Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information — 1er avril 2022 à 31 mars 2023

1. Introduction

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) présente au Parlement son Rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier du 1er avril 2022 au 31 mars 2023. Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information (la LAI) et à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d'AAC est responsable de l'administration de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des questions connexes au sein du ministère. Ce dernier s'est engagé à faire preuve d'ouverture et de transparence et à faire tous les efforts raisonnables pour aider les Canadiennes et les Canadiens à accéder aux documents détenus par AAC.

1.1 À propos d'Agriculture et Agroalimentaire Canada

AAC appuie le secteur de l'agriculture et de l'agroalimentaire canadien au moyen d'initiatives qui favorisent l'innovation et la compétitivité. Le ministère fournit des renseignements, effectue des recherches et s'occupe de technologies en plus d'élaborer des politiques et des programmes qui aident le secteur canadien de l'agriculture, de l'agroalimentaire et des produits agro‑industriels à être concurrentiel sur les marchés national et international, à gérer les risques et à innover.

Les activités du ministère s'étendent des agriculteurs aux consommateurs, des exploitations agricoles aux marchés mondiaux, en passant par toutes les phases de la production durable, de la transformation et de la mise en marché des produits agricoles et agroalimentaires.

Pour obtenir de plus amples renseignements, rendez-vous à la page Ce que nous faisons.

1.2 Objet de la Loi sur l'accès à l'information

La LAI donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d'accéder aux informations contenues dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées, et prévoit un mécanisme de recours dans le cadre d'un examen indépendant. La LAI vise à compléter les moyens existants pour obtenir des informations de ses institutions démocratiques et permettre un débat public sur celles‑ci.

2. Structure organisationnelle

2.1 Gouvernance

L'administration de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels est la principale responsabilité du Bureau de l'AIPRP d'AAC, qui fait partie de la Direction générale des affaires publiques (la DGAP) du ministère. Le Bureau de l'AIPRP traite toutes les demandes d'information et coordonne toutes les activités liées à ces Lois, à son règlement d'application, ainsi qu'aux directives et aux lignes directrices connexes.

Le Bureau de l'AIPRP se compose de deux unités : l'Unité des opérations de l'Accès à l'information et de protection des renseignements personnels (Unité des opérations) et l'Unité de conformité à la protection des renseignements personnels (Unité de CPRP). L'Unité des opérations collabore étroitement avec les fonctionnaires d'AAC pour traiter les demandes d'AIPRP, comme les demandes d'accès, les demandes de protection des renseignements personnels, les demandes informelles d'accès, les demandes de consultation concernant l'accès et les publications proactives. En revanche, l'Unité de CPRP aide les fonctionnaires d'AAC à répondre aux questions liées à la protection des renseignements personnels, comme les mesures de conformité, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de renseignements généraux.

2.2 Unité des opérations — mandat et structure organisationelle

L'Unité des opérations de l'AIPRP est chargée de la gestion, du suivi et du traitement des différents types de demandes, notamment l'accès à l'information, les demandes relatives à la protection des renseignements personnels, les demandes de consultation, les demandes informelles et la communication proactive. L'unité gère et surveille le suivi et la mesure du rendement du ministère en matière d'accès à l'information dans les délais prévus par la LAI, et répond aux enquêtes sur les plaintes relatives à l'AIPRP.

L'équipe du Bureau de l'AIPRP d'AAC est composée de divers postes qui contribuent à soutenir le mandat et les activités des deux unités du Bureau. Lorsque le personnel est au complet, il est formé des postes suivants :

• Directeur (1)
• Gestionnaire, Activités relatives à l'AIPRP (1)
• Gestionnaire, Conformité à la protection des renseignements personnels (1)
• Analyste principal de l'AIPRP (1)
• Analystes de l'AIPRP (3)
• Analystes débutant de l'accès à l'information (2)
• Analystes de la PRP (2)
• Agent de l'AIPRP (1)
• Adjoint administratif (1)
• Entrepreneur soutenant les activités de l'AIPRP à temps plein (1)
• Entrepreneur soutenant la politique de PRP à temps partiel (1)
• Étudiants (2)

Le coût de l'administration du Bureau de l'AIPRP (pour les questions d'accès à l'information, comme indiquées dans les rapports statistiques) au cours de la période de référence s'est élevé à 830 910 $, dont 7 657 employés à temps plein et 0,600 année‑personne en étudiants (soit 586 538 $ en salaires et 221 987 $ en services professionnels).

2.3 Publication proactive — structure organisationnelle

Le Bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec le Bureau des documents parlementaires, la Direction générale des politiques stratégiques, la Direction générale des programmes et le Bureau du sous‑ministre, ainsi qu'avec les unités des Communications numériques et des Services de traduction de la DGAP, pour veiller à ce que les publications proactives soient achevées et déposées conformément à la LAI. Les directeurs responsables de ces unités assument chacun la responsabilité de s'assurer que les exigences en matière de publications proactives soient respectées.

3. Délégation des pouvoirs

Le paragraphe 95(1) de la LAI permet au ministre d'AAC de déléguer les tâches, les fonctions et les pouvoirs attribués par la LAI.

La délégation de pouvoirs pour l'application de la LAI comprend le sous‑ministre adjoint de la DGAP, le directeur général, Services des communications, et le directeur de l'AIPRP et des services de traduction, qui ont le plein pouvoir délégué d'approuver les exemptions conformément à l'instrument de délégation des pouvoirs approuvé par le ministre en septembre 2023. Certaines fonctions sont aussi déléguées aux gestionnaires de l'AIPRP afin d'améliorer l'efficacité du traitement des demandes.

L'instrument de délégation des pouvoirs pour l'application de la LAI figure aux annexe A et annexe B du présent rapport.

4. Rendement

4.1 Aperçu

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC a pris des mesures importantes, année après année, pour maintenir la conformité à la LAI. Cette année n'a pas fait exception, puisque les demandes traitées pendant cette période l'ont été dans les délais prévus par la loi. Au cours du dernier exercice, le Bureau de l'AIPRP a reçu des conclusions et des recommandations en réponse à une vérification consultative précédemment commandée. Au cours de la période de référence, le Bureau a déployé des efforts considérables pour mettre en œuvre un plan de travail visant à répondre directement aux résultats de la vérification. Il s'agissait de s'attaquer à trois composants différents : Notre personnel, Notre travail et Nos relations. Au cours du dernier exercice, ces composants consistaient à réorganiser les unités selon des fonctions et des responsabilités mieux définies, à créer un Programme de perfectionnement des analystes de l'AIPRP, à réorganiser le Programme de protection des renseignements personnels d'AAC, à rationaliser les processus opérationnels et à préparer la transition vers un nouveau système de gestion des dossiers.

4.2 Activités de l'AIPRP

Au cours de la période de référence de 2022‑2023, l'Unité des opérations a traité 391 demandes (172 demandes d'accès, 131 demandes informelles et 88 demandes de consultation), ce qui représente une augmentation de 97 dossiers par rapport à l'année de référence précédente et démontre l'intérêt continu du public pour les informations d'AAC. Cela montre aussi l'engagement du ministère à s'assurer que l'information est transmise en temps opportun, conformément à la Loi.

Au nombre des principaux sujets d'intérêt en 2022‑2023 figureraient les chaînes d'approvisionnement, les ententes de financement, les travailleurs étrangers temporaires, l'industrie du vin, l'abattage des chevaux et la réduction des émissions provenant des engrais.

Contexte ministériel pour 2022-2023

Au cours de l'exercice financier 2022‑2023, AAC a connu de nouvelles difficultés en mettant un plus grand accent sur l'innovation pour stimuler un secteur agroalimentaire rentable, productif et durable, à même de répondre à la demande mondiale croissante d'aliments durables.

AAC a défini des priorités axées sur l'obtention de résultats au moyen d'initiatives, de programmes et de services visant à créer un secteur efficace, résilient et prospère. Ces efforts favorisent aussi la réalisation des engagements énoncés dans la lettre de mandat du ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire ainsi que des grandes priorités du gouvernement du Canada, notamment dans les domaines de l'élaboration de politiques et de la mise en œuvre de programmes, du soutien au système alimentaire canadien, de la croissance durable et de la résilience climatique.

En 2022‑2023, AAC a :

• collaboré avec ses partenaires à l'élaboration du Partenariat canadien pour une agriculture durable afin de répondre aux besoins sectoriels en matière de commerce et de développement des marchés, d'innovation et de croissance durable, ainsi que de soutien à la diversité et aux secteurs dynamiques et évolutifs;
• mis en œuvre des initiatives de financement clés pour les agrosecteurs partout au Canada;
• poursuivi l'élaboration de priorités thématiques pour les programmes et les innovations en matière de technologies propres, tout en continuant à échanger avec l'industrie.

La santé et le bien‑être des employés d'AAC ont continué d'être une priorité du Ministère et des modalités de travail hybrides ont été mises en place pour que les employés puissent continuer à servir efficacement le secteur agricole partout au Canada.

4.3 Rendement et statistiques de 2022–2023 relatifs à la Loi sur l'accès à l'information

Cette section donne un aperçu des principales données sur le rendement du Ministère en ce qui a trait aux activités d'AIPRP pour l'année, comme indiqué dans le rapport statistique de 2022‑2023, disponible à l'annexe C.

Tendances sur le plan des demandes d'accès informelles

La LAI vise à compléter les modalités d'accès aux documents de l'administration fédérale et non à les remplacer. À cette fin :

• Deux demandes d'accès à l'information ont été traitées de manière informelle. Le nombre de pages n'a pas été pris en compte dans notre rapport.
• Au total, 131 demandes de documents déjà communiqués ont été reçues et traitées au cours de la période de référence : 37 demandes ont été traitées dans les 15 jours suivant leur réception; 50 ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours; 21 ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours; 2 ont été fermées dans un délai de 61 à 120 jours. Vingt et une (21) demandes ont été reportées à la période suivante.
• Au total, 25 225 pages ont été communiquées à nouveau en 2022‑2023.
• Toutes les demandes informelles ont été reçues par voie électronique, dont 2 demandes qui ont été déposées sur le portail en ligne de l'AIPRP et 124 qui ont été envoyées par courriel.

Nombre de cas et report

Au cours de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP d'AAC a reçu un total de 172 demandes d'accès à l'information actives. De ce nombre, 134 étaient de nouvelles demandes reçues en 2022‑2023, tandis que 29 étaient des demandes en suspens de 2021‑2022 et 9 étaient en suspens depuis plus longtemps. Le Bureau de l'AIPRP a reporté 71 dossiers à l'exercice 2023‑2024, dont neuf avaient été reçus en 2021‑2022, six en 2020‑2021 et deux en 2019‑2020, qui sont actuellement actifs et restent dans les délais prescrits par la loi (y compris les prorogations).

Pages traitées au titre des demandes d'accès à l'information, 2018–2019 à 2022–2023

Source des demandes présentées en vertu de la LAI

Sur les 134 demandes reçues en 2022‑2023, 100 % ont été présentées par voie électronique, soit à partir du portail en ligne de l'AIPRP, soit par courriel. Les médias ont représenté 23 % des demandes reçues, suivis du public (17 %), des universitaires (16 %), des entreprises du secteur privé et d'autres organismes (8 %). Le nombre de demandeurs ayant refusé de s'identifier dans une catégorie a nettement augmenté, passant de 7 % au cours de l'exercice précédent à 44 % au cours de la présente période de référence.

Délai de traitement des demandes

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC a répondu à 101 demandes au cours de la présente période de référence :

• 43 demandes ont été traitées dans les 30 jours.
• 16 demandes ont été traitées dans les 60 jours; 24 dans les 120 jours; 11 dans les 180 jours.
• Sept demandes ont été traitées dans les 365 jours et aucune n'a pris plus de 365 jours.

Prorogations

Au cours de la période de référence, 68 des 101 demandes traitées ont nécessité une prorogation de délai en raison de la quantité de documents à examiner ou en vue de consultations avec des tiers ou d'autres ministères du gouvernement.

Consultations réalisées pour d'autres institutions

Au cours de la présente période de référence, AAC a répondu à 79 demandes de consultation, dont 72 émanaient d'autres institutions fédérales et sept d'autres ordres de gouvernement. Neuf demandes de consultation ont été reportées à l'exercice suivant avec des délais négociés.

Le nombre de dossiers de consultation traités au cours de la présente période de référence a augmenté (par rapport à 68 en 2021‑2022), tout comme le nombre de pages examinées par AAC pour d'autres institutions, soit un total de 2 905 cette année, en hausse par rapport à 2 177 en 2021‑2022.

Règlement des demandes traitées

Sur l'ensemble des dossiers, AAC a traité 101 demandes d'accès pour la période de référence 2022‑2023 :

• 24,75 %, soit 25 dossiers, ont été classés comme « communication totale » et 53,47 %, soit 54 dossiers, ont été classés comme « communication partielle ».
• Aucun dossier n'a été classé comme « exemption totale » ou « exclusion totale ».
• 10,89 % des demandes, soit onze, ont donné lieu à une réponse du type « aucun document n'existe ».
• 2,97 % des demandes, soit trois, ont été transférées à d'autres institutions fédérales.
• 7,92 % des demandes, soit huit, ont été abandonnées par les demandeurs.
• Il n'y a pas eu de dossiers avec les décisions suivantes :
  • « Ni confirmée ni rejetée »;
  • « Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information ».

Exceptions ou exclusions invoquées

Depuis 2019‑2020, les trois exceptions les plus fréquemment invoquées par AAC au cours de l'exercice ont été celles applicables en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), de l'alinéa 20(1)b) (renseignements de tiers) et de l'article 21 (activités du gouvernement, avis, etc.).

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public ou conservés à des fins de référence pour le public (article 68) ni aux documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada (article 69). Les demandes contenant des exclusions proposées en vertu de l'article 69 doivent faire l'objet de consultations avec le ministère de la Justice et, dans certains cas, le Bureau du Conseil privé.

En 2021‑2022, deux demandes concernaient des documents confidentiels du Conseil privé du Roi.

Plaintes

La LAI prévoit le recours à un système de vérification dans le but de garantir que les institutions fédérales respectent leurs obligations. Dans le cadre de cette procédure de vérification, un demandeur peut déposer une plainte auprès du commissaire à l'information du Canada, qui fera enquête pour son compte. Ces enquêtes portent notamment sur les exceptions invoquées aux dossiers, sur les prolongations dépassant le délai initial de 30 jours et sur des dossiers possiblement manquants. Au terme de l'enquête, le commissaire à l'information présente ses conclusions et détermine si l'institution visée a traité la demande de manière appropriée et si d'autres mesures sont nécessaires.

• Deux nouvelles plaintes (avis d'enquête en vertu de l'article 32) ont été reçues en 2022‑2023.
• Aucune recommandation ou ordonnance du Commissariat n'a été reçue en 2022‑2023 pour les rapports initiaux en vertu du paragraphe 37(1).

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC a clôturé, conjointement avec le Commissariat à l'information du Canada, six enquêtes liées à des plaintes. Le commissaire a estimé que l'une d'entre elles n'était pas fondée et les cinq autres ont été abandonnées.

Dans aucun de ces six cas, le commissaire à l'information n'a recommandé de mesures supplémentaires à la suite des enquêtes. Deux plaintes ont été reportées à la période de référence 2023‑2024, l'une reçue en 2022‑2023 et l'autre en 2018‑2019, toutes deux ont été fermées depuis.

Au cours de la période visée, aucune action en justice n'a été intentée à l'égard des obligations d'AAC aux termes de la Loi.

Traductions

Aucun texte n'a dû être traduit pour répondre aux demandes de 2022‑2023.

Format des renseignements communiqués

• Parmi les demandes qui ont été entièrement ou partiellement communiquées, les 79 ont été communiquées sous forme de copies électroniques conformément aux procédures sans papier du Bureau de l'AIPRP à l'aide de la poste électronique.

5. Formation et sensibilisation

5.1 Formation ministérielle sur l'accès à l'information

Le Bureau de l'AIPRP continue d'investir dans son personnel et s'efforce d'améliorer la capacité du Ministère en offrant un large éventail de cours de formation liés à l'AIPRP. Ces offres permettent de s'assurer que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne la LAI et Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques connexes, y compris les sujets étroitement liés, comme la gestion de l'information.

Des cours périodiques sont proposés aux employés d'AAC tout au long de l'année, dans le cadre de séances individuelles ou collectives.

Au cours de la période de référence 2022‑2023, 15 séances de formation ont été proposées au ministère, suivies par 261 employés au total. Cinq séances supplémentaires ont été proposées au cours de la présente période de référence par rapport à la période précédente. Le matériel de formation révisé a permis aussi de proposer un programme de formation plus solide cette année.

Un plan de mobilisation des employés a été conçu, et sa mise en œuvre a débuté en 2022‑2023. Le plan comporte trois volets : mise à jour/mise en œuvre du programme de formation des employés d'AAC; lancement d'une campagne de sensibilisation; renforcement du réseau de divers groupes d'AAC (par exemple, bureaux de première responsabilité (BPR), services juridiques, gestion de l'information, etc.). On peut s'attendre que le Bureau de l'AIPRP d'AAC fournisse une nouvelle mise à jour de ce programme au cours de la prochaine période de référence.

Programme de perfectionnement des analystes de l'AIPRP

Dans le cadre du plan d'action Nos gens, le Bureau de l'AIPRP a mis en place le Programme de recrutement et de perfectionnement des analystes de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, qui vise à élargir les possibilités au sein de l'AIPRP d'AAC et à conserver les talents et les compétences au sein du ministère. L'objectif du programme est de disposer d'un effectif compétent qui a la possibilité de se développer au sein du Bureau de l'AIPRP d'AAC. Les participants débutants au programme reçoivent une formation aux opérations de l'AIPRP et à la politique de protection des renseignements personnels, et peuvent devenir admissibles à une promotion à mesure qu'ils acquièrent des compétences et de l'expérience au cours d'une période donnée.

6. Politiques, lignes directrices et procédures en matière d'AIPRP

Le Bureau de l'AIPRP a rationalisé les processus et les approbations afin d'améliorer l'efficacité et la rapidité pour les BPR, les clients et les demandeurs du grand public. Voici quelques exemples de ces améliorations :

• Réorganisation de la structure du Bureau de l'AIPRP et révision des rôles et des responsabilités
• Relance d'un groupe de travail ministériel sur l'AIPRP, composé de représentants des principales directions générales
• Rationalisation des approbations tout au long du processus en fonction des rôles et des responsabilités
• Mise au point d'un nouveau flux de travail pour les demandes, en mettant l'accent sur la réception, l'attribution des tâches, l'uniformité des normes de service et le processus de clarification auprès des demandeurs
• Mise en œuvre de nouveaux freins et contrepoids
• Conception et mise en œuvre de modèles actualisés et création d'une boîte à outils évolutive
• Mise en œuvre d'un nouvel outil de planification pour l'état des dossiers
• Conception d'une nouvelle approche pour les BPR et les experts en la matière, qui sera lancée au cours de l'exercice 2023‑2024.

7. Publication proactive aux termes de la Partie 2 de la LAI

7.1 Communication proactive

Tout en mettant en œuvre les exigences de communication proactive prévues par la LAI, le Bureau de l'AIPRP a continué à consulter les parties prenantes du ministère à tous les échelons et à leur apporter son soutien afin de renforcer la conformité et de créer les procédures et les lignes directrices nécessaires, le cas échéant. Les contrats ministériels de plus de 10 000 $, les dossiers de comparution des comités parlementaires, les titres des notes d'information, les subventions et les contributions, les fiches pour la période de questions, les reclassifications de postes, les cahiers d'information à l'intention du ministre ou du SM, et les renseignements sur les voyages et les frais de représentation sont affichés sur la page Transparence et reportage organisationnels d'AAC.

Les résumés des demandes d'accès à l'information d'AAC complétées peuvent être consultés sur les pages Web du Gouvernement ouvert du gouvernement du Canada, conformément aux exigences du SCT.

7.2 Questions parlementaires, documents de motion, audits et publications

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC joue un rôle dans la promotion de l'accès aux données et aux renseignements gouvernementaux pour tous les citoyens et dans la protection des renseignements personnels. Dans cette optique, le Bureau de l'AIPRP a fourni des conseils et a examiné trois (3) questions écrites au Parlement, en appliquant les principes de la LAI avant la communication ou la publication. Aucune motion de production de documents n'a été examinée au cours de la période 2021‑2022.

Dix rapports d'audit ont été examinés au cours de la présente période de référence, ce qui représente une augmentation importante par rapport aux deux rapports d'audit de 2021‑2022. Au cours de l'exercice 2022‑2023, les rapports d'audit examinés concernaient différents domaines, notamment l'évaluation d'Agri‑investissement, l'évaluation d'Agri‑stabilité, l'évaluation du Cadre de collaboration et l'évaluation d'Agri‑marketing.

8. Initiatives et projets pour améliorer l'accès à l'information

AAC s'efforce d'être un chef de file en matière de technologie innovante et efficace, et d'adopter des pratiques opérationnelles intelligentes, et a été à l'avant‑garde des essais de nouvelles technologies pour les demandes d'AIPRP.

L'innovation pour améliorer l'expérience du client consiste à ajouter plus de valeur à la relation du client avec le Bureau de l'AIPRP. Bien qu'il y ait de nombreuses façons d'y parvenir, le Bureau de l'AIPRP s'est efforcé, au cours de la présente période de référence, de renforcer les liens avec les clients internes, pour pouvoir répondre plus efficacement et plus rapidement aux exigences législatives du ministère en vertu de la LAI.

8.1 Traitement numérique des demandes d'AIPRP

S'appuyant sur le travail de numérisation des activités et opérations, entamé en 2020 dans l'ensemble du ministère, le Bureau de l'AIPRP continue de trouver des solutions novatrices pour répondre à l'appel à l'action lancé par le président du Conseil du Trésor dans son rapport au Parlement sur l'examen de l'accès à l'information, intitulé Améliorer les services dispensés aux Canadiens.

Au cours de la présente période de référence, le Bureau de l'AIPRP a jeté les bases de l'acquisition d'une nouvelle solution de gestion et de correction des cas, qui fait appel à de nouvelles technologies de pointe. Cette solution permettra de rationaliser davantage le traitement des demandes d'AIPRP tout en améliorant le produit final.

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC peut commencer à intégrer le nouveau logiciel au cours de l'exercice 2023‑2024 et à l'utiliser complètement l'année suivante. Il collabore étroitement avec ses homologues des technologies de l'information et participe à divers groupes de travail afin de préparer une transition en douceur. Une stratégie de gestion du changement sera mise en œuvre pour réduire les répercussions sur les opérations dans l'ensemble du ministère.

La planification et l'élaboration de ce projet ont été achevés en 2022‑2023 et sa mise en œuvre fera l'objet d'un rapport au cours de la période de référence 2023‑2024.

8.2 Système des demandes d'AIPRP en ligne

À la suite du projet pilote du SCT pour la version 3 du système d'AIPRP en ligne au cours de l'exercice précédent, AAC a entièrement adopté ce portail en juillet 2022 et y est passé avec succès. Ce nouveau système a constitué une étape importante dans la rationalisation et la modernisation à long terme des activités d'AIPRP d'AAC. Nous attendons maintenant les fonctionnalités améliorées de la version 4 qui offrira la possibilité de communiquer en toute sécurité avec les demandeurs au sein du système.

8.3 Programme de perfectionnement

Comme indiqué dans le rapport de 2022‑2023, le Bureau de l'AIPRP a mis en place le Programme de recrutement et de perfectionnement des analystes de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, qui vise à élargir les possibilités au sein de l'AIPRP d'AAC et à conserver les talents et les compétences au sein du ministère. Au T3 de 2022‑2023, le programme a été officiellement lancé avec deux employés actuels qui se sont joints au programme à mi‑parcours et un nouvel analyste débutant qui a été recruté. On peut s'attendre que le Bureau de l'AIPRP d'AAC fournisse une nouvelle mise à jour de ce programme au cours de la prochaine période de référence.

8.4 Réponse à la vérification consultative

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC a demandé l'aide du Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) d'AAC en 2021 pour entreprendre une mission consultative d'examen de la gestion et des opérations actuelles du Bureau de l'AIPRP. L'examen avait pour but d'analyser les fonctions du Bureau de l'AIPRP et de mettre en évidence les domaines pouvant subir des améliorations dans l'ensemble de sa gestion et de ses opérations.

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC a achevé son plan d'action en 2022‑2023, qui était axé sur Notre personnel, Notre travail et Nos relations. Chaque pilier comportait plusieurs mesures et bon nombre d'entre elles ont été intégrées au présent rapport (processus, mobilisation, formation, etc.).

9. Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes

Comme indiqué à la section 4.3, le Bureau de l'AIPRP d'AAC a collaboré étroitement avec le Commissariat à l'information du Canada pour résoudre la majorité des plaintes en suspens. Il ne reste plus qu'une plainte qui a été reportée à l'exercice 2023‑2024.

Le ministère a reçu deux nouvelles plaintes au cours de l'exercice 2022‑2023, toutes deux pour refus. L'une d'entre elles a été classée par le Commissariat, le demandeur ayant reçu ses documents au moment de l'ouverture de l'enquête. L'autre plainte concernait des dossiers manquants, qui a été jugée résolue par le commissaire à l'information, n'étant pas fondée après une autre recherche approfondie et la communication des documents.

Sur les six plaintes qui ont été closes au cours du dernier exercice, AAC a agi en amont pour résorber l'arriéré de plaintes avec le Commissariat à l'information. De nouvelles recherches ont été menées et des parties supplémentaires de documents ont été communiquées dans certains cas. Le Bureau de l'AIPRP continue de donner la priorité à une relation de travail ouverte et collaborative avec le Commissariat à l'information.

10. Rapports sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la LAI (figurant à l'annexe C), les renseignements ci‑dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Loi habilitante : LAI
• Les frais de traitement de 5,00 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d'accès à l'information
• Total des recettes : 670,00 $
• Total des frais supprimés : 0 $
• Coûts de fonctionnement du programme : 830 910 $

11. Surveillance de la conformité

L'Unité des opérations utilise un système automatisé pour surveiller le traitement des demandes liées à l'AIPRP. Cet outil de gestion du flux de travail retrace toutes les mesures prises et les dates d'échéance, conserve en mémoire les dossiers pertinents devant être examinés, maintien des listes de contrôle, facilite l'utilisation de modèles standard, permet d'effectuer des recherches approfondies en vue de faciliter les analyses et génère des rapports d'étape et des rapports statistiques.

Le Bureau de l'AIPRP tient les cadres supérieurs informés des activités en matière d'accès à l'information grâce à un rapport d'état hebdomadaire qui est aussi transmis à divers BPR et organismes de gouvernance. Ce rapport et les discussions qui s'y rapportent permettent d'attirer l'attention des directions générales sur les échéances imminentes pour la récupération des dossiers et d'autres éléments pertinents :

• nouvelles demandes reçues;
• direction générale responsable;
• échéances touchant des demandes et des mesures précises;
• demandes devant être traitées au cours des deux prochaines semaines;
• secteurs dans lesquels le Bureau de l'AIPRP pourrait fournir des conseils et un encadrement.

12. Conclusion

L'exercice 2022‑2023 a produit de nombreuses possibilités d'engagement pour l'Unité des opérations de l'Accès à l'information et de protection des renseignements personnels d'AAC, qui a élaboré un plan de développement visant à rationaliser les processus internes de l'unité, le recrutement et le perfectionnement des ressources humaines, et des investissements technologiques pour contribuer à un traitement efficace des demandes.

Cette année, les problèmes de dotation se sont répercutés sur le nombre de demandes que le Bureau de l'AIPRP a pu traiter. Des mesures ont été mises en place pour pourvoir les postes vacants avec des analystes compétents afin de réduire au minimum l'incidence sur l'avenir des opérations.

AAC continue de s'engager à respecter l'esprit et l'intention de la LAI qui vise à améliorer la responsabilité et la transparence du gouvernement afin de promouvoir une société ouverte et démocratique et de faciliter un débat public sur la conduite de toutes les institutions fédérales. À cette fin, toutes les demandes ont reçu une réponse conforme aux normes de service établies, soit un taux de conformité à 90 %.

À l'avenir, le Bureau de l'AIPRP d'AAC continuera de rationaliser les processus, de mettre en œuvre des stratégies numériques et d'aider le ministère à répondre à l'appel à l'action du commissaire à l'information et du président du Conseil du Trésor pour respecter son engagement à l'égard des exigences législatives, de l'ouverture et de la protection des renseignements personnels.

13. Annexe A — Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, Agriculture et Agroalimentaire Canada

Le ministre d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, en vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information, désigne les employés d'AAC titulaires des postes mentionnés dans l'annexe qui suit, ou les employés occupant ces postes à titre intérimaire, pour exercer ses pouvoirs et ses attributions à titre de ministre et d'administrateur d'une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi énoncés ci‑dessous. Cet arrêté sur la délégation remplace tout arrêté sur la délégation antérieur.

Date :

Nom : Ministre d'Agriculture et Agroalimentaire Canada

14. Annexe B — Instrument de délégation des pouvoirs pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information

Dispositions de la Loi sur l'accès à l'information	Pouvoirs, devoirs ou fonctions	Sous‑ministre, Agriculture et Agroalimentaire Canada	Sous‑ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques	Directeur général, Services de communications	Directeur, AIPRP et services de traduction
	L'ensemble des pouvoirs, des tâches et des fonctions prévus par la Loi sur l'accès à l'information, L.R.C. 1985, chap. A‑1 (avant et après le 21 juin 2019) et le règlement connexe (avant et après le 21 juin 2019).	X	X	X	X

Dispositions de la Loi sur l'accès à l'information	Pouvoirs, devoirs ou fonctions	Sous‑ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques	Directeur général, Services de communications	Directeur, AIPRP et services de traduction	Gestionnaire, AIPRP
4(2.1)	Responsabilité des institutions fédérales	x	x	x	x
6.1(1)	Motifs pour ne pas donner suite à la demande	X	X	X	-
6.1(1.3), (1.4), (2)	Avis — suspension, fin de suspension	X	X	X	-
7(a)	Avis à la suite d'une demande d'accès	X	X	X	X
7(b)	Accorder l'accès aux documents	X	X	X	X
8(1)	Transmission de la demande	X	X	X	X
9	Prorogation du délai	X	X	X	X
11(2)	Dispenser du versement ou le rembourser	X	X	X	X
12(2)(b)	Langue d'accès	X	X	X	X
12(3)(b)	Accès à un support de substitution	X	X	X	X
13	Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel	X	X	X	X
13(2)	Donner la communication des renseignements personnels seulement si la divulgation est autorisée par l'autre gouvernement	X	X	X	X
14	Refuser de communiquer des renseignements en vertu des affaires fédérales‑provinciales	X	X	X	X
15	Refuser de communiquer des renseignements en vertu des affaires internationales et de la défense	X	X	X	X
16	Refuser de communiquer des renseignements relatifs à des enquêtes	X	X	X	X
16.5	Exception — Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles	X	X	X	X
17	Refuser de communiquer des renseignements pouvant nuire à la sécurité des individus	X	X	X	X
18	Refuser de communiquer des renseignements relatifs aux intérêts économiques du Canada	X	X	X	X
19	Renseignements personnels	X	X	X	X
20	Exception — Renseignements de tiers	X	X	X	X
21	Refuser de communiquer des renseignements relatifs aux activités du gouvernement	X	X	X	X
22	Refuser de communiquer des renseignements relatifs aux examens et vérifications	X	X	X	X
22.1	Refuser de communiquer des renseignements relatifs aux vérifications internes	X	X	X	X
23	Renseignements protégés — avocats et notaires	X	X	X	X
23.1	Renseignements protégés — brevets et marques de commerce	X	X	X	X
24	Refuser de communiquer des renseignements en vertu de dispositions d'autres lois	X	X	X	X
25	Dissociabilité	X	X	X	X
26	Refus de communication en cas de publication	X	X	X	X
27(1)	Aviser par écrit le tiers de l'intention de donner communication	X	X	X	X
27(4)	Proroger le délai pour donner avis aux tiers	X	X	X	X
28(1)(b)	Réviser les observations d'un tiers	X	X	X	X
28(2)	Dispenser un tiers de fournir ses observations par écrit	X	X	X	X
28(4)	Donner un avis écrit aux observations d'un tiers	X	X	X	X
33	Avis au commissaire à l'information au sujet des avis aux tiers	X	X	X	-
35(2)(b)	Donner la possibilité aux personnes concernées de présenter leurs observations au commissaire à l'information	X	X	X	-
37(1)(c)	Avis au commissaire sur l'exécution d'un ordre ou la mise en œuvre d'une recommandation	X	X	X	-
37(4)	Donner au plaignant l'accès au document sur la recommandation du commissaire	X	X	X	-
41(2)	Révision par la Cour fédérale — Institution gouvernementale	X	X	X	-
43(2)	Signification de l'avis de demande de révision par la Cour fédérale	X	X	X	-
44(2)	Avis au demandeur de la demande d'examen par un tiers	X	X	X	-
52(2)(b), (3)	Règles spéciales concernant les audiences	X	X	X	-
82	Divulgation proactive — Frais de déplacement	X	X	X	-
83	Divulgation proactive — Accueil	X	X	X	-
84	Divulgation proactive — Rapports déposés au Parlement	X	X	X	-
85	Divulgation proactive — Reclassification des postes	X	X	X	-
86	Divulgation proactive — Contrats	X	X	X	-
87	Divulgation proactive — Subventions et contributions	X	X	X	-
88	Divulgation proactive — Documents d'information	X	X	X	-
90	Divulgation proactive — Publication non requise	X	X	X	-
94	Rapport annuel	X	X	X	-
96(3)	Avis de prestation de services liés à l'accès à l'information	X	X	X	-
96(4)	Frais de service	X	X	X	-
96(5)	Pouvoir de dépenser	X	X	X	-
6(1)	Transmission de la demande	X	X	X	X
7(2)	Frais de recherche et de préparation	X	X	X	-
7(3)	Frais de production et de programmation	X	X	X	-
8	Donner accès aux documents	X	X	X	X
8.1	Restrictions applicables au support	X	X	X	X

15. Annexe C — Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Agriculture et Agroalimentaire Canada

Période de référence : 1/4/2022 à 31/3/2023

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources de demandes

1.3 Canaux de demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Canaux de demandes informelles

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

2.4 Pages communiquées de manière informelle

2.5 Pages publiées de nouveau de façon informelle

Section 3 : Recours au commissaire à l'information concernant le refus d'agir Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

Section 4 : Demandes fermées pendant la période de référence

4.1 Décision et délai de traitement

Décision	Délai de traitement
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus que 365 jours	Total
Communication totale	2	16	5	1	1	0	0	25
Communication partielle	4	3	10	23	9	5	0	54
Exemption totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	1	9	1	0	0	0	0	11
Demande transmise	3	0	0	0	0	0	0	3
Demande abandonnée	4	1	0	0	1	2	0	8
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	14	29	16	24	11	7	0	101

4.2 Exemptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des renseignements communiqués

Papier	Électronique				Autre
	Dossier électronique	Ensemble de données	Vidéo	Audio
0	79	0	0	0	0

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et documents électroniques

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
29 618	19 383	87

4.5.2 Pages pertinentes traitées par décision en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et documents électroniques

4.5.3 Minutes pertinents traités et communiqués en format audio Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

4.5.4 Minutes pertinents traités par décision en format audio en fonction de l'ampleur des demandes Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

Décision	Moins de 60 minutes		Entre 60 et 120 minutes		Plus de 120 minutes
	Nombre de demandes	Minutes traités	Nombre de demandes	Minutes traités	Nombre de demandes	Minutes traités
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exemption totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

4.5.5 Minutes pertinents traités et communiqués en format vidéo Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

4.5.6 Minutes pertinents traités, par décision, en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

Décision	Moins de 60 minutes		Entre 60 et 120 minutes		Plus de 120 minutes
	Nombre de demandes	Minutes traités	Nombre de demandes	Minutes traités	Nombre de demandes	Minutes traités
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exemption totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

4.5.7 Autres complexités

Décision	Consultation requise	Avis juridiques demandés	Autre	Total
Communication totale	12	0	1	13
Communication partielle	42	0	4	46
Exemption totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0
Total	54	0	5	59

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Demandes fermées dans les délais prévus par la loi

• Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi : 96
• Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) : 95,04950495

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Raisons du non‑respect des délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées au‑delà des délais prévus par la loi	Raison principale
	Entrave au fonctionnement/charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autre
5	0	1	4	0

4.7.2 Demandes fermées au‑delà des délais prévus par la loi (y compris toute prorogation)

Nombre de jours écoulés depuis les délais prévus par la loi	Nombre de demandes fermées au‑delà des délais prévus par la loi où aucune prorogation n'a été prise	Nombre de demandes fermées au‑delà des délais prévus par la loi où une prorogation a été prise	Total
1 à 15 jours	0	3	3
16 à 30 jours	0	1	1
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	1	1
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	5	5

4.8 Demandes de traduction Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l'anglais au français	0	0	0
Du français à l'anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 5 : Prorogations

5.1 Raisons des prorogations et décisions

Décision et délai prorogé	9(1)(a) Entrave au fonctionnement/charge de travail	9(1) (b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autre
Communication totale	2	0	0	1
Communication partielle	23	3	22	17
Exemption totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Aucun document n'existe	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0
Total	25	3	22	18

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	9(1)(a) Entrave au fonctionnement/charge de travail	9(1)(b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autre
30 jours ou moins	0	1	5	4
31 à 60 jours	23	2	11	10
61 à 120 jours	1	0	3	2
121 à 180 jours	1	0	1	0
181 à 365 jours	0	0	2	2
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	25	3	22	18

Section 6 : Frais

Type de frais	Frais perçus		Dispense des droits		Frais annulés
	Nombre de demandes	Montant ($)	Nombre de demandes	Montant ($)	Nombre de demandes	Montant ($)
Demande	134	670,00	0	0,00	0	0,00
Autres frais	0	0,00	0	0,00	0	0,00
Total	134	670,00	0	0,00	0	0,00

Section 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à examiner	Autres organisations	Nombre de pages à examiner
Reçues pendant la période de référence	75	2 731	8	45
En suspens à la fin de la période de référence précédente	5	129	0	0
Total	80	2 860	8	45
Traitées pendant la période de référence	72	2 841	7	45
Reportées dans les délais négociés	8	19	1	0
Reportées au‑delà des délais négociés	0	0	0	0

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	6	28	10	1	0	0	0	45
Communication partielle	0	11	12	1	0	0	0	24
Exemption totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	1	0	0	0	0	1
Consultation d'autres institutions	0	1	0	0	0	0	0	1
Autre	1	0	0	0	0	0	0	1
Total	7	40	23	2	0	0	0	72

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	5	1	0	0	0	0	6
Communication partielle	1	0	0	0	0	0	0	1
Exemption totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consultation d'autres institutions	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	1	5	1	0	0	0	0	7

Section 8 : Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

Section 9 : Enquêtes et rapports des conclusions

9.1 Enquêtes

• Article 32 Avis d'enquête : 3
• Paragraphe 30(5) Avis de cessation d'enquête : 4
• Article 35 Observations officielles : 0

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Article 37(1) Rapports initiaux			Paragraphe 37(2) Comptes rendus finaux
Reçu	Contenant des recommandations du commissaire à l'information	Contenant des ordonnances émis par le commissaire à l'information	Reçu	Contenant des recommandations du commissaire à l'information	Contenant des ordonnances émises par le commissaire à l'information
0	0	0	0	1	0

Section 10 : Recours juridiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

Article 41
Plaignant (1)	Institution (2)	Tiers (3)	Commissaire à la protection de la vie privée (4)	Total
0	0	0	0	0

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers au titre de l'alinéa 28(1)b) Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro

• Article 44 – sous alinéa 28(1)b) : 0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

11.1 Coûts répartis

11.2 Ressources humaines