Rapport annuel au Parlement — Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023 — 1er avril 2022 à 31 mars 2023

1. Introduction

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) présente au Parlement son Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier du 1er avril 2022 au 31 mars 2023. Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le présent rapport fournit un aperçu des activités du ministère dans l'administration de ses responsabilités conférées par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d'AAC est responsable de l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des questions connexes au sein du ministère. Ce dernier s'est engagé à faire preuve d'ouverture et de transparence et à faire tous les efforts raisonnables pour aider les Canadiennes et les Canadiens à accéder aux documents détenus par AAC.

1.1 À propos d'Agriculture et Agroalimentaire Canada

AAC appuie le secteur de l'agriculture et de l'agroalimentaire canadien au moyen d'initiatives qui favorisent l'innovation et la compétitivité. Le ministère fournit des renseignements, effectue des recherches et s'occupe de technologies en plus d'élaborer des politiques et des programmes qui aident le secteur canadien de l'agriculture, de l'agroalimentaire et des produits agro-industriels à être concurrentiel sur les marchés national et international, à gérer les risques et à innover.

Les activités du ministère s'étendent des agriculteurs aux consommateurs, des exploitations agricoles aux marchés mondiaux, en passant par toutes les phases de la production durable, de la transformation et de la mise en marché des produits agricoles et agroalimentaires.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la page Ce que nous faisons sur le site Web d'AAC.

1.2 Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels des individus par des dispositions qui régissent la collecte, la conservation, l'exactitude, le retrait, l'utilisation et la communication des renseignements personnels. Elle accorde aussi aux individus, au Canada ou à l'étranger, le droit de demander l'accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

2. Structure organisationnelle

2.1 Gouvernance

L'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels est la principale responsabilité du Bureau de l'AIPRP d'AAC, qui fait partie de la Direction générale des affaires publiques (la DGAP) du ministère. Le Bureau de l'AIPRP traite toutes les demandes d'information et coordonne toutes les activités liées à ces lois, à son règlement d'application, ainsi qu'aux directives et aux lignes directrices connexes.

Le Bureau de l'AIPRP se compose de deux unités : l'Unité des opérations et l'Unité de conformité à la protection des renseignements personnels. L'Unité des opérations collabore étroitement avec les fonctionnaires d'AAC pour traiter les demandes d'AIPRP, tandis que l'Unité de conformité aide et conseille les fonctionnaires d'AAC sur des questions concernant la protection des renseignements personnels, comme les mesures de conformité, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et les demandes générales concernant la collecte et l'utilisation de renseignements personnels.

2.2 Unité de conformité — mandat et structure organisationnelle

L'Unité de conformité à la protection des renseignements personnels (CPRP) fournit des services consultatifs principalement liés à la protection de la vie privée pour les activités ministérielles. Elle offre également des services-conseils pour les divers programmes de subventions et de contributions et de gestion des risques d'entreprise élaborés pour soutenir le secteur agricole du Canada et ses producteurs et transformateurs. Plus précisément, l'unité fournit des conseils sur les questions relatives à la collecte, à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels nécessaires au fonctionnement de ces programmes et offre des recommandations et des stratégies efficaces pour atténuer les risques pour la vie privée qui peuvent être présents.

Ses responsabilités sont les suivantes :

• Fournir des analyses et des conseils en matière de protection de la vie privée en utilisant un certain nombre d'outils, notamment l'outil d'évaluation d'AAC, les EFVP et les protocoles de protection des renseignements personnels.
• Mettre au point des politiques, des procédures et des lignes directrices relatives à la protection des renseignements personnels;
• Mettre en place des programmes de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels à l'intention du personnel;
• Évaluer les atteintes à la vie privée et faire rapport sur celles-ci;
• Coordonner la mise à jour d'InfoSource par le Ministère;
• Produire les rapports ministériels exigés pour le rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'unité des opérations du Bureau de l'AIPRP est chargée de la gestion, du contrôle et du traitement de toutes les demandes relatives à la protection des renseignements personnels.

L'équipe du Bureau de l'AIPRP est composée de divers postes qui contribuent à soutenir le mandat et les activités des deux unités du Bureau. Lorsque le personnel est au complet, il est formé des postes suivants :

• Directeur (1)
• Gestionnaire, Activités relatives à l'AIPRP (1)
• Gestionnaire, Conformité de la protection des renseignements personnels (1)
• Analyste principal de l'AIPRP (1)
• Analystes de l'AIPRP (3)
• Analyste débutant de l'accès à l'information (2)
• Analystes de la protection des renseignements personnels (2)
• Agent de l'AIPRP (1)
• Adjoint administratif (1)
• Entrepreneur soutenant les activités de l'AIPRP à temps plein (1)
• Entrepreneur soutenant la politique de PRP à temps partiel (1)
• Étudiants (2)

Le coût de l'administration du Bureau de l'AIPRP (pour les questions de protection des renseignements personnels, comme indiquées dans les rapports statistiques) au cours de la période de référence s'est élevé à 494 424 $, dont 3,846 employés à temps plein et 0,420 année-personne en étudiants (soit 358 642 $ en salaires et 110 005 $ en services professionnels).

3. Délégation des pouvoirs

L'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au ministre d'AAC de déléguer les tâches, les fonctions et les pouvoirs attribués par les Lois.

La délégation de pouvoir pour l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels comprend le sous-ministre adjoint de la DGAP, le directeur général, Services des communications, et le directeur de l'AIPRP et des services de traduction, qui ont le plein pouvoir délégué d'approuver les exemptions conformément à l'instrument de délégation des pouvoirs approuvé par le ministre en octobre 2023. Certaines fonctions administratives ainsi qu'une partie du pouvoir d'appliquer des exemptions et d'approuver les dossiers d'autorisation sont également déléguées aux gestionnaires de l'AIPRP afin d'améliorer l'efficacité du traitement des demandes.

L'instrument de délégation des pouvoirs pour l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels figure à l'annexe A et à l'annexe B du présent rapport.

4. Rendement

4.1 Aperçu

Le Bureau de l'AIPRP d'AAC a pris des mesures importantes, année après année, pour maintenir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette année n'a pas fait exception, puisque les demandes traitées pendant cette période l'ont été dans les délais prévus par la loi. Au cours de l'exercice précédent, le Bureau de l'AIPRP a commandé une vérification consultative et, au cours de l'exercice actuel, le Bureau a déployé des efforts considérables pour mettre en œuvre un plan de travail visant à répondre directement aux résultats de la vérification. Trois piliers différents étaient concernés : le personnel, le travail et les relations. Il s'agissait notamment de réorganiser les unités selon des rôles et des responsabilités mieux définies, de créer un Programme de perfectionnement des analystes de l'AIPRP, de réorganiser le Programme de protection des renseignements personnels et de préparer la transition vers un nouveau système de gestion des dossiers.

4.2 Conformité à la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2022-2023, l'Unité des politiques et des systèmes de l'AIPRP a été réorganisée pour devenir l'Unité de CPRP. Les responsabilités liées aux rapports ministériels sur l'AIPRP ainsi qu'à l'acquisition et à la mise en œuvre du nouveau système de gestion des cas ont été confiées à l'Unité des opérations de l'AIPRP, pour mieux les harmoniser avec les fonctions quotidiennes, ce qui a permis à l'Unité de conformité de concentrer ses ressources sur l'évaluation du programme de protection des renseignements personnels, et de mettre au point et de lancer un programme de protection des renseignements personnels renouvelé pour le Ministère.

Pendant cette période, les programmes d'AAC ont continué d'adopter une approche de protection des renseignements personnels dès la conception pour les activités et programmes nouveaux et existants. En conséquence, l'Unité de conformité a reçu 86 nouveaux dossiers fondés sur les politiques.

Près de la moitié des demandes de politiques étaient des demandes de renseignements sur la protection des renseignements personnels émanant de clients d'AAC qui souhaitaient obtenir des conseils sur la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Il s'agit d'une hausse de 36 % par rapport à l'année précédente. Les demandes d'informations sur les EFVP ont augmenté aussi, soit 40 % de plus que l'exercice précédent.

Comme l'Unité de CPRP continue d'organiser des ateliers de formation et de mettre en œuvre des mesures innovantes de protection des renseignements personnels dès la conception pour les nouveaux programmes et activités, on s'attend à ce que ces demandes fluctuent d'une année à l'autre.

Contexte ministériel pour 2022-2023

Au cours de l'exercice financier 2022-2023, Agriculture et Agroalimentaire Canada a connu de nouvelles difficultés en mettant un plus grand accent sur l'innovation pour stimuler un secteur agroalimentaire rentable, productif et durable, à même de répondre à la demande mondiale croissante d'aliments durables.

AAC a défini des priorités axées sur l'obtention de résultats au moyen d'initiatives, de programmes et de services visant à créer un secteur efficace, durable et prospère. Les efforts favoriseront aussi la réalisation des engagements énoncés dans la lettre de mandat du ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire ainsi que des grandes priorités du gouvernement du Canada, notamment dans les domaines de l'élaboration de politiques et de la mise en œuvre de programmes, du soutien au système alimentaire canadien, de la croissance durable et de la résilience climatique.

En 2022-2023, AAC a :

• collaboré avec ses partenaires à l'élaboration du Partenariat canadien pour une agriculture durable afin de répondre aux besoins sectoriels en matière de commerce et de développement des marchés, d'innovation et de croissance durable, ainsi que de soutien à la diversité et aux secteurs dynamiques et évolutifs;
• mis en œuvre des initiatives de financement clés pour les agrosecteurs partout au Canada;
• poursuivi l'élaboration de priorités thématiques pour les programmes et les innovations en matière de technologies propres, tout en maintenant l'engagement de l'industrie.

La santé et le bien-être des employés d'AAC ont continué d'être une priorité du ministère et des modalités de travail hybrides ont été mises en place pour que les employés puissent continuer à servir efficacement le secteur agricole partout au Canada.

4.3 Rendement et statistiques de 2022-2023 relatifs à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Cette section donne un aperçu des principales données sur le rendement du ministère en ce qui a trait aux activités des demandes des renseignements personnels pour l'année, comme l'indique le rapport statistique de 2022-2023, disponible à l'annexe C.

Nombre de cas et reports

• En 2022-2023, Agriculture et Agroalimentaire Canada a reçu un total de 11 demandes de protection des renseignements personnels.
• Sur les 11 demandes reçues au cours de cette période, 10 ont été fermées avant le 31 mars 2023 et une sera déclarée en 2023-2024.
• Une demande de 2022-2023 a été reportée à la période de rapport de 2023-2024.
• Une demande est reportée de la période de 2021-2022 ou d'une période antérieure à la présente période de référence.

Demandes touchant la protection des renseignements personnels reçues et traitées

Délai de traitement des demandes

• Sept demandes, soit 70 %, ont été traitées dans les 30 jours, et trois, soit 30 %, entre 31 et 60 jours.
• 100 % des demandes ont été traitées dans les délais requis.

Prolongation de délai

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet de prolonger le délai de traitement des demandes de 30 jours prévu par la Loi dans des cas précis, notamment en raison de l'interférence avec les opérations, du volume élevé de documents associés à une demande ou des consultations requises avec d'autres ministères. Pour la période de référence, les délais ont été prorogés pour une période maximale de 30 jours pour seulement deux demandes en raison du volume élevé de documents à examiner.

Consultations réalisées pour d'autres institutions

Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, AAC doit également répondre à des consultations menées par d'autres institutions gouvernementales pour formuler des recommandations relatives à la communication de renseignements susceptibles de présenter un intérêt pour le Ministère. Aucune demande de consultation n'a été reçue durant la période de référence.

Disposition des demandes traitées

Sur les dix demandes de protection des renseignements personnels traitées en 2022-2023, quatre ont été divulguées en partie, trois ont été divulguées en entier et trois ont été abandonnées par le demandeur.

Exceptions ou exclusions invoquées

Les rapports statistiques fournissent des détails concernant les types d'exceptions ou d'exclusions appliquées aux renseignements contenus pour les demandes terminées.

• Pour quatre années d'affilée, l'exception qui a le plus souvent été utilisée par AAC durant l'exercice est celle prévue à l'article 26 (renseignements personnels concernant une autre personne que le demandeur).
• Aucune exclusion n'a été invoquée pendant la période de référence.

Traductions

• Aucun texte n'a dû être traduit pour répondre aux demandes en 2022-2023.

Format des renseignements communiqués

• Tous les documents pertinents ont été remis aux demandeurs en version numérique à l'aide de la poste électronique.

5. Formation et sensibilisation en matière d'AIPRP

5.1 Formation ministérielle sur la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'AIPRP continue d'investir dans son personnel et met l'accent sur l'amélioration de la sensibilisation du Ministère à la protection des renseignements personnels en offrant un éventail de cours de formation sur l'AIPRP. Ces offres permettent de s'assurer que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne les Lois et les politiques connexes, y compris les sujets étroitement liés, comme la gestion de l'information.

5.2 Sensibilisation

Au cours de la dernière semaine de janvier 2023, le Canada et de nombreux autres pays dans le monde ont célébré la Semaine de la protection des données. L'Unité de CPRP a mis l'accent sur les événements organisés à cette occasion au moyen de publications internes afin de sensibiliser le personnel au droit à la vie privée et de souligner l'importance de valoriser et protéger les renseignements personnels.

De plus, l'unité a rédigé et publié sur son site SharePoint plusieurs documents d'orientation relatifs à la gestion des renseignements personnels, qui serviront de ressources utiles aux employés d'AAC.

Programme de perfectionnement des analystes de l'AIPRP

Dans le cadre du plan d'action Nos gens, le Bureau de l'AIPRP a mis en place le Programme de recrutement et de perfectionnement des analystes de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, qui vise à élargir les possibilités au sein de l'AIPRP d'AAC et à conserver les talents et les compétences au sein du ministère. L'objectif du programme est de disposer d'un effectif compétent qui a la possibilité de se développer au sein du Bureau de l'AIPRP d'AAC. Les participants débutants au programme reçoivent une formation sur les activités de l'AIPRP et la politique de protection des renseignements personnels, et peuvent devenir admissibles à une promotion à mesure qu'ils acquièrent des compétences et de l'expérience au cours d'une période donnée.

6. Politiques, lignes directrices et procédures en matière de protection des renseignements personnels

6.1 Politique sur la protection des renseignements personnels

À la suite d'une vérification consultative menée par le Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) à AAC, les recommandations destinées à améliorer la gestion et les opérations générales du Bureau de l'AIPRP comprenaient la nécessité de mettre à jour et de moderniser le programme de protection des renseignements personnels d'AAC. Pour commencer, l'Unité de CPRP a mis à jour plusieurs outils de la série de politiques d'AAC, notamment la Directive sur l' EFVP, la Directive sur le numéro d'assurance sociale, le Plan d'intervention en cas d'atteinte à la vie privée et le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP). Grâce à ces outils, les employés d'AAC disposent des ressources nécessaires pour comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne l'utilisation et la protection des renseignements personnels.

6.2 Procédures

Dans un souci d'efficacité, l'Unité de CPRP a examiné et consigné toutes les procédures existantes, rédigé un manuel de formation à l'intention des employés de l'AIPRP et publié certaines lignes directrices en matière de gestion de la vie privée sur le site Web interne, accessible à tous les employés d'AAC. Par ailleurs, des outils internes d'évaluation de la protection des renseignements personnels ont été mis au point pour mieux évaluer les risques liés aux renseignements personnels associés au déploiement de nouveaux systèmes, activités et programmes. Ces outils permettent à l'unité de collaborer avec les responsables des programmes pendant la phase de conception et avant la mise en œuvre, pour s'assurer que tous les détails pertinents sont saisis dès les premières étapes de la planification. L'unité utilise ces informations pour déterminer si une EFVP ou un protocole est justifié, et peut fournir des conseils et des recommandations pour mieux assurer la prise en compte de la protection des renseignements personnels lors de la conception des nouveaux programmes et activités.

L'unité a aussi noué des relations solides avec d'autres directions générales afin de faciliter et d'améliorer la communication des nouvelles initiatives. Par exemple, la division Recherche sur l'opinion publique d'AAC a demandé à l'Unité de CPRP de l'aider à créer un formulaire Web intelligent pour les clients demandant l'utilisation d'un outil d'enquête sur les communications. Ce formulaire a été doté d'un mécanisme qui avise l'unité si un client a l'intention de poser des questions qui peuvent entraîner la collecte de renseignements personnels.

7. Initiatives et projets pour améliorer la protection des renseignements personnels

7.1 Innovation et service à la clientèle

AAC s'efforce d'être un chef de file en matière de technologie innovatrice et efficace. L'amélioration de l'expérience du client consiste à ajouter plus de valeur à la relation du client avec l'Unité de CPRP. Bien qu'il existe de nombreuses façons d'y parvenir, l'Unité s'est concentrée sur le renforcement des liens avec les clients internes, en offrant des solutions mutuellement avantageuses qui réduisent l'effort de travail nécessaire pour répondre aux exigences de conformité du Ministère au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des directrices connexes du SCT.

Les efforts de l'Unité au cours de l'exercice 2022-2023, pour répondre aux besoins des clients et améliorer les mesures de conformité, comprenaient l'élaboration de cadres stratégiques et de guides, comme le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels et le Plan d'intervention en cas d'atteinte à la vie privée.

7.2 Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels

Le CGPRP d'AAC a été revu et mis à jour afin de refléter les rôles et responsabilités actuels à l'échelle du Ministère, eu égard à la protection des renseignements personnels à AAC. Il s'agit de l'élément fondamental du programme de protection des renseignements personnels du Ministère. Il a été mis au point pour répondre aux obligations du Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et pour compléter l'ensemble des instruments de politique du SCT en matière de protection des renseignements personnels.

Le CGPRP assure la responsabilisation à l'égard du respect de la vie privée, favorise la sensibilisation aux questions et obligations liées à la protection de la vie privée à l'échelle des directions générales et resserre la protection des renseignements personnels au sein du ministère. Il s'appuie sur les politiques, procédures et lignes directrices préexistantes du ministère et jette les bases de l'évaluation des nouveaux programmes et activités susceptibles d'avoir une incidence sur la protection de la vie privée.

7.3 Plan d'intervention en cas d'atteinte à la vie privée

Le Plan d'intervention en cas d'atteinte à la vie privée d'AAC a été mis à jour au cours de la période de référence de 2022-2023, afin de tenir compte des récents changements apportés à la Politique sur la protection de la vie privée du SCT et à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, qui sont entrés en vigueur le 26 octobre 2022. Des améliorations ont été apportées au rapport d'AAC sur l'évaluation et le confinement des atteintes afin d'améliorer le processus de signalement des atteintes, à l'aide d'un formulaire Web intelligent.

De plus, un rapport d'évaluation des atteintes a été publié pour mieux gérer les atteintes à la vie privée et faciliter l'évaluation d'un incident au moyen d'une approche fondée sur le risque. Cette nouvelle approche a permis à l'Unité de gérer les atteintes à la vie privée d'une manière plus rationnelle où le niveau d'effort est proportionnel au niveau de risque.

8. Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes

Aucune nouvelle plainte n'a été soumise pendant la période visée. Au cours de la période visée, aucune action en justice n'a été intentée à l'égard des obligations d'AAC aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Personne n'a demandé de correction de ses renseignements personnels ni exigé la mention de corrections en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

9. Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n'a été soulignée au cours de l'exercice 2022-2023. Cependant, seize (16) atteintes non substantielles à la vie privée ont été signalées.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Une EFVP et un protocole de protection des renseignements personnels ont été réalisés au cours de l'exercice 2022-2023.

10.1 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de VidCruiter

La suite d'applications VidCruiter a pour but d'enregistrer et de stocker des renseignements personnels afin d'évaluer les candidats au moyen d'outils de recrutement virtuels. Grâce à cet outil à distance, les conseillers en dotation d'AAC peuvent mener des entretiens avec des personnes et vérifier leurs références, ce qui fait partie du processus de dotation actuel. Toutefois, l'application est dotée d'une fonction d'enregistrement vidéo intégrée qui permet aux conseillers en dotation d'examiner et d'évaluer les réponses des candidats en fonction des critères de mérite, ce qui représente une nouvelle collecte de renseignements personnels, qui n'est actuellement pas visée par le Fichier de renseignements personnels (FRP) (Dotation — POE 902). Une EFVP a donc été réalisée et un nouveau fichier de renseignements personnels (FRP) a été créé conformément à l'article 6.2 de la Directive sur l'EFVP.

10.2 Protocole de protection des renseignements personnels du Conseil canadien de la jeunesse agricole

Le Conseil canadien de la jeunesse agricole (CCJA) est un organe consultatif d'AAC composé de jeunes Canadiens. Il a pour principaux objectifs de prodiguer des conseils sur les défis, les possibilités, les forces et les faiblesses des politiques et programmes qui se répercutent sur le secteur agricole et agroalimentaire, de faciliter un dialogue permanent pour favoriser l'échange d'informations et de recenser les meilleures pratiques de l'industrie. Les membres potentiels du CCJA sont désignés dans le cadre d'un processus de candidature et d'entretien utilisant la plateforme VidCruiter et sont nommés au Conseil par le ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire. Ce protocole a évalué la collecte, l'utilisation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels nécessaires au processus de sélection.

11. Communication pour des raisons d'intérêt public

Au cours de l'exercice 2022-2023, aucune communication n'a été faite au titre de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et, par conséquent, aucune notification écrite en vertu du paragraphe 8(5) n'a été faite au Commissariat à la protection de la vie privée.

12. Surveillance de la conformité

L'Unité de conformité utilise un système automatisé de gestion des dossiers pour suivre l'évolution de toutes les demandes d'orientation et de conseil relatives au traitement et à l'utilisation des données à caractère personnel par le Ministère.

De plus, étant donné que cette unité est chargée de surveiller la résolution des risques mis en évidence lors d'une EFVP et de veiller à la mise en œuvre des stratégies recommandées pour les réduire, un tableau principal de la réponse et du plan d'action de la direction (RPAD) a été mis au point. Il s'agit d'un nouveau processus élaboré par l'Unité de CRPR pour suivre et consigner les recommandations visant à atténuer les risques recensés lors des évaluations de la protection des renseignements personnels. À mesure que les évaluations sont menées, l'Unité dresse des tableaux qui lui permettent de consigner tous les risques cernés, ainsi que les sphères de responsabilité pour assurer la résolution des problèmes, et d'examiner les actions en souffrance pour s'assurer qu'elles sont menées à bien dans les délais impartis. Dans l'ensemble, cette nouvelle initiative a amélioré la capacité de l'Unité à surveiller les risques liés à la protection des renseignements personnels dans le cadre des programmes, des systèmes ou des activités d'AAC, et a permis d'accroître la responsabilité en ce qui concerne la résolution de ces risques.

13. Conclusion

L'exercice 2022-2023 a produit de nombreuses possibilités d'engagement pour le Bureau de l'AIPRP d'AAC, qui a élaboré un plan de développement visant à rationaliser les processus internes, le recrutement et le perfectionnement des ressources humaines, et des investissements technologiques pour contribuer à un traitement efficace des demandes. Le Bureau de l'AIPRP a également travaillé en partenariat avec les hauts fonctionnaires et les agents de programme pour assurer la conformité dans tous ses autres secteurs d'activité. Plus particulièrement, le ministère a fait preuve d'une approche de « protection de la vie privée dès la conception » uniforme et bien établie pour protéger les renseignements personnels de ses employés et de la population canadienne.

AAC est toujours déterminé à respecter l'esprit et l'intention de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui vise à améliorer la responsabilité et la transparence du gouvernement afin de promouvoir une société ouverte et démocratique et de faciliter un débat public sur la conduite de toutes les institutions fédérales. À cette fin, toutes les demandes ont été traitées dans les délais impartis.

À l'avenir, le Bureau de l'AIPRP d'AAC continuera de rationaliser les processus, de mettre en œuvre des stratégies numériques et d'aider le Ministère à répondre à l'appel à l'action du commissaire à l'information et du président du Conseil du Trésor pour respecter son engagement à l'égard des exigences législatives, de l'ouverture et de la protection des renseignements personnels.

14. Annexe A — Ordonnance sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, Agriculture et Agroalimentaire Canada

Le ministre d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne les employés d'AAC titulaires des postes mentionnés dans l'annexe qui suit, ou les employés occupant ces postes à titre intérimaire, pour exercer ses pouvoirs et ses attributions à titre de ministre et d'administrateur d'une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi énoncés ci-dessous. Cette ordonnance de délégation de pouvoirs remplace toute ordonnance de délégation antérieure.

Date :

Nom : Ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire du Canada

15. Annexe B — Instrument de délégation des pouvoirs pour l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels

	Pouvoirs, devoirs ou fonctions	Sous-ministre adjoint Direction générale des affaires publiques	Directeur général, Services des communications	Directeur, AIPRP et services de traduction	Gestionnaire de l'AIPRP
8(2)(j)	Communication pour des travaux de recherche ou de statistique	X	X	X	-
8(2)(m)	Communication pour des raisons d'intérêt public ou de l'individu	X	X	X	-
8(4)	Copie des demandes faites en vertu de l'alinéa 8(2)e)	X	X	X	-
8(5)	Avis de communication en vertu de l'alinéa 8(2)(m)	X	X	X	-
9(1)	Relevé de la communication	X	X	X	-
9(4)	Usages compatibles	X	X	X	-
10	Fichiers de renseignements personnels	X	X	X	-
14	Aviser par écrit la personne qui a fait la demande et procéder à la communication	X	X	X	X
15	Proroger le délai et aviser la personne qui a fait la demande	X	X	X	X
16	En cas de refus de communication de renseignements personnels demandés	X	X	X	X
17(2)(b)	Décider s'il y a lieu de traduire un document, ou s'il faut fournir les services d'un interprète	X	X	X	X
17(3)(b)	Communiquer les renseignements sur un support de substitution	X	X	X	X
18(2)	Refuser la communication des renseignements personnels demandés qui sont versés dans des fichiers inconsultables	X	X	X	-
19(1)	Pouvoirs, devoirs ou fonctions	X	X	X	X
19(2)	Refuser la communication des renseignements personnels demandés qui ont été obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement	X	X	X	X
20	Donner communication des renseignements personnels si l'autre gouvernement qui les a fournis consent à la communication	X	X	X	X
21	Refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédérales-provinciales	X	X	X	X
22	Refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales et à la défense	X	X	X	X
22.3	Refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait de porter atteinte aux activités destinées à faire respecter les lois au déroulement d'enquêtes	X	X	X	X
23	Exception — Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles	X	X	X	X
24	Refuser la communication des renseignements personnels relatifs à des enquêtes de sécurité	X	X	X	X
25	Refuser la communication des renseignements personnels de personnes sous le coup d'une condamnation à la suite d'une infraction	X	X	X	X
26	Refuser la communication de renseignements personnels pouvant nuire à la sécurité de personnes	X	X	X	X
27	Refuser la communication de renseignements personnels concernant une autre personne	X	X	X	X
28	Renseignements protégés : avocats et notaires	X	X	X	X
33(2)	Refuser la communication des renseignements personnels contenus dans des dossiers médicaux	X	X	X	-
35(1)(b)	Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée, au cours d'une enquête	X	X	X	-
35(4)	Avis des mesures pour mettre en œuvre les recommandations du commissaire à la protection de la vie privée	X	X	X	-
36(3)(b)	Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du Commissaire au sujet des fichiers inconsultables	X	X	X	-
37(3)	Prendre acte des conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée à l'issue de son enquête de conformité	X	X	X	-
51(2)(b), 51(3)	Règles spéciales concernant les audiences	X	X	X	-
72	Rapport annuel au Parlement	X	X	X	-
73.1(4)	Facturer des frais pour des services	X	X	X	-
73.1(3)	Avis de prestation de services liés aux renseignements personnels	X	X	X	-
73.1(5)	Pouvoir de dépenser	X	X	X	-

Disposition du Règlement sur la protection des renseignements personnels

	Pouvoirs, devoirs ou fonctions	Sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques	Directeur général, Services des communications	Directeur, AIPRP et services de traduction	Gestionnaires de l'AIPRP
9	Consultation sur place	X	X	X	X
11(2)	Avis à la personne concernée que les corrections demandées ont été effectuées	X	X	X	X
11(4)	Avis de refus de la demande de correction de renseignements personnels	X	X	X	-
13(1)	Autoriser la communication des renseignements personnels concernant l'état physique ou mental d'une personne à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par la personne lui porterait préjudice	X	X	X	-
14	Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à la personne en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice	X	X	X	-

16. Annex C — Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Agriculture Agroalimentaire Canada

Période de référence : 2022-04-01 à 2023-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Canaux de demandes

Section 2 : Demandes non officielles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Canaux de demandes informelles

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

2.4 Pages communiquées de manière informelle

3.2 Exemptions

3.3 Exclusions Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

3.4 Format des renseignements communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées pour les supports papier et documents électroniques

3.5.2 Pages pertinentes traitées par décision pour les supports papier et documents électroniques en fonction de l'ampleur des demandes

Décision	Moins de 100 pages traitées		100 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées
Communication totale	3	17	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	2	639	1	953	1	1 374	0	0
Exemption totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	3	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	6	17	2	639	1	953	1	1 374	0	0

3.5.3 Minutes pertinents traités et communiqués pour le format audio Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

3.5.4 Minutes pertinents traités par décision pour le format audio en fonction de l'ampleur des demandes Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

3.5.5 Minutes pertinents traités et communiqués en format vidéoTous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

3.5.6 Minutes pertinents traités, par décision, en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéoTous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Disposition	Moins de 60 minutes traités		Entre 60 et 120 minutes traités		Plus de 120 minutes traités
	Nombre de demandes	Minutes traités	Nombre de demandes	Minutes traités	Nombre de demandes	Minutes traités
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exemption totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

3.5.7 Autres complexités Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

• Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi : 10
• Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) : 100

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Raisons du non-respect des délais prévus par la loi Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi	Raison principale
	Entrave au fonctionnement/charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autre
0	0	0	0	0

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prorogation) Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Nombre de jours écoulés depuis les délais prévus par la loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prorogation n'a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prorogation a été prise	Total
De 1 à 15 jours	0	0	0
De 16 à 30 jours	0	0	0
De 31 à 60 jours	0	0	0
De 61 à 120 jours	0	0	0
De 121 à 180 jours	0	0	0
De 181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	0	0

3.8 Demandes de traduction Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l'anglais au français	0	0	0
Du français à l'anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 4 : Communications aux termes des paragraphes 8(2) et 8(5) Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
0	0	0	0

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Section 6 : Prorogations

6.1 Raisons des prorogations

Nombre de demandes où le délai a été prorogé	15(a)(i) Entrave au fonctionnement				15(a)(ii) Consultation			15(b) Aux fins de traduction ou transfert
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Nombre imposant de demandes	Difficulté à obtenir certains documents	Documents confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
3	0	3	0	0	0	0	0	0

6.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	15(a)(i) Entrave au fonctionnement				15(a)(ii) Consultation			15(b) Aux fins de traduction ou transfert
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Nombre imposant de demandes	Difficulté à obtenir certains documents	Documents confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
De 1 à 15 jours	0	0	0	0	0	0	0	0
De 16 à 30 jours	0	3	0	0	0	0	0	0
Plus de 31 jours
Durée des prorogations	0	3	0	0	0	0	0	0

Section 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à examiner	Autres organisations	Nombre de pages à examiner
Reçues pendant la période de référence	0	0	0	0
En suspens à la fin de la période de référence précédente	0	0	0	0
Total	0	0	0	0
Traitées pendant la période de référence	0	0	0	0
Reportées dans les délais négociés	0	0	0	0
Reportées au-delà des délais négociés	0	0	0	0

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 12 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication complète	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exemption complète	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion complète	0	0	0	0	0	0	0	0
Consultation d'autres institutions	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication complète	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exemption complète	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion complète	0	0	0	0	0	0	0	0
Consultation d'autres institutions	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 8 : Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels

8.1 Demandes auprès des Services juridiques Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 100 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
De 1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 100 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
De 1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
De 181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 9 : Avis de plainte et d'enquête reçus Tous les chiffres dans ce tableau sont égale à zéro.

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

• Nombre d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée réalisées : 1
• Nombre d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée modifiées : 0

10.2 Fichiers de renseignements personnels propres aux institutions et fichiers de renseignements personnels centralisés

Fichiers de renseignements personnels	Actif	Créé	Supprimé	Modifié
Propre à l'institution	21	1	0	0
Central	0	0	0	0
Total	21	1	0	0

Section 11 : Atteintes à la protection des renseignements personnels

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

• Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT : 0
• Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP : 0

11.2 Atteintes non substantielles à la vie privée signalées

• Nombre d'atteintes non substantielles à la vie privée : 16

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines