À Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), nous utilisons la plateforme Microsoft 365 (M365) en tant qu'outil de collaboration électronique. La collecte de renseignements personnels à l'aide de cet outil est effectuée en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques et respecte la Politique sur les communications et l'image de marque. Tous les renseignements personnels que nous recueillons sont protégés en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Voici quelques unes des nombreuses fonctionnalités de M365 :
- création de sous-titres en direct;
- traduction automatisée;
- enregistrement des réunions;
- création de transcriptions de réunions.
Lorsqu'AAC utilise M365 pour enregistrer des réunions, des conférences ou des diffusions en direct, ces fonctionnalités sont activées afin d'offrir des options pertinentes, à jour et accessibles à tous les participants de nos réunions, conférences et diffusions.
AAC utilisera les enregistrements des réunions pour administrer, vérifier, analyser et évaluer :
- livrables des programmes;
- fournir des services d'aménagement;
- répondre aux besoins de formation.
Nous pourrions aussi partager le contenu de nos enregistrements de réunions/conférences et tout document connexe avec d'autres organisations qui collaborent avec AAC. De cette façon, nous pourrions faciliter la réalisation des livrables des programmes pluriinstitutionnels, fournir des services d'aménagement ou répondre aux besoins de formation.
Lorsque vous participez à une réunion, à une conférence ou à une diffusion en direct enregistrée, deux options s'offrent à vous :
- Vous pouvez accepter que votre image, votre voix, vos conversations et vos renseignements partagés soient enregistrés en
gardant votre caméra ouverte . Nous recommandons fortement l'utilisation d'images d'arrièreplan ou « d'effets brouillés » pour protéger l'identité des membres de votre foyer qui pourraient passer en arrière-plan pendant une réunion enregistrée. - Vous pouvez refuser que votre image soit enregistrée en éteignant votre caméra. Votre voix, vos conversations et tout renseignement que vous aurez partagé pendant la réunion seront toutefois conservés et inclus dans l'enregistrement.
- Vous pouvez choisir de ne pas participer à la réunion ou de quitter la réunion pour participer à un événement non enregistré, si possible; ou vous pouvez regarder la reprise, si elle est disponible. Si vous choisissez de quitter la réunion, votre image, votre voix, vos conversations et les renseignements partagés avant votre départ seront conservés et inclus dans l'enregistrement.
Les renseignements personnels sont gérés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels vous concernant qui sont sous le contrôle d'AAC, et de demander la modification des renseignements personnels inexacts. Vous pouvez exercer ces droits en contactant le directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels d'AAC, à l'adresse suivante : aafc.atip-aiprp.aac@agr.gc.ca. Les particuliers ont également le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée concernant la gestion de leurs renseignements personnels.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques d'AAC en matière de protection des renseignements personnels, veuillez consulter les fichiers de renseignements personnels ordinaires suivants : Communications internes POU 915 et Activités de sensibilisation POU 938.