Remarque : Cette catégorie de documents remplace AAC 1010, AAC 1055, AAC 1060, AAC 1065, AAC 2150, AAC 2050, AAC 2060
Description : La présente décrit la catégorie de documents détenus par AAC dans le cadre de programmes de subventions et de contributions essentiellement similaires offerts aux producteurs et aux transformateurs d’aliments partout au Canada.
Il s’agit des documents relatifs aux programmes et aux activités d’Agriculture et Agroalimentaire Canada qui servent à établir, administrer et gérer la surveillance des programmes, les systèmes comptables, la surveillance financière, le contrôle et la planification, les soumissions de projet, les rapports de projet, les subventions, les contributions, les paiements de transfert et la gestion des risques financiers (risques de crédit, de liquidité et de marché, risques opérationnels et risques juridiques). Il peut s’agir de documents relatifs aux opérations bancaires, à la budgétisation, au recouvrement des coûts, à la taxe sur les biens et services, aux droits et tarifs, aux taxes, à l’affectation des ressources, au contrôle du passif et des revenus, aux affectations et transferts, aux provisions, ainsi qu’aux normes et méthodes comptables. Il peut également s’agir de documents relatifs aux systèmes automatisés de gestion budgétaire des institutions et, le cas échéant, de la liaison avec d’autres organismes financiers du gouvernement fédéral (pour la distribution des formulaires fiscaux AGR-1, par exemple). Enfin, il peut aussi s’agir de documents relatifs à la gestion de projet, à l’auto-identification, aux technologies d’adaptation, au recensement des obstacles et aux initiatives en matière d’équité.
Types de document : Documents relatifs à l’élaboration, au lancement et à la mise en œuvre de programmes, aux demandes de projet, ainsi qu’à l’évaluation et à la gestion de projet :
- Formulaires de demande
- Sommaires de projet
- Plans de projet
- États financiers
- Sommaires ou rapports
- Correspondance et communications
- Copies de rapports d’audit interne et d’évaluation des risques
- Conditions relatives à l’admissibilité, aux contributions et aux prestations
- Ententes de contribution
- Factures
- Pièces justificatives
- Rapports et statistiques sur la gestion financière
- Chèques
- Codes comptables
- Reçus et journaux de caisse-recettes
- Examens d’audit et de conformité (effectués à l’interne ou par des agents du Parlement et d’autres organismes centraux)
- Rapports d’exercice, y compris les rapports financiers et les rapports sur le rendement
- Dossiers de contact
- Documentation sur le pouvoir de signature (comme les formulaires sur la désignation du fondé de pouvoir)
- Demandes de dépôt direct
- États de compte
- Bulletins fiscaux
- Bons de commande
- Rapports sur les engagements
- Dossiers sur la gestion des subventions
- Dossiers sur les contributions
- Politiques, procédures, contrôles et plans d’urgence pour la gestion des risques financiers
Sommaires de communication
- Les programmes visés par la présente catégorie de documents qui procurent un avantage imposable communiqueront des renseignements à l’ARC aux fins du calcul de l’impôt.
- Les programmes visés par la présente catégorie de documents qui émettent des chèques destinés à des bénéficiaires peuvent communiquer des renseignements à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
- Certains renseignements relatifs aux programmes visés par la présente catégorie de documents sont assujettis à des exigences de publication proactive aux termes de la partie II de la Loi sur l’accès à l’information.
Formats : Ces programmes recueillent et conservent principalement des documents électroniques.
Numéro de dossier : PRN 222