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Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) offre des programmes de subventions et de contributions pour atteindre ses objectifs stratégiques liés à la stabilisation du revenu agricole, à l'amélioration de l'accès aux marchés, à la protection de l'environnement, à l'innovation et à la recherche et à la lutte contre l'insécurité alimentaire. Dans le cadre des programmes de contributions, les demandes sont évaluées par le Ministère pour veiller à ce que seuls les bénéficiaires et les projets admissibles soient financés, dans le respect des modalités et conditions de programme, afin de favoriser l'atteinte des objectifs de programme et pour garantir la bonne gestion des fonds qui sont engagés.
L'audit de l'évaluation des programmes de contributions était prévu dans le Plan du Bureau de la vérification et de l'évaluation de 2021-2022 en raison de sa grande importance et des risques liés à l'approbation de bénéficiaires qui ne cadrent pas avec les modalités et conditions de programme. L'objectif de l'audit était de déterminer si des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour soutenir l'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions d'AAC.
L'audit visait à déterminer si la supervision et la surveillance des activités d'évaluation des demandes étaient conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et d'AAC L'audit visait aussi à déterminer si les décisions de financement étaient prises dans le respect des modalités et conditions de programme, et si les évaluations étaient documentées de manière appropriée.
Dans l'ensemble, l'audit a révélé qu'AAC avait mis en place des contrôles adéquats et efficaces pour soutenir l'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions et que les décisions de financement étaient prises dans le respect des modalités et conditions de programme. Des lacunes ont toutefois été observées dans les activités d'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions, et elles devraient être redressées par les moyens suivants :
- Mettre en œuvre un Cadre de contrôle de la gestion applicable aux programmes non liés à la gestion des risques de l'entreprise pour veiller à ce que les programmes de subventions et de contributions d'AAC soient conformes aux exigences stratégiques.
- Documenter le travail de diligence raisonnable effectué pour l'examen technique et la vérification du cumul.
1.0 Introduction
1.1 Contexte du risqué et objectif de l'audit
Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) offre des programmes de subventions et de contributions pour atteindre ses objectifs stratégiques liés à la stabilisation du revenu agricole, à l'amélioration de l'accès aux marchés, à la protection de l'environnement, à l'innovation et à la recherche et à la lutte contre l'insécurité alimentaire. AAC a dépensé sur ces programmes près de 3,2 milliards de dollars (78,2 % des dépenses totales) en 2020-2021 et près de 1,8 milliard de dollars (67,8 % des dépenses totales) en 2019-2020.
Les programmes d'AAC se classent dans deux catégories :
- Programmes législatifs : Ces programmes sont obligatoires, car ils sont mentionnés dans les lois du Parlement; les programmes de gestion des risques de l'entreprise (GRE) en font partie. Les programmes de GRE offrent aux producteurs du soutien pour gérer les imprévus peu fréquents et graves auxquels ils n'ont pas la capacité de faire face et qui ont des répercussions sur la viabilité de leurs opérations agricoles.
- Programmes votés : Ces programmes requièrent l'approbation du Cabinet et du Conseil du Trésor; ils incluent les programmes à coûts partagés exécutés par les gouvernements provinciaux/territoriaux (financés par AAC et par les provinces et territoires) et les programmes exécutés par le gouvernement fédéral.
À AAC, les programmes exécutés par le gouvernement fédéral qui ne font pas partie des programmes de GRE sont appelés « programmes de contributions non liés à la GRE ». Le cycle de vie des programmes comporte huit phases (voir la Figure 1).
Figure 1 - Cycle de vie des programmes
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Description de l'image ci-dessous
Le cycle de vie du programme comprend huit étapes :
- Organiser
- Annoncer
- Appliquer
- Evaluer
- Attribuer
- Administrer
- Vérifier
- Acquitter
Afin de soutenir l'atteinte des objectifs de programme et de démontrer une bonne gestion des fonds, la phase du cycle portant sur l'évaluation des demandes doit être équitable et transparente afin de garantir que seuls les bénéficiaires et les projets admissibles sont financés conformément aux modalités et conditions du programme.
L'audit dont il est question dans le présent rapport était prévu dans le Plan du Bureau de la vérification et de l'évaluation de 2021-2022; il était axé sur la phase d'évaluation des demandes en raison de sa grande importance et des risques liés à l'approbation de bénéficiaires qui ne cadrent pas avec les modalités et conditions du programme. L'objectif de l'audit était de déterminer si des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour soutenir l'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions d'AAC.
L'audit portait sur les domaines suivants :
- Supervision et surveillance des programmes : La direction a-t-elle surveillé les activités d'évaluation des demandes au titre des programmes pour s'assurer que les politiques et directives du Conseil du Trésor et d'AAC sont respectées.
- Décisions de financement : Les responsables de programmes ont-ils pris les décisions de financement conformément aux modalités et conditions des programmes et ont-ils documenté leurs évaluations de manière appropriée.
Afin d'obtenir un aperçu transversal du processus d'évaluation des demandes, plusieurs programmes de contributions ont été sélectionnés aux fins de cet audit. Ainsi, les cinq programmes de contributions non liés à la GRE suivants ont été sélectionnés afin d'avoir des programmes de différentes tailles (petits, moyens et grands) et de différents degrés de complexité ainsi que des programmes relevant de différentes directions de la Direction générale des programmes :
Tableau 1. Programmes sélectionnés pour l'audit
| Direction | Programmes sélectionnés |
|---|---|
| Direction du développement des entreprises et de la compétitivité |
|
| Direction des programmes d'innovation |
|
| Direction de l'excellence du service et des programmes |
|
L'audit n'a pas évalué les domaines de programme suivants, car ils avaient des structures de prestation uniques qui n'étaient pas facilement comparables, avaient des critères d'admissibilité prédéterminés ou étaient considérés comme présentant un risque plus faible :
- Programmes législatifs, y compris les programmes de GRE
- Programmes liés à la pandémie de COVID-19
- Programme à frais partagés
- Programmes de subventions
L'équipe d'audit a recueilli des preuves par diverses méthodes, y compris des entrevues avec les gestionnaires et les employés d'AAC, a analysé la documentation et les données relatives à l'évaluation des demandes et a examiné un échantillon de demandes. L'équipe d'audit a aussi tenu compte de l'impact des changements qui ont dû être apportés à l'environnement et aux processus de travail en raison de la pandémie de COVID-19.
L'annexe A, intitulée « À propos de l'audit » donne plus de précisions sur l'objectif, la portée, les critères et l'approche de l'audit.
1.2 Survol de l'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions
Les programmes de contributions sont régis par la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et la directive connexe. En vertu de cette politique, les programmes doivent être conçus et exécutés de manière à donner suite aux priorités du gouvernement et à offrir des résultats probants dans l'intérêt des Canadiens; être gérés de façon intègre, transparente et responsable, en tenant compte des risques; et être centrés sur les citoyens et les bénéficiaires.
La Direction de l'excellence du service et des programmes de la Direction générale des programmes est au cœur de l'intendance et de la modernisation des programmes de subventions et de contributions d'AAC et elle assume les fonctions suivantes :
- Offre de services quotidiens de soutien aux programmes;
- Élaboration de politiques de programmes, d'outils normalisés, de formulaires et de processus;
- Élaboration et prestation de formations et de produits de communication sur les subventions et les contributions.
Les trois directions suivantes de la Direction générale des programmes sont responsables de la prestation des programmes de contributions non liés à la GRE :
- Direction du développement des entreprises et de la compétitivité
- Direction des programmes d'innovation
- Direction de l'excellence du service et des programmes
L'évaluation des demandes est faite par le personnel de programme et est ensuite revue et approuvée par les gestionnaires et les directeurs de programme; elle a pour but de déterminer si les demandes sont complètes, si elles satisfont aux critères d'admissibilité du programme et si le projet est bien conçu et réalisable. Le processus est illustré à la Figure 2 ci-dessous.
Figure 2 - Processus d'évaluation des demandes
Lorsque l'évaluation est terminée, le projet est présenté à un comité formé de directeurs généraux, qui l'examine puis recommande au titulaire des pouvoirs délégués de l'approuver ou de le rejeter.
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Description de l'image ci-dessous
Une évaluation complète comprend l'évaluation du projet pour ce qui suit :
- Activités du projet
- Capacité financière et viabilité
- Faisabilité et capacité techniques
- Harmonisation stratégique avec les objectifs du programme
- Considérations environnementales
- Risques liés au projet
2.0 Observations
Les sections qui suivent présentent les observations issues de l'audit regroupées selon les deux domaines ciblés :
- Supervision et surveillance des programmes
- Décisions de financement
Les améliorations recommandées sont formulées à la suite des observations. Pour chaque recommandation, la direction a fourni une réponse comprenant :
- Un plan d'action
- Un responsable de la mise en œuvre du plan d'action
- Une date d'achèvement prévue
2.1 Supervision et surveillance des programmes
La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor stipule que la direction doit surveiller la conformité à la politique et à la directive connexe afin de veiller à sa mise en œuvre efficace et que les programmes de paiements de transfert doivent être appuyés par des systèmes de supervision et de contrôle efficients.
Une supervision et une surveillance efficaces des programmes sont essentielles pour encadrer et diriger la mise en œuvre et la prestation des programmes d'un ministère, notamment pour déterminer si les activités d'évaluation des demandes appuient une saine gestion des fonds du programme en veillant à ce que seuls les bénéficiaires et les projets admissibles soient financés, selon les modalités et conditions du programme, pour appuyer la réalisation des objectifs du programme.
L'équipe d'audit s'attendait à ce qu'un cadre soit en place pour veiller à ce que les activités de programme soient menées en conformité avec les politiques et directives du Conseil du Trésor et d'AAC, et à ce que ce cadre prévoit des communications régulières avec la haute direction afin de soutenir le rôle de supervision de celle-ci. Ce cadre devrait décrire :
- Le rôle de la direction dans la prise de décisions et la supervision des programmes;
- Un ensemble minimum de contrôles devant être en place;
- Des activités de surveillance applicables tant aux programmes qu'à la Direction générale des programmes.
2.1.1 Cadre de contrôle de la direction
Critères d'audit : L'équipe d'audit a tenté de déterminer si la direction a surveillé les activités d'évaluation des demandes au titre des programmes pour s'assurer que les politiques et directives du Conseil du Trésor et d'AAC sont respectées.
Constatations de l'audit : Des lacunes ont été observées au niveau de la Direction générale en ce qui concerne la mise en oeuvre et la surveillance continue des contrôles des programmes visant les activités d'évaluation des demandes afin d'appuyer le rôle de supervision de la haute direction pour assurer la conformité des programmes avec les exigences stratégiques.
Observations au niveau des programmes
Selon le Guide sur les programmes de subventions et de contributions de la Direction générale des programmes, les gestionnaires de programmes ont la responsabilité d'établir des directives concernant les programmes et de gérer la mise en œuvre de ceux-ci.
Pour les cinq programmes visés par l'audit, on a observé que des directives et des outils avaient été établis pour guider l'évaluation des demandes par le personnel de programme et le processus d'approbation. On a aussi observé que les programmes effectuaient une surveillance dans des domaines tels que le statut des demandes, les normes de service et le financement des programmes. En outre, des renseignements sur le financement des programmes (par exemple, dépenses actuelles et fonds inutilisés/déficits prévus) étaient régulièrement fournis au Groupe de travail sur l'excellence des programmes et des services oeuvrant au niveau de la Direction générale.
Dans quatre des cinq programmes visés par l'audit,Footnote1 des comités comme le Comité des directeurs généraux sur l'innovation et le Comité des directeurs généraux sur l'examen des projets étaient en place pour assurer une supervision au niveau des projets. Les comptes rendus de réunions indiquent que les comités se concentraient sur l'examen des projets et sur la formulation de recommandations au titulaire des pouvoirs délégués quant à leur approbation ou à leur rejet.
Bien que des contrôles étaient en place au niveau des programmes, on n'a pas observé à ce niveau d'évaluation de la conformité avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor qui soit relayée au niveau de la Direction générale.
Observations au niveau de la Direction générale
En 2015, la Direction générale des programmes a élaboré le Cadre de contrôle de la gestion des programmes non liés à la GRE pour gérer les programmes au moyen d'une approche axée sur les risques, conformément aux exigences législatives prévues par la Loi fédérale sur la responsabilité et la Politique sur les paiements de transfert. Ce cadre se voulait un outil de gouvernance organisationnelle pour AAC afin de vérifier si des contrôles étaient en place pour les huit phases du cycle de vie des programmes de subventions et de contributions afin d'atténuer les risques et de respecter les exigences énoncées dans les politiques pangouvernementales. Ce cadre n'a pas été approuvé ou mis en œuvre.
En l'absence d'un cadre de contrôle de la gestion approuvé et mis en œuvre, la Direction générale des programmes n'a pas défini les contrôles minimaux qui devaient être en place pour les programmes. L'équipe d'audit a été informée que la Direction générale était en train de mettre le cadre à jour et qu'elle prévoyait de le mettre en œuvre à l'automne 2022. Après avoir examiné l'ébauche du cadre, l'équipe d'audit a observé des lacunes dans les activités de contrôle prévues et dans les rôles et responsabilités en matière de surveillance de la mise en œuvre des contrôles visant les programmes pour assurer la conformité de ceux-ci en continu et présenter des rapports à la haute direction.
Bien que la Direction générale des programmes surveillait régulièrement les finances des programmes en faisant des mises à jour au Groupe de travail sur l'excellence des programmes et des services et qu'elle surveillait l'approbation des projets en faisant des mises à jour au Bureau du sous-ministre et au Cabinet du ministre, l'audit a révélé qu'aucune supervision n'avait été établie pour surveiller la mise en œuvre des contrôles des programmes, la conformité en continu et les rapports à la haute direction pendant toute la durée d'un programme.
Observations au niveau du Ministère
Au niveau du Ministère, AAC comptait divers comités ayant des responsabilités en matière de supervision.
Le Comité de gestion des directeurs généraux et le Comité de gestion du Ministère ont un rôle de supervision en matière de gestion financière, y compris au niveau des dépenses de programme. L'équipe d'évaluation a observé que des rapports sur la situation financière étaient présentés régulièrement et faisaient l'objet de discussions.
Le Comité de gestion des politiques et des programmes des directeurs généraux et le Comité de gestion des politiques et des programmes ont des responsabilités sur le plan de la supervision de la conception et de la mise en œuvre des programmes de subventions et de contributions d'AAC et doivent veiller à ce que ceux-ci soient conformes aux attentes du gouvernement du Canada et aux exigences de celui-ci aux termes de ses politiques.
L'examen des comptes rendus des discussions de ces comités a révélé qu'on ne leur présentait pas de rapports sur la mise en œuvre des programmes et le respect des politiques de manière générale. L'équipe d'audit a observé que des discussions stratégiques avaient eu lieu sur des sujets comme l'orientation et les priorités pour le prochain cadre stratégique, c'est-à-dire le Partenariat canadien pour une agriculture durable de 2023-2028. Des présentations sur des programmes individuels étaient parfois offertes aux comités lorsqu'il y avait des problèmes et que l'on souhaitait obtenir une orientation de la part de la haute direction. De plus, des évaluations de programme étaient présentées régulièrement au Comité de gestion des politiques et des programmes.
En l'absence d'un cadre de contrôle de la gestion qui soit mis en œuvre, d'une surveillance régulière et de rapports sur la mise en œuvre des contrôles de programmes, des lacunes potentielles dans le contrôle des programmes pourraient persister et des risques pourraient ne pas être atténués.
Recommandation 1 : Cadre de contrôle de la gestion
Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait mettre en œuvre un cadre de contrôle de la gestion pour les programmes non liés à la GRE incluant des responsabilités au sein de la Direction générale des programmes pour la surveillance de la mise en œuvre et la communication avec la haute direction sur la concordance des programmes de subventions et de contributions d'AAC avec les exigences énoncées dans les politiques.
Réponse et plan d'action de la direction
En accord. Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes (DGP) reconnaît qu'un cadre de contrôle de la gestion pour les programmes non liés à la GRE est nécessaire pour la gouvernance continue des programmes de subventions et de contributions (S et C). La DGP va achever et mettre en œuvre un tel cadre cet automne, et celui-ci comprendra des mesures d'atténuation des risques pour assurer :
- La conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux pouvoirs délégués;
- La prise en charge et la reddition de comptes, y compris les responsabilités des agents de programme;
- La surveillance et la supervision uniformes des programmes de S et C;
- L'efficacité et l'efficience des programmes, des activités et de la gestion des ressources;
- La fiabilité des rapports financiers.
La mise en œuvre du Cadre de contrôle de la gestion des programmes non liés à la GRE est une priorité de la Direction générale, et chaque DG se verra rappeler ses responsabilités concernant sa mise en œuvre et sa surveillance continue.
Responsable principal : Sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes
Date d'achèvement prévue : Le 1er janvier 2023
2.2 Décisions de financement
Un des objectifs de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor de 2022 est de veiller à ce que les programmes de paiements de transfert soient gérés avec intégrité et transparence. La politique exige que des processus et des procédures ministériels soient en place pour soutenir la conception, l'exécution et la gestion des paiements de transfert.
Les processus d'évaluation des demandes sont essentiels pour garantir que seuls les bénéficiaires et les projets admissibles sont financés, dans le respect des modalités et conditions du programme, afin de soutenir l'atteinte des résultats du programme. Les décisions de financement devraient être justes et transparentes, et les dossiers de projet devraient documenter entièrement le travail de diligence raisonnable accompli pour prendre la décision.
Afin de décider si une demande sera approuvée ou rejetée, le personnel de programme évalue les éléments suivants du projet :
- Activités — liens et admissibilité par rapport aux modalités et conditions du programme.
- Aspect financier — caractère raisonnable du projet et situation financière du demandeur.
- Aspect technique — faisabilité et capacité techniques.
- Aspect stratégique — concordance avec les objectifs et les résultats stratégiques du programme.
- Risques — répercussions potentielles des risques sur la réussite du projet et stratégie d'atténuation connexe.
- Aspects environnementaux — impacts et effets potentiels du projet sur les terres fédérales ou projet assujetti à la Loi sur l'évaluation d'impact.
Une fois que l'évaluation est terminée, le personnel de programme remplit le Formulaire de recommandation de projet pour y indiquer les résultats de la diligence raisonnable et la recommandation d'approuver ou de rejeter la demande. Le formulaire est le principal document qui sera étudié par les personnes qui prennent les décisions de financement pour déterminer si le projet est approuvé ou rejeté; il est acheminé au comité des directeurs généraux qui l'étudie et recommande l'approbation ou le rejet du projet.
Quatre des cinq programmes visés par l'audit ont recours à un comité de directeurs généraux pour examiner les projets et recommande leur approbation ou leur rejet au titulaire des pouvoirs délégués; ces comités sont :
- Comité des directeurs généraux sur l'examen des projets :
- Programme Agri-compétitivité
- Programme Agri-diversité
- Comité des directeurs généraux sur l'innovation
- Programme des technologies propres en agriculture - volet Adoption
- Programme des technologies propres en agriculture - volet Recherche et innovation
- Comité des directeurs généraux sur les initiatives autochtones :
- Programme Agri-diversité
2.2.1 Diligence raisonnable
Critères d'audit : L'équipe d'évaluation a cherché à déterminer si les responsables des programmes ont pris les décisions de financement conformément aux modalités et conditions des programmes et documenté leurs évaluations de manière appropriée.
Constatations de l'audit : Les décisions de financement étaient prises conformément aux modalités et conditions des programmes et la diligence raisonnable était bien documentée en général. Cependant, toute l'étendue des activités réalisées pour les examens techniques et la vérification des limites de cumul n'était pas toujours documentée.
L'équipe d'audit a observé que, pour les cinq programmes visés, des guides et des outils avaient été mis au point pour décrire les étapes d'évaluation des demandes pour aider le personnel de programme. Les guides et les outils concordaient avec les modalités et conditions des programmes.
L'équipe d'audit a observé que les programmes avaient amélioré leurs processus pour adapter l'évaluation des finances tant du projet que des bénéficiaires. En voici quelques exemples :
- Pour les deux volets du Programme des technologies propres en agriculture, on faisait appel à l'Unité de l'analyse financière de la Direction pour évaluer si le demandeur avait la capacité financière de mener le projet tel que présenté et si sa situation financière était viable.
- Le personnel d'Agri-compétitivité, d'Agri-diversité et du Programme d'investissement à la ferme pour la volaille et les œufs utilisait le tableau de financement simplifié pour cerner clairement l'admissibilité des activités et des coûts des projets.
Examen technique
Dans le cadre de l'évaluation de la demande, les programmes utilisent des examens techniques pour évaluer la faisabilité du projet et la capacité technique du demandeur à le mener à bien.
Dans la plupart des programmes, l'examen technique est mené par des employés d'autres directions générales ou ministères qui ont une expertise dans ce domaine. On a recours à des examens techniques dans quatre des cinq programmes visés par l'audit : Agri‑compétitivité, Agri‑diversité, Programme des technologies propres en agriculture — volet Adoption et Programme des technologies propres en agriculture — volet Recherche et innovation.
Selon l'objet du projet proposé, plusieurs examens sont effectués, et chaque examinateur fournit une évaluation de la proposition et une recommandation sur l'approbation ou le rejet du financement. Le personnel de programme examine les résultats de l'examen technique et les intègre au Formulaire de recommandation de projet qui sera examiné par les personnes qui prennent les décisions de financement.
Dans l'ensemble, l'évaluation a permis d'observer des améliorations au processus d'examen technique dans le cadre du Partenariat canadien pour l'agriculture par rapport à Cultivons l'avenir 2, les questions techniques étant maintenant adaptées à l'expertise des directions générales qui mènent les examens et les taux de réponse s'étant améliorés.
L'équipe d'audit a examiné un échantillon de dossiers approuvés ou rejetés par les cinq programmes visés. En ce qui concerne les formulaires d'examen technique examinés, la majorité des dossiers documentaient suffisamment la façon dont les préoccupations soulevées lors des examens techniques étaient traitées par l'agent de programme, mais d'autres dossiers ne résumaient pas toujours les préoccupations dans le Formulaire de recommandation de projet utilisé pour la prise de décision ou ne notaient pas autrement la façon dont les préoccupations étaient résolues dans la documentation du dossier. Des améliorations sont nécessaires pour documenter de manière appropriée les préoccupations soulevées dans les examens techniques.
Vérification des limites de cumul
La limite sur le cumul d'un projet et le niveau maximal du financement total par le gouvernement du Canada autorisé par les modalités et conditions d'un programme de paiements de transfert pour toute activité, initiative ou projet. La Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (2022) exige que les gestionnaires de programme s'assurent que le financement accordé à un bénéficiaire n'entraîne pas le dépassement de la limite de cumul fixée.
Dans le Formulaire de recommandation de projet, le personnel de programme doit calculer et noter le pourcentage de financement des coûts admissibles provenant de toutes les sources gouvernementales (cumul). Cependant, les documents de la Direction générale des programmes et les directives et processus relatifs à quatre des cinq programmes visés par l'audit ne comportaient pas d'étapes quant aux sources à vérifier pour identifier d'autres financements gouvernementaux pendant l'évaluation des demandes ou à l'étape de l'attribution.
Le Programme d'investissement à la ferme pour la volaille et les œufs a élaboré une approche fondée sur les risques pour la vérification des antécédents de financement d'un demandeur au titre des programmes d'AAC et exige une vérification pour les projets de 500 000 $ ou plus. Les directives du Programme décrivaient les étapes que le personnel devait suivre pour mener la vérification.
L'audit a révélé que les déclarations de financement fournies par les demandeurs étaient acceptées telles quelles, sans être formellement vérifiées. En outre, les vérifications informelles des déclarations n'étaient pas documentées de manière constante.
Les deux directions, soit la Direction du développement des entreprises et de la compétitivité et la Direction des programmes d'innovation, ont des bases de données uniques et distinctes pour leurs programmes respectifs, qui comprennent les projets terminés/clos et les projets en cours d'évaluation. Dans le cas du Programme des technologies propres en agriculture - volet Recherche et innovation, les dossiers de notre échantillon contenaient des preuves que l'historique du demandeur a été vérifié dans la base de données de la direction. Toutefois, en ce qui concerne les autres programmes de cette direction visés par l'audit, les dossiers de notre échantillon ne contenaient pas de preuve indiquant que la base de données de la direction avait été consultée.
Le Registre sur les accords de contributions d'AAC et l'outil de Divulgation des subventions et contributions fédérales du Gouvernement ouvert sont des sources permettant de vérifier de manière indépendante le cumul potentiel du financement des projets. Dans les dossiers de notre échantillon, la documentation ne démontrait pas si des sources comme celles-là avaient été consultées.
Au cours de l'audit, la Direction générale des programmes a mis à jour ses directives pour clarifier les étapes de vérification du cumul qui devraient être suivies par le personnel de programme. Les nouvelles directives exigent que le personnel de programme vérifie dans les sources d'information facilement accessibles, comme le Registre sur les accords de contributions d'AAC et l'outil de Divulgation des subventions et contributions fédérales du Gouvernement ouvert, pour voir le financement obtenu par le demandeur. Les programmes vont devoir intégrer ces changements à leurs directives, à leurs outils et à leurs évaluations des demandes futures.
En plus de la lacune susmentionnée, l'Examen des contrôles de gestion des risques internes de la Direction générale des programmes (2021) et l'Évaluation des risques de fraude du Bureau de la vérification et de l'évaluation (2022) ont tous deux cerné des lacunes dans les contrôles, qui pourraient entraîner l'approbation par les programmes de cumuls ou de contributions excédentaires pour des projets.
La documentation est nécessaire pour démontrer une bonne gestion. Sans une documentation cohérente et complète de la diligence raisonnable effectuée, les dossiers du programme risquent de ne pas fournir une piste de vérification solide en cas de questions sur les décisions de financement.
Recommandation 2 : Diligence raisonnable
Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait mettre à jour les directives pour veiller à ce que le travail de diligence raisonnable mené dans l'examen technique et la vérification du cumul soit documenté adéquatement.
Réponse et plan d'action de la direction
En accord. Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes (DGP) reconnaît que bien que les dossiers de projet ne soient pas toujours documentés clairement, les évaluations des projets sont minutieuses, et la diligence raisonnable est assurée dans le cadre du processus d'examen et d'évaluation de chaque demande.
Pour veiller à ce que la diligence raisonnable soit faite et documentée adéquatement dans le dossier de projet, la DGP va mettre à jour ses directives, y compris le Guide des opérations des subventions et contributions (Chapitre 5 – Évaluation), les modules de formation (Module 2 – Demandes et évaluation) et les outils (liste de contrôle pour l'évaluation) cet automne.
La diligence raisonnable et les responsabilités du personnel de prestation de programme seront régulièrement réaffirmées par les gestionnaires en tant que priorités dans les réunions d'équipe et les communications et par la conduite d'examens aléatoires de dossiers de projet.
Ces activités vont permettre de s'assurer que le travail de diligence raisonnable mené pour l'examen technique et la vérification du cumul est documenté adéquatement dans chaque dossier.
Responsable principal : Sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes
Date d'achèvement prévue : Le 1er novembre 2022
3.0 Conclusion
L'audit permet de conclure que des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour soutenir l'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions et que les décisions de financement étaient prises dans le respect des modalités et conditions de programme.
Des lacunes ont été observées dans les activités d'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions, et elles devraient être redressées par les moyens suivants :
- Mettre en œuvre un cadre de contrôle de la gestion pour les programmes non liés à la GRE incluant des responsabilités au sein de la Direction générale des programmes pour la surveillance de la mise en œuvre et la communication avec la haute direction sur la concordance des programmes de subventions et de contributions d'AAC avec les exigences énoncées dans les politiques.
- Documenter le travail de diligence raisonnable effectué pour l'examen technique et la vérification du cumul.
Annexe A : À propos de l'audit
Énoncé de conformité
L'audit respecte le Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes, comme l'attestent les résultats du programme d'amélioration et d'assurance de la qualité de l'audit interne 2020 d'AAC. Des données suffisantes et appropriées ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne définies par l'Institut des auditeurs internes pour procurer un niveau raisonnable d'assurance quant aux constatations du présent rapport. Ces dernières sont basées sur les conditions telles qu'elles existaient au moment de l'audit et ne s'appliquent qu'aux domaines visés par celle-ci.
Objectif de l'audit
Déterminer si des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour soutenir l'évaluation des demandes au titre des programmes de contributions d'AAC.
Portée de l'audit
L'audit était axé sur les activités d'évaluation des demandes, qui incluaient l'évaluation de l'admissibilité du bénéficiaire, la capacité de celui-ci, les résultats attendus pour la population canadienne et la recommandation de l'approbation ou du rejet de la demande de financement, conformément aux modalités et conditions de chaque programme.
Programmes sélectionnés
Les cinq programmes de contributions non liés à la GRE suivants ont été sélectionnés aux fins de l'audit afin d'avoir des programmes de différentes tailles (petits, moyens et grands) et de différents degrés de complexité ainsi que des programmes relevant de différentes directions de la Direction générale des programmes :
| Direction | Programmes sélectionnés |
|---|---|
| Direction du développement des entreprises et de la compétitivité |
|
| Direction des programmes d'innovation |
|
| Direction de l'excellence du service et des programmes |
|
Critères d'audit
Les critères suivants ont été élaborés pour garantir la collecte et l'examen d'éléments probants suffisants et appropriés pour étayer la conclusion de l'audit :
- Supervision et surveillance des programmes : Les activités d'évaluation des demandes au titre des programmes sont surveillées pour s'assurer qu'elles sont menées conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et d'AAC.
- Décisions de financement : Les décisions de financement sont prises conformément aux modalités et conditions des programmes et sont documentées adéquatement.
Les domaines suivants ont été exclus de l'audit parce qu'une évaluation à leur sujet est prévue ou a été menée récemment :
- Plateforme numérique de subventions et de contributions : Visée en 2019 par un audit portant sur la phase de planification des projets.
- Traitement des réclamations : Cette activité sera visée par un audit en 2022-2023 dans le cadre du plan annuel fondé sur les risques du Bureau de la vérification et de l'évaluation.
Période visée par l'audit
Pour évaluer les processus et pratiques actuels d'évaluation des demandes, l'audit portait sur la période allant de juillet 2020 à juillet 2022 afin de veiller à ce que les périodes de réception des demandes les plus récentes soient couvertes pour les cinq programmes sélectionnés. Étant donné la période visée, l'équipe d'audit a tenu compte de l'impact des changements qui ont dû être apportés à l'environnement de travail et aux processus en raison de la pandémie de COVID-19.
L'équipe d'audit a aussi examiné les décisions et les activités pertinentes depuis le lancement des programmes (p. par exemple, depuis le 1er avril 2018 dans le cas des programmes du Partenariat canadien pour l'agriculture) afin d'avoir une compréhension plus complète de l'objet de l'audit.
Approche de l'audit
L'approche de l'audit était fondée sur les risques et conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes. Ces normes exigent que l'audit soit planifié et exécuté de manière à permettre d'atteindre l'objectif de l'audit. L'audit a été mené conformément à un programme définissant les tâches à exécuter pour obtenir et étudier des preuves suffisantes et appropriées afin d'évaluer chaque critère de l'audit.
L'équipe d'audit a accompli le travail suivant pour s'acquitter de son mandat :
- Examen de documents, comme les formulaires de demande, les examens techniques, les formulaires de recommandation, la documentation des comités et les procédures et processus.
- Entrevues avec les gestionnaires et les employés d'AAC qui prennent part à la gestion et à la mise en œuvre des processus d'évaluation des demandes.
- Examen d'un échantillon discrétionnaire de demandes au titre des programmes de contributions.
- Comparaison des processus de programme pour cerner les possibilités d'amélioration de l'efficacité.