Programme canadien des priorités stratégiques de l’agriculture - Étape 5. Remplir le formulaire de demande

Étape 5. Remplir le formulaire de demande

Une demande dûment remplie comprend la demande de présélection et la demande complète.

Demande de présélection

Votre demande de présélection doit être soumise en ligne et comporte 5 sections.

Complétez chaque section et soumettez la demande.

Si vous éprouvez des difficultés à compléter ou à soumettre la demande de présélection; ou, pour de plus amples renseignements sur le Programme canadien des priorités stratégiques de l'agriculture, veuillez consulter nos coordonnées.

Demande complète

Après avoir présenté votre demande de présélection, vous pourriez être invité à remplir une demande complète en ligne. Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) vous informera si vous êtes invité à présenter une demande, ou si votre demande n'a pas atteint les objectifs du programme.

Si vous éprouvez des difficultés à compléter ou à soumettre la demande, veuillez consulter nos coordonnées.

Remarque : AAC utilise les renseignements que vous indiquez dans la demande pour déterminer si votre projet est admissible.

La demande complète comprend 10 sections. Remplissez chaque section et soumettez-la.

  • Renseignements sur le projet
    • Titre du projet
    • Objectif du projet
    • Description du projet
    • Mesures de rendement
    • Questions supplémentaires
    • Domaines prioritaires
    • Capacité organisationnelle
    • Emplacement principal du projet
    • Considérations relatives à l'environnement
    • Collecte de données sur le projet
    • Fonds précédents reçus
    • Langues officielles
  • Organisation ou entreprise
    • Dénomination sociale
    • Faisant affaire sous le nom de
    • Numéro d'entreprise auprès de l'ARC
    • Type d'organisation
    • Site Web
    • Adresse du siège social
    • Adresse postale
    • Capacité organisationnelle
  • Équipe de projet
  • Activités
  • Sources de financement
    • Financement du projet
    • Renseignements détaillés sur les sources de financement du projet autres qu'AAC
  • Sommaire du budget
    • Source de financement
    • Total du financement gouvernemental
    • Sommaire du budget par activité
  • Documents
  • Personnes-ressources
    • Personne-ressource principale
    • Personne-ressource du projet
  • Déclarations
    • Dettes impayées au gouvernement du Canada
  • Revoir et soumettre
    • Déclaration de confidentialité
    • Activités de lobbying
    • Conflits d'intérêts
    • Attestations

Annexe A : Comment remplir la demande

Cette annexe présente des considérations spécifiques pour vous aider à compléter votre demande.

1. Renseignements sur le projet

AAC utilisera les informations contenues dans cette section, ainsi que les activités et le budget de votre projet, pour déterminer l'admissibilité de votre projet.

2. Organisation ou entreprise

AAC utilise les renseignements que vous fournissez dans cette section pour confirmer l'identité de votre organisation et vérifier son admissibilité au financement.

Reportez-vous à la Liste de vérification de l'admissibilité pour déterminer si votre organisation est éligible à ce programme.

3. Équipe de projet

Vérifiez les coordonnées des membres de l'équipe de projet et modifiez-les si nécessaire. Il y a un maximum de cinq (5) membres de l'équipe de projet par projet. Tout membre de l'équipe de projet peut créer et modifier des formulaires de demande de projet. Si votre projet est approuvé, les membres de l'équipe de projet peuvent soumettre des informations sur le dépôt direct et soumettre des demandes de paiement et des rapports de rendement à AAC. La liste des membres de l'équipe de projet peut être mise à jour au cours du projet.

4. Activitiés

Pour aider à déterminer le budget à saisir dans la section Activités, vous devez d'abord compléter la feuille de calcul du budget détaillé du projet, téléchargeable à partir du portail. Une fois le budget complété, saisissez les données dans les zones pertinentes de la demande et joignez la feuille de calcul dans la section Documents de la demande.

Reportez-vous aux instructions contenues dans la feuille de calcul du budget détaillé du projet pour vous aider à compléter le budget, ainsi qu'à la section Coûts admissibles pour des informations détaillées sur les coûts admissibles et les limites de ce programme.

5. Sources de financement

Complétez cette section après avoir saisi toutes les activités du projet. Le tableau Financement du projet est calculé automatiquement en fonction des informations soumises dans la section Activités.

Reportez-vous au Financement, Partage des coûts et Sources de financement pour obtenir des informations sur le partage des coûts, les sources de financement et les limites de cumul des fonds gouvernementaux.

6. Sommaire du budget

Passez en revue toutes les informations contenues dans cette section. Le sommaire du budget est calculé en additionnant toutes les activités, et vous devez revenir à la section Activités pour apporter des modifications. Rappel : Les montants indiqués dans la feuille de calcul du budget détaillé du projet doivent correspondre aux informations présentées dans cette section.

7. Documents

Vous devez soumettre le formulaire de demande ainsi que les documents requis suivants à AAC. Consultez la liste ci-dessous pour vous assurer d'avoir tous les documents nécessaires pour compléter et soumettre votre demande complète.

Requis : budget détaillé du projet
Une feuille de calcul fournie à la phase 2 vous permet de présenter une estimation de la juste valeur des coûts liés à l'activité saisie dans la demande en ligne. Bon nombre des calculs fournis dans cette feuille de calcul sont automatisés et protégés afin d'éviter les erreurs.
Requis : certificats ou statuts constitutifs de l'organisation
Les certificats et statuts constitutifs sont délivrés respectivement par le gouvernement provincial, territorial ou fédéral qui documente le statut du demandeur en tant que personne morale, ou sont déposés auprès de ces gouvernements.
Requis : états financiers
  • Les états financiers annuels de l'entreprise (audités, ayant fait l'objet d'une mission d'examen ou compilés (avec avis au lecteur)) pour les deux dernières années ou depuis la date de création de l'entreprise, si celle-ci a moins de deux ans.
  • Les plus récents états financiers intermédiaires (audités ou non).
  • Le plus récent rapport annuel ou les plus récents états financiers vérifiés de la société mère ou du principal propriétaire, le cas échéant.
Requis : lettres d'approbation et lettres d'appui relatives au projet
Il s'agit de lettres d'appui d'organismes convaincus de la nécessité du projet proposé pour le secteur et souhaitant que le projet envisagé soit accepté.
Requis, s'il y a lieu : Lettres de soutien financier
Lettres de soutien financier de toutes les organisations apportant une contribution en espèces au projet conformément au budget.
  • Il faut inclure les lettres de tous les contributeurs financiers au projet, autre que le demandeur (c'est-à-dire, d'autres groupes de l'industrie ou organisations gouvernementales), et qui confirme leur soutien financier en espèces pour le projet;
  • Les lettres doivent faire spécifiquement référence au projet proposé et indiquer le montant de la contribution en espèces;
  • Les lettres doivent provenir d'un cadre supérieur autorisé à signer la lettre au nom de l'organisation.
Requis, s'il y a lieu : Approbation préalable des immobilisations
Pour les immobilisations qui seront acquises dans le cadre du projet et dont la valeur est supérieure à 10 000 $.

8. Personnes-ressources

Personne-ressource principale

Entrez les coordonnées de la personne de votre organisation qui est chargée de répondre aux demandes de renseignements concernant la présente demande.

Personne-ressource du projet

Si le financement de votre projet est approuvé, c'est la personne qui discutera du projet avec AAC. Cette personne peut être la même que la personne-ressource principale. Indiquez si vous êtes la personne-ressource du projet ou si vous devez saisir un nouveau contact.

9. Déclarations

Lisez et complétez les déclarations.

10. Revoir et soumettre

Après avoir complété votre formulaire de demande et inclus les documents supplémentaires, veuillez soumettre votre demande.

Si vous éprouvez des difficultés à compléter ou à envoyer la demande, veuillez communiquer avec le centre d'appels d'AAC.

Annexe B : Coûts admissibles

Cette annexe précise les coûts admissibles et les limites de ce programme. Utilisez les informations suivantes pour compléter le budget de votre projet pendant la phase de la demande. AAC peut périodiquement modifier les exigences décrites dans cette annexe.

AAC financera uniquement les dépenses liées au projet qui sont pertinentes, raisonnables et essentielles à la réalisation des objectifs d'un projet approuvé et qui relèvent des catégories de coûts suivantes :

Coûts administratifs

Coûts administratifs – Éléments des coûts admissibles

Les coûts administratifs sont définis comme les dépenses de l'organisation (telles que les coûts opérationnels fondamentaux) qui ne sont pas directement liées à la réalisation des activités du projet, mais qui sont nécessaires à l'organisation pour gérer les activités décrites dans le plan de travail et pour administrer les exigences en matière de rapports de l'entente de contribution, y compris les coûts de gestion de projet.

Les coûts administratifs seront calculés à un taux fixe de 10% et seront soumis au ratio de partage des coûts. Si votre organisation souhaite un taux fixe d'administration moindre, veuillez communiquer avec votre agent de programme du PCPSA pour discuter des options. Dans le cadre du calcul des coûts administratifs à taux fixe, les éléments de coûts administratifs n'ont pas besoin d'être détaillés, négociés ou justifiés lors de la soumission d'une réclamation. Toutefois, s'il fait l'objet d'un audit de conformité, il pourra être demandé au bénéficiaire de fournir des pièces justificatives. Il est donc important de garder à l'esprit les exemples suivants.

Les coûts administratifs comprennent, sans toutefois d'y limiter, les frais liés à :

  • coûts de gestion de projet : les salaires du personnel de direction et administratif qui ne travaillent pas sur les livrables du projet, y compris ceux qui négocient les contrats de service, paient les factures, gèrent le budget du projet, surveillent et/ou préparent les réclamations et tout rapport financier ou d'avancement/performance pour le projet.
    • Salaires, charges sociales obligatoires de l'employeur, et avantages sociaux et/ou services contractuels
  • Fournitures de bureau et frais administratifs :
    • Frais pour les services téléphoniques de base (y compris les lignes des télécopieurs) et les téléphones cellulaires;
    • Électricité;
    • Matériel et fournitures de bureau (par exemple, stylos, crayons, papier, enveloppes, produits de nettoyage et abonnements);
    • Frais d'Internet mensuels;
    • Frais postaux et frais de messagerie;
    • Utilisation du matériel de bureau (par exemple, ordinateurs, imprimantes et photocopieurs);
    • Utilisation de l'espace de bureau administratif (c'est-à-dire, location d'un espace dédié à l'administration) et services publics et frais d'entretien;
  • Produits et services administratifs des technologies de l'information (TI), y compris les frais d'entretien;
  • Autres types de dépenses générales liées au bureau de l'entreprise.
Coûts administratifs — Limites/Explications
  • N'incluez pas les coûts administratifs dans votre demande; le taux fixe de 10 % sera calculé automatiquement. Ce taux fixe a été élaboré pour représenter le coût d'exécution des fonctions administratives de l'entente de contribution.
  • Vous pouvez également choisir de ne pas réclamer les coûts administratifs et d'exercer l'option de refus du taux fixe.
  • Afin d'alléger le fardeau administratif, ces coûts n'ont pas besoin d'être détaillés au moment de la demande, ne seront pas négociés et n'auront pas besoin d'être validés lors du dépôt d'une réclamation.
  • Ces coûts seront financés selon le ratio de partage des coûts approuvé par le programme et seront calculés dans le cadre des rapports financiers.
  • Les dépenses individuelles en immobilisations d'une valeur de plus de 100 000 $ ne sont pas admissibles aux coûts administratifs et sont exclues du calcul au taux fixe de 10 %.

Remarque : Vous devez conserver toute la documentation relative à ces coûts. Si vous faites l'objet d'un audit, vous devrez alors fournir les pièces justificatives.

Salaires et avantages sociaux

Salaires et avantages sociaux — Éléments des coûts admissibles

Salaires et avantages sociaux versés aux employés ou en leur nom pour exécuter les activités décrites dans le plan de travail du projet, autres que ceux couverts sous la section des Coûts administratifs. Les coûts liés aux salaires et aux avantages sociaux n'incluent pas la préparation des rapports financiers ou de performance pour le projet.

  • Comprends les charges sociales obligatoires de l'employeur, l'assurance-emploi (AE), le Régime de pensions du Canada (RPC), le Régime de rentes du Québec (RRQ), l'indemnité de vacances et les avantages sociaux;
  • Les avantages sociaux désignent les paiements qu'un employeur est tenu d'effectuer en vertu de la politique de l'entreprise ou d'une convention collective, comme les cotisations à un régime de retraite collectif.
Salaires et avantages sociaux — Limites/Explications
  • Les salaires et avantages sociaux doivent s'ajouter aux coûts existants.
  • Les coûts doivent être justifiés par des pièces justificatives, telles que des feuilles de temps.
  • Des feuilles de temps doivent être tenues à jour pour les employés qui travaillent moins de 100 % de leur temps sur le projet. Si votre demande est retenue, vous devez vous attendre à remplir les feuilles de temps des employés travaillant sur le projet.
  • Les feuilles de temps ne seront pas exigées pour les personnes sous contrat.
  • Pour plus de précisions, les coûts liés aux salaires et aux avantages sociaux n'incluent pas les montants incitatifs tels que la rémunération au rendement (par exemple, les primes) ou les avantages discrétionnaires offerts aux employés (par exemple un abonnement à une salle de sport ou une allocation de stationnement).
  • Les indemnités de départ ne sont pas éligibles.
  • Les coûts des avantages sociaux ne doivent pas dépasser 25 % des coûts salariaux admissibles pour chaque employé qui travaille sur le projet.
  • D'autres restrictions peuvent s'appliquer.

Services contractuels

Services contractuels — Éléments des coûts admissibles

Services professionnels ou spécialisés régis par un contrat, par exemple :

  • Services de consultants ou d'experts
  • Services de traduction
  • Gestion de projet pour entreprendre des activités
Services contractuels — Limites/Explications
  • Tous les services avec un entrepreneur devraient être régis par un contrat, qui devrait inclure les modalités de paiement et les livrables (tels que : description, dates d'échéance, budgets détaillés).
  • Les bénéficiaires doivent avoir recours à un processus administratif juste et concurrentiel ou autrement justifiable et généralement reconnu de façon à garantir que des seuls des entrepreneurs compétents et qualifiés travaillent sur le projet.
  • Le matériel développé pour les activités réalisées dans un établissement national au Canada doit être disponible en français et en anglais.
  • Les frais généraux ne peuvent pas dépasser 15 % du total des autres coûts éligibles facturés.
  • Les factures de l'entrepreneur doivent contenir suffisamment de détails pour établir la nature des dépenses et leur conformité avec le contrat signé.
  • Des contrats qui incluent la gestion de projets et les coûts administratifs pour la gestion de l'ensemble du projet (autres que pour entreprendre des activités de projet) peuvent être utilisés, cependant, ces coûts seront considérés comme des Coûts administratifs (inclus dans le taux fixe de 10 % et non admissibles à un remboursement supplémentaire).
  • Les acomptes ou avances versés en vertu d'obligations contractuelles peuvent être réclamés dans le trimestre dans lequel les fonds ont été versés.

Déplacements

Déplacements — Éléments des coûts admissibles

Frais de déplacement directement associés au projet tels que :

  • Les indemnités journalières (hébergement, repas, frais accessoires et taxis)
  • Le transport, tel que le transport aérien, ferroviaire et terrestre
Déplacements — Limites/Explications
  • Seuls les voyages par avion en classe économique sont admissibles. Les réservations devraient être faites le plus tôt possible. La sélection de sièges et les frais de bagages sont admissibles, mais pas les surclassements.
  • En cas d'achat d'un billet de classe supérieure, vous devrez présenter une preuve du tarif économique de ce vol pour être remboursé.
  • Lorsque les déplacements sont autorisés, les bénéficiaires peuvent réclamer ces dépenses en utilisant l'une des options suivantes :
    1. Réclamer l'indemnité journalière applicable indiquée ci-dessous
    2. Réclamer les frais de déplacement réels jusqu'à concurrence du montant quotidien maximal indiqué ci-dessous
  • Que l'option (a) ou (b) soit retenue, le bénéficiaire ne sera pas tenu, aux fins d'une demande de remboursement, de fournir une facture ou une preuve de paiement pour les frais de déplacement engagés, cependant des preuves de voyage seront nécessaires (par exemple : la carte d'embarquement, la facture de l'hôtel, le rapport de voyage). Les bénéficiaires sont tenus de conserver toutes les factures et preuves de paiement, suivant les modalités de leur Entente.
  • Si vous utilisez l'option (a), les indemnités journalières permettront de couvrir les frais de déplacement individuel tels que :
    • Hébergement (non inclus dans les voyages intérieurs ou internationaux d'une journée)
    • Repas
    • Transport local ou urbain à la destination (autobus, taxis, véhicules de location, etc.)
    • Le transport terrestre, y compris le stationnement, et l'aller-retour à un terminal de transporteur public
    • Documents d'entrée (passeports et visas)
    • Vaccins, radiographies et certificat de santé requis
    • Les frais accessoires (appels téléphoniques personnels, buanderie, pourboires, frais de change, etc.)
  • Si vous utilisez l'option (a), les indemnités journalières peuvent être réclamées pour chaque jour de déplacement, comme suit :
    • Déplacement au Canada :
      • déplacement à l'extérieur du siège social du voyageur sans nuitée : 100 $ CA/jour
      • déplacement à l'extérieur du siège social du voyageur avec nuitée : 400 $ CA/jour
    • Déplacement à l'extérieur du Canada :
      • déplacement à l'extérieur du siège social du voyageur sans nuitée : 125 $ CA/jour
      • Voyage aux États-Unis en dehors du siège social du voyageur avec nuitée : 475 $ CA/jour
      • Tout voyage international (hors États-Unis) en dehors du siège social du voyageur avec nuitée : 575 $ CA/jour

      Remarque : Pour les voyages de plusieurs jours, le jour du départ et le jour du retour sont éligibles à l'indemnité journalière avec nuitée.

  • Si la destination finale du voyageur est à plus de 50 km (100 km aller-retour) du siège social, alors les frais de transport supplémentaires sont éligibles comme suit :
    • Aérien : tarif de la classe économique (pas celui de la classe affaires ou de la première classe)
    • Véhicule privé :
      • 0,575 $/km pour tout déplacement intérieur d'une journée
      • Stationnement à destination et péages
      • L'essence est incluse dans le tarif kilométrique. Les voyageurs doivent emprunter les itinéraires routiers les plus directs, les plus sûrs et les plus pratiques et ne peuvent réclamer que les distances nécessairement parcourues pendant leur déplacement.
      • Le véhicule privé ne doit pas être utilisé s'il est plus cher que la location, le train ou l'avion.
    • Véhicule de location :
      • Le coût d'un véhicule intermédiaire (ou le coût d'un véhicule de taille supérieure, en fonction de facteurs tels que, sans s'y limiter, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des biens transportés).
      • Essence.
      • Stationnement à destination et péages.

Dépenses en immobilisations

Dépenses en immobilisations — Éléments des coûts admissibles

Les dépenses en immobilisations concernent les actifs corporels tels que l'équipement, les ordinateurs et les logiciels spécialisés, ainsi que les prototypes qui sont achetés, construits, développés ou autrement acquis et :

  • Sont nécessaires à la réalisation des activités du projet (par exemple dans la production ou la fourniture de biens, la prestation de services ou pour produire les livrables du projet);
  • Ne sont pas destinés à la revente dans le cours normal des opérations;
  • Dont le coût est considéré comme incluant le prix d'achat plus les autres frais d'acquisition, tels que les frais d'installation, les frais de transport, les frais d'assurance transport, les droits et la partie non remboursable des taxes de vente provinciales, la TPS/TVH ou autres taxes sur la valeur ajoutée;
  • Ont une durée de vie utile supérieure à un an et un coût par article ou cumulatif supérieur à 10 000 $.
Dépenses en immobilisations — Limites/explications
  • Pour être éligible, la dépense en immobilisation doit être directement nécessaire au projet.
  • Les coûts d'immobilisations sont limités aux dépenses nécessaires à l'exécution du projet, ont une durée de vie utile dépassant un an et sont destinés à être utilisés de manière continue.
  • Les dépenses en immobilisations de plus de 10 000 $ doivent être incluses dans le budget du projet et doivent être approuvées au préalable par AAC au moment de la demande, quel que soit du partage des coûts entre AAC et d'autres sources.
  • Lorsque plusieurs actifs connexes sont requis, le coût cumulatif de ces actifs doit être considéré comme un seul et nécessiter une approbation préalable au moment de la demande s'il dépasse 10 000 $.
  • Les matériaux achetés dans l'intention de construire une immobilisation doivent être approuvés au préalable si la valeur totale des matériaux ou de l'actif final dépasse 10 000 $.
  • Les dépenses en immobilisations individuelles de plus de 100 000 $ ne sont pas admissibles aux coûts administratifs. Cela comprend les matériaux achetés dans l'intention de construire une immobilisation.
  • Les immobilisations de plus de 100 000 $ nécessaires pour atteindre les résultats du projet devraient normalement être louées, lorsque cela est possible et approprié. Les coûts de location proposés doivent être inclus dans le budget de la demande et doivent être approuvés au préalable par AAC avant d'être jugés admissibles.

Autres coûts directs du projet

Autres coûts directs du projet — Éléments des coûts admissibles

Autres coûts pour les livrables liés au projet, tels que :

  • Frais d'expédition;
  • Traduction;
  • Frais de conférences ou d'inscription;
  • Coûts liés au transfert de connaissances.
Autres coûts directs du projet — Limites/Explications
  • Les autres coûts directs du projet sont spécifiquement nécessaires à la réalisation du projet. Ils n'incluent pas les coûts tels que : les frais courants d'établissement d'une exploitation commerciale, ou comme faisant partie des pratiques commerciales courantes de tout bénéficiaire.
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