haute direction, les gestionnaires et les superviseurs d'AAC se sont vu confier des responsabilités précises en matière de SST; on s'attend à ce qu'ils s'acquittent de celles-ci de manière à assurer la sécurité des employés, des visiteurs, des étudiants et des entrepreneurs qui relèvent de leur responsabilité. Le Programme national en santé et sécurité au travail (SST) d'AAC est géré et coordonné par le personnel responsable des programmes de mieux-être au travail (qui relevaient de la Division des relations de travail avant avril 2015), au sein de la Direction des ressources humaines de la Direction générale de la gestion intégrée(DGGI). Les coordonnateurs régionaux de la santé et de la sécurité au travail fournissent des conseils et des directives sur la SST et relèvent sur le plan administratif d'un directeur associé, Recherche, développement et technologie (RDT), de la Direction générale des sciences et de la technologie (DGST).
1.1.8 La structure de la SST à AAC^{Note de bas de page 2} est la suivante :

Le tableau illustre la structure de la SST. Voici le contenu du tableau :

Direction générale de la gestion intégrée :
La Direction générale de la gestion intégrée supervise la Direction des ressources humaines/programmes de mieux-être au travail; la Direction des ressources humaines supervise le Programme national de santé et sécurité au travail, le Programme national de santé et sécurité au travail supervise le gestionnaire, Programme national de santé et sécurité au travail, et le coordonnateur régional, Santé et sécurité au travail (région de la capitale nationale); le gestionnaire, Programme national de santé et sécurité au travail, supervise l'agent responsable de la santé et de la sécurité au travail.

Direction générale des sciences et de la technologie :
La Direction générale des sciences et de la technologie supervise les centres de recherche sur les écozones et la Direction d'orientation stratégique intersectorielle. Les centres de recherche sur les écozones supervisent le directeur, Recherche, développement et technologie (RDT); le directeur, RDT, supervise le directeur associé, RDT; le directeur associé, RDT, supervise les coordonnateurs régionaux de la SST (8) et les techniciens et coordonnateurs de laboratoire. La Direction d'orientation stratégique intersectorielle supervise le groupe de planification intégrée et établissement de rapports; le groupe de planification intégrée et établissement de rapports supervise l'agent/conseiller de radioprotection du ministère.

Direction générale des programmes :
La Direction générale des programmes supervise le Programme de pâturages communautaires – Section de la gestion des terres et la Direction des programmes du revenu agricole – unité des services financiers et administratifs de GRE; le Programme de pâturages communautaires – Section de la gestion des terres supervise un agent de formation en santé et sécurité; la Direction des programmes du revenu agricole – unité des services financiers et administratifs de GRE supervise un agent responsable de la santé et de la sécurité.

Le gestionnaire, Programme national de santé et sécurité au travail, est en relation avec le Comité d'orientation national de la santé et de la sécurité au travail.

Le coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail (région de la capitale nationale) est en relation avec l'agent de formation en santé et sécurité et l'agent responsable de la sûreté, de la santé et de la sécurité.

Les coordonnateurs régionaux de la santé et de la sécurité au travail (8) et les techniciens et coordonnateurs de laboratoire sont en relation avec les comités locaux de santé et de sécurité au travail ou un représentant en santé et sécurité.

L'agent/conseiller de radioprotection du ministère est en relation avec le Comité national de radioprotection.

Le Comité d'orientation national de la santé et de la sécurité au travail, les comités locaux de santé et de sécurité au travail ou le représentant en matière de santé et de sécurité, le Comité national de la sécurité en laboratoire, le Comité national de radioprotection et le Comité national de confinement, de biosûreté et de biosécurité sont tous en relation.
1.1.9 Le sous-ministre a approuvé l'audit de la SST dans le Plan d'audit interne axé sur les risques d'Agriculture et Agroalimentaire Canada pour les exercices 2014 à 2017.

Remarque : Par souci de commodité, tout au long du rapport, la Politique du Ministère concernant la santé et la sécurité au travail des employés sera désignée par la Politique sur la SST d'AAC.

1.2 Objectif de l'audit

1.2.1 Cet audit avait pour objectif de donner l'assurance que le cadre de contrôle de la gestion qu'AAC emploie pour assurer la conformité au Code canadien du travail – Partie II et aux règlements connexes est pertinent et efficace.

1.3 Portée de l'audit

1.3.1 L'audit a porté sur les activités de contrôle de la gestion visant à assurer la conformité à la Partie II du Code canadien du travail; elle ne constituait pas un examen technique de la SST.
1.3.2 Les activités menées aux fins de l'audit au sein du Ministère comprenaient les suivantes :
- Entrevues pour évaluer l'administration du programme de SST à l'échelle nationale et régionale
- Examen de la documentation et analyse des contrôles de la gestion ainsi que des pratiques de surveillance et d'établissement de rapports concernant la SST
- Examen des manuels liés au programme de sécurité au travail et des outils connexes (consultation d'experts en la matière dans le cadre de cet examen)
1.3.3 L'évaluation des risques a permis de cerner les secteurs d'intérêt suivants à examiner durant l'audit (Annexe A) :
- Surveillance, rôles, responsabilités et obligations de rendre compte
  1.1 Une structure de surveillance est établie, et les rôles, responsabilités, obligations de rendre compte et pouvoirs en matière de SST sont clairement définis, communiqués et mis en pratique pour assurer une surveillance adéquate et une mise en œuvre efficace du programme de SST.
- Formation, outils et sensibilisation
  2.1 Les employés et les non-employés suivent une formation qui les sensibilise aux exigences législatives en matière de SST, et ce, en temps opportun.
- 2.2 Les programmes de formation et de sensibilisation liés à la SST et les outils de soutien sont établis, mis à exécution, suivis de près et mis à jour pour assurer la santé et la sécurité sur les lieux de travail.
- Politiques et programmes
  3.1 Les politiques, lignes directrices et processus d'AAC liés à la SST sont mis en œuvre, surveillés et régulièrement mis à jour, et ils sont harmonisés avec les lois et les règlements pertinents.
- Rapports et surveillance
  4.1 Des mécanismes officiels de rapport et de surveillance de la SST sont établis, mis en œuvre et précis de manière à veiller à ce que le programme de SST d'AAC soit conforme aux exigences législatives.

1.4 Méthode d'audit

1.4.1 La démarche et la méthode utilisées aux fins de le présent audit sont conformes aux normes des Services d'audit interne établies par l'Institute of Internal Auditors (IIA) et en accord avec les Normes relatives à l'audit interne au sein du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor.
1.4.2 Les critères d'audit ont été tirés de la Partie II du Code canadien du travail, des lignes directrices du Programme du travail d'Emploi et Développement social Canada, des normes canadiennes sur la santé et la sécurité au travail, de la Politique sur la SST d'AAC et d'autres documents d'AAC portant sur la SST.
1.4.3 Un programme d'audit fondé sur le risque a été mis au point; il définit les tâches qui permettent d'évaluer chaque critère d'audit. Les éléments probants de l'audit ont été recueillis à l'aide de différentes méthodes, notamment des entrevues, des observations et l'examen et l'analyse des documents.
1.4.4 La phase d'exécution s'est échelonnée de décembre 2014 à juin 2015, et elle comprenait un examen des pratiques et processus de gestion les plus récemment mis en place. Un échantillonnage de la documentation a été demandé pour la période de septembre 2013 à juin 2015.

1.5 Conclusion

Des recommandations ont été énoncées ci-dessous pour remédier aux faiblesses relevées.

1.6 Énoncé de conformité

1.6.1 Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de l'audit, des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies, et des éléments de preuve, recueillis, pour étayer l'exactitude de la conclusion établie et énoncée dans le présent rapport. La conclusion repose sur une comparaison des circonstances qui prévalaient à l'époque en regard des critères d'audit préétablis et convenus avec la direction. La conclusion s'applique seulement à l'entité vérifiée.
1.6.2 La présente audit est conforme aux Normes relatives à l'audit interne au gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

2.0.1 Durant la conduite de l'audit, l'équipe d'audit interne a constaté l'existence de structures organisationnelles et de gouvernance permettant de surveiller les activités de Santé et sécurité au travail (SST) à la fois à l'échelle locale, par l'intermédiaire d'un comité local de santé et sécurité au travail et du coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail, et à l'échelle nationale, par l'intermédiaire du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité au travail (CNOSST) et du Programme national de SST. Les Services d'audit interne ont constaté l'existence d'importants documents relatifs à la surveillance, qui cadrent avec les exigences du Code canadien du travail.
2.0.2 Les procès-verbaux des réunions du comité et les résultats des entrevues indiquent que les membres des comités locaux et du comité national font preuve d'un grand dévouement à l'égard du règlement des questions de SST.
2.0.3 La section suivante expose les principales observations, qui s'appuient sur les éléments probants et l'analyse associée à l'audit, et contient des recommandations quant aux améliorations à apporter.
2.0.4 Les réponses de la direction qui sont fournies présentent les éléments suivants :
- Plan d'action pour donner suite à chacune des recommandations
- Responsable principal de la mise en œuvre du plan d'action
- Date cible pour l'achèvement de la mise en œuvre du plan d'action

2.1 Surveillance

2.1.1 Le Guide du Programme de prévention des risques d'Emploi et Développement social Canada^{Note de bas de page 3} exige que l'employeur surveille la progression de la mise en œuvre des programmes de prévention des risques et qu'une évaluation de l'efficacité des programmes en question soit menée au moins tous les trois ans.
2.1.2 Par ailleurs, la Politique sur la SST d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) prévoit qu'AAC offre un milieu de travail sain et sécuritaire en élaborant, mettant en œuvre et surveillant un programme de prévention des risques réunissant les éléments d'un processus d'établissement des risques.

Recensement des dangers et évaluation des risques

2.1.3 Emploi et Développement social Canada exige que les employeurs élaborent un programme de prévention des risques fondé sur une méthode documentée pour recenser les dangers et évaluer les risques.
2.1.4 Emploi et Développement social Canada exige aussi que la méthode tienne compte des intrants et des facteurs incluant, entre autres, des rapports sur les situations comportant des risques, les résultats d'inspections des lieux de travail et le temps de travail perdu en raison de blessures, et que la méthode soit revue et mise à jour régulièrement.
2.1.5 Un document, que l'on appelle le registre des risques, a été élaboré en 2007; il présente les risques associés aux activités opérationnelles d'AAC. Néanmoins, le registre des risques n'a pas été mis à jour, et les entrevues ont révélé que le document avait été élaboré en utilisant une méthode subjective sans processus documenté. Qui plus est, on ne l'utilise pas pour orienter l'élaboration de programmes ni les activités du Programme national de SST.
2.1.6 L'analyse des tendances au niveau du lieu de travail local n'est pas officielle; en effet, les Comités local de santé et de sécurité au travail surveillent indirectement la SST, essentiellement par des inspections des lieux de travail et l'examen Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques. De plus, les Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail assistent généralement aux réunions des Comité local de santé et de sécurité au travail ou reçoivent une copie des procès-verbaux des réunions. Si une tendance est établie, elle peut être communiquée verbalement au niveau national.
2.1.7 Les Services d'audit interne ont constaté que des renseignements sur les situations comportant des risques et la formation avaient été fournis au Comité d'orientation national de la santé et de la sécurité au travail (CONSST) aux fins de prise de décisions, mais les renseignements en question étaient incomplets et erronés (voir le point 2.3). À cet effet, le CONSST n'a pas reçu les renseignements exacts nécessaires pour définir et évaluer les risques pour la SST au niveau local, les surveiller et réagir en conséquence.
2.1.8 En vertu du Programme national de SST, on ne mène pas d'analyse des tendances en bonne et due forme pour orienter l'élaboration d'un programme national et alimenter le plan de travail dudit Programme.
2.1.9 Sans méthode documentée pour déterminer les dangers et évaluer les risques, le Programme de prévention des risques pourrait ne pas cibler les domaines à plus haut risque.

Évaluation de la mise en œuvre du Programme de prévention des risques

2.1.10 Le Programme national de SST a créé une base de données à l'automne 2014 visant à saisir l'information du comité de SST en milieu de travail. Les données de tous les centres de recherche d'AAC devaient être saisies dans la base de données en mars 2015. Le Programme national de SST a sélectionné les centres de recherche dont les données devaient être saisies en premier dans la base de données, car la gestion du Programme considérait qu'ils représentaient les risques les plus élevés.
2.1.11 En juin 2015, la direction du Programme national de SST a fait savoir qu'il y avait eu des retards dans l'obtention des données provenant de plusieurs emplacements qu'elle n'avait élaboré aucun plan pour examiner/évaluer l'information versée dans la base de données et en assurer le suivi. De plus, la direction du Programme national de SST n'a pas prévu d'appliquer la demande au-delà des emplacements à risque élevé.
2.1.12 Bien qu'à l'heure actuelle, la base de données ne réponde pas à l'exigence réglementaire d'une évaluation de la mise en œuvre du Programme de prévention des risques, une base de données bien gérée et suivie de près peut fournir à la direction du Programme national de SST l'information nécessaire pour évaluer la mise en œuvre des programmes et des politiques à l'échelle locale, et ce, sur une base permanente.
2.1.13 Au moment de l'audit, outre la base de données dont il est question plus haut, le Programme national de SST n'avait pas de mécanisme en place pour évaluer et surveiller la mise en œuvre du Programme de prévention des risques à l'échelle d'AAC pour répondre aux exigences d'Emploi et Développement social Canada et d'AAC.

Plan quinquennal du Programme national de SST

2.1.14 Des activités sont prévues par le Programme national de SST pour une période de cinq ans, et elles sont consignées dans le plan quinquennal.
2.1.15 Les Services d'audit interne ont examiné la version actuelle du plan et constaté qu'elle contenait un examen plus complet des politiques que la version précédente. Cependant, un prochain examen devrait avoir lieu dans quatre ou cinq ans, alors qu'Emploi et Développement social Canada exige un examen tous les trois ans. L'équipe d'audit a également noté que le plan quinquennal actuel ne prévoyait pas l'examen de l'ensemble des politiques, directives et programmes dans le Programme national de SST établi.
2.1.16 Selon les entrevues menées et les résultats de l'examen de la documentation fournis à l'équipe d'audit, le plan quinquennal n'est pas établi selon une évaluation des risques dans les milieux de travail d'AAC, mais d'après un apport informel des employés d'AAC chargés de la SST.
2.1.17 Au moment du déroulement de l'audit, le plan quinquennal n'avait pas été transmis aux Comité local de santé et de sécurité au travail pour communiquer les activités du Programme national de SST et réduire la probabilité de double emploi par les comités en milieu de travail.
2.1.18 Recommandation
1. Pour se conformer aux règlements d'application du Code canadien du travail, le Sous-ministre adjoint (SMA), DDGI, devrait :
1. Élaborer une méthode de détermination des dangers et d'évaluation des risques.
  
  Réponse de la direction :
  D'accord
  
  Plan d'action :
  Le SMA, DDGI, élaborera et documentera une méthode décrivant le processus utilisé pour analyser et évaluer tous les dangers et risques établis. La méthode consistera notamment à établir les dangers à la fois connus et prévisibles, et elle sera fondée sur une méthode d'établissement et de gestion des risques pour la santé et la sécurité.
  
  Principal responsable :
  Directeur, Programmes du mieux-être en milieu de travail
  
  Date d'achèvement cible :
  Septembre 2016
2. adopter un processus visant à effectuer régulièrement (au moins tous les trois ans) une évaluation de la mise en œuvre du Programme de prévention des risques au niveau local (Comité local de santé et de sécurité au travail et comités de la santé et de la sécurité).
  
  Réponse de la direction :
  D'accord
  
  Plan d'action :
  Le SMA, DDGI, établira un processus pour que la mise en œuvre du Programme de prévention des risques (PPR) soit examinée tous les trois ans à l'échelle d'AAC. Les résultats de l'évaluation constitueront un point permanent de l'ordre du jour des réunions des coordonnateurs régionaux de la SST et ils seront présentés une fois par trimestre au Comité d'orientation national de la santé et de la sécurité au travail.
  
  Principal responsable :
  Directeur, Programmes du mieux-être en milieu de travail
  
  Date d'achèvement cible :
  Janvier 2016
3. Établir un plan pour le Programme national de SST, comprenant l'examen des composantes existantes du Programme de prévention des risques, comme des directives et des lignes directrices, tous les trois ans, et l'élaboration de nouvelles directives et lignes directrices fondées sur le processus de détermination des dangers et d'évaluation des risques.
  
  Réponse de la direction :
  D'accord
  
  Plan d'action :
  Le SMA, DDGI, accepte de créer un plan de travail triennal pour le PPR, qui prévoit un examen cyclique de toutes les composantes du PPR. Après la mise en œuvre de la recommandation 1a, ce plan triennal prévoira aussi l'élaboration de nouvelles directives, politiques et lignes directrices fondées sur l'analyse et l'évaluation des risques dont il est question au point 1a.
  
  Principal responsable :
  Directeur, Programmes du mieux-être en milieu de travail
  
  Date d'achèvement cible :
  Élaborer un plan triennal prévoyant l'examen des composantes du PPR d'ici décembre 2015. Actualiser le plan pour y inclure l'élaboration de nouvelles directives, politiques et lignes directrices d'ici octobre 2016.

2.2 Politiques et programmes

2.2.1 Emploi et Développement social Canada exige que les programmes de prévention des risques en milieu de travail prévoient des mesures préventives comme des politiques, directives et lignes directrices, et des processus fondés sur les dangers identifiés dans le milieu de travail.
2.2.2 Les Services d'audit interne ont examiné la mesure dans laquelle les politiques, lignes directrices et processus d'AAC liés à la SST sont mis en œuvre, surveillés, mis à jour régulièrement, et en accord avec les lois et règlements pertinents.
2.2.3 L'équipe d'audit a constaté qu'un important travail avait été mené pour élaborer un ensemble complet de politiques, de directives et d'instruments de programme en vue d'orienter la gestion de la SST à AAC.
2.2.4 Comme il est mentionné dans la section sur la surveillance (2.1), il n'y a aucun processus de détermination des dangers ou d'évaluation des risques en place pour déterminer ou évaluer la mesure dans laquelle les politiques et programmes élaborés et mis à exécution sont appropriés. Selon les entrevues, des politiques sont élaborées de manière réactive et ne sont pas fondées sur les risques.
2.2.5 Les Services d'audit interne ont aussi examiné la mesure dans laquelle des directives sont élaborées dans le cadre du Programme national de SST en temps opportun et constaté que l'élaboration des principales directives publiées durant la conduite de l'audit n'était pas effectuée en temps opportun (plus d'un an). Lors des entrevues avec des membres du Programme national de SST, l'équipe d'audit a appris que le retard constaté à propos de l'élaboration était attribuable au nombre de personnes participant à l'examen et à l'approbation des directives en question.
2.2.6 Afin de déterminer si les principales directives publiées au début de 2015 étaient conformes aux règlements d'application de la Partie II du Code canadien du travail et aux meilleures pratiques générales, les Services d'audit interne ont retenu les services d'un expert en la matière pour examiner la documentation. Après les avoir examinées, cet expert a jugé qu'elles étaient conformes à la Partie II du Code canadien du travail.
2.2.7 Les Services d'audit interne ont déterminé qu'au niveau national, il n'existe aucune liste des directives ou programmes élaborés et mis en place dans les milieux de travail locaux d'AAC. Cette information, qui renforcerait celle qui existe déjà, aiderait les responsables du Programme national de SST à planifier et à élaborer de futures directives.
2.2.8 Les membres des CNSST interviewés dans tout le Ministère ont parlé d'un manque de communication de la part des responsables des activités du Programme national de SST au sujet de l'élaboration de directives nationales. Vu les retards dans l'élaboration des directives à l'échelle nationale, les comités en milieu de travail ont préparé des directives à l'échelle locale, ce qui a donné lieu à un dédoublement d'efforts et pourrait se traduire par un manque de cohérence au sein d'AAC.
2.2.9 Recommandation

2. Le SMA, Direction générale de la gestion intégrée (DGGI), devrait passer en revue le processus d'élaboration et d'approbation des directives nationales, pour que le travail d'élaboration se fasse en temps opportun.

Réponse de la direction :
D'accord

Plan d'action :
Le SMA, DDGI, se penchera sur le processus actuel de consultation et d'approbation des directives, politiques et programmes nationaux au moyen de la méthode allégée. Le nouveau processus élaboré sera simplifié et comptera moins d'étapes, ce qui permettra d'élaborer les directives nationales sur la santé et la sécurité au travail en temps opportun. L'examen et l'élaboration du processus donneront lieu à la création d'un groupe de travail qui réunira des intervenants clés de la DDGI, de la Direction générale des sciences et de la technologie (DGST) et du Comité d'orientation national de la santé et de la sécurité au travail (CONSST).

Principal responsable :
Directeur, Programmes du mieux-être en milieu de travail

Date d'achèvement cible :
Octobre 2016

2.3 Rapports aux organismes de réglementation

2.3.1 Dans les situations présentant des risques en milieu de travail, Emploi et Développement social Canada a établi un processus et des délais pour documenter et rapporter les détails des incidents. Tous les accidents, toutes les maladies professionnelles et les autres situations présentant des risques pour les travailleurs de l'employeur doivent faire l'objet d'enquêtes menées par une personne qualifiée, qui doit consigner les détails de l'incident dans un Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques. Les rapports sont présentés au Comité local de santé et de sécurité au travail (et approuvés par les coprésidents du comité) pour examiner la nature de la situation et déterminer si des mesures d'atténuation doivent être prises.
2.3.2 Emploi et Développement social Canada a établi le type d'incidents qui doivent faire l'objet d'un Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques qui doit lui être transmis :
- Blessure légère : Toute blessure au travail ou maladie professionnelle, autre qu'une blessure invalidante, qui fait l'objet d'un traitement médical. [Remarque : Par traitement médical, on entend des soins médicaux reçus par un employé dans une installation de traitement médicale qui désigne un hôpital, une clinique médicale ou le cabinet d'un médecin où un patient ayant besoin de soins d'urgence peut être traité. À ne pas confondre avec les premiers secours.]
- Blessure invalidante : Toute blessure au travail ou maladie professionnelle, menant à une perte de temps de production ou à une modification des tâches. Une blessure invalidante peut être temporaire (une entorse au poignet) ou permanente (la perte d'un membre) selon que l'employé s'en rétablira complètement ou non.
- Évanouissement : Dû à un choc électrique ou à une atmosphère toxique ou faible en oxygène.
- Sauvetage et réanimation ou autre procédure d'urgence : Tout incident nécessitant l'application de mesures d'urgence tel le déversement d'une substance dangereuse ou une alerte à la bombe, ou l'application de mesures de prévention de la violence.
2.3.3 Le Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques est le premier document faisant état d'une situation comportant des risques et il devient la source d'un rapport initial à Emploi et Développement social Canada. Il est ensuite utilisé dans le cadre du rapport annuel du comité local à Emploi et Développement social Canada, qui résume l'information contenue dans les divers Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques, à l'intention du Comité local de santé et de sécurité au travail et du Ministère.
2.3.4 Une fois terminé, le Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques est envoyé à Emploi et Développement social Canada par le coprésident du Comité local de santé et de sécurité au travail représentant l'employeur, puis au Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail, lequel est chargé de saisir dans une base de données ministérielle l'information contenue dans le Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques.
2.3.5 Les situations n'exigeant pas d'attention médicale n'ont pas besoin d'être signalées individuellement à Emploi et Développement social Canada, mais lorsqu'une enquête est menée, il faut le signaler à Emploi et Développement social Canada au moyen du rapport annuel du comité local.
2.3.6 L'équipe d'audit a examiné les rapports d'enquête sur les situations comportant des risques préparés entre septembre 2013 et décembre 2014, pour déterminer l'exactitude de l'information communiquée à l'organisme de réglementation, et elle a constaté des erreurs (information excessive ou insuffisante) dans les renseignements concernant des blessures légères ou des blessures invalidantes communiqués à Emploi et Développement social Canada. Il est important que l'organisme de réglementation reçoive une information exacte, pour que des mesures d'atténuation soient mises en place dans les domaines à haut risque.
2.3.7 Les entrevues menées avec la direction du Programme national de SST ont montré que les comités locaux avaient commis des erreurs dans l'information communiquée, qui manquait de clarté sur les types de situations devant faire l'objet d'un rapport à Emploi et Développement social Canada.
2.3.8 La direction du Programme national de SST a informé l'équipe d'audit qu'elle était au courant des erreurs et elle a adressé des directives révisées aux Comité local de santé et de sécurité au travail au début de 2015 pour clarifier la façon de remplir les formulaires d'Emploi et Développement social Canada. Les directives précisaient comment signaler les situations comportant des risques et fournissaient des précisions concernant les types de situations devant faire l'objet d'un rapport à Emploi et Développement social Canada. Pour en assurer l'application uniforme, les directives exigeaient aussi que le rapport annuel des comités locaux (qui consiste en un résumé des diverses situations s'étant produites au cours de l'année) soit soumis au Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail pour qu'il l'examine avant de le transmettre à Emploi et Développement social Canada.
2.3.9 En demandant que le rapport en question soit soumis au Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail et examiné par celui-ci avant d'être présenté à Emploi et Développement social Canada, l'information erronée est déjà parvenue à Emploi et Développement social Canada dans le Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques. Le Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail serait donc amené à ne comparer que l'exactitude des chiffres et de l'information contenue dans le rapport annuel par rapport à l'information déjà soumise à Emploi et Développement social Canada et ne pourrait donc pas influencer la cohérence des rapports.
2.3.10 D'après ce qui précède, l'équipe d'audit est d'avis que la faiblesse du contrôle des erreurs dans les rapports n'a pas été suffisamment atténuée et que le Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail devrait examiner le Rapport d'enquête sur les situations comportant des risques avant qu'il soit envoyé à Emploi et Développement social Canada pour veiller à la conformité aux directives du Programme national de SST.
2.3.11 Recommendation

3. Le SMA, DGGI, devrait examiner le processus actuel de production de rapports pour y inclure un examen des rapports d'enquête sur les situations comportant des risques par les coordonnateurs régionaux de la SST avant leur soumission à Emploi et Développement social Canada, afin d'améliorer la cohérence et l'exactitude des rapports à l'échelle d'AAC.

Réponse de la direction :
D'accord

Plan d'action :
Le Programme national de la SST actualisera le processus actuel de préparation des rapports d'enquête sur les situations comportant des risques pour faire en sorte qu'ils soient tous d'abord remis aux Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail pour qu'ils les examinent avant de les présenter à Emploi et Développement social Canada.

Principal responsable :
Directeur, Programmes du mieux-être en milieu de travail

Date d'achèvement cible :
Nouveau processus en vigueur le 1^er décembre 2015, et publication de la documentation en janvier 2016.

2.4 Rapports

2.4.1 Emploi et Développement social Canada exige qu'après l'évaluation du PPR, un rapport officiel soit préparé pour documenter les résultats.
2.4.2 Au moment du déroulement de l'audit, le Programme national de SST ne rendait pas compte à un comité de la haute direction d'AAC pour faire le point sur la mise en œuvre des activités et des réalisations s'inscrivant dans le PPR et le Programme national de la SST. Le directeur responsable du Programme national de la SST a fourni des mises à jour informelles au directeur général informel qui a ensuite informé le SMA responsable de la santé et de la sécurité au travail.
2.4.3 À titre de pratique exemplaire, un rapport annuel informant la haute direction du nombre de situations s'étant produites, des plaintes observées au cours de l'année, de l'établissement des tendances et des réalisations propres au Programme national de la SST offrirait des renseignements utiles pour assurer la surveillance de l'efficacité du programme.
2.4.4 Recommandation

4. Le SMA, DGGI, devrait préparer un rapport à l'intention de la haute direction d'AAC qui, à tout le moins, présente les résultats de l'évaluation de la mise en œuvre du PPR, conformément aux exigences d'Emploi et Développement social Canada.

Réponse de la direction :
D'accord

Plan d'action :
Le SMA, DGGI, préparera un rapport annuel sur la SST, qui sera présenté au Comité de gestion des directeurs généraux (CGDG) et au Comité de gestion du Ministère (CGM). Ce rapport rendra compte des incidents, de la formation et de la mise en œuvre des composantes du PPR. Le rapport couvrira une année civile pour correspondre aux rapports d'Emploi et Développement social Canada.

Principal responsable :
Directeur, Programmes du mieux-être en milieu de travail

Date d'achèvement cible :
Juin 2016

2.5 Formation

2.5.1 Emploi et Développement social Canada fournit des directives limitées au sujet de la formation des employés et ne fait qu'indiquer que l'employeur doit veiller à la formation de chaque employé en matière de santé et de sécurité.
2.5.2 Dans le cadre du PPR élaboré à AAC, le Programme national de la SST a établi un ensemble de cours de formation obligatoires sur la santé et la sécurité au travail. La formation a été conçue pour les étudiants, les employés, les superviseurs, les cadres de direction, les membres du Comité de santé et de sécurité au travail et les employés temporaires qui travaillent à AAC pour des périodes inférieures à six mois (y compris les employés occasionnels, saisonniers, embauchés pour moins de six mois, les non-employés et les étudiants). Selon l'employé et son rôle, la formation obligatoire peut comprendre plusieurs cours.
2.5.3 Selon la Politique sur la SST d'AAC, les superviseurs sont chargés de fournir aux employés l'information, l'instruction et la formation requises, et d'assurer la supervision nécessaire pour garantir leur santé et leur sécurité.
2.5.4 Les Services d'audit interne ont vérifié si les employés et les non-employés étaient formés en temps opportun conformément aux exigences obligatoires d'AAC.
2.5.5 AAC compte sur la collaboration des bénévoles, des boursiers et des étudiants de niveau postdoctoral, qui travaillent directement avec des scientifiques à des projets de recherche dans les centres de recherche d'AAC partout au pays. Ces personnes travaillent dans les centres de recherche en vertu d'ententes avec le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), de consentements de bénévoles ou d'accords de participation à la recherche. Pour les distinguer des employés rémunérés par AAC, l'équipe d'audit appelle ce groupe de personnes « non-employés ».

Formation des employés

2.5.6 L'équipe d'audit a sélectionné un échantillon d'employés nommés à des postes au sein de la structure organisationnelle de la SST d'AAC ainsi qu'un échantillon aléatoire d'employés à l'échelle du Ministère. L'équipe a examiné leurs dossiers de formation (en date du 23 juin 2015) pour déterminer si la formation obligatoire en SST avait été suivie.
2.5.7 Cet examen a permis à l'équipe de constater un manque de formation pour les principaux groupes d'employés comme les membres des Comité local de santé et de sécurité au travail et les cadres supérieurs du Ministère.
2.5.8 La formation a été suivie en temps opportun par les employés qui l'ont reçue, à l'exception des gestionnaires supérieurs évalués d'AAC.

Formation des non-employés

2.5.9 Selon une exigence de la Partie II du Code canadien du travail, les personnes pouvant accéder à des installations doivent connaître le matériel, l'équipement, les dispositifs et les vêtements de sécurité réglementaires.
2.5.10 De plus, la Politique sur la SST d'AAC (avril 2014) précise les rôles et les responsabilités des gestionnaires d'AAC, selon lesquels il incombe au gestionnaire de s'assurer que les entrepreneurs et les visiteurs se conforment à la directive Accès au milieu de travail, selon la politique, cette directive devrait être élaborée sous peu.
2.5.11 Le plan quinquennal actuel pour le Programme national de la SST a prévu la mise en œuvre de cette directive d'ici juin 2015. Les Services d'audit interne ont confirmé, auprès des responsables du Programme national de la SST, qu'il est maintenant prévu que la directive soit élaborée à plus long terme, et qu'aucune date n'a été fixée (voir la recommandation 3 de la section 2.1 sur la surveillance).
2.5.12 Étant le grand nombre de non-employés qui accède aux installations d'AAC, les Services d'audit interne ont choisi six centres de recherche pour déterminer si le cours obligatoire sur la SST était offert aux non-employés.
2.5.13 Les entrevues avec la direction des centres de recherche ont révélé que la formation en SST est fournie lorsque les personnes commencent à travailler aux centres et que ces personnes n'étaient pas autorisées à commencer à travailler avant de l'avoir suivie. Toutefois, les Services d'audit interne ont constaté que pour trois des six centres choisis, la formation obligatoire en SST d'AAC n'avait pas été offerte aux étudiants engagés aux termes d'ententes avec le CRSNG ni aux personnes travaillant dans les centres de recherche en vertu d'accords de participation à la recherche. Les gestionnaires de centres de recherche d'AAC interrogés ont indiqué qu'ils s'attendaient à ce que ces personnes aient suivi la formation au CRSNG ou à l'université et qu'ils avaient donc considéré la formation donnée à AAC comme redondante. Ce constat est en désaccord avec la Politique sur la SST d'AAC et les exigences de la Partie II du Code canadien du travail.
2.5.14 L'équipe d'audit a également examiné les programmes de formation et de sensibilisation en matière de SST ainsi que les outils de soutien, pour déterminer s'ils étaient établis, offerts, surveillés et mis à jour pour assurer la santé et la sécurité des lieux de travail.
2.5.15 D'après les entrevues, les Services d'audit interne ont établi que le programme national de formation avait été élaboré en 2007 à l'aide du matériel déjà en place au centre de recherche de Kentville. Les personnes interrogées au Programme national de la SST ont cru comprendre que le matériel avait été mis au point en s'inspirant de modules d'information et de formation d'Emploi et Développement social Canada.
2.5.16 Le matériel de formation n'a pas été actualisé depuis sa mise en circulation, mais son contenu faisait l'objet d'un examen par le Programme national de SST au moment de l'audit.
2.5.17 À l'exception de la formation des employés temporaires, le Coordonnateur régional de la santé et de la sécurité au travail facilite l'offre des modules de formation obligatoires dans sa région, à la demande de la direction. La formation des employés temporaires est assurée par les cadres supérieurs ou les coprésidents du comité local auquel appartient l'employé.
2.5.18 Les Services d'audit interne ont remarqué que la surveillance de la formation se déroule aux niveaux local et national. Cela dit, l'équipe d'audit interne a constaté que les données trouvées dans des logiciels du Ministère et utilisées par le Programme national de SST pour surveiller la formation n'est pas une source de données fiable, car l'information concernant la formation n'est pas saisie de façon uniforme dans le système.
2.5.19 Faute d'une prestation uniforme de la formation à tous les employés et non-employés, le risque de blessure au travail est accru.
2.5.20 Recommandation

5. Le SMA, DGGI, devrait s'assurer que tous les gestionnaires d'AAC reçoivent l'information concernant l'obligation de fournir une formation en SST à toutes les personnes ayant accès aux installations d'AAC.

Réponse de la direction :
D'accord

Plan d'action :
Le SMA, DGGI, ciblera les catégories d'employés auxquels offrir la formation spécifique requise en SST. Cette formation ciblera précisément la collectivité des cadres supérieurs, les non-employés et toutes les personnes autorisées à accéder aux installations pour travailler, comme les boursiers invités, le personnel du CRSNG et les bénévoles.

Des données sur la formation propres aux directions générales seront présentées dans le rapport annuel sur la SST (dont il est question à la recommandation 4) pour informer les chefs de direction générale de leurs taux respectifs d'achèvement de la formation.

Le Programme national de SST favorisera la sensibilisation à la formation requise au moyen de Nouvelles@l'ouvrage, d'une campagne éclair de formation ciblée, d'un document d'orientation du personnel de direction et par l'intermédiaire de la mise en œuvre d'une pratique nationale visant à documenter la formation fournie aux non-employés.

Principal responsable :
Directeur, Programmes de Bien-être de Lieu de travail

Date d'achèvement cible :
Juin 2016

Annexe A : secteurs d'intérêt de l'audit

Surveillance, rôles, responsabilités et obligations de rendre compte
1.1 Une structure de surveillance est établie, et les rôles, responsabilités, obligations de rendre compte et pouvoirs en matière de Santé et sécurité au travail (SST) sont clairement définis, communiqués et mis en pratique pour assurer une surveillance adéquate et une mise en œuvre efficace du programme de SST.
Formation, outils et sensibilisation
2.1 Les employés et les non-employés suivent une formation qui les sensibilise aux exigences législatives en matière de SST, et ce, en temps opportun.
2.2 Les programmes de formation et de sensibilisation liés à la SST et les outils de soutien sont établis, mis à exécution, suivis de près et mis à jour pour assurer la santé et la sécurité sur les lieux de travail.
Politiques et programmes
3.1 Les politiques, lignes directrices et processus d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) liés à la SST sont mis en œuvre, surveillés et régulièrement mis à jour, et ils sont harmonisés avec les lois et les règlements pertinents.
Rapports et surveillance
4.1 Des mécanismes officiels de rapport et de surveillance de la SST sont établis, mis en œuvre et précis de manière à veiller à ce que le programme de SST d'AAC soit conforme aux exigences législatives.

Annexe B : acronymes

AAC: Agriculture et Agroalimentaire Canada
DGGI: Direction générale de la gestion intégrée
DGST: Direction générale des sciences et de la technologie
SMA: Sous-ministre adjoint
SST: Santé et sécurité au travail