Vérification interne de Cultivons l’avenir – Programmes financés par le gouvernement fédéral – Initiative des grappes agroscientifiques canadiennes et Initiative de développement de produits agricoles innovateurs

27 mars 2015

Bureau de la vérification et de l’évaluation


Sommaire

En vertu de l’accord multilatéral Cultivons l’avenir (CA), Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) s’est engagé à mettre en œuvre plusieurs programmes financés par le gouvernement fédéral, parmi lesquels l’Initiative des grappes agroscientifiques canadiennes (« grappes ») et l’Initiative de développement de produits agricoles innovateurs (DPAI).

Le programme des grappes a été conçu comme une concentration d’experts scientifiques et techniques du milieu universitaire, du gouvernement et de l’industrie dirigée par l’industrie dans un secteur particulier. L’Initiative DPAI avait pour but de permettre plus facilement l’accès des particuliers, des agro-entrepreneurs, des entreprises et des organismes canadiens, qui peuvent bénéficier de ressources scientifiques, techniques et de renseignements commerciaux limités, aux ressources du gouvernement, des universités et à d’autres ressources nécessaires à la transformation fructueuse d’idées novatrices en activités commerciales viables.

Les initiatives des grappes et de DPAI ont permis le financement de projets de recherche de tiers par le biais de paiements de transfert du Crédit 10 grâce à des accords de contribution conclus avec les bénéficiaires. Les programmes ont également autorisé des tiers à collaborer avec AAC par le biais d’activités concertées financées par des fonds d’exploitation non salariaux (Crédit 1). Des ententes de collaboration en matière de recherche et de développement (ECRD) ont été signées avec des tiers pour délimiter la portée des projets de recherche et l’utilisation des ressources de recherches agricoles d’AAC.

Dans le cadre de CA, les programmes de contribution aux grappes et au DPAI ont été gérés par l’ancienne Direction générale de la recherche. En 2012-2013, les programmes de contribution sont passés sous l’autorité de la Direction générale des programmes (DGP). Pour l’heure, la DGP gère le financement des accords de contribution (Crédit 10) tandis que la Direction générale des sciences et de la technologie (DGST) gère les processus relatifs aux ECRD.

Une vérification interne des programmes de CA financés par le gouvernement fédéral faisait partie du Plan de vérification axé sur les risques 2013-2016 du Bureau de la vérification et de l’évaluation. Les initiatives des grappes et DPAI ont été sélectionnés pour faire l’objet de la vérification en raison de l’importance des volets de financement des contributions du Crédit 10; du fait que le nombre de bénéficiaires de ces programmes était relativement plus élevé que celui d’autres programmes financés par le fédéral; et en raison de la complexité des programmes.

En ce qui concerne les secteurs analysés, l’équipe de vérification a déduit que des contrôles efficaces étaient généralement en place pour faciliter l’administration des accords de contribution des grappes et du DPAI et la gestion des ECRD durant CA.

Des recommandations ont été formulées afin d’améliorer la surveillance de la conformité, l’orientation des bénéficiaires de financement et la gouvernance du Comité directeur des ECRD.

1.0 Introduction

1.1 Contexte de la vérification

  • 1.1.1 En vertu de l’accord multilatéral Cultivons l’avenir (CA), qui a débuté au cours de l’exercice (AF) 2007-2008 et a pris fin en 2012-2013, AAC s’est engagé à mettre en œuvre plusieurs programmes financés par le gouvernement fédéral dont le but était de faciliter l’atteinte des objectifs de CA.
  • 1.1.2 Le Bureau de la vérification et de l’évaluation (BVE) a déterminé que les programmes financés par le fédéral constituaient un secteur se prêtant à une vérification en 2013-2014 dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2013-2016. Après une évaluation de la portée, on a sélectionné les initiatives des grappes agroscientifiques canadiennes (« grappes ») et de DPAI pour qu’ils fassent l’objet d’une vérification en fonction de l’importance des volets de financement des contributions du Crédit 10; du fait que le nombre de bénéficiaires de ces programmes était relativement plus élevé que celui des autres programmes financés par le fédéral; et en raison de la complexité des programmes.
  • 1.1.3 Dans le cadre de CA, les programmes de contribution aux grappes et au DPAI ont été gérés par l’ancienne Direction générale de la recherche. En 2012-2013, les programmes de contribution sont passés sous l’autorité de la DGP. Pour l’heure, la DGP gère le financement des accords de contribution (Crédit 10) tandis que la DGST gère les processus relatifs aux ECRD. Les programmes de contribution et les ECRD qui s’y rattachent sont décrits plus en détail dans les sections qui suivent.

1.2 Initiative des grappes agroscientifiques canadiennes

  • 1.2.1 Une grappe agroscientifique est conçue de manière à être une concentration d’experts scientifiques et techniques du milieu universitaire, du gouvernement et de l’industrie dirigée par l’industrie dans un secteur particulier. L’objectif de l’Initiative des grappes agroscientifiques canadiennes était d’inciter les principales associations agricoles à se mobiliser et à coordonner une masse critique d’experts scientifiques et techniques de l’industrie, du gouvernement et du milieu universitaire afin de créer, de planifier et de mettre en œuvre un programme national d’activités de recherche et développement sur les sciences appliquées et la technologie à l’appui des stratégies visant à accroître la rentabilité et la compétitivité.
  • 1.2.2 En vertu de CA, 10 accords de contribution des grappes ont été signés : 43 526 029 $ pour le financement du Crédit 10, 24 461 357 $ pour le financement du Crédit 1 et 7 967 405 $ des contributions de l’industrie pour un total du programme de 75 954 791 $ Note de bas de page 1

1.3 Programme de développement de produits agricoles innovateurs

  • 1.3.1 Le programme DPAI avait pour but de permettre plus facilement l’accès des particuliers, des agro-entrepreneurs, des entreprises et des organismes canadiens, qui peuvent bénéficier de ressources scientifiques, techniques et de renseignements commerciaux limités, aux ressources du gouvernement, des universités et à d’autres ressources nécessaires à la transformation fructueuse d’idées novatrices en activités commerciales viables. L’objet de ce programme était d’assurer le financement pour accélérer la précommercialisation des pratiques, produits et processus agroenvironnementaux nouveaux :
    • en facilitant la collaboration entre les intervenants pour créer de nouvelles chaînes de valeur agricoles ou participer aux chaînes existantes;
    • en facilitant l’accès de ces chaînes de valeur aux ressources technologiques et des sciences appliquées;
    • en facilitant l’accès des agroentreprises et des entrepreneurs pour appuyer les sciences appliquées, le développement de technologies, l’expérimentation et les services de démonstration.
  • 1.3.2 En vertu de CA, 41 accords de contribution du DPAI ont été signés : 20 663 540 $ pour le financement du Crédit 10, 20 168 619 $ pour le financement du Crédit 1 et 7 759 030 $ des contributions de l’industrie pour un total du programme de 48 591 189 $ Note de bas de page 1.

1.4 Ententes de collaboration en matière de recherche et de développement

  • 1.4.1 Les initiatives des grappes agroscientifiques canadiennes et de DPAI ont été conçues pour financer les projets de recherche de tiers par le biais de paiements de transfert (contributions du Crédit 10). Ces programmes ont également autorisé des tiers à collaborer avec AAC à des activités concertées financées par les ECRD de fonds d’exploitation non salariaux (Crédit 1), qui ont été signées avec des tiers pour délimiter la portée des projets de recherche et l’utilisation des ressources d’AAC en matière de recherches agricoles.

1.5 Objectif de la vérification

  • 1.5.1 L’objectif de cette vérification était de garantir que le cadre de contrôle de gestion destiné à faciliter l’exécution des programmes sélectionnés de Cultivons l’avenir financés par le gouvernement fédéral était suffisant et efficace.

1.6 Portée de la vérification

  • 1.6.1 La portée de la vérification englobait les éléments suivants des programmes des grappes et de DPAI :
    • Administration des ententes de contribution : Surveillance de la conformité des bénéficiaires avec les accords, notamment la vérification des bénéficiaires; les processus de règlement des demandes de paiement; et la clôture de l’entente.
    • Surveillance financière : Surveillance financière de l’accord de contribution et du financement des ECRD.
    • Valeurs et éthique et conflits d’intérêts : Formation et échange de renseignements au sein de la DGP et de la DGST.
    • Gouvernance des ECRD : Processus de gouvernance relatifs à l’administration financière.
  • 1.6.2 Les travaux de vérification ont été axés sur la DGP et la DGST.
  • 1.6.3 La phase des travaux de vérification comportait l’examen d’un échantillon de dossiers pour la période allant du 1er avril 2011 au 31 mars 2013. Si l’on a choisi ce créneau, c’est pour examiner les pratiques de gestion les plus récentes susceptibles de faciliter la gestion des programmes de Cultivons l’avenir 2 (CA2).
  • 1.6.4 La vérification ne portait pas sur les éléments suivants du cadre de contrôle de gestion :
    • Demande, évaluation et attribution des fonds de contribution et des accords de recherche : Les employés des programmes étaient sur le point de terminer la demande, l’évaluation et l’attribution des fonds aux projets de CA2 pendant le déroulement des travaux de vérification. Étant donné que cette vérification était axée sur CA, l’équipe de vérification recommande que l’on tienne compte de ces processus dans le cadre d’une vérification future qui évaluera les processus de CA2 avec pour objectif d’apporter des améliorations en prévision de Cultivons l’avenir 3.
    • Clôture du programme : Au moment où les travaux de vérification ont pris fin en juin 2014, il y avait toujours des demandes impayées et les deux programmes n’avaient pas encore pris fin; cependant, la clôture des accords relatifs aux projets individuels échantillonnés faisait partie de la portée de la vérification.
  • 1.6.5 La vérification a tenu compte du fait que les quelques employés clés chargés de gérer les programmes durant CA participaient toujours aux programmes d’innovation de la période actuelle. D’importants changements ont été apportés aux programmes durant la période de vérification, notamment le déménagement des programmes de contribution sous l’autorité de la DGP, de profondes mutations dans le personnel de direction et des départs d’employés. L’actuel dirigeant principal de la vérification d’AAC était le directeur général des Programmes d’innovation durant CA, jusqu’en mars 2012.

1.7 Approche de vérification

  • 1.7.1 À l’étape de planification de la vérification, l’équipe de vérification a procédé à une évaluation des risques inhérents aux programmes des grappes et de DPAI et a aidé à définir l’objectif et la portée de la vérification. Dans le cadre de ce processus, et pour acquérir une compréhension élémentaire des programmes des grappes et de DPAI, des entrevues ont eu lieu avec divers employés de la DGP et de la DGST. L’équipe de vérification a également examiné les politiques et les directives pertinentes, le déroulement des programmes des grappes et de DPAI, les rapports des programmes et les dossiers de demande de remboursement et de paiement.
  • 1.7.2 Les risques recensés par l'équipe de vérification ont été évalués en fonction de leur incidence prévue et de leur probabilité de survenue. À la suite de l'évaluation des risques, les secteurs présentant les risques les plus élevés ont servi à établir l’objectif, la portée et les critères de la vérification. Les critères de vérification ont été sélectionnés parmi les critères de vérification des subventions et contributions d’AAC, en plus d’être conçus en fonction des objectifs de contrôle des programmes. L’annexe A du rapport donne la liste des critères de vérification sélectionnés.
  • 1.7.3 L’approche et la méthode de vérification sont fondées sur les risques, et elles sont conformes aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne pour le gouvernement du Canada, comme l’exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et réalisée de manière à obtenir la garantie raisonnable que l’objectif de la vérification est atteint. La vérification a été menée selon un programme de vérification qui définissait les tâches pour l’évaluation de chacun des critères.
  • 1.7.4 Diverses méthodes ont été utilisées pour recueillir les preuves de vérification, y compris des entrevues, des observations, des visites sur place, l'examen des documents et des analyses.
  • 1.7.5 Le choix des programmes des grappes et de DPAI pour faire l’objet d’un échantillonnage était fondé sur l’importance de leurs volets de financement en vertu du Crédit 10 et du Crédit 1. En raison de la taille généralement volumineuse des dossiers, un échantillonnage approfondi n’a pas été possible durant la phase de déroulement de la vérification; toutefois, la taille des échantillons retenus a suffi pour que l’équipe de vérification comprenne les processus d’examen de gestion se rattachant à ces dossiers. Les dossiers des projets examinés relevaient également de la responsabilité des différents agents de projet, afin de pouvoir mettre en évidence la moindre différence dans les processus de gestion.
  • 1.7.6 L’examen des dossiers de vérification a porté sur trois dossiers des grappes et cinq dossiers du DPAI afin d’examiner les méthodes de suivi financier; les attestations en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP); les processus d’examen des demandes de remboursement et la gouvernance des ECRD. De plus, trois projets des grappes menés à terme et deux projets du DPAI menés à terme ont été examinés au sujet des procédures de clôture des ententes.

1.8 Conclusion de la vérification

  • 1.8.1 En ce qui concerne les secteurs examinés, il y avait généralement des contrôles efficaces en place pour appuyer l’administration des accords de contribution des grappes et du DPAI et la gestion des ECRD durant CA.
  • 1.8.2 Des recommandations ont été formulées pour améliorer la surveillance de la conformité, l’orientation des bénéficiaires de fonds et la gouvernance du Comité directeur des ECRD.

1.9 Énoncé de conformité

  • 1.9.1 Selon l’opinion professionnelle du dirigeant principal de la vérification, des procédures suffisantes et adéquates de vérification ont eu lieu et des preuves ont été recueillies pour étayer la justesse de la conclusion présentée et contenue dans ce rapport. L’opinion repose sur une comparaison des conditions en vigueur au moment de la vérification et des critères de vérification préétablis que les directions ont approuvés. L’opinion s’applique seulement aux entités vérifiées.
  • 1.9.2 La vérification interne est conforme aux Normes de vérification interne dans l’administration fédérale, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

2.0 Observations détaillés, recommandations et réponses de la direction

  • 2.0.1 Cette section présente les observations clés, basées sur les éléments probants recueillis dans le cadre de la vérification et l’analyse effectuée, ainsi que les améliorations recommandées.
  • 2.0.2 Les réponses des directions sont incluses et fournissent les éléments suivants :
    • un plan d’action pour chacune des recommandations;
    • un responsable de la mise en œuvre du plan d’action;
    • une date cible pour la fin de la mise en place du plan d’action.

2.1 Administration des ententes de contribution

  • 2.1.1 Contrôle financier des bénéficiaires : La direction des programmes des grappes et du DPAI a élaboré des lignes directrices sur le contrôle financier et les rapports de rendement des bénéficiaires qui ont été transmises aux bénéficiaires. Ces lignes directrices comportaient les modèles prescrits que doivent remplir les bénéficiaires pour les rapports financiers et les rapports de rendement et la présentation des demandes de remboursement.
  • 2.1.2 En outre, on a établi une liste de contrôle interne du processus de paiement qui précisait chaque étape de vérification prescrite que les agents des programmes doivent réaliser et parafer comme étant terminée avant le paiement des demandes. Un certain nombre d’éléments de vérification du contrôle financier figuraient dans cette liste de contrôle des processus.
  • 2.1.3 D’après l’échantillon des dossiers des programmes des grappes et du DPAI examinés, on s’est procuré tous les rapports financiers prévus et la liste de contrôle des processus de paiement a été parafée en conséquence par les agents des programmes.
  • 2.1.4 L’équipe de vérification interne a constaté que les preuves du contrôle financier réalisé par les agents des programmes pouvaient être renforcées par une vérification de la concordance avec les listes de vérification remplies et les travaux de contrôle réalisés (par exemple, documents sources et calculs).
  • 2.1.5 Attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP : L’équipe de vérification interne a interrogé les gestionnaires des programmes et examiné la documentation du processus de vérification des demandes de remboursement des programmes. Ce processus comportait les étapes suivantes :
    • préparation de la demande par l’agent de programme, pour notamment en assurer l’exhaustivité, remplir la liste de vérification du processus de paiement et conserver la correspondance relative à la demande;
    • examen du dossier de demande par le gestionnaire de programme;
    • examen financier détaillé du dossier de demande par l’agent financier du programme et le gestionnaire des finances;
    • attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP signée par une personne à qui les pouvoirs financiers appropriés ont été délégués.
  • 2.1.6 À propos de l’échantillon des demandes examinées dans le cadre des programmes des grappes et du DPAI, l’équipe de vérification interne a constaté que les listes de vérification du processus de paiement étaient bien remplies et parafées, et que les attestations en vertu de l’article 34 étaient dûment signées et datées pour chaque demande.
  • 2.1.7 L’équipe de vérification interne a constaté que plusieurs demandes comportaient un important volume de factures en raison de l’obligation imposée par le programme de vérifier la totalité des frais de déplacement et d’accueil dont le remboursement était demandé. Les gestionnaires des programmes ont précisé que cette obligation avait été supprimée en raison des retards administratifs qu’elle entraînait. En vertu de CA2, les demandes de remboursement des frais de déplacement et d’accueil seront examinées de manière aléatoire, le pourcentage d’échantillonnage reposant sur les résultats de l’évaluation annuelle des risques des bénéficiaires.
  • 2.1.8 L’équipe de vérification interne a également constaté que le grand nombre de demandes annuelles présentées par les bénéficiaires, en particulier en ce qui concerne les programmes des grappes, provoquait des difficultés administratives de traitement en temps opportun. Toutefois, la direction des programmes a remanié les exigences dans les ententes de contribution pour CA2 afin d’encourager la présentation de demandes trimestrielles.
  • 2.1.9 Surveillance de la conformité des accords : Le modèle type d’évaluation annuelle des risques des bénéficiaires d’AAC a été utilisé par les programmes des grappes et du DPAI pour évaluer les risques présentés par les bénéficiaires et déterminer les impératifs de surveillance pour l’année suivante.
  • 2.1.10 D’après l’examen d’un échantillon de dossiers relatifs aux grappes et au DPAI, l’équipe de vérification interne a constaté que les évaluations des risques des bénéficiaires étaient bien préparées et approuvées. L’équipe de vérification interne a également constaté que les agents des programmes se tenaient régulièrement en rapport avec les bénéficiaires et conservaient des preuves de ce suivi officieux, notamment de la correspondance par courriel et des notes en dossier.
  • 2.1.11 Pour les programmes de contribution, le Guide du bénéficiaire des grappes explique les rapports exigés des bénéficiaires d’une entente de contribution. Les bénéficiaires des grappes sont tenus de soumettre un rapport annuel et un rapport final de rendement à AAC. Ces rapports ont été examinés par le personnel d’AAC possédant une expertise scientifique.
  • 2.1.12 Constat 1 – En vertu des ententes de contribution, les bénéficiaires du DPAI étaient également tenus de soumettre un rapport de rendement annuel à AAC. L’équipe de vérification interne a constaté qu’aucune procédure n’était en place pour faire examiner ces rapports annuels par les employés d’AAC possédant des antécédents scientifiques et que par conséquent, aucune rétroaction annuelle n’était disponible pour alimenter les processus de surveillance ou d’évaluation des risques des bénéficiaires. Les rapports finals ont cependant été examinés par les employés de la DGST possédant des antécédents scientifiques dans le cadre du processus de clôture des ententes.
  • 2.1.13 Recommandation 1 – Le sous-ministre adjoint (SMA) DGP, moyennant l’appui du SMA DGST, doit veiller à ce que les rapports de rendement annuels relatifs au DPAI soient examinés par le personnel de la DGP possédant l’expertise voulue et à ce que ces renseignements soient utilisés dans le cadre du contrôle et de l’évaluation des risques des bénéficiaires.
  • Réponse et plan d’action de la direction : Approuvé. Pour CA2, on a adopté un processus en vertu duquel les rapports annuels de rendement sont examinés conjointement par l’équipe de conception et de rendement des programmes (CRP) de la Direction générale des programmes d’innovation de la DGP et par l’équipe d’orientation stratégique intersectorielle (OSIS) de la DGST. Chaque groupe se concentre sur différents éléments des rapports des bénéficiaires en fonction de leur expertise respective. L’équipe CRP vérifie les rapports par rapport aux objectifs de rendement. L’équipe OSIS se livre à une analyse des rapports par rapport aux activités scientifiques, consulte les scientifiques de la DGST qui participent au projet en fonction des besoins pour s’assurer que les activités d’ordre scientifique sont conformes à l’entente de contribution et/ou à l’ECRD. L’équipe OSIS prend note également des retards, des changements ou de l’accélération des activités et formule des recommandations à l’intention de la DGP. Cette évaluation est échangée avec les agents de programme pour surveiller le rendement des bénéficiaires et améliorer les rapports futurs. Une feuille de commentaires à partager avec les bénéficiaires est préparée conjointement par les deux équipes pour assurer l’amélioration des rapports futurs.
  • Responsable : Directeur général (DG), Direction des programmes d’innovation, DGP
  • Date cible d’achèvement : Décembre 2014
  • 2.1.14 Vérification des bénéficiaires : Des évaluations annuelles des risques ont été préparées à propos de chaque bénéficiaire des programmes. Les résultats ont servi à déterminer les bénéficiaires devant faire l’objet d’une vérification et ont été intégrés dans le plan ministériel de vérification des bénéficiaires. L’Unité de vérification des bénéficiaires qui relève de la Direction de l’excellence du service et des programmes (DESP) a coordonné le plan ministériel et pris les dispositions voulues pour que des vérificateurs de l’extérieur effectuent les travaux de vérification.
  • 2.1.15 Constat 2 - L’équipe de vérification interne a examiné les rapports de vérification des bénéficiaires des programmes des grappes et du DPAI finalisés durant CA et a constaté que pour les programmes des grappes, il y avait d’importantes limites de portée et que des ajustements de la vérification étaient présentés dans les rapports.
  • 2.1.16 Les bénéficiaires des programmes des grappes ont conclu des contrats de service avec les universités pour effectuer des recherches à l’appui des objectifs du programme des grappes. Les bénéficiaires prétendent que les coûts des contrats de service sont des dépenses admissibles en vertu de l’entente de contribution.
  • 2.1.17 Recommendation 2 – Le SMA DGP doit veiller à ce que les directives fournies aux bénéficiaires définissent clairement les attentes relatives à la tenue de documents par les bénéficiaires.
  • Réponse et plan d’action de la direction : Approuvé. Pour CA2, un Guide standard du bénéficiaire a été conçu qui décrit clairement les impératifs de tenue de documents, notamment les impératifs de conservation des documents sources en ce qui concerne les dépenses de recherche engagées en vertu des contrats de service, comme les contrats conclus avec les universités, et les éléments nécessaires qui prouvent que le bénéficiaire a fait preuve de diligence raisonnable dans la gestion des contrats de service.
  • Des séances de formation en personne ont été organisées avec chacun des bénéficiaires des programmes des grappes pour discuter des documents nécessaires et des documents d’appui attendus à remettre pour le règlement des demandes en vertu du programme Agri-innovation (PAI). Certains bénéficiaires ont également suivi une formation en personne dans la mesure du possible; dans le cas contraire, une formation par téléconférence a eu lieu avec tous les bénéficiaires tandis que des accords étaient négociés pour assurer la clarté des exigences relatives aux documents justificatifs.
  • Une annexe au Guide du bénéficiaire, propre au PAI, est conservée comme document évolutif et remise au bénéficiaire au moment où il signe de nouvelles ententes. Des questions et réponses (Q et R) sont actuellement conçues pour fournir des éclaircissements sur les attentes.
  • Responsable : DG, Direction des programmes d’innovation, DGP
  • Date cible d’achèvement : Décembre 2014
  • 2.1.18 Clôture des ententes : Les gestionnaires des programmes ont conçu des modèles de clôture des ententes. D’après l’examen de vérification interne d’un échantillon d’ententes fermées, celles-ci contenaient les listes de vérification prescrites et les signatures d’approbation du gestionnaire du programme.
  • 2.1.19 L’équipe de vérification interne a constaté que l’amélioration de l’organisation des dossiers clôturés permettrait d’améliorer la piste de vérification et la ponctualité générale du processus de clôture. Cela prouvera également mieux la nature des travaux réalisés par les responsables des programmes. Par exemple, l’utilisation d’ordres standards des fichiers de documentation; les liens avec le système de gestion des dossiers et des documents; des explications au sujet des éléments laissés en blanc sur les listes de vérification; et le retrait des duplicatas renforceront les méthodes de gestion des dossiers et feront en sorte que les dossiers sont prêts à un éventuel archivage.
  • 2.1.20 Formation des agents de programme sur les subventions et les contributions : La DESP a élaboré un programme de formation obligatoire sur les subventions et contributions pour les agents de programme du ministère. L’équipe de vérification interne a vérifié les dossiers d’apprentissage et déterminé que tous les agents des programmes de CA avaient suivi les modules de formation prescrits.
  • 2.1.21 Autres observations : Au cours de l’examen des dossiers des projets d’entente de contribution, l’équipe de vérification interne a constaté que les fichiers contenaient des renseignements de nature délicate. La direction des programmes doit déterminer si les modèles et les fichiers de programme nécessitent la désignation de Protégé B.

2.2 Contrôle financier

  • 2.2.1 Contrôle financier : L’équipe de vérification interne a constaté que des rapports financiers étaient régulièrement préparés au sujet du financement des accords de contribution et des ECRD.
  • 2.2.2 Les rapports financiers sur le financement des accords de contribution étaient préparés toutes les deux semaines et comportaient des renseignements sur les niveaux du projet et du programme. La direction des programmes a également constaté qu’en vertu de CA2, on effectuera le suivi financier dans le cadre de la base de données existante sur le suivi des projets. Cette base de données sera utilisée jusqu’à ce que le Système de prestation des subventions et des contributions (SPSC) de l’ensemble du ministère soit opérationnel.
  • 2.2.3 Pour chaque ECRD, la DGST a préparé un document annuel d’affectation budgétaire. Ce document contenait les affectations budgétaires pour le financement du Crédit 1 d’AAC et le financement assuré par les collaborateurs (recettes tirées d’une activité de crédit net) attribué à chaque centre de fonds, activité de projet, chercheur et emplacement. Ce document résumait également les affectations budgétaires pour chaque année de l’accord et exigeait l’approbation du chargé de recherche responsable. À propos de l’échantillon des ECRD examinées, l’équipe de vérification interne a constaté que les documents d’affectation budgétaire étaient préparés et approuvés selon les prescriptions. Les rapports financiers et le suivi des dossiers échantillonnés des ECRD étaient également disponibles dans le système financier du ministère, SAP-SATURN. Les fonds d’exploitation non salariaux du Crédit 1 étaient attribués dans le système au niveau de l’accord et du scientifique par le biais de l’élément de l’organigramme technique de projet (EOTP) et le numéro d’ordre interne (OI). L’équipe de vérification a constaté que les charges salariales liées aux recherches menées dans les établissements de recherches d’AAC étaient gérées au niveau des directions générales grâce au processus de planification budgétaire.

2.3 Valeurs et étique et conflits d’intérêts

  • 2.3.1 Le domaine des valeurs et de l’éthique et des conflits d’intérêts a été soulevé comme domaine présentant des risques plus élevés pour les grappes et le DPAI en raison du rapport de travail étroit entre les employés d’AAC et les partenaires de l’industrie.
  • 2.3.2 Pour atténuer ces risques, AAC procure à ses employés une combinaison de formation et d’affirmations de la haute direction quant à l’importance des valeurs et de l’éthique et des conflits d’intérêts, notamment des mesures après l’emploi.
  • 2.3.3 L’équipe de vérification interne s’est assuré que la formation sur les valeurs et l’éthique était dispensée aux agents des programmes des grappes et du DPAI durant CA. En outre, l’intention durant CA2 est d’exiger de chaque agent de programme qu’il signe un formulaire de reconnaissance de conflit d’intérêts qui doit être maintenu à propos du dossier du projet. Ce formulaire de reconnaissance a été conçu par la DESP et sera obligatoire pour tous les programmes de subventions et contributions d’AAC.
  • 2.3.4 Au sein de la DGST, les valeurs et l’éthique et les conflits d’intérêts ont été affirmés par la haute direction par le biais de courriels et de réunions publiques. En outre, les gestionnaires de l’administration centrale ont fait savoir que la formation dirigée par les gestionnaires a été dispensée dans les centres de recherches. Durant CA2, la direction a l’intention de veiller à ce que chaque évaluateur de projet de la DGST soit tenu de signer un formulaire de reconnaissance de conflit d’intérêts.

2.4 Gouvernance de comité directeur des Ententes de collaboration en matière de recherche et de développement

  • 2.4.1 Gouvernance des comités directeurs des ECRD : La gouvernance des accords est un élément important du cadre de contrôle des projets de collaboration, et à cette fin, les comités directeurs sont tenus de s’acquitter de leur mandat :
    • surveiller la mise en œuvre de l’accord et le respect des engagements du Canada et du collaborateur en vertu de l’accord;
    • examiner les rapports, les budgets prescrits et les ressources attribués à différentes activités de travail et sous-projets;
    • envisager les changements que l’on se propose d’apporter à l’accord ou aux activités de travail ou aux budgets;
    • songer à la possibilité d’exploiter la propriété intellectuelle d’aval.
  • 2.4.2 À propos de l’échantillon des ECRD répertoriées, l’équipe de vérification s’est assurée que chaque entente stipulait la création d’un comité directeur qui devait se réunir au minimum une fois par an.
  • 2.4.3 Constat 3 - L’équipe de vérification a confirmé que des comités directeurs ont été créés pour l’échantillon des huit accords examinés (cinq accords de collaboration dans le cadre du DPAI et trois accords de collaboration dans le cadre des grappes). D’après l’examen des fichiers des huit ECRD, l’équipe de vérification a constaté :
    • Qu’à propos de deux accords, le procès-verbal ou le compte rendu des décisions était disponible pour toutes les années de l’accord.
    • Pour trois accords, le procès-verbal ou le compte rendu des décisions n’était pas disponible pour chaque année.
    • Pour trois accords, le procès-verbal ou le compte rendu des décisions n’était pas disponible pour chaque année, alors que d’autres documents fournis révélaient que des réunions ont eu lieu chaque année (par exemple, feuilles de suivi des réunions et documents de préparation des réunions).
  • 2.4.4 Recommandation 3 – Le SMA DGST doit éclaircir les exigences qui se rattachent aux réunions et aux dossiers des comités directeurs pour s’assurer que la gouvernance suffisante des projets d’accords de collaboration est exercée et attestée dans les dossiers officiels.
  • Réponse et plan d’action de la direction : Approuvé. En vertu de CA2, la DGST fournit des directives sur la préparation des réunions préliminaires du comité directeur de tous les projets et des grappes, et apporte un appui soutenu à ces comités pour faciliter la transmission de renseignements (par exemple, plans de travail, budgets, coûts d’exploitation non salariaux (ENS), salaires, équipement).
  • La DGST a élaboré des modèles d’ordre du jour et de procès-verbal qui sont utilisés pour les réunions actuelles et futures des comités directeurs afin de s’assurer que l’on adopte des pratiques optimales pour la conservation des dossiers officiels. Les comptes rendus des réunions sont échangés et examinés par les membres des comités et sont sauvegardés dans les fichiers partagés internes de la DGST. Ce processus contribue à créer un système rationnel pour que les conditions des accords de collaboration soient respectées et que des registres soient accessibles.
  • On entend établir un processus de contrôle pour être sûr que les comités directeurs se réunissent au moins une fois par année civile, ce que prescrivent les conditions des ECRD. Il appartiendra aux membres de déterminer si des réunions plus fréquentes s’imposent.
  • Responsable : DG, Orientation stratégique intersectorielle, DGST
  • Date cible d’achèvement : Décembre 2014

Annexe A : Critères de vérification

Contrôle financier des bénéficiaires :
Les rapports financiers des bénéficiaires ont fait l’objet d’un contrôle et ces données ont contribué à faciliter l’évaluation des risques des bénéficiaires.
Attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP :
Le traitement des paiements se fait selon les prescriptions de la LGFP (article 34).
Surveillance de la conformité des accords :
On contrôle la conformité des bénéficiaires avec les modalités des programmes et des ententes de financement et on fait connaître aux intéressés les possibilités d’amélioration.
Vérification du bénéficiaire :
Les vérifications des bénéficiaires sont réalisées en fonction du cadre de risque établi du bénéficiaire afin de s’assurer que les activités du bénéficiaire sont conformes aux conditions de l’accord.
Clôture des ententes :
On applique en temps utile les procédures de clôture des ententes et on s’assure que les deux parties se sont acquittées de leurs responsabilités.
Formation :
Les employés reçoivent une formation au sujet de leurs responsabilités en matière de subventions et contributions (S et C).
Contrôle financier :
Les résultats financiers sont surveillés à la fois pour les programmes de contribution et les activités de recherche et développement concertées.
Valeurs et éthique :
Les employés qui participent à l’exécution du programme de contribution et aux ECRD ont reconnu officiellement leur obligation de respecter les valeurs et l’éthique dans la fonction publique et ont suivi une formation en conséquence.
Conflit d’intérêts (CDI) :
Le Ministère a créé et mis en œuvre un processus de conflits d’intérêts pour les employés qui s’occupent de la gestion et de l’exécution des ECRD.
Gouvernance des ECRD :
Le Ministère a créé un cadre de contrôle de suivi pour assurer l’uniformité des méthodes administratives entre toutes les ECRD.

Annexe B : Liste d’acronymes

AAC
Agriculture et Agroalimentaire Canada;
AF
cours de l’exercice;
BVE
Bureau de la vérification et de l’évaluation;
CA
Cultivons l’avenir;
CDI
Conflit d’intérêts;
CRP
conception et de rendement des programmes;
DESP
Direction de l’excellence du service et des programmes;
DG
Directeur général;
DGP
Direction générale des programmes;
DGST
Direction générale des sciences et de la technologie;
DPAI
Développement de produits agricoles innovateurs;
ECRD
Ententes de collaboration en matière de recherche et développement;
ENS
exploitation non salariaux;
EOTP
élément de l’organigramme technique de projet;
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques;
OI
ordre interne;
OSIS
orientation stratégique intersectorielle;
PAI
programme Agri-innovation
Q et R
questions et réponses
S et C
subventions et contributions
SMA
sous-ministre adjoint;
SPSC
Système de prestation des subventions et des contributions