Programme d’investissement casher halal : Étape 5. Remplir et présenter le formulaire de demande

Étape 5. Remplir et présenter le formulaire de demande

Le formulaire de demande comprend 10 sections. Remplissez chaque section et soumettez la demande.

Si vous éprouvez des difficultés à remplir ou à envoyer la demande, veuillez consulter nos coordonnées.

Remarque : Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) utilise les renseignements que vous fournissez dans la demande pour déterminer si votre projet est admissible.

Annexe A : Comment remplir la demande

Cette annexe présente les éléments à prendre en considération pour vous aider à remplir votre demande.

1. Renseignements sur le projet

AAC utilisera les renseignements figurant dans cette section, ainsi que les activités et le budget de votre projet, pour déterminer l'admissibilité de votre projet.

2. Organisation ou entreprise

AAC utilise les renseignements que vous fournissez dans cette section pour confirmer l'identité de votre organisation et vérifier son admissibilité au financement.

Reportez-vous à la Liste de vérification de l'admissibilité pour déterminer si votre organisation est admissible à ce programme.

3. Équipe de projet

Vérifiez les coordonnées des membres de l'équipe du projet et modifiez-les au besoin. Il y a un maximum de cinq (5) membres par projet. Tout membre de l'équipe de projet peut créer et modifier des formulaires de demande de projet. Si votre projet est approuvé, les membres de l'équipe de projet peuvent soumettre des renseignements sur le dépôt direct ainsi que des demandes de paiement et des rapports de rendement à AAC. La liste des membres de l'équipe de projet peut être mise à jour au cours du projet.

4. Activités

Pour vous aider à déterminer les données budgétaires à saisir dans la section Activités, vous devez d'abord remplir le budget détaillé du projet, que vous pouvez télécharger à partir du portail. Une fois votre budget rempli, saisissez les données dans les champs correspondants de la demande et joignez la feuille de calcul dans la section Documents de la demande.

Reportez-vous aux instructions contenues dans la feuille de calcul du budget détaillé du projet pour vous aider à compléter le budget, ainsi qu'à la section Coûts admissibles pour des renseignements détaillés sur les coûts admissibles et les limites de ce programme.

5. Sources de financement

Remplissez cette section après avoir saisi toutes les activités du projet. Le tableau Financement du projet est calculé automatiquement en fonction des renseignements fournis dans la section Activités.

Reportez-vous à Financement, Partage des coûts et Sources de financement pour obtenir des renseignements sur le partage des coûts, les sources de financement et les limites de cumul des fonds gouvernementaux.

6. Sommaire du budget

Passez en revue tous les renseignements contenus dans cette section. Le sommaire du budget est calculé en additionnant toutes les activités; vous devez revenir à la section Activités si vous souhaitez le modifier.

Rappel : Les montants qui figurent dans le Document détaillé du budget du projet doivent correspondre aux renseignements présentés dans cette section.

7. Documents

Vous devez soumettre le formulaire de demande ainsi que les documents requis suivants à AAC.

Consultez la liste ci-dessous pour vous assurer d'avoir tous les documents nécessaires pour remplir et soumettre votre demande complète.

  • Obligatoire : Budget détaillé du projet

    Une feuille de calcul vous permet de présenter une estimation de la juste valeur des coûts liés à l'activité saisie dans la demande en ligne. Bon nombre des calculs fournis dans cette feuille de calcul sont automatisés et protégés afin d'éviter les erreurs.

  • Obligatoire : Modèle de prévision casher et/ou halal

    Un modèle pour montrer les 5 dernières années de production de viande rouge casher et/ou halal dans votre établissement, ainsi que l'augmentation prévue de la production de viande rouge casher et/ou halal une fois le projet terminé.

  • Obligatoire : Certificats ou statuts constitutifs de l'organisation

    Les certificats et statuts constitutifs sont délivrés respectivement par le gouvernement provincial, territorial ou fédéral qui documente le statut du demandeur en tant que personne morale, ou sont déposés auprès de ces gouvernements.

  • Obligatoire : États financiers

    • Les états financiers annuels de l'entreprise (vérifiés, révisés par un comptable ou avec avis au lecteur) pour les 2 dernières années ou depuis la date de création de l'entreprise, si celle-ci a moins de 2 ans.
    • Les plus récents états financiers provisoires (vérifiés ou non).
    • Le plus récent rapport annuel ou les plus récents états financiers vérifiés de la société mère ou du principal propriétaire, le cas échéant.

  • Obligatoire : Licence fédérale de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) de l'organisation pour l'abattage de bovins dans l'installation visée par le projet

    Les licences fédérales sont délivrées et déposées par l'ACIA et attestent du statut d'abattoir légal du demandeur. Veuillez fournir une copie de votre licence.

  • Obligatoire : Certification casher et/ou halal de l'organisation pour l'installation visée par le projet, ou documentation démontrant que l'installation actuelle est prête à pratiquer l'abattage casher et/ou halal

    Veuillez joindre une copie de la certification casher et/ou halal actuelle si elle a été délivrée au moment de la demande. Sinon, veuillez fournir des documents qui démontrent que l'installation actuelle est prête à pratiquer l'abattage casher et/ou halal.

  • Obligatoire (le cas échéant) : Tous les permis nécessaires à la réalisation de ce projet

    Permis requis pour mener à bien des activités telles que l'agrandissement ou la rénovation d'installations actuelles, ou l'installation de nouveaux équipements afin d'améliorer l'efficacité.

  • Obligatoire (le cas échéant) : Une copie des plans certifiés d'ingénierie du projet et/ou de mise en œuvre

    Les plans proposés doivent être certifiés par un professionnel compétent (par exemple, ingénieur). Le professionnel peut être recruté à l'interne ou à l'externe.

  • Obligatoire (le cas échéant) : Autorisations préalables pour les immobilisations

    Ces autorisations concernent les immobilisations acquises dans le cadre du projet qui sont supérieures à 10 000 $.

  • Obligatoire (le cas échéant) : Préapprobation des déplacements

    Pour les frais de déplacement nécessaires à la réalisation des livrables du projet.

8. Personnes-ressources

Personne-ressource principale

Inscrivez les coordonnées de la personne de votre organisme qui est responsable de répondre aux demandes de renseignements concernant la demande.

Personne-ressource du projet

Si le financement de votre projet est approuvé, cette personne sera chargée de discuter du projet avec AAC. Cette personne peut être la même que la personne-ressource principale. Indiquez si vous êtes la personne-ressource du projet ou si vous devez saisir le nom d'une nouvelle personne-ressource.

9. Déclarations

Veuillez lire et remplir les déclarations.

10. Examen et soumission

Après avoir rempli votre formulaire de demande et joint les documents supplémentaires, veuillez soumettre votre demande.

Si vous éprouvez des difficultés à remplir ou à envoyer la demande, veuillez communiquer avec le centre d'appels d'AAC.

Annexe B : Coûts admissibles

Cette annexe fournit des détails sur les coûts admissibles et les restrictions dans le cadre de ce programme. Utilisez les renseignements suivants pour établir le budget de votre projet à l'étape de la demande. AAC peut modifier périodiquement les exigences énoncées dans la présente annexe.

AAC financera uniquement les dépenses liées au projet qui sont pertinentes, raisonnables et essentielles à la réalisation des objectifs d'un projet approuvé et qui relèvent des catégories de coûts suivantes :

Coûts administratifs

Coûts administratifs – Éléments de coûts admissibles

Les coûts administratifs sont définis comme étant les dépenses de l'organisation (c'est-à-dire, les coûts de fonctionnement fondamentaux) qui ne sont pas directement liées aux activités du projet, mais qui sont nécessaires à l'organisation pour gérer les activités décrites dans le plan de travail et faire appliquer les exigences en matière de production de rapports de l'entente de contribution, y compris les coûts de gestion du projet.

Les frais administratifs seront calculés à un taux fixe de 10 % et seront assujettis au ratio de partage des coûts. Si votre organisation souhaite obtenir un taux fixe moins élevé, veuillez communiquer avec l'agent de programme affecté à votre projet pour discuter des options.

Dans le cadre d'un taux fixe, les éléments de frais administratifs n'ont pas à être détaillés, négociés ou justifiés lors de la présentation d'une demande de remboursement. Toutefois, en cas de vérification de conformité, le bénéficiaire peut être prié de fournir des pièces justificatives. Pour cette raison, il est important de garder à l'esprit les exemples suivants.

Les coûts administratifs comprennent notamment les coûts suivants :

  • les coûts liés à la gestion de projet : les salaires versés au personnel d'administration et de gestion qui ne travaille pas à l'atteinte des résultats du projet, y compris les employés qui négocient des contrats de service, paient les factures, gèrent le budget du projet et surveillent ou préparent les réclamations et tout rapport concernant l'état d'avancement, le rendement ou les finances du projet;
    • les salaires, les charges sociales obligatoires de l'employeur, ainsi que les avantages sociaux ou les services prévus dans le contrat;
  • les fournitures de bureau et les frais administratifs :
    • frais pour les services téléphoniques de base (y compris les lignes de télécopieurs) et les téléphones cellulaires;
    • électricité;
    • matériel et fournitures de bureau (par exemple, stylos, crayons, papier, enveloppes, produits de nettoyage, abonnements);
    • frais d'Internet mensuels;
    • frais postaux et frais de messagerie;
    • matériel de bureau (par exemple, ordinateurs, imprimantes et photocopieuses);
    • locaux (en location) et services publics et entretien connexes;
  • produits et services administratifs des technologies de l'information (TI), y compris la maintenance;
  • autres types de dépenses générales liées au bureau de l'organisation.
Coûts administratifs – Limites et explications
  • N'incluez pas les coûts administratifs dans votre demande; le taux fixe de 10 % sera calculé automatiquement.
    • Ce taux fixe a été établi pour représenter les coûts liés à l'exécution des fonctions administratives entourant l'entente de contribution.
  • Vous pouvez aussi décider de ne pas demander le remboursement des frais administratifs et de renoncer au taux fixe.
  • Afin d'alléger votre fardeau administratif, vous n'êtes pas tenu de détailler ces coûts au moment de la demande. Ils ne feront pas l'objet d'une négociation et ne seront pas validés lors du dépôt de celle-ci.
  • Ces coûts seront financés selon le ratio approuvé du partage des coûts du programme et seront calculés dans le cadre des rapports financiers.
  • Les dépenses en immobilisations individuelles de plus de 100 000 $ ne sont pas considérées comme étant des coûts administratifs et sont exclues du calcul du taux fixe de 10 %.

Remarque : Vous devez conserver toutes les pièces justificatives associées à ces coûts. Si vous faites l'objet d'une vérification, vous devrez alors les présenter.

Salaires et avantages sociaux

Salaires et avantages sociaux – Éléments de coûts admissibles

Salaires et avantages sociaux payés aux employés ou en leur nom pour réaliser les activités énoncées dans le plan de travail du projet, autres que celles couvertes par les coûts administratifs. Ces salaires et avantages sociaux ne comprennent pas les frais liés à la production des rapports financiers ou des rapports sur le rendement dans le cadre du projet.

  • Ils comprennent notamment les charges sociales obligatoires de l'employeur, les cotisations d'assurance-emploi, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et au Régime de rentes du Québec (RRQ), les indemnités de congé et les avantages sociaux;
  • Les avantages sociaux sont les paiements qu'un employeur est requis d'effectuer selon les politiques de l'organisation ou une convention collective, par exemple une contribution au régime de pension du groupe.
Salaires et avantages sociaux – limites et explications
  • Les salaires et les avantages sociaux doivent s'ajouter aux coûts existants.
  • Les coûts doivent être justifiés par des documents pertinents, comme des feuilles de temps.
  • Pour les employés qui ne consacrent pas 100 % de leur temps au projet, des feuilles de temps doivent être conservées.
    • Si votre demande est acceptée, vous devez vous attendre à remplir des feuilles de temps pour les employés qui travaillent sur le projet.
  • Les feuilles de temps ne seront pas exigées pour les personnes embauchées sous contrat.
  • Il convient de préciser que les coûts liés aux salaires et aux avantages sociaux ne comprennent pas les montants incitatifs, comme les salaires au rendement (par exemple, primes d'encouragement) ou les avantages discrétionnaires offerts aux employés (par exemple, frais d'adhésion à un centre de conditionnement physique, le remboursement des frais de stationnement).
  • Les indemnités de départ ne sont pas admissibles.
  • Les coûts liés aux avantages sociaux ne doivent pas dépasser 25 % des coûts salariaux admissibles de chaque employé travaillant sur le projet.
  • D'autres restrictions peuvent s'appliquer.

Services contractuels

Services contractuels – Éléments de coût admissibles

Services professionnels ou spécialisés régis par un contrat, par exemple :

  • Services d'experts-conseils pour effectuer des évaluations de l'efficacité et de la productivité
  • Services de traduction
  • Gestion de projet pour entreprendre des activités liées à la mise en œuvre de mesures d'efficacité et de productivité, notamment l'agrandissement ou la rénovation d'installations existantes
Services contractuels – Limites et explications
  • Tous les services fournis par un entrepreneur doivent faire l'objet d'un contrat, qui doit prévoir les modalités de paiement et des produits livrables (par exemple, description, dates d'échéance, budgets détaillés).
  • Les bénéficiaires doivent avoir recours à un processus administratif juste et concurrentiel ou autrement justifiable et généralement reconnu de façon à garantir que seuls des entrepreneurs compétents et qualifiés prennent part au projet.
  • Le matériel élaboré pour les activités menées dans une installation domestique au Canada doit être disponible en français et en anglais.
  • Les coûts généraux ne peuvent pas représenter plus de 15 % du total des autres coûts admissibles facturés.
  • Les factures de l'entrepreneur doivent contenir suffisamment de détails pour établir la nature des dépenses et leur concordance avec le contrat signé.
  • Des contrats peuvent être octroyés pour les services d'administration et de gestion (autres que pour entreprendre des activités de projet). Toutefois, les coûts inhérents à ces contrats seront considérés comme des frais administratifs (inclus dans le taux fixe de 10 % et non admissibles à un remboursement additionnel).
  • Les acomptes ou avances dus au titre d'obligations contractuelles peuvent être déclarés dans la période au cours de laquelle les fonds sont versés.

Déplacements

Déplacements – Éléments de coûts admissibles

Frais de déplacement directement associés au projet tels que :

  • les indemnités journalières (frais d'hébergement, de repas et de transport local et de taxis);
  • les frais de transport, comme le transport aérien, ferroviaire et terrestre.
Déplacements – Limites et explications
  • Pour être admissibles, les frais de déplacement doivent être directement nécessaires à la réalisation des livrables du projet.
  • Les estimations des frais de déplacement doivent être incluses dans le budget du projet et doivent être préapprouvées par AAC au moment de la demande, quel que soit le mode de partage des coûts entre AAC et d'autres sources.
  • Seuls les billets d'avion en classe économique sont admissibles.
    • Les réservations doivent être effectuées le plus à l'avance possible. Les coûts liés aux bagages et à la sélection du siège sont admissibles, mais pas les frais de surclassement.
  • En cas d'achat d'un billet de classe supérieure, vous devrez présenter un justificatif du tarif économique de ce vol pour être remboursé.
  • Lorsqu'un déplacement est approuvé, les bénéficiaires peuvent réclamer un remboursement de ces dépenses de l'une ou l'autre des façons suivantes :
    1. Réclamer le montant de l'indemnité journalière établie, conformément à ce qui est indiqué ci-après;
    2. réclamer les frais de déplacement réels jusqu'à concurrence du montant quotidien maximum indiqué ci-après.
  • Que vous choisissiez l'option (a) ou l'option (b), les factures individuelles et la preuve de paiement ne seront pas exigées pour ces frais de déplacement engagés. Toutefois, une preuve de déplacement est nécessaire (par exemple, carte d'embarquement, note d'hôtel, rapport de voyage).
    • Les bénéficiaires doivent aussi conserver toutes les factures et les preuves de paiement conformément aux modalités de leur entente.
  • Si l'option (a) est utilisée, les indemnités journalières contribueront à couvrir les frais des déplacements individuels, notamment :
    • Les frais d'hébergement (non compris pour les voyages intérieurs ou internationaux d'une journée);
    • les frais de repas;
    • les frais de transport local ou urbain (autobus, taxis, véhicules de location, etc.);
    • les frais de transport terrestre vers et depuis le terminal du transporteur public (y compris le stationnement);
    • les frais relatifs aux documents d'entrée (passeports et visas);
    • les frais liés aux vaccins, aux radiographies et aux certificats de santé requis;
    • les frais accessoires (appels téléphoniques personnels, buanderie, pourboires, frais de conversion de devises, etc.).

Si l'option (a) est retenue, une indemnité journalière peut être versée pour chaque jour de déplacement, comme suit :

  • déplacements au Canada :
    • déplacement au-delà de la zone d'affectation du voyageur sans nuitée : 100 $ CAN par jour;
    • déplacement au-delà de la zone d'affectation du voyageur avec nuitée : 400 $ CAN par jour;
  • déplacement en dehors du Canada :
    • déplacement au-delà de la zone d'affectation du voyageur sans nuitée : 125 $ CAN par jour;
    • déplacement aux États-Unis au-delà de la zone d'affectation du voyageur avec nuitée : 475 $ CAN par jour;
    • tout déplacement à l'étranger (à l'exception des États-Unis) au-delà de la zone d'affectation du voyageur avec nuitée : 575 $ CAN par jour.

      Remarque : Pour les déplacements de plusieurs jours, le jour de départ et le jour de retour sont admissibles à l'indemnité journalière (avec hébergement).

Si la destination du voyageur est à plus de 50 km (100 km aller-retour) du siège social, les frais de transport supplémentaires sont admissibles comme suit :

  • Avion : tarif de la classe économique (pas celui de la classe affaires ou de la première classe);
  • Véhicule privé :
    • 0,575 $/km pour tout déplacement d'une journée à l'intérieur du pays;
    • Stationnement à destination et péages;
    • L'essence est incluse dans le tarif kilométrique. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sécuritaires et pratiques, et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir pendant le voyage en service commandé;
    • Le véhicule privé ne doit pas être utilisé si son coût est plus élevé que celui d'un véhicule de location ou du transport ferroviaire ou aérien.
  • Véhicule de location :
    • Le coût d'un véhicule de taille moyenne (ou coût d'un véhicule de taille supérieure à la taille moyenne pour des motifs liés entre autres à la sécurité, aux besoins particuliers du voyageur ainsi qu'au volume/poids des biens transportés);
    • Essence;
    • Stationnement à destination et péages.

Dépenses en immobilisations

Dépenses en immobilisations – Éléments des coûts admissibles

Les dépenses en immobilisations concernent les actifs corporels tels que les équipements, le matériel électronique, les logiciels spécialisés et les prototypes qui sont achetés, construits, mis au point ou autrement acquis et :

  • Qui sont nécessaires à l'exécution des activités du projet. [y compris, mais sans s'y limiter, les systèmes de stockage (par exemple, modernisation des appareils de réfrigération), la mise en œuvre de technologies d'amélioration (par exemple, outils d'évaluation de l'état de conscience, modernisation des chaînes de production), le matériel de manutention du bétail, les appareils d'étourdissement, les dispositifs et lignes d'abattage, y compris les convoyeurs, les élévateurs et les treuils, les lignes de démembrement et de transformation de la viande, y compris l'équipement de désossage, les balances, les outils de coupe et les lames];
  • Qui ne sont pas destinées à être revendues dans le cours normal des activités;
  • Dont le coût comprend le prix d'achat et les autres coûts d'acquisition, notamment les coûts d'installation, les frais de transport, les frais d'assurance transport et les droits, ainsi que la partie non remboursable des taxes de vente provinciales, de la TPS, de la TVH ou d'autres taxes sur la valeur ajoutée;
  • Qui ont une durée de vie utile de plus d'un an et un coût par article ou un coût cumulatif d'au moins 10 000 $.
Dépenses en immobilisations – Limites et explications
  • Pour être admissibles, les dépenses en immobilisations doivent être directement nécessaires au projet.
  • Les immobilisations sont limitées aux dépenses nécessaires à l'exécution du projet, et elles doivent avoir une durée de vie utile supérieure à un an et être destinées à être utilisées de manière continue.
  • Les dépenses en immobilisations supérieures à 10 000 $ doivent être incluses dans le budget du projet et doivent être préapprouvées par AAC au moment de la demande, quel que soit le mode de partage des coûts entre AAC et d'autres sources.
  • Lorsque plusieurs immobilisations connexes sont nécessaires, le coût cumulatif de ces biens devrait être considéré comme un coût unique et doit être préapprouvé au moment de la demande si la valeur est supérieure à 10 000 $.
  • Les matériaux achetés dans l'intention de construire une immobilisation doivent être préapprouvés si la valeur totale des matériaux ou de l'immobilisation finale dépasse 10 000 $.
  • Les dépenses en immobilisations individuelles de plus de 100 000 $ ne sont pas considérées comme étant des coûts administratifs.
    • Cela comprend les mes matériaux achetés dans l'intention de construire une immobilisation.
  • Les acquisitions d'immobilisations d'une valeur supérieure à 100 000 $ qui sont nécessaires à l'obtention des résultats visés pour le projet devraient habituellement être louées dans la mesure du possible et s'il y a lieu.
    • Les frais de location proposés doivent être inclus dans le budget de la demande et doivent être préapprouvés par AAC avant d'être jugés admissibles.

Autres coûts directs du projet

Autres coûts directs du projet – Éléments de coûts admissibles

Autres coûts liés aux livrables du projet, comme :

  • l'expédition,
  • les frais de traduction;
  • les coûts liés au transfert de connaissances.
Autres coûts directs du projet – Limites et explications
  • D'autres coûts directs du projet sont expressément nécessaires à la réalisation du projet.
    • Ils ne comprennent pas les coûts normaux de l'établissement d'une exploitation commerciale ou ceux considérés comme faisant partie des pratiques commerciales normales pour tout bénéficiaire.
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