Audit du traitement des demandes de paiement au titre des programmes de contributions

Table des matières

• Sommaire
• 1.0 Introduction
• 2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction
• 3.0 Conclusion

Sommaire

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) offre des programmes de subventions et de contributions pour atteindre ses objectifs stratégiques liés à la stabilisation du revenu agricole, à l’amélioration de l’accès aux marchés, à la protection de l’environnement, à l’innovation et à la recherche et à la lutte contre l’insécurité alimentaire.

Les paiements des programmes de contributions d’AAC sont effectués au moyen d’avances et de remboursements des dépenses admissibles. Pour recevoir un paiement, les bénéficiaires doivent en faire la demande. Le Ministère traite les demandes de paiement en examinant l’admissibilité et l’exactitude des dépenses en fonction des lois, des politiques et des modalités du programme applicables. Le traitement des demandes de paiement est essentiel pour la bonne gestion des fonds du programme, car il permet de montrer que seules les dépenses admissibles et conformes aux modalités du programme sont financées.

L’audit a été intégré au Plan 2022-2023 du Bureau de la vérification et de l’évaluation en raison de son caractère substantiel et pour évaluer s’il est possible d’améliorer l’efficacité en normalisant les processus liés aux demandes de paiement des différents programmes de contributions. L’objectif de l’audit consistait à déterminer si des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour traiter les demandes de paiement des bénéficiaires des programmes de contributions d’AAC de manière à atteindre les objectifs des programmes et du Ministère.

L’audit visait à déterminer si l’acheminement et la gestion des demandes de paiement au sein de la Direction générale et des programmes sont adéquats et efficaces et tiennent compte des risques, et si les demandes de paiement sont payées conformément aux lois, aux politiques et aux modalités de programme applicables ainsi qu’aux processus établis.

Dans l’ensemble, l’audit a montré que des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour traiter les demandes de paiement des bénéficiaires des programmes de contributions d’AAC de manière à atteindre les objectifs du programme et du Ministère. Il faut toutefois apporter des améliorations :

• Harmoniser les rôles et les responsabilités des agents de programme et des agents préposés aux demandes ainsi que la documentation des demandes de paiement avec les politiques et les lignes directrices de la Direction générale des programmes;
• Simplifier davantage les processus liés aux demandes de paiement.

1.0 Introduction

1.1 Contexte du risque et objectif

Les paiements de transfert constituent l’un des principaux instruments dont dispose le gouvernement du Canada pour faire avancer ses vastes objectifs et priorités stratégiques. Les paiements peuvent être versés sous forme de subventions, qui sont des transferts de fonds inconditionnels aux bénéficiaires, ou de contributions, qui sont assujetties aux conditions de rendement précisées dans l’entente de contribution.

AAC offre des programmes de paiements de transfert afin de fournir le financement nécessaire pour atteindre ses objectifs stratégiques liés à la stabilisation du revenu agricole, à l’amélioration de l’accès aux marchés, à la protection de l’environnement, à l’innovation et à la recherche et à la lutte contre l’insécurité alimentaire. Durant l’exercice 2021-2022, AAC a dépensé près de 2,2 milliards de dollars (71,3 % des dépenses totales) en paiements de transfert.

Les programmes d’AAC se classent dans deux catégories :

• Programmes législatifs : Ces programmes sont obligatoires, car ils sont mentionnés dans les lois du Parlement, comme les programmes de gestion des risques de l’entreprise (GRE) qui aident les producteurs à gérer les risques rares et graves auxquels ils ne peuvent faire face.
• Programmes votés : Ces programmes requièrent l’approbation du Cabinet et du Conseil du Trésor; ils incluent les programmes à coûts partagés exécutés par les gouvernements provinciaux et territoriaux (financés par AAC et par les provinces et territoires) et les programmes exécutés par le gouvernement fédéral.

À AAC, les programmes exécutés par le gouvernement fédéral qui ne font pas partie des programmes de GRE sont appelés « programmes de contributions non liés à la GRE ». La Direction générale des programmes (DGP) d’AAC gère la prestation des programmes de contributions destinés au secteur de l’agriculture et de l’agroalimentaire. Les trois directions suivantes de la DGP sont responsables de la prestation des programmes de contributions non liés à la GRE, y compris du traitement des demandes de paiement :

• Direction du développement des entreprises et de la compétitivité;
• Direction des programmes d’innovation;
• Direction de l’excellence du service et des programmes.

La DGP a mis en place un cycle de vie pour les programmes et les projets qui comprend huit phases, notamment le traitement des demandes de paiement (voir la figure 1). La figure 1 présente un aperçu détaillé des principales étapes du processus lié aux demandes de paiement.

Figure 1. Cycle de vie du programme et du projet

[La description de l’image ci-dessous]

Le cycle de vie du programme comprend les huit phases suivantes : organiser, annoncer, présenter une demande, évaluer, octroyer, administrer, auditer et conclure.

Voici les étapes relatives au traitement des demandes de paiement de la phase « organiser » : projet entrepris par le bénéficiaire, demande de paiement/rapport de projet reçu et examiné, et paiement approuvé et effectué.

Voici les étapes relatives au traitement des demandes de paiement faisant partie de la phase « conclure » : demande de paiement final/documentation reçue et examinée, paiement final ou versement de la retenue, et dossier de projet fermé.

Cette figure ne présente que les étapes relatives au traitement des demandes de paiement. Notez qu’il y a d’autres étapes au cours des phases « organiser » et « conclure », comme l’état d’avancement du projet et l’évaluation du rendement.

Le traitement des demandes de paiement est essentiel pour garantir que les fonds du programme sont utilisés de manière responsable dans le but d’atteindre les objectifs des programmes et du Ministère en montrant que seules les dépenses admissibles et conformes aux modalités des programmes sont financées.

L’audit, qui porte sur la portion du cycle de vie des programmes et des projets relative au traitement des demandes de paiement, a été intégré au Plan 2022-2023 du Bureau de la vérification et de l’évaluation en raison de son caractère substantiel et pour évaluer s’il est possible d’améliorer l’efficacité en normalisant les processus liés aux demandes de paiement des différents programmes de contributions. L’objectif de l’audit consistait à déterminer si des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour traiter les demandes de paiement des bénéficiaires des programmes de contributions d’AAC de manière à atteindre les objectifs des programmes et du Ministère.

L’audit portait sur les domaines suivants :

• Gestion et acheminement des demandes de paiement : les activités de gestion et les contrôles liés au traitement des demandes de paiement des bénéficiaires au sein de la Direction générale et des programmes sont adéquats et efficaces et tiennent compte des risques.
• Conformité des paiements : Les paiements demandés sont versés conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, aux politiques et aux lignes directrices du Conseil du Trésor et d’AAC, aux modalités des programmes, aux guides du demandeur et aux ententes de contribution, et ils sont en harmonie avec les processus établis.

Afin d’obtenir un aperçu transversal du traitement des demandes de paiement, l’équipe d’audit a évalué trois programmes de contributions non liés à la GRE. Il s’agit d’une combinaison de programmes de tailles variées (petits, moyens et grands) et de différentes directions de la DGP.

Tableau 1. Programmes sélectionnés pour l’audit

Direction	Programme sélectionné
Direction du développement des entreprises et de la compétitivité	Programme Agri-assurance – Associations nationales de l’industrie
Direction des programmes d’innovation	Programme Agri-innover
Direction de l’excellence du service et des programmes	Programme Agri-diversité

L’audit n’a pas porté sur les types de programmes suivants, car leurs structures de prestation sont uniques et difficilement comparables :

• Programmes législatifs, y compris les programmes de GRE;
• Programmes de subventions;
• Programmes à frais partagés.

L’équipe d’audit n’a pas évalué : l’article 33, l’audit des bénéficiaires, la perception des contributions remboursables et les contrôles informatiques des systèmes propres au Ministère et aux programmes.

Durant l’audit, le Ministère était en train d’intégrer la plateforme numérique des subventions et contributions, y compris le module des demandes de paiement, pour automatiser la prestation et la gestion des programmes et simplifier davantage les processus afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience. L’équipe d’audit a tenu compte de l’intégration du module des demandes de paiement dans le cadre de l’examen des processus manuels en vigueur pour les demandes de paiement ainsi que de la formulation des recommandations de l’audit.

Elle a recueilli des preuves par diverses méthodes, notamment des entretiens avec la direction et les employés d’AAC, l’analyse des processus liés aux demandes de paiement et de la documentation, et l’examen d’un échantillon de demandes de paiement.

• Plus de précisions sur l’objectif, la portée, les critères et l’approche de l’audit

1.2 Aperçu du traitement des demandes de paiement

Les programmes de contributions sont régis par la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et la directive connexe. Cette politique exige que les programmes de paiements de transfert soient gérés de façon intègre, transparente et responsable, ainsi qu’en fonction des risques.

Pour les programmes de contributions d’AAC, le Ministère et le bénéficiaire signent une entente de contribution une fois que la demande a été évaluée et approuvée. L’entente de contribution précise les activités que le bénéficiaire entreprend et énonce les modalités de l’entente entre le bénéficiaire et AAC. Les paiements sont versés sous forme de paiements anticipés pour les bénéficiaires qui ont besoin de liquidités et sous forme de remboursements des dépenses admissibles en fonction des modalités du programme et de l’entente de contribution approuvée.

Pour recevoir un paiement, les bénéficiaires doivent en faire la demande. De manière générale, la DGP entreprend les activités suivantes pour traiter une demande de paiement :

• L’agent de programme et l’agent préposé aux demandes examinent la demande de paiement pour vérifier si les dépenses sont admissibles et exactes en fonction des preuves fournies pour ces dépenses et du rapport d’étape ou de rendement (le cas échéant);
• Le gestionnaire du service des demandes de paiement examine la documentation;
• Le directeur de programme donne son approbation en vertu de l’article 34;
• Les opérations relatives à la demande de paiement sont inscrites dans le système financier d’AAC.

Figure 2. Processus d’examen des demandes de paiement de haut niveau

[La description de l’image ci-dessous]

Voici les membres du personnel qui sont principalement responsables de l’examen et du traitement des demandes de paiement : l’agent de programme, l’agent préposé aux demandes, le gestionnaire de l’unité des demandes de paiement, le directeur de programme (délégataire des pouvoirs prévus par l’article 34) et l’équipe chargée des inscriptions dans les systèmes financiers.

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections qui suivent présentent les observations de l’équipe d’audit regroupées en fonction des deux domaines ciblés :

• Acheminement et gestion des demandes de paiement;
• Conformité des paiements.

Les améliorations recommandées sont formulées à la suite des observations. Pour chaque recommandation, la direction a fourni une réponse comprenant :

• Un plan d’action;
• Un responsable de la mise en œuvre du plan d’action;
• Une date d’achèvement prévue.

2.1 Acheminement et gestion des demandes de paiement

Le traitement des demandes de paiement est essentiel pour la bonne gestion des fonds du programme, car il permet de faire en sorte que seules les dépenses admissibles et conformes aux modalités du programme sont payées. L’équipe d’audit s’attendait à ce que des mesures adéquates et efficaces de gestion des demandes de paiement, comme une surveillance financière, des politiques ou des lignes directrices, et des processus pour les demandes de paiement, soient en place pour garantir que les fonds du programme sont utilisés de manière responsable et favoriser le traitement uniforme, efficace et fondé sur le risque des demandes de paiement.

Critères d’audit : L’équipe d’audit a cherché à déterminer si les mesures de gestion et les contrôles liés au traitement des demandes de paiement des bénéficiaires au sein de la Direction générale et des programmes étaient adéquats, efficaces et fondés sur les risques.

2.1.1 Surveillance financière

La surveillance financière est importante pour s’assurer que les fonds sont dépensés de manière appropriée, comme le prévoit l’entente de contribution, et pour fournir des informations sur les dépenses liées aux projets et aux programmes à la haute direction dans le cadre de son rôle de surveillance.

Constatations de l’audit : L’équipe d’audit a entrepris des activités de surveillance financière au niveau des projets, des programmes et de la Direction générale afin de surveiller les dépenses des projets et des programmes en lien avec les différentes activités observées :

• Au niveau des projets : évaluation de l’admissibilité des dépenses, vérification d’un échantillon des dépenses et surveillance des dépenses de projet à l’aide des rapports sur les demandes de paiement;
• Au niveau des programmes : systèmes de suivi pour surveiller les demandes de paiement;
• Au niveau de la Direction générale : discussions mensuelles concernant les rapports financiers entre les directeurs généraux.

2.1.2 Politiques et lignes directrices

AAC a élaboré des politiques sur les dépenses rattachées aux subventions et aux contributions d’AAC afin de refléter la complexité et le caractère unique de ces dépenses et de donner au personnel chargé du traitement des demandes de paiement des conseils et une interprétation des exigences de la politique du Conseil du Trésor.

Constatations de l’audit : Les politiques et les conseils de la DGP concernant le traitement des demandes de paiement étaient en cours d’examen et d’actualisation.

La DGP avait des politiques, des directives et des lignes directrices pour le traitement des demandes de paiement rattachées aux subventions et aux contributions qui avaient été mises en place ou actualisées pour la dernière fois entre 2001 et 2018. Durant l’audit, la DGP était en train d’examiner et d’actualiser les politiques, les directives et les lignes directrices.

L’équipe d’audit a examiné l’ébauche des politiques révisées et a déterminé que la DGP actualisait correctement les politiques relatives aux subventions et aux contributions de façon à refléter les exigences actuelles et de donner des conseils plus cohérents pour le traitement des demandes de paiement dans l’ensemble de la Direction générale.

2.1.3 Processus liés aux demandes de paiement

Les processus sont un élément essentiel de la mise en œuvre des politiques. La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor exige que :

• Des processus et procédures ministériels soient en place afin de faciliter l’acheminement et la gestion des paiements de transfert de façon intègre, transparente, responsable et fondée sur les risques.
• Les ministères cherchent à normaliser les processus et à réaliser des gains d’efficience dans l’administration des programmes de paiements de transfert pour que les demandes de paiement soient systématiquement traitées et que le personnel gère bien son temps afin de traiter plus de demandes de paiement.

Chacune des trois directions de la DGP qui offrent des programmes de contributions non liés à la GRE a une équipe/unité responsable des demandes de paiement et a établi et a documenté ses propres processus de demandes de paiement.

Dans le cadre de l’examen des processus liés aux demandes de paiement, l’équipe d’audit a formulé des observations sur les points suivants :

• Stratégies fondées sur le risque;
• Efficacité des processus;
• Rôles et responsabilités.

Stratégies fondées sur le risque

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor exige que les paiements de transfert soient gérés en fonction des risques. L’équipe d’audit s’attendait à ce que des stratégies fondées sur le risque soient en place pour les demandes de paiement et qu’elles soient suivies afin de favoriser un traitement efficace des demandes de paiement et de gérer les risques.

Constatations de l’audit : Des stratégies fondées sur le risque étaient en place pour le traitement des demandes de paiement et elles étaient suivies la plupart du temps. Il est possible de faire davantage correspondre le niveau d’effort déployé pour examiner les demandes de paiement avec les risques du projet et le montant demandé.

Le Cadre de gestion des risques liés au bénéficiaire ou au projet (2018) et les directives connexes ont établi des stratégies de gestion des risques pour la prestation de programmes non liés à la GRE, y compris pour le traitement des demandes de paiement. Les stratégies de gestion des risques employées lors de l’évaluation des demandes de paiement dépendent des résultats d’une évaluation annuelle des risques réalisée pour chaque projet.

Pour le traitement des demandes de paiement, les stratégies de gestion des risques comprennent l’échéance des paiements (payer maintenant, échantillonner plus tard par rapport à échantillonner avant de payer), les montants des avances, le pourcentage d’échantillonnage, la fréquence d’échantillonnage et le pourcentage de retenue.

L’examen des échantillons de demandes de paiement a permis de constater que la plupart des processus et des stratégies fondés sur le risque étaient suivis, sauf en ce qui concerne la fréquence d’échantillonnage pour les projets à faible risque.

La Directive en matière de retenue et de processus d’échantillonnage pour les réclamations de bénéficiaires non liées à la GRE (2018) indique que, dans le cas des projets présentant un faible risque de demandes de paiement, la fréquence d’échantillonnage devrait être d’une demande par année ou d’une demande aux deux ans pour les projets triennaux. Toutefois, l’examen des échantillons a révélé que, pour la majorité des projets à faible risque de demandes de paiement issus des trois programmes, toutes les demandes de paiement présentées au cours d’un exercice ont été échantillonnées.

De plus, l’audit a révélé qu’il est possible de faire davantage correspondre le niveau d’effort déployé par le personnel du programme pour l’examen des demandes de paiement avec la valeur de la demande. L’examen du Cadre de gestion des risques liés au bénéficiaire ou au projet, des directives connexes et d’autres conseils de la DGP a révélé que les documents ne contenaient rien sur l’adaptation de l’examen des demandes de paiement en fonction de la valeur de la demande. Les mêmes processus et le même niveau d’effort ont été utilisés pour examiner les demandes de paiement ayant une cote de risque similaire, que la demande soit de 4 500 $ ou de 3 700 000 $.

Le fait de procéder à des échantillonnages plus souvent que nécessaire et de réaliser le même examen pour les demandes de paiement ayant des valeurs et des risques différents ne tient pas compte du risque et du caractère substantiel des demandes de paiement. Cela peut générer une charge de travail inutile pour le personnel du programme et les bénéficiaires, et possiblement nuire à l’efficacité du traitement des demandes de paiement.

Efficacité des processus

La Politique sur les paiements de transfert exige que les ministères cherchent à réaliser des gains d’efficience dans l’administration des programmes de paiements de transfert.

Constatations de l’audit : Il est possible de simplifier les processus liés aux demandes de paiement en vigueur. Entre 2014 et 2017, la DGP a réalisé divers examens de rationalisation, qui ont permis d’améliorer les processus liés aux demandes de paiement. Toutefois, les recommandations résultant de ces examens n’ont pas été mises en place uniformément dans toutes les directions.

L’équipe d’audit a réalisé une analyse de la schématisation des processus liés aux demandes de paiement dans les différentes directions. L’audit a révélé que les processus manuels comportaient beaucoup d’étapes, de points de contrôle, d’examens en double et d’activités sans valeur ajoutée. L’équipe d’audit n’a pas été en mesure d’utiliser l’analyse de la schématisation des processus pour déterminer quelles étaient les répercussions potentielles sur le respect des normes de service, car les directions ont suivi les normes de service de manière incohérente et certaines n’ont pas fourni suffisamment de détails pour permettre une comparaison.

Les entretiens et l’examen des processus liés aux demandes de paiement de la plateforme numérique des subventions et contributions ont révélé que ce système contribuera à éliminer certaines activités sans valeur ajoutée des processus manuels en vigueur, comme l’automatisation de la saisie du codage financier pour la publication des opérations dans le système financier du Ministère et le suivi systématique des normes de service. Toutefois, bien que le système permette une certaine souplesse quant aux processus, aux rôles et aux responsabilités, on continuera d’effectuer des contrôles et des examens superflus si les directions persistent à appliquer leurs processus actuels dans le cadre de ce système.

Des processus longs comportant de multiples contrôles et examens en double peuvent générer une charge de travail inutile pour le personnel du programme, réduisant ainsi l’efficacité dans le cadre du traitement des demandes de paiement et pouvant faire en sorte que l’on ne respecte pas les normes de service.

Rôles et responsabilités

L’équipe d’audit s’attendait à constater que les rôles et les responsabilités du personnel chargé du traitement des demandes de paiement cadraient avec le Guide des opérations concernant les subventions et les contributions de la DGP et que la délégation des pouvoirs existante d’AAC pour les approbations en vertu de l’article 34 était utilisée afin d’améliorer le traitement des demandes de paiement.

Constatations de l’audit : Les directions traitent les demandes de paiement de manière différente. Parfois, les rôles et les responsabilités ne cadrent pas avec le Guide des opérations concernant les subventions et les contributions de la DGP ou ne tirent pas profit de la délégation des pouvoirs d’AAC pour améliorer l’efficacité.

Le Guide des opérations concernant les subventions et les contributions de la DGP décrit les rôles et les responsabilités des agents de programme et des agents préposés aux demandes afin de s’assurer que les tâches sont bien réparties pour le traitement des demandes de paiement. Les rôles et les responsabilités font en sorte que les agents de programme ne gèrent pas un projet tout au long de son cycle de vie et que les agents préposés aux demandes sont les principaux responsables du traitement des demandes de paiement.

La répartition des tâches comme elle est décrite dans le Guide des opérations concernant les subventions et les contributions a été mise en œuvre par la Direction des programmes d’innovation et la Direction de l’excellence du service et des programmes. Cependant, au sein de la Direction du développement des entreprises et de la compétitivité, les agents de programme gèrent les projets de A à Z et sont les principaux responsables du traitement des demandes de paiement, tandis que les agents préposés aux demandes jouent le rôle de vérificateurs, ce qui ne cadre pas avec le Guide des opérations concernant les subventions et les contributions.

L’équipe d’audit a remarqué que ce n’étaient pas toutes les directions qui tiraient profit de la délégation des pouvoirs en vue d’améliorer l’efficacité du traitement des demandes de paiement. Avant l’exercice de 2023-2024, les directeurs de programme signaient en vertu de l’article 34 pour les demandes de paiement en plus de gérer la prestation du programme (par exemple l’approbation des recommandations pour le financement, l’entente de contribution et les modifications, etc.). Cela pouvait retarder les approbations en vertu de l’article 34.

Toutefois, la délégation de pouvoirs d’AAC permet aux gestionnaires et aux agents d’approuver les demandes de paiement (article 34). Comme les directions définissent leurs propres processus, la Direction du développement des entreprises et de la compétitivité et la Direction des programmes d’innovation ont accordé la délégation des pouvoirs prévus par l’article 34 aux gestionnaires de programme à partir de l’exercice 2023-2024, ce qui n’est pas le cas de la Direction de l’excellence du service et des programmes.

Le fait ne de pas systématiquement suivre les conseils de la DGP quant à la répartition des tâches au cours du cycle de vie d’un projet pourrait accroître le risque de mauvaise gestion des fonds du programme, tandis que le fait de ne pas tirer parti de la délégation de pouvoirs pourrait faire obstacle à l’optimisation de l’efficacité du traitement des demandes de paiement.

2.2 Conformité des paiements

Seules les dépenses admissibles prévues dans les modalités du programme et l’entente de contribution devraient être remboursées ou faire l’objet d’une avance.

Critères d’audit : L’équipe d’audit a vérifié si les demandes de paiement étaient payées et traitées selon les politiques applicables, les modalités de programme, l’entente de contribution et les processus établis.

2.2.1 Paiement des demandes

L’équipe d’audit s’attendait à ce que les paiements démontrent que les fonds du programme sont utilisés de façon responsable puisque seules les dépenses considérées comme admissibles selon les modalités du programme ont été payées.

Constatations de l’audit : L’audit a révélé que les demandes de paiement étaient payées correctement et conformément aux processus établis. L’audit a toutefois mis en évidence de petites lacunes dans la documentation des demandes de paiement quant au suivi des progrès et à l’octroi d’avances.

Suivi des progrès

Bien que l’information financière fournisse une certaine garantie sur l’admissibilité des dépenses et l’exactitude des paiements, l’information non financière, comme les rapports d’étape, donne de l’information qualitative permettant de s’assurer que l’on atteint les résultats prévus dans l’entente de contribution.

Les bénéficiaires rendent compte de l’avancement du projet conformément à l’échéance prévue dans l’évaluation des risques du projet. L’équipe d’audit s’attendait à ce que les demandes de paiement ne soient payées que lorsque les travaux progressaient comme prévu et qu’elles soient accompagnées de la documentation appropriée.

Constatations de l’audit : Tous les documents relatifs aux demandes de paiement dans les échantillons examinés pour les programmes Agri-innover et Agri-diversité ne contenaient pas de preuve attestant le suivi des progrès.

L’examen de l’échantillonnage a révélé que, bien que les bénéficiaires aient envoyé des rapports d’étape et que ceux-ci aient été consignés dans les dossiers du programme ou du projet visé, les résultats du suivi (par exemple, que le projet progressait comme prévu) ne figuraient pas dans la documentation relative aux demandes de paiement pour les programmes Agri-innover et Agri-diversité.

L’audit a mis en évidence un manque de communication entre les agents de programme et les agents préposés aux demandes concernant les résultats du suivi des progrès au sein de la Direction des programmes d’innovation et de la Direction de l’excellence du service et des programmes. Comme les agents préposés aux demandes peuvent effectuer les paiements sans connaître l’avancement du projet, les paiements ne démontrent pas que les fonds du programme sont utilisés de manière responsable dans le but d’atteindre les objectifs du projet.

Un manque de communication entre les agents de programme et les agents préposés aux demandes concernant l’avancement du projet accroît le risque que les agents préposés aux demandes effectuent des paiements intégraux sans garder une retenue si les travaux n’ont pas progressé comme prévu ou fassent des paiements pour des dépenses qui n’ont pas encore été engagées.

Paiements anticipés

En plus du remboursement des dépenses admissibles, AAC effectue également des paiements anticipés, mais seulement si les modalités du programme et l’entente de contribution le permettent. Selon la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et le Guide des opérations concernant les subventions et les contributions de la DGP, les avances doivent se limiter aux besoins financiers immédiats et être bien documentées.

Constatations de l’audit : Les documents relatifs aux demandes de paiement ne contenaient pas de preuve justifiant l’octroi d’avances.

Dans la plupart des avances examinées, dans le cadre des trois programmes sélectionnés, la preuve requise pour justifier les besoins financiers immédiats du bénéficiaire n’a pas été fournie ou consignée dans la documentation.

Sans preuve attestant les besoins de liquidité, des avances pourraient être versées à des bénéficiaires qui n’ont pas de problèmes de trésorerie, ce qui leur donne la possibilité de réinvestir ou de toucher des intérêts sur les avances. Cette situation pourrait soulever des questions quant à l’équité et à la transparence et nuire à la réputation du Ministère.

Recommandation 1

Le sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes, doit veiller à ce que les processus liés aux demandes de paiement soient menés de façon à respecter les politiques et les lignes directrices de la Direction générale en ce qui concerne les rôles et les responsabilités des agents de programme et des agents préposés aux demandes et à ce que la documentation relative aux demandes de paiement fasse état des résultats du suivi des progrès et de la nécessité des avances.

Réponse et plan d’action de la direction : En accord. La DGP effectue un examen exhaustif de ses opérations liées au traitement des demandes afin de s’assurer qu’elles sont uniformes, efficaces et alignées sur ses politiques et ses lignes directrices. Ces travaux se poursuivront pour déterminer si le modèle actuel doit être modifié afin d’en augmenter l’efficacité.

La DGP déterminera si la structure et la fonction des unités responsables des demandes de paiement doivent être modifiées, en examinant les unités des autres ministères (notamment la classification et le niveau, ainsi que les rôles et responsabilités), après quoi elle harmonisera les unités responsables des demandes (au besoin), afin d’améliorer l’ensemble de ses opérations. Si nécessaire, la DGP collaborera avec les équipes des RH et de la Classification en vue de rédiger des descriptions de travail appropriées.

La DGP utilisera l’information fournie par l’examen pour analyser et mettre à jour les processus, dont les rôles et les responsabilités, afin d’assurer leur uniformité (si possible et nécessaire) et leur harmonisation continue avec ses politiques et ses lignes directrices, en portant une attention particulière aux documents des demandes qui indiquent les résultats du suivi et le besoin en matière d’avances.

Le Centre d’expertise en matière de subventions et de contributions de la Direction de l’excellence du service et des programmes (DESP) s’est engagé à mener, dans les 12 prochains mois, un examen exhaustif et une révision des documents de politiques, des directives, des lignes directrices et des documents de formation connexes.

L’ajout d’une fonctionnalité pour faciliter le traitement des demandes de paiment dans la plateforme numérique des subventions et contributions (PNSC) renforcera la normalisation des roles et rationalisera les processus liés à l’examen des demandes. Le Centre d’extertise pour la PNSC examinera, évaluera et surveillera l’utilisation du système à l’échelle du programme en vue de diminuer les contrôles et d’éliminer la redondance, afin d’accroître l’efficacité du traitement.

Responsable : Sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes

Date d’achèvement prévue : avril 2025

Recommendation 2

Le sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes, devrait mettre en œuvre d’autres possibilités de rationalisation proportionnelles aux risques et aux coûts administratifs.

Réponse et plan d’action de la direction : En accord. Le Centre d’expertise en matière de subventions et de contributions, en collaboration avec la Direction du développement des entreprises et de la compétitivité, la DESP et la Direction des programmes d’innovation, examinera les possibilités de rationaliser davantage, par exemple :

• étendre l’application de la délégation des pouvoirs d’approbation des demandes prévus à l’article 34 aux gestionnaires de toutes les directions;
• examiner et réduire le chevauchement des efforts dans les processus et les exigences des politiques, comme la directive « Payer maintenant, échantillonner plus tard », en retirant l’obligation de soumettre deux dossiers de demande distincts (un à l’étape du paiement et un autre lors de l’échantillonnage et de la vérification des factures);
• clarifier les directives d’échantillonnage, en examinant et en peaufinant la formation pour s’assurer que tout le monde comprend les instructions;
• examiner le guide et l’outil d’évaluation du Cadre de gestion des risques du bénéficiaire/projet, afin de déterminer les stratégies d’atténuation qui équilibrent efficacement les considérations liées aux risques et qui réduisent au minimum les coûts administratifs.

Responsable : Sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes

Date d’achèvement prévue : septembre 2024

3.0 Conclusion

L’équipe d’audit a conclu que des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour traiter les demandes de paiement des bénéficiaires pour les programmes de contributions d’AAC de manière à atteindre les objectifs des programmes et du Ministère. Il faut toutefois apporter des améliorations pour :

• Harmoniser les rôles et les responsabilités des agents de programme et des agents préposés aux demandes ainsi que la documentation des demandes de paiement avec les politiques et les lignes directrices de la Direction générale des programmes;
• Simplifier davantage les processus liés aux demandes de paiement.

Annexe A : À propos de l’audit

Énoncé de conformité

L’audit respecte le Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes, comme l’attestent les résultats du programme d’amélioration et d’assurance de la qualité de l’audit interne 2020 d’AAC. Des données suffisantes et appropriées ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes pour procurer un niveau raisonnable d’assurance quant aux constatations du présent rapport. Ces dernières sont basées sur les conditions telles qu’elles existaient au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’aux domaines visés par celle-ci.

Objectif de l’audit

L’équipe d’audit a conclu que des contrôles adéquats et efficaces étaient en place pour traiter les demandes de paiement des bénéficiaires au titre des programmes de contributions d’AAC de manière à atteindre les objectifs des programmes et du Ministère.

Portée de l’audit

Le présent audit portait sur le traitement des demandes de paiement pour la période allant d’avril 2021 à mars 2023, y compris sur l’évaluation de l’admissibilité des dépenses et l’approbation des paiements, au cours de deux des phases du cycle de vie, soit « administrer » et « conclure ». L’équipe d’audit a aussi examiné les activités pertinentes qui se sont déroulées après cette période afin d’avoir un meilleur portrait de l’objet de l’audit.

Programmes sélectionnés

Trois programmes de contributions non liés à la GRE ont été sélectionnés pour le présent audit afin d’avoir une combinaison de programmes de tailles variées (petits, moyens et grands) et de différentes directions de la Direction générale des programmes.

Direction	Programme sélectionné
Direction du développement des entreprises et de la compétitivité	Programme Agri-assurance – Associations nationales de l’industrie
Direction des programmes d’innovation	Programme Agri-innover
Direction de l’excellence du service et des programmes	Programme Agri-diversité

Critères d’audit

Les critères suivants ont été élaborés pour garantir la collecte et l’examen d’éléments probants suffisants et appropriés pour étayer la conclusion de l’audit :

• Gestion et acheminement des demandes de paiement : les activités de gestion et les contrôles liés au traitement des demandes de paiement des bénéficiaires au sein de la Direction générale et des programmes sont adéquats et efficaces et tiennent compte des risques.
• Conformité des paiements : les demandes de paiement sont payées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, aux politiques et aux lignes directrices du Conseil du Trésor et d’AAC, aux modalités du programme, au guide du demandeur, à l’entente de contribution et sont en harmonie avec les processus établis.

L’audit n’a pas précisément évalué la plateforme numérique des subventions et contributions, car la phase de planification du projet en vue de son élaboration a récemment fait l’objet d’un audit. Toutefois, l’équipe d’audit a tenu compte de ce système qui était en cours d’intégration dans le cadre des observations et des recommandations de l’audit.

L’audit ne portait pas non plus sur les domaines suivants :

• Section 33 : un audit distinct serait nécessaire en raison de sa complexité;
• Contrôles informatiques pour le système financier du Ministère et les systèmes propres aux programmes : un audit distinct serait nécessaire en raison de sa complexité;
• Audit des bénéficiaires : ne fait pas partie du processus de traitement des demandes de paiement;
• Perception des contributions remboursables : ne fait pas partie du processus lié aux demandes de paiement.

Approche de l’audit

L’approche de l’audit était fondée sur les risques et conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à permettre d’atteindre l’objectif de l’audit. L’audit a été mené conformément à un programme définissant les tâches à exécuter pour obtenir et étudier des preuves suffisantes et appropriées afin d’évaluer chaque critère de l’audit.

L’équipe d’audit a accompli le travail suivant pour s’acquitter de son mandat :

• Examen de documents, comme des demandes de paiement, des documents à l’appui, des listes de vérification pour le traitement des demandes de paiement, des trousses et des processus liés aux demandes de paiement;
• Entretiens avec les gestionnaires et les employés d’AAC qui participent à la gestion et à la mise en œuvre des processus liés aux demandes de paiement;
• Examen d’un échantillon discrétionnaire de trousses de demandes de paiement au titre des programmes de contributions;
• Comparaison des processus liés aux demandes de paiement des différentes directions pour cerner les possibilités d’amélioration de l’efficacité.