Introduction
Le 25 février 2008, Agriculture et Agroalimentaire Canada et l'Agence canadienne d'inspection des aliments (AAC-ACIA) ont entamé un processus de mise à jour de la version 8.9 de PeopleSoft actuellement utilisée par le système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada (SGRH GC). La phase de lancement du dernier module, qui a commencé en septembre 2009, est aujourd'hui terminée.
La mise à niveau a nécessité de passer à une version plus récente que la version 8.0 du SGRH GC . AAC - ACIA a mis en place un certain nombre de modules essentiels fournis par Oracle et le centre de programme du SGRH GC . Outre le renforcement de cette fonctionnalité par rapport à la version 8.0, la mise à niveau permet d'ajouter des fonctionnalités qui n'avaient encore jamais été utilisées à AAC , notamment les modules suivants : Santé et sécurité, fiche de paie électronique (ePayCard), ePerformance ainsi que Recrutement/Dotation. Ces modules ont été adaptés aux besoins des utilisateurs.
- Santé et sécurité permet de s'assurer du suivi des incidents survenus sur le lieu de travail.
- ePayCard permet d'éliminer des tâches répétitives en remplaçant les fiches de paye traitées manuellement par une version électronique alimentée par les données contenues dans le SGRH GC (v. 8.9) et le système régional de paye.
- ePerformance vise à mieux administrer le programme de gestion du rendement des employés (PGRE) de l' AAC en donnant la priorité aux compétences et à la gestion axée sur les résultats. Cette fonctionnalité permet de suivre et de contrôler les évaluations de rendement et la formation des employés.
- Recrutement/Dotation permet de mettre en place et de gérer certaines opérations transactionnelles relatives à la dotation qui étaient jusqu'à présent effectuées par le système en ligne de dotation accélérée d' AAC .
Objectif
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de la v. 8.9 du SGRH GC de PeopleSoft a été réalisée afin de déterminer s'il y a eu des problèmes en matière de protection des renseignements personnels et, le cas échéant, d'émettre des recommandations destinées à résoudre ou à atténuer ces problèmes.
Description
AAC a délibérément limité la portée de l' EFVP à la v. 8.9 du SGRH GC . L' EFVP visait à évaluer la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels dans la v. 8.9 du SGRH GC .
Les fichiers de renseignements personnels (FRP) relatifs aux données suivantes sont enregistrés dans le SGRH GC utilisé à AAC :
- POE 903 : Présences et congés
- POE 902 : Dotation
- POE 911 : Mesures disciplinaires
- POE 901 : Dossier personnel d'un employé
- POE 918 : Programme d'équité en matière d'emploi
- POE 910 : Griefs
- POE 919 : Harcèlement
- POE 907 : Sécurité et santé au travail
- POE 906 : Langues officielles
- POE 904 : Rémunération et avantages
- POE 912 : Évaluation de la gestion du rendement
- POE 920 : Politique de reconnaissance
- POE 905 : Formation et perfectionnement
- POE 915 : Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique
Ces FRP décrivent les modalités de collecte de renseignements personnels dans la v. 8.9 du SGRH GC de PeopleSoft, notamment les normes relatives à la visée, à l'utilisation, à la conservation et à la suppression des données. La description complète de ces fichiers est disponible sur le site web InfoSource.
Conclusion
À la suite de l' EFVP , des mesures ont été recommandées afin de réduire les risques associés à la collecte de renseignements personnels, notamment en limitant la conservation des données, en ayant des consignes constantes aux points de collecte, et en garantissant la protection des renseignements personnels.
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